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| Sommaire | ||||||
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Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import -Export Tableur
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Type de fichier et description générale des utilitaires d'import-export
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L'import – export de fichiers excel est exploitable par liaison OLE (Object Linking & Embedding), mais également possible par OpenXml pour les fichiers.xlsx:
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Les différentes entrées du menu "Import - Export tableur" sont utilisées soit pour importer des données, soit pour en exporter.
Chaque utilitaire va se présenter de cette manière: 
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L'exportation ou l'importation est sélectionnable dans le sous-groupe "Phase" en cochant soit "Extraction" pour exporter des données; soit "Intégration" pour en importer.
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Lors de l'import ou l'export de données, quel que soit l'utilitaire choisi, en mode extraction ou intégration (cocher l'un des deux modes et valider), une fenêtre de sélection s'ouvrira, pour aller rechercher le fichier. A l'exportation, un fichier vierge doit exister. 
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Si aucun fichier n'existe, il est possible de le créer simultanément à la recherche: 
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1) Phase "Extraction" (Export)
Cette phase est utilisée à deux fins:
soit pour effectivement exporter des données existantes dans un fichier excel, dans le cas d'un Dossier existant;
soit pour obtenir la structure des tables dans un fichier excel (sans données), qui sera complétée par la suite dans la phase d'intégration.
Dans ce deuxième cas, il faut cocher la case "Extraire uniquement la structure des tables (sans donnée): 
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A noter: les pièces (devis, commandes, factures..) ne sont pas exportables.
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L'import de pièces et l'import des tarifs ont un fonctionnement particulier (voir chapitres dédiés).
Quel que soit le traitement sélectionné, une option permet d'ouvrir le fichier excel traité, après le traitement:
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Noms ODBC et SQL des tables (commun à tous les utilitaires d'import-export)
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Ces noms de tables (indifféremment ODBC ou SQL) constituent la clé qui va permettre au programme de les reconnaître. 
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Toutes les tables dans les utilitaires d'import-export fonctionnent de la même façon. Chaque utilitaire affichera explicitement, comme dans l'exemple ci-dessus, les noms ODBC et SQL des tables.
Import/ Export des tables de paramètres de la gestion commerciale
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tables
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Sélectionner Extraction et éventuellement la coche servant à extraire uniquement la structure des tables. 
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Valider. La liste des tables apparaît: 
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Cette liste contient plus d'une centaine de tables.
( La description du fonctionnement des tables qui suit, est commune à tous les utilitaires d'import-export. )
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Pour obtenir la visualisation de leur contenu, conserver la sélection (exemple ci-dessous) et cliquer sur le bouton 
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Le bouton 
décochera toute la sélection si nécessaire.
Par le bouton Détail
, il est possible de visualiser tous les champs contenus dans les tables sélectionnées. Attention, cette consultation ne se fait qu'une table à la fois.
Champs obligatoires et sélectionnables dans chaque table
Exemple des champs contenus dans la table Table_Libelle_Famille_Tarif: 
...
Pour chaque table, les champs qu'elle contient sont tous cochés par défaut. Cela signifie que le fichier excel, dans l'onglet de cette table, contiendra tous ces champs.
Il est également possible de ne sélectionner que les champs qui vous intéressent, en utilisant les boutons 
Les champs en orange sont obligatoires! Il ne faut pas les décocher.
Valider la sélection
à la fois de vos champs de tables si vous avez ouvert le détail, et/ou la sélection des tables.
Le fichier excel s'ouvre, et fait apparaître un onglet contenant le nom ODBC de la table, par table sélectionnée: 
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Vous pouvez donc avoir un fichier excel contenant plusieurs tables à compléter puis à importer.
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Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur
Ces explications sont communes à tous les utilitaires d'import-export des données.
Voici comment se présente la trame à compléter suite à l'extraction de la structure du fichier (coche présente en phase d'extraction, dans tous les utilitaires: "Extraire uniquement la structure des tables (sans données)". 
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Après validation et recherche de votre fichier, celui-ci s'ouvre, comprenant la structure des tables.
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Les colonnes en orange sont obligatoires: elles doivent contenir des données. 
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→ Compléter le tableau avec vos données.
Les colonnes "Anomalies" et "Alertes" seront décrites dans les chapitres consacrés à l'intégration des données.
L'onglet NOTICE est créé automatiquement. Il constitue un guide d'utilisation: LEGENDE pour les codes couleurs et explications pour chaque champ à compléter, avec les valeurs admises.
Exemple: 
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Import des données (intégration)
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur
Ce guide est valable pour tous les utilitaires d'import/export de donnés.
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Une fois que les fichiers sont complétés et contiennent les données à importer, il faut passer en phase d'intégration. 
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Mode "Mise à jour" et mode "Simulation"
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Attention : par défaut, le processus est en mode « simulation ». C'est-à-dire que tant que « mise à jour » n'est pas coché, les données ne seront pas effectivement intégrées. Ceci est une sécurité, ou une étape intermédiaire pour vérifier la qualité des données du fichier avant intégration (création et/ou écrasement de données existantes) de celles-ci.
En effet, suite à cette opération, s'il existe des anomalies, elles seront identifiées par le traitement et décrites sous la colonne "Anomalies", ligne par ligne. 
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Passer en mode « mise à jour » pour intégrer réellement les données. Le fichier s'ouvrira également, avec des £ inscrits dans chaque ligne de la dernière colonne (£ s'il y a eu un traitement préalable en mode simulation, sinon, ce seront des $) et en préfixe des intitulés des onglets, comme preuve d'intégration correcte et sans erreur, dans l'ERP.
Résultat après intégration (£ et $)
Exemple de fichier intégré, avec une ligne de données incorrectes; le résultat est le suivant:
...
→ En vert, les éléments à notifier
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Dans le cas précis de l'intégration du code tarif 99 (en exemple); il doit être intégré manuellement. Il s'agit de la seule exception concernant les tables de codes tarifs.
L'option « mise à jour » est également accessible via le menu Fichier, choix « Mise à jour ».
Coche « Réserver le dossier » : bloque toute action concernant les données de la table pendant le traitement.
Import/Export des tables des tiers (clients, fournisseurs et autres tiers)
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tiers
Les tables de tiers peuvent être intégrées seulement une fois que les tables de base ont été intégrées. Voir chapitre Import/Export des tables de paramètres de la gestion commerciale
Voici la liste des tables de tiers disponibles:
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Exactement comme pour l'intégration des tables de base, il est possible de constituer un fichier contenant des données d'importation de tiers, qui possède un onglet par type de tiers à importer.
Utiliser les boutons 
pour cocher les tables à traiter, et voir les champs de chaque table, cochés par défaut mais sélectionnables. Pour rappel les champs en orange sont obligatoires.
Exemple détail des champs de la table "Client": 
...
Le fichier obtenu après validation (quelle que soit la phase du traitement, exportation de la structure, exportation des données, ou intégration) est: 
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Pour rappel, l'onglet "NOTICE" vous guide sur les valeurs autorisées, et vous indique la légende des couleurs (champs obligatoires).
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Import/Export des tables articles
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Articles et Catalogue externe
Suivre exactement le même procédé que pour Import/Export des tiers
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Import de pièces
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import de Pièces par tableur
Les pièces (devis, commandes, factures etc.) ne sont pas exportables. Elles sont uniquement intégrables.
Cet utilitaire sert également à importer des données de pièces de stock (inventaires) et de valider totalement ou en masse des pièces (validation de BLs en factures par exemple).
L'"Import de Pièces" a une configuration et une utilisation différente des autres utilitaires étudiés dans les chapitres précédents.
Remarque : Les pièces internes cde + BL sont prise en comptes à partir des versions 214d , 215c , 216a , 217
1) Ecran de sélection:
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Bouton "Sélection fichier": c'est ce bouton permettant de sélectionner le fichier excel à intégrer, ou sur lequel copier extraire la structure.
Type de traitement (cocher la case au choix)
→ Stock: ce choix permet d'importer les données de stock, matérialisées par des pièces d'inventaire.
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→ Validation Partielle: validation de pièce, ligne par ligne
Phase (cocher la case au choix)
→ Génération de la structure du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Il s'agit d'une version simple, sans le détail des champs.
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→ Import: correspond à la phase d'intégration du fichier contenant les données à importer.
Sélection (cocher la case au choix), valable uniquement en phase d'Import
→ Mise à jour réelle: cette coche intégrera les données réellement. Tant que vous êtes en phase de simulation, aucune donnée ne sera intégrée.
→ Simulation: mode de sécurité ou de contrôle, permettant d'obtenir des informations du programme, sur les éventuelles erreurs contenues dans le fichier.
Fichier
→ Feuille par défaut: si vide, concernera toutes les feuilles du fichier excel (tous les onglets), sinon une sélection d'un onglet en particulier est possible par la liste déroulante.
→ Coche "Ouvrir le classeur à la fin du traitement": le fichier excel s'ouvre automatiquement à la fin de l'un des 3 traitements (phases) opéré.
Coche "Réserver le dossier": évite toute opération sur le dossier pendant les opérations sur cet utilitaire.
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Exemple de sélection pour obtenir la structure détaillée du fichier dans le cas d'une intégration de pièce de type "commande client".
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Pour rappel, les codifications de pièces dans Divalto sont les suivantes:
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La structure du fichier (vierge de données) se présente ainsi: 
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Dans la première colonne se trouvent les noms SQL des champs à compléter, ligne par ligne. Dans la première ligne, se trouvent les noms des champs de pièce. Cette première colonne et cette première lignes sont modifiables, mais doivent exister pour que les données puissent être injectées ensuite.
Un code couleur a été prévu pour reconnaître facilement les lignes à compléter, dans une logique de croisement de cellule.
Première ligne (jaune clair): les données générales d'identification de la pièce (quel dossier, quel type de pièce.)
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IPAR est le nom des données qui concernent les informations de la pièce. C'est dans cette ligne et sous les colonnes des champs correspondantes, que vous allez saisir vos données.
Exemple: Croisement IPAR/DOSSIER: donnée saisie "998'. IPAR/TYPE_PIECE: donnée saisie: "Devis" (ou code: 1). Car il s'agit d'importer un Devis, dans le Dossier 998.
Deuxième ligne (jaune): les données d'en-tête de la pièce
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ENT est le nom des données qui concernent les données d'en-tête de la pièce. C'est dans les lignes en jaune, sous les colonnes dédiées correspondant aux champs d'en-tête, que vous allez saisir vos données.
Exemple: Croisement ENT/CODE_OP: donnée saisie "C" pour code opération C correspondant au flux de vente. ENT/DATE_PIECE: donnée saisie "01/01/2020" pour la date. Respecter le format JJ/MM/AAAA.
Lignes suivantes:
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Les lignes suivantes concernent les MOUV (détail des lignes: référence article, quantité etc.), les MVTL (ventilations: quantités par n°de lot, par emplacement etc.), les ITXT (textes), les ENTCPLEXT (données liées à l'EDI), EAD (adresses complémentaires).
Ces champs sont modifiables, supprimables. Vous modelez la structure selon vos besoins. Les données IPAR, ENT, MOUV sont par contre obligatoires, pour les données de base de la pièce.
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Export de données existantes
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur
Ce chapitre est commun à tous les utilitaires d'import-export
Sélectionner la phase "Extraction" uniquement.
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Valider
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La sélection des tables et leurs champs à exporter se fait exactement de la même manière que pour les autres phases (voir chapitres précédents).
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→ Le bouton cible permet de sélectionner (marquer) des champs en particulier
→ Le bouton filtre 
permet de ne sélectionner qu'une partie des données.
Exemple: 
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Valider pour obtenir le fichier exporté.
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Les tables de tarifs et remises importables sont les suivantes:
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Optimisation de l'import de données (V10.6)
Les tables Client, Fournisseur, Prospect et articles sont dotées du champ Média qui correspond à une image permettant d'associer un visuel à l'entité concernée. Le traitement d'import recherche une image de même nom dans un répertoire dédié.
Pour accélérer le traitement, il est possible de désactiver la recherche de média lors de l'import de données. Pour ce faire, on s'appuie sur la notion de paramètres ERP.
En savoir plus sur les paramètres ERP : Les paramètres ERP (V10.5)
Pour mettre en œuvre l'optimisation, le domaine à paramétrer dans le zoom Valeurs de paramètres ERP est A5_IMPORT_DONNEES. Ce paramètre doit être positionné à oui pour désactiver la recherche de média. A contrario, si la valeur du paramètre est non, la recherche de média est activée.
positionné à oui pour désactiver la recherche de média. A contrario, si la valeur du paramètre est non, la recherche de média est activée.
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Génération de clés lors de l’import (V10.7)
Lors de l’import de clients, fournisseurs, prospects, ou articles, si les champs correspondant à la clé (code tiers resp. code article) sont laissées vides, le programme constitue ces clés automatiquement, à partir d’un compteur, incrémenté de 1, à chaque création d’enregistrement dans la table correspondante.
Cette fonctionnalité est également opérationnelles pour les imports au format XML.