En saisie des commandes (Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes), l'onglet « Facturation-Impression », champ « Acompte » permet la saisie d'un acompte.
La saisie de l'encaissement correspondant s'effectue dans Divalto Règlements. L'acompte peut être réparti sur plusieurs factures/BLs. Le non affecté apparaît dans Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes), l'onglet « Facturation-Impression », champ « Solde ac. ».
En saisie des commandes :
Acompte
L'acompte saisi dans cette zone correspond à l'acompte demandé au client. Il est exploité pour calculer le reste à payer.
L'enregistrement du règlement de l'acompte s'effectue dans Divalto Règlement.
Solde acompte
Cette zone répartit le montant initial de l'acompte sur plusieurs pièces (factures) : c'est en quelque sorte un reliquat d'acompte. Par défaut, l'acompte est totalement transféré sur le premier BL.
Soit une commande avec un acompte demandé de 200 €. L'acompte et le solde de l'acompte sont égaux (200 €).
Cette commande est livrée en 2 fois.
A la première livraison, l'opérateur décide de ne transférer que 120 € de l'acompte au lieu des 200 proposés.
Le solde de l'acompte sur la commande est alors de 80 €. Ce solde sera proposé à la prochaine livraison.
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Paramétrages de l’onglet “Facture acompte” au niveau du Dossier et peut être affiné au niveau de l’Etablissement et du Client.
Paramétrage sur la Nature de produit
Acomptes: paramétrage Dossier de base
Onglet “Facture acompte”:
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Facture d’acompte: paramétrage Dossier
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Référence à utiliser par défaut: la génération de facture d’acompte s’appuie sur cette référence article
Code opération à utiliser
Mode de règlement à utiliser
Règle d'éclatement de l’acompte
Par TVA . Le montant de l’acompte sera éclaté par base de TVA suivant les lignes ayant servi à son calcul
(NDLR: autres options à venir)
Code opération de la déduction d’acompte
Règle de déduction à appliquer
Des contrôles sont optionnels:
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Facture d’acompte: paramétrage Fiche article
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Indiquer une nouvelle référence (si non précisée, on prend la référence paramétrée au niveau du Dossier)
Indiquer un nouveau code TVA (si non précisé, on prend le code TVA des lignes ayant servi au calcul de l’acompte)
Génération de la facture d’acompte
Si aucun code TVA n’est paramétré dans cette table, c’est le code TVA de l’article qui s’applique.
⚠ Si la date d’application d’un code TVA usité couramment (exemple, code 1, 20%) est postérieure à la date d'émission de la facture d’acompte, il y aura 0.00% de TVA qui s’appliquera sur le montant de l’acompte.
Génération de la facture d’acompte
La génération de la facture d’acompte se fait directement à partir de la commande client. Menu outils / Génération facture d’acompte
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Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossier / onglet “Confidentialités”:
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💡 Les paramétrages Dossier sur les acomptes peuvent être ainsi contredits à la génération de la facture d’acompte et ces contrôles sont optionnels:
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A la génération de l’acompte, une fenêtre permettant la modification de champs s’ouvre automatiquement:
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Le montant d’acompte de la table de suivi d’acompte est mis à jour (en prenant en compte l’éclatement de TVA)
Le montant de l’avoir est pris en compte dans le calcul du cumul d’acompte dans le pied de la commande
Le n° de commande (acptfullpino) est garni de la facture d’acompte d’origine
Acomptes: gestion des encours de livraison
Le principe est de pouvoir modifier le montant d’encours de livraison en fonction des pièces / lignes d’acompte.
Lors de la création d’une facture d’acompte, l’encours de livraison du client est déduit du montant de la facture. Bien-sûr, un avoir sur l’acompte met aussi à jour l’encours.
Exemple :
Une commande client 1000 € TTC alimente l'encours livraison ou l'encours livraison assurance du client selon que la commande soit assurée ou pas.
Une facture d'acompte de 200 € TTC est générée à partir de cette commande.
L'encours livraison passe à 1000- 200, soit 800 € TTC.
Commande :
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Après facture acompte :
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Lors de la validation en facture, s’il y a facture d’acompte, une ligne de déduction est ajoutée à la facture client.
Le montant des lignes de déduction est ajouté à l’encours de livraison.
A la fin du cycle, l’encours de livraison s’équilibre.
Exemple :
Une commande client de 1000 € TTC alimente l'encours livraison ou l'encours livraison assurance du client selon que la commande soit assurée ou pas.
Une facture d'acompte de 200 € TTC est générée à partir de cette commande.
L'encours livraison passe à 1000- 200, soit 800 € TTC.
La commande est validée en facture, une ligne de déduction de 200 € est générée.
L’encours de livraison passe de 800 - 1000 € soit -200 €TTC puis la ligne de déduction est ajoutée soit 0 €
Commande validée en facture :
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⚠ ATTENTION !
A chaque action sur une pièce liée aux acomptes il faut s’assurer de la cohérence des acomptes.
A la fin de chaque cycle il faut contrôler que tous les acomptes sont facturés.
Si ce n’est pas le cas, les encours de livraison peuvent être faux.
Le programme de recalcul des encours prend bien en compte les factures d’acompte et les lignes de déductions.
💡 Précisions techniques:
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Contrôle du règlement des factures d’acompte
Pouvoir contrôler le règlement des factures d’acompte avant de générer les différents pièces liés à la commande.
Paramétrages Dossier du contrôle du règlement des factures d’acompte
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Menu: Commerce & Logistique / Administration ventes / Commande Client
Fonctionnement du contrôle du règlement des factures d’acompte
Ce contrôle consiste à :
Ne pas livrer si facture(s) non réglée(s) (et ne pas facturer)
En saisie de commande (livraison et facturation)
Explorateur de pièces
gtpp150
Interrogation de tiers
Saisie de livraison
Ne pas généré de Bps si facture(s) non réglée(s)
En saisie de commande
Ne pas générer de contre marque si facture(s) non réglée(s)
En saisie de commande
Si l’utilisateur possède la confidentialité indiquée dans le dossier, un message informatif indique que la facture / ou les factures d’acomptes n’ont pas été réglées, et le contrôle peut être débloqué.
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Si l’utilisateur ne possède pas la confidentialité , la validation ne sera pas autorisée.
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Quid de l’avoir sur facture d’acompte?
La facture qui est liée à un avoir sera totalement ignorée du contrôle de règlement même si le montant de la facture n’est pas totalement déduit.
Acomptes: gestion des encours de livraison
Le principe est de pouvoir modifier le montant d’encours de livraison en fonction des pièces / lignes d’acompte.
Lors de la création d’une facture d’acompte, l’encours de livraison du client est déduit du montant de la facture. Bien-sûr, un avoir sur l’acompte met aussi à jour l’encours.
Exemple :
Une commande client 1000 € TTC alimente l'encours livraison ou l'encours livraison assurance du client selon que la commande soit assurée ou pas.
Une facture d'acompte de 200 € TTC est générée à partir de cette commande.
L'encours livraison passe à 1000- 200, soit 800 € TTC.
Commande :
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Après facture acompte :
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Lors de la validation en facture, s’il y a facture d’acompte, une ligne de déduction est ajoutée à la facture client.
Le montant des lignes de déduction est ajouté à l’encours de livraison.
A la fin du cycle, l’encours de livraison s’équilibre.
Exemple :
Une commande client de 1000 € TTC alimente l'encours livraison ou l'encours livraison assurance du client selon que la commande soit assurée ou pas.
Une facture d'acompte de 200 € TTC est générée à partir de cette commande.
L'encours livraison passe à 1000- 200, soit 800 € TTC.
La commande est validée en facture, une ligne de déduction de 200 € est générée.
L’encours de livraison passe de 800 - 1000 € soit -200 €TTC puis la ligne de déduction est ajoutée soit 0 €
Commande validée en facture :
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⚠ ATTENTION !
A chaque action sur une pièce liée aux acomptes il faut s’assurer de la cohérence des acomptes.
A la fin de chaque cycle il faut contrôler que tous les acomptes sont facturés.
Si ce n’est pas le cas, les encours de livraison peuvent être faux.
Le programme de recalcul des encours prend bien en compte les factures d’acompte et les lignes de déductions.
💡 Précisions techniques:
Le gtpp150 gère aussi l’encours avec acompte sauf en modification de lignes de déduction en facture client qui ne met pas à jour l’encours de livraison. Il faut donc lancer le programme de recalcul des encours après !
Acomptes: widget
Comment créer un widget KPI pour mettre en évidence les commandes client qui n’ont pas la totalité de leurs acomptes générés?
Menu: Commerce & Logistique / Module communs / Widget
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Le widget affiche la liste des commandes qui n’a pas la totalité de leurs acomptes générés. La colonne “Acompte initial” affiche le montant d’acompte nécessaire pour la commande et la colonne “Acompte généré” affiche le montant d’acompte déjà généré pour la commande.
💡 Précisions techniques
Fichier : DAV_Indicateur.drpt / Nom Widget : ACPT_COMSOLDE
Paramètres du Widget :
<@SUPDATE> : Permet de définir une date de début pour la recherche de commandes elle est initialisé au 01/01/2000
<@USER> : Permet d’afficher avec un code utilisateur seulement les commandes créées par cet utilisateur.
Ce paramétrage est prioritaire par rapport au paramétrage suivant.
<@COURANT> : Ce paramétrage doit être égal à 1 pour indiquer au widget d’afficher seulement les commandes créées par l’utilisateur courant.
<@STATUTPCE>Permet de donner la liste des statuts de commande à afficher. Il suffit de les séparer par une virgule. Si il est pas renseigné le widget affiche seulement les pièces actives.
Valeurs des statuts :
1 : actif
2 : suspendu
6 : attente
7 : préparé
8 : périmé
Exemple :
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