Le client est le type de tiers qui se trouve au centre de la gestion des ventes. Ce type de tiers a accès à tous les types de pièces et de mouvements de ventes.

Le client est une entité commune à tous les modules. Chaque module présente une fiche client en fonction des paramétrages nécessaires. La fiche client de la gestion commerciale regroupe les paramétrages et les préférences de traitement du client en vue d'établir des pièces commerciales.

Le client étant commun à la gestion commerciale et à la finance, le code des clients commence arbitrairement à C. Ainsi, la cohérence est conservée avec le compte auxiliaire comptable.

La fiche client, accessible par Commerce & logistique/ Fichiers/ Clients permet le stockage des coordonnées du client, ses préférences de traitement (mode de paiement par défaut, mode d'impression par défaut, etc..). Elle contient également des sous-fiches (adresses, contacts, RIB etc.) et des rubriques implicites.

Avant la version 10.3, la zone de sélection comportait un nombre restreint de champs (Code, nom, pays, code postal, groupement etc.). A partir de la version 10.3, la zone sélection s'est enrichie de critères supplémentaires. Les critères de sélection sont dispatchés sur les onglets selection1 et selection2.

Onglet « Généralités » de la fiche client

Code client

Le code du client est géré sur 8 positions alphanumériques. Lorsque la dernière position saisie correspond à un chiffre, alors le code est complété à droite par des zéros.
En création, il est possible de demander l'attribution automatique d'un numéro. Le compteur est géré dans la fiche dossier.

Visa Administratif

Si le client n'a pas ce visa administratif, il ne pourra pas être utilisé en saisie de pièces.

Lorsqu'un tiers (client, commercial…) est créé, un flash peut informer un ou plusieurs collaborateurs de cette création.

Le responsable administratif vérifie les informations et vise la fiche. Après cette opération, le tiers peut être « utilisé ». Si le client est créé dans Divalto Commerce & Logistique, cette zone est cochée par défaut.

Nom et Nom abrégé

Le nom abrégé est utilisé dans les recherches par nom (index sur la table). Il est déterminé automatiquement en fonction du nom selon les règles suivantes :

• Conversion en majuscule,
• Suppression de tous les caractères autres que A à Z et 0 à 9, y compris les tirets et les espaces.

Le nom abrégé peut être modifié par l'opérateur. Dans tous les cas, la conversion en syntaxe 'abrégée' s'effectue lors de la sortie du champ.

Catégorie client

La catégorie client correspond à une classification libre du client. La possibilité de filtrer sur la catégorie client dans le zoom client se trouve sur l'onglet Sélection 2.

Coordonnées

Le format de l'adresse correspond à la norme AFNOR. Le titre et le pays font référence à une table.

Encours 

Le plafond de direction est l'encours maximum autorisé. Cet encours peut être supérieur au plafond assurance ; la différence entre les 2 encours signale le risque que l'entreprise accepte de courir vis-à-vis de son client.
Attention ! Un plafond nul signale que la gestion d'encours n'est pas active.

En saisie de pièces, un message d'alerte signalera si l'encours du client est supérieur à l'encours maximum.

 Encours client = Encours comptable + Encours de livraison

 L'encours de livraison correspond aux commandes et BL clients non facturés.

Dès qu’un plafond assurance est positionné dans la fiche client, alors par défaut, toutes les pièces créées sont assurées et rentrent dans ce contrôle. Si ponctuellement une pièce ne doit pas être assurée, il faut décocher la case « Assurer la pièce » dans l’en-tête de pièce.

Encours (V10.4)

L'encours est géré sur le client payeur et non plus sur l'intégralité des fiches client. Ainsi, une fiche client dont le champ "code tiers Divalto Règlement" (onglet pièce et liens tiers) est renseigné, ne disposera plus des champs correspondant à l'encours. C'est la fiche du tiers correspondant au "code tiers Divalto Règlement" qui contiendra les données d'encoursLe client est le type de tiers qui se trouve au centre de la gestion des ventes. Ce type de tiers a accès à tous les types de pièces et de mouvements de ventes.

Le client est une entité commune à tous les modules. Chaque module présente une fiche client en fonction des paramétrages nécessaires. La fiche client de la gestion commerciale regroupe les paramétrages et les préférences de traitement du client en vue d'établir des pièces commerciales.

Le client étant commun à la gestion commerciale et à la finance, le code des clients commence arbitrairement à C. Ainsi, la cohérence est conservée avec le compte auxiliaire comptable.

La fiche client, accessible par Commerce & logistique/ Fichiers/ Clients permet le stockage des coordonnées du client, ses préférences de traitement (mode de paiement par défaut, mode d'impression par défaut, etc..). Elle contient également des sous-fiches (adresses, contacts, RIB etc.) et des rubriques implicites.

Avant la version 10.3, la zone de sélection comportait un nombre restreint de champs (Code, nom, pays, code postal, groupement etc.). A partir de la version 10.3, la zone sélection s'est enrichie de critères supplémentaires. Les critères de sélection sont dispatchés sur les onglets selection1 et selection2.

Onglet « Généralités » de la fiche client

Code client

Le code du client est géré sur 8 positions alphanumériques. Lorsque la dernière position saisie correspond à un chiffre, alors le code est complété à droite par des zéros.
En création, il est possible de demander l'attribution automatique d'un numéro. Le compteur est géré dans la fiche dossier.

Remarque : Si, lors de la création de tiers avec une numérotation automatique , le message d'erreur “le code tiers est déjà utilisé ” apparaît alors que le numéro de tiers est vide, il faut vérifier qu'il n'y a pas de tiers avec code à espace dans la table des tiers correspondante.

Visa Administratif

Cette case à cocher permet de définir si ce client est un client CRM uniquement (case non cochée) ou un client également disponible dans achat/vente (case cochée).

Si le client n'a pas de visa administratif, il ne pourra pas être utilisé en saisie de pièces.

Lorsqu'un tiers (client, commercial…) est créé, un flash peut informer un ou plusieurs collaborateurs de cette création.

Le responsable administratif vérifie les informations et vise la fiche. Après cette opération, le tiers peut être « utilisé » dans la saisie de pièces. Si le client est créé dans Divalto Commerce & Logistique, cette case est cochée par défaut.

La case ne peut plus être décochée manuellement si le tiers a été utilisé dans une pièce commerciale. Un test à la saisie ou à la modification de la fiche tiers, contrôle l'utilisation du tiers dans les pièces commerciales et passe automatiquement à la zone suivante si le tiers possède des pièces associées.

Nom et nom abrégé

Le nom abrégé est utilisé dans les recherches par nom (index sur la table). Il est déterminé automatiquement en fonction du nom selon les règles suivantes :

• Conversion en majuscule,
• Suppression de tous les caractères autres que A à Z et 0 à 9, y compris les tirets et les espaces.

Le nom abrégé peut être modifié par l'opérateur. Dans tous les cas, la conversion en syntaxe 'abrégée' s'effectue lors de la sortie du champ.

Catégorie client

La catégorie client correspond à une classification libre du client. La possibilité de filtrer sur la catégorie client dans le zoom client se trouve sur l'onglet Sélection 2.

Coordonnées

Le format de l'adresse correspond à la norme AFNOR. Le titre et le pays font référence à une table.

Encours 

Le plafond de direction est l'encours maximum autorisé. Cet encours peut être supérieur au plafond assurance ; la différence entre les 2 encours signale le risque que l'entreprise accepte de courir vis-à-vis de son client.
Attention ! Un plafond nul signale que la gestion d'encours n'est pas active.

En saisie de pièces, un message d'alerte signalera si l'encours du client est supérieur à l'encours maximum.

 Encours client = Encours comptable + Encours de livraison

 L'encours de livraison correspond aux commandes et BL clients non facturés.

Dès qu’un plafond assurance est positionné dans la fiche client, alors par défaut, toutes les pièces créées sont assurées et rentrent dans ce contrôle. Si ponctuellement une pièce ne doit pas être assurée, il faut décocher la case « Assurer la pièce » dans l’en-tête de pièce.

Encours (V10.4)

L'encours est géré sur le client payeur et non plus sur l'intégralité des fiches client. Ainsi, une fiche client dont le champ "code tiers Divalto Règlement" (onglet pièce et liens tiers) est renseigné, ne disposera plus des champs correspondant à l'encours. C'est la fiche du tiers correspondant au "code tiers Divalto Règlement" qui contiendra les données d'encours.

Le code tiers Divalto Règlement est le code sur lequel seront intégrés factures et effets dans Divalto Règlements.
Le cycle complet de la gestion des règlements sera effectué sur cet autre client.

Attention : Lorsque le code tiers Divalto Règlement est renseigné, le rapprochement entre les factures dans Commerce et logistique et dans Règlements n'est plus possible, la pièce étant liée à un code tiers différent.

Exemple : 

Le tiers C0000046 possède le tiers C0000045 comme tiers Divalto Règlements :

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La saisie d'une facture dans achat vente puis son intégration en comptabilité / règlements génèrera une écriture sur le compte comptable du tiers et un effet en attente sur le tiers règlement indiqué ; donc utilisation de deux codes tiers différents .

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Le règlement de l'effet génèrera une écriture sur le compte du code tiers règlements :

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Remarque : En toute logique, le paramétrage du tiers règlement implique que le tiers de règlement et le tiers facturé aient le même compte comptable. Les fiches tiers ne sont différentes que pour avoir d'autres interlocuteurs, de relance par exemple, mais les informations comptables doivent être identiques, ce qui permet de pallier à la situation.

Commerciaux

Il est possible de lier jusqu'à trois commerciaux à un client. Ainsi la vente d'un article à un client commissionne de un à trois commerciaux.
Du cas général vers l'exception : il est possible de modifier le commercial au niveau de la ligne de la pièce.

Onglet « Statistiques » de la fiche client

Généralités sur les statistiques

La partie "Statistiques" est renseignée automatiquement par le traitement de génération des statistiques et la gestion des règlements.La gestion des statistiques est accessible par Commerce & Logistique / Traitements / Génération des statistiques.

Les statistiques annuelles utilisent le paramètre « Mois début de calcul récapitulatif statistique » de la fiche dossier, qui fait coïncider le premier mois de ces cumuls avec le premier mois de l'exercice fiscal :

Ce paramètre se trouve dans le traitement de génération des statistiques et la gestion des règlements.

La gestion des statistiques est accessible par Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier - onglet « Statistiques ».

Nombre de litiges, nombre d'incidents, nombre d'impayés

D'un point de vue technique, le programme de génération des statistiques lit les enregistrements de Divalto Règlement : 

...

Délai moyen de règlement

D'un point de vue technique, le programme de génération des statistiques effectue les opérations suivantes:

Lecture des enregistrements R2 sur la clé I:

• Comptage        
• Cumul des montants
• Recherche des factures correspondantes, comptage et cumul des délais (différence entre date de facture et date de règlement/d'échéance)
• Calcul du montant moyen d'un règlement par division du cumul des montants des R2 par leur nombre
• Calcul du délai moyen de règlement par la division du cumul des délais par le nombre des factures

Lecture des enregistrement ENT sur la clé B:

...

Onglet « Livraison et facturation » de la fiche client

Liens

Le code ADV, Administrateur Des Ventes, fait référence à la table des collaborateurs. Il représente le responsable du suivi des ventes dans l'entreprise.

Le code groupement centrale est un lien vers un autre client qui représente la centrale d'adhésion du client. Le suivi des règlements gère ce code de même que la gestion des relances.

Le code tiers statistique fait référence au fichier client. Il centralise les données statistiques (ex : plusieurs clients divers centralisés dans le module d'analyse des statistiques).

Le code tiers Divalto Règlement fait référence à une fiche client. Il change le code du tiers lors de l'envoi des factures et effets dus à la gestion des règlements. Le cycle complet de la gestion du règlement, relance… sera effectué sur cet autre client.

Attention ! Lorsque le "code tiers Divalto Règlement" est renseigné, le rapprochement entre les factures dans Commerce & Logistique et dans Règlement n'est plus possible, la pièce étant liée à un code tiers différent.

Le code tiers chez le client enregistre dans la fiche client le code sous lequel notre société est enregistrée chez le client en tant que fournisseur.

Facturation

Le code langue (qui fait référence à une table) sélectionne lors de l'impression des pièces les désignations complémentaires de l'article dans la langue du client.

Attention ! Au sein de la Communauté Européenne, l'impression des pièces doit présenter les libellés de l'article dans la langue d'origine (de la société émettrice) et du client. Divalto Commerce & Logistique respecte cette règle.

Il reste néanmoins possible, par verticalisation des traitements, d'inhiber cette contrainte (cas de factures envoyées aux Etats-Unis) et de n'imprimer que les désignations complémentaires dans la langue du client.

Mode de transport

Le mode de transport précise le transporteur habituellement sollicité pour livrer le client. Ce mode de transport sera positionné par défaut sur la pièce, en saisie de pièce, mais reste modifiable sur cette dernière.

Le mode de transport fixe la règle de calcul du port et du franco.

Le port précalculé en automatique dépend directement du mode de transport (tarifs, seuil d'application, département, pays…).

Cette zone est nécessaire à la déclaration des échanges de biens intra-communautaires.

Franco - Valeur du franco

Le franco se définit au poids, au montant au volume ou à la pièce. On positionne dans le champ "Valeur du franco", le poids, le montant, le volume ou le nombre de pièces au delà duquel le port ne sera pas facturé. 

Si des données du franco sont positionnées sur le dossier, elles seront substituées par celles indiquées sur la fiche client.

Attention : Si le mode de transport est garni sur la fiche client, les conditions de franco positionnées sur le mode de transport habituel sont prioritaires sur les données stockées sur le dossier et le client. Ainsi, même si le client est codifié en "pas de franco", les conditions de franco portées par le transporteur habituel sont appliquées.  

Onglet « Pièces » de la fiche client

Reliquats

La gestion des reliquats peut être enclenchée ou non par défaut client par client. La règle générale est fixée par le dossier. La gestion est activée indépendamment pour les devis, commandes et bons de livraison.

Onglet « Comptabilité et Confidentialités » de la fiche client

Gestion des relances

La famille de relance associe un client à un « scénario » de relance (choix des échéances et des textes). Ce scénario est également fonction de l'état (catégorie du règlement) du règlement attendu.
Le tiers qui sera relancé peut être le client lui-même, ou sa centrale lorsque le code groupement - centrale est renseigné.
Remarque : si le tiers relancé est la centrale, alors le tiers du relevé est la centraleTraitements / Génération des statistiques.

Les statistiques annuelles utilisent le paramètre « Mois début de calcul récapitulatif statistique » de la fiche dossier, qui fait coïncider le premier mois de ces cumuls avec le premier mois de l'exercice fiscal :

Ce paramètre se trouve dans Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier - onglet « Statistiques ».

Calcul des statistiques règlement de la fiche tiers (onglet Statistiques)

Onglet « Livraison et facturation » de la fiche client

Liens

Le code ADV, Administrateur Des Ventes, fait référence à la table des collaborateurs. Il représente le responsable du suivi des ventes dans l'entreprise.

Le code groupement centrale est un lien vers un autre client qui représente la centrale d'adhésion du client. Le suivi des règlements gère ce code de même que la gestion des relances.

Le code tiers statistique fait référence au fichier client. Il centralise les données statistiques (ex : plusieurs clients divers centralisés dans le module d'analyse des statistiques).

Le code tiers Divalto Règlement fait référence à une fiche client. Il change le code du tiers lors de l'envoi des factures et effets dus à la gestion des règlements. Le cycle complet de la gestion du règlement, relance… sera effectué sur cet autre client.

Attention ! Lorsque le "code tiers Divalto Règlement" est renseigné, le rapprochement entre les factures dans Commerce & Logistique et dans Règlement n'est plus possible, la pièce étant liée à un code tiers différent.

Le code tiers chez le client enregistre dans la fiche client le code sous lequel notre société est enregistrée chez le client en tant que fournisseur.

Facturation

Le code langue (qui fait référence à une table) sélectionne lors de l'impression des pièces les désignations complémentaires de l'article dans la langue du client.

Attention ! Au sein de la Communauté Européenne, l'impression des pièces doit présenter les libellés de l'article dans la langue d'origine (de la société émettrice) et du client. Divalto Commerce & Logistique respecte cette règle.

Il reste néanmoins possible, par verticalisation des traitements, d'inhiber cette contrainte (cas de factures envoyées aux Etats-Unis) et de n'imprimer que les désignations complémentaires dans la langue du client.

Mode de transport

Le mode de transport précise le transporteur habituellement sollicité pour livrer le client. Ce mode de transport sera positionné par défaut sur la pièce, en saisie de pièce, mais reste modifiable sur cette dernière.

Le mode de transport fixe la règle de calcul du port et du franco.

Le port précalculé en automatique dépend directement du mode de transport (tarifs, seuil d'application, département, pays…).

Cette zone est nécessaire à la déclaration des échanges de biens intra-communautaires.

Franco - Valeur du franco

Le franco se définit au poids, au montant au volume ou à la pièce. On positionne dans le champ "Valeur du franco", le poids, le montant, le volume ou le nombre de pièces au delà duquel le port ne sera pas facturé. 

Si des données du franco sont positionnées sur le dossier, elles seront substituées par celles indiquées sur la fiche client.

Attention : Si le mode de transport est garni sur la fiche client, les conditions de franco positionnées sur le mode de transport habituel sont prioritaires sur les données stockées sur le dossier et le client. Ainsi, même si le client est codifié en "pas de franco", les conditions de franco portées par le transporteur habituel sont appliquées.  

Onglet « Pièces » de la fiche client

Reliquats

La gestion des reliquats peut être enclenchée ou non par défaut client par client. La règle générale est fixée par le dossier. La gestion est activée indépendamment pour les devis, commandes et bons de livraison.

Onglet « Comptabilité et Confidentialités » de la fiche client

Gestion des relances

La famille de relance associe un client à un « scénario » de relance (choix des échéances et des textes). Ce scénario est également fonction de l'état (catégorie du règlement) du règlement attendu.
Le tiers qui sera relancé peut être le client lui-même, ou sa centrale lorsque le code groupement - centrale est renseigné.
Remarque : si le tiers relancé est la centrale, alors le tiers du relevé est la centrale.

TVA intracommunautaire

Le contenu du champ Code pays membre  induit la longueur du code TVA. Le numéro d'identification doit obligatoirement débuter par les deux premières lettres du code pays.

Exemple :

Pour l'Allemagne, le code TVA intracommunautaire est au format DE 999999999.

Si le code pays contient DE, le code TVA intracommunautaire peut contenir, par exemple, DE123456789.

Protection

Code confidentialité pour interdire l'accès à certains utilisateurs

...

Les cinq rôles se définissent dans Commerce & logistique/ Fichier/Organisation/Dossier, Onglet Pièces 2, groupe rôle des contacts.

Migration

SCRIPT DE MIGRATION GT_9272.SQL
Ce script permet de mettre à jour les codes fonction sur les contacts à partir des anciennes valeurs de case à cocher. Il met aussi le paramétrage dossier en conformité avec l'écran ci-dessus. Si vous voulez utiliser d'autres codes fonction, il faut modifier ce script en conséquence.

...

• l'impression des traites
• l'impression des relevés de factures avec traite
• l'intégration comptable pour être transféré au module Règlement

Remarque : en cas de coordonnées bancaires internationales de type SWIFT, un code RTN - “Routing Number” (appelé code ABA pour les USA par exemple) peut être fourni par la banque du tiers. Celui-ci doit être indiqué dans le champ Domiciliation, afin d'être repris dans les transmissions Ebics.

Création et duplication de tiers

...

Il correspond au nom de la table (voir tableau de correspondance ci-dessous). Pour le cas d'une exportation ou d'une importation avec une ligne par table CLI, T1, T2, T3, une colonne "FICHE" contenant le nom de l'enregistrement devra être définie.
Dans le cas d'une importation avec un fichier dont une ligne contient plusieurs tables Divalto, la colonne "FICHE" ne doit pas être présente.
Les tables traitées sont :

Autres mots clé

Selon les enregistrements à exporter ou importer, certains mots-clés sont nécessaires. Il existe également des mots-clés qui permettent une numérotation automatique des fiches.

Champs utilisables

Tous les champs du dictionnaire (cf. documentation technique base Commerce & Logistique, ou AGL)

...

Les champs obligatoires en mode création :

Remarque :

• Numérotation automatique

...