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A partir du DataHub Commerce & Logistique / Data Hub / Superviseurs / DataSet factures fournisseurs par le bouton « rapprochement »
A partir de l'option de menu Commerce & Logistique / Administration achats / Facture fournisseur / Contrôle facture fournisseur
Premier écran du contrôle de facture
Une entête contrôle facture comprend :
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Un numéro lui est automatiquement attribué.
En partie haute de l'écran on saisit la date de facture, le mode de règlement, la date d'échéance et le numéro de pièce du fournisseur.
Tant que l'ensemble n'est pas traité, c'est-à-dire validé en facture, on pourra retravailler le contrôle facture.
La partie basse concerne la sélection : on peut borner la recherche de pièces à prendre en compte. Il est possible de réaliser une sélection sur des commandes. Pour effectuer un rapprochement avec des commandes, ces dernières doivent impérativement être validées en BL.
Deuxième écran du contrôle de facture, onglet complément
On y indique visualise les remises et frais de pied de facture ainsi que les différents frais tout comme en saisie de facture directe.
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Attention, les champs ne sont pas ouverts à la saisie ni à la modification.
Deuxième écran du contrôle de facture, onglet « entête contrôle facture »
Dans la zone « Montants en euros », on indique les montants en euros des différents totaux de la facture reçue.
Dans la partie corps on coche les différents BL se rapportant à la facture à traiter et, au fur à mesure des sélections, les différents montants calculés sont mis à jour. Les montants sont recalculés automatiquement à chaque modification, que ce soit lors de la sélection de pièces mais également lors de la sélection-désélection d'une ligne de détail. Ce recalcul se paramètre dans les options calcul des montants. L'option Manuel débranche ce recalcul automatique.
Le Ctrl F permet de rechercher un montant.
L'option Filtrage permet d'affiner et de filtrer l'affichage des pièces. 
Aucun : permet d'afficher également les commandes fournisseurs.
BL : N'affichera que les BL fournisseur
Sélection : affichera uniquement les pièces cochées
Rejets : affichera les pièces comportant des lignes avec un motif de rejet
Après avoir sélectionné un certain nombre de pièces, on a accès au détail des lignes à l'aide bouton 
. Cette fonctionnalité permet d'exclure, en décochant une ligne, une position ne faisant pas partie de la facture en cas d'une livraison partielle facturée ultérieurement, par exemple.
On peut visualiser la pièce par le bouton cible 
et à partir du menu interrogation : consulter les textes, les notes, le fichier PDF principal, les fiches Tiers et articles ainsi que les Tarifs.
Les lignes de détail sont sélectionnées par défaut, lié à l'option de menu Outils / Lignes détail auto
Dans la vue détail, on a la possibilité de rajouter des lignes d'articles. Le rajout ne modifiera pas le BL, mais se fera sur la facture. On ne peut rajouter que des articles hors stock.
On peut également modifier les lignes existantes notamment :
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Il est possible de déclarer une ligne en rejet.
Dans ce cas la ligne en rejet ne sera pas prise en compte et la génération de facture sera impossible. 
Assistant de rapprochement dans le contrôle de facture
Afin de pointer les différentes lignes on dispose d'un assistant de rapprochement accessible via le bouton 
.
On indiquera le montant TTC à rapprocher. Il est garni par défaut par la valeur présente dans la zone TTC du groupe Montants en euros.
On indique également les différents pourcentages de tolérance issus soit de la fiche dossier, soit de la fiche fournisseur pour la tolérance d'acception. On peut modifier manuellement les montants minimum et maximum, ainsi que la durée maximale de traitement en se basant sur un nombre maximum de BL à traiter.
La demande de visa dans le contrôle de facture
Avant de viser la facture et de la générer, on a la possibilité d'effectuer une demande de visa à un collaborateur, grâce au bouton « demander le visa » (devient « visa datahub » depuis la version 10.2).
Le collaborateur pourra accorder le visa (et réinjecter éventuellement dans l'automate) ou faire une demande de validation auprès de son manager (bouton 
) qui lui, pourra accorder le visa.
Une fois que le visa a été accordé on génère la facture : Bouton « Générer la facture ». Lorsque le traitement de génération est terminé, la facture est générée et le contrôle facture passe en statut périmé. 
Traitement de masse des demandes de visa.
Pour les demandes de visa multiples, un traitement de masse est prévu.
Commerce & Logistique / Administration des achats / Facture Fournisseur / Visa contrôle facture fournisseur.
L'option de menu « Regroupement » permet de personnaliser la vue de classement des factures à viser.
La même fonctionnalité est accessible par le bouton « changement de regroupement » 
On peut rechercher une écriture par Ctrl F.
Une fois positionné sur la facture on accède :
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Le menu Outils / Option permet de positionner le type de regroupement par défaut à appliquer lors de l'ouverture du traitement ainsi que l'ouverture de l'affichage de la pièce jointe principale (coche « Afficher la facture au démarrage du programme »).
Saisir un contrôle facture fournisseur sans rapprochement (V10.7)
Le contrôle facture fournisseur est accessible par le menu Commerce & logistique/ Administration achats/ Facture Fournisseur/Contrôle facture fournisseur.
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Si aucun contrôle facture correspondant n’existe, le programme propose de saisir un nouveau contrôle. Dans ce cas, le groupe Sélection lignes de la fenêtre de sélection doit être utilisée pour trouver les pièces requises.
Générer la date d'échéance à partir de la date de facture fournisseur (V10.8)
Lorsque l’on modifie le mode de règlement en entête de contrôle facture, la nouvelle date d'échéance est calculée automatiquement, dans le cadre d’une échéance manuelle (cas du code de règlement RG fourni dans notre paramétrage par défaut).
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De la même façon, si la date d'échéance est vide dans l’entête du contrôle facture fournisseur, un clic sur le champ Echéance du contrôle de facture lance le calcul de la date, conformément au paramétrage du code de règlement contenu dans le champ Mode règlement de l’entête du contrôle de facture.
Contrôle du montant de la taxe complémentaire en contrôle facture fournisseur (V10.10)
En saisie directe de facture fournisseur, en pied de pièce, on indique les montants pour confirmer les valeurs calculées par le programme de saisie : le HT, le montant de l’escompte etc.
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Si la valeur de la taxe complémentaire saisie est différente de celle calculée par le programme, un message d’erreur identique à celui qui s’affiche dans la même situation en saisie directe des commandes fournisseur, invite l’utilisateur à vérifier. Ainsi, les deux façons de créer des commandes fournisseur sont iso fonctionnelles sur le thème de la taxe complémentaire.
Message d’erreur:
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Agir sur les écarts au moment du contrôle facture fournisseur (V10.9)
Lorsqu’il existe une différence de quantité ou de montant (liée à une différence de prix ou de remise) entre la somme facturée par le fournisseur et la valeur de la marchandise effectivement réceptionnée, il est possible, lors du contrôle facture fournisseur, de générer automatiquement un avoir du montant de la différence.
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Remarque : les pièces d’avoir, devis ou commande selon le choix positionné dans le dossier, sont à montant positif. C’est le code opération qui porte le sens de la pièce.
Visualiser les écarts
D’un point de vue concret, dans le contrôle facture fournisseur, on peut visualiser les valeurs d’origine et les valeurs finalement facturées au niveau des lignes et du pied.
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En pied de contrôle,onglet Complément, on visualise un récapitulatif des valeurs des totaux originaux (Total original) et des totaux effectivement facturés par le fournisseur (Total facturé) , pour les quantités, le prix unitaire brut et le montant de la remise.
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Générer une demande d’avoir avec ou sans retour de marchandise
L'écran des lignes du contrôle facture présente des colonnes permettant de déclencher ou non la génération de demande d’avoir ou de facture à la ligne et de gérer de ses caractéristiques.
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La colonne Mouvement de stock contient un indicateur de mouvement de stock, calculé lui aussi, et également modifiable. Il découle du paramétrage du code opération (champ Ne pas mettre à jour le stock dans l’onglet Paramètres du code opération)..
Paramétrer la génération de l’avoir
Fiche dossier
Dans l’onglet Pièces, groupe Gestion des pièces, le champ Génération DA permet de définir le type de pièce de la demande d’avoir à générer.
Fiche Code Opération
Pour être pris en compte dans cette fonctionnalité, dans l’onglet Traitements spécifiques, la coche Demande d’avoir fournisseur doit être cochée.
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Concernant la demande de facture, le code opération est un code d’entrée fournisseur (sens entrée), sans mouvement de stock.
Traitement de génération de l’avoir ou de la facture
Lors de la modification des lignes de contrôle facture, un contrôle automatique est effectué pour analyser les écarts.
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La pièce ainsi générée est proposée en consultation
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Ajustement des CR en entrée suite à la génération d’un avoir financier lié à un écart prix et/ou remises
Le programme Commerce et Logistique/ Traitements/ Réajustement des CR de demande d’avoir permet d’ajuster le coût de revient de l'entrée, consécutivement à une génération d’avoir lié à un écart prix et/ou remises, afin de garantir une valorisation des entrées cohérente.
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d’activer le mode simulation (uniquement si la trace est demandée)
la mise à jour des fiches sous référence en plus des mouvements d’entrée
d’enchainer le traitement de mise à jour des coûts de revient, afin de répercuter la mise à jour sur les sorties déjà effectuées
Lancement du programme par processus
Le programme Commerce et Logistique/ Traitements/ Réajustement des CR de demande d’avoir peut être lancé par processus, afin de tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.
Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.
Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus
Dans le programme Commerce et Logistique/ Traitements/ Réajustement des CR de demande d’avoir, l'utilisateur paramètre ses critères de sélection, puis il clique sur l'icône
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Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrement de données variables (V10.7)
Complément technique
Mnémonique associé au programme : TRTCRGDA
Appel du programme possible par la fonction Tunnel_GDA_CR_Reaffecter du module Gtpm000.dhop (filtre possible par paramètres sur la période et la fourchette de produits, ouverture complémentaire par la fonction Tunnel_GDA_CR_Reaffecter_Av du module Gttm000.dhop)
Valider la demande d’avoir
Deux programmes permettent l’accès à la supervision des demandes d’avoir et à leur validation :
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Refuser la demande (bouton Suspendre devis ou Suspendre commande selon le cas
Création d’un évènement associé (bouton Créer évènement)
Consultation d’un évènement précédemment associé (bouton Evènements)
Consultation des informations de stock (boutons Disponible, Stock)
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Modifier le n° de tiers (PINOTIERS) dans le lien facture / avoir (V10.12)
Le principe est de modifier le PINOTIERS lors de la génération d’une demande d’avoir à partir du programme de contrôle facture fournisseur.
Dans certains cas, conserver le même n° de tiers entre la facture et l’avoir, empêche éventuellement l’intégration comptable.
Paramétrages
👉 Dans le dossier comptable, onglet “Contrôle”, voici le paramétrage:
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Le contrôle bloquant signifie que le fait d’avoir deux factures qui ont le même PINOTIERS, va bloquer l’intégration comptable de celles-ci.
👉 Menu: Commerce & logistique / Administrations achats / Facture Fournisseur / Contrôle facture fournisseur
Bouton “Générer la facture”
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Fonctionnement
L’utilisateur saisit un contrôle facture fournisseur à partir d’un BL.
Ensuite, il procède à une modification de la quantité facturée et / ou le prix facturé et demande une génération d’avoir sur cette saisie.
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Ensuite, il procède à la génération de la facture.
Le programme va générer dans un premier temps la facture correspondante, celle-ci hérite du même PINOTIERS renseigné dans la saisie.
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Par la suite le programme va générer la demande d’avoir correspondante et à ce moment là, il modifie le PINOTIERS afin de garantir que la facture et l’avoir ne soient pas bloqués lors de l’intégration comptable.
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Le préfixe “GDS_” a été ajouté au PINOTIERS afin de garantir une différentiation avec le PINOTIERS de la facture.
Ces options sont valables à partir de la version 10.9
Ajouter une ligne article pour gérer un litige avec un fournisseur (V10.9)
Dans le contrôle facture fournisseur, il est possible de faire figurer une ligne “litige”, dans laquelle sera indiqué le montant réclamé au fournisseur en contrepartie d’un préjudice subi. Cette ligne “Litige” est matérialisée par une référence article spécifique.
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Lorsque l’utilisateur ajoute un article de ce type au contrôle facture fournisseur, l’indicateur de génération de demande d’avoir (colonne Demande d’avoir) de la ligne dans laquelle figure cet article est automatiquement positionné à Oui , permettant automatiquement la génération d'un avoir du même montant:
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Lier manuellement un avoir et une facture fournisseur en dehors du contrôle facture fournisseur
Il est possible de rattacher un avoir fournisseur à une facture fournisseur, en dehors du cadre du contrôle facture. Le lien est à saisir en saisie de pièce sur l’avoir, dans l’onglet complément.
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Pour que le programme de recalcul des CR tienne compte des avoirs rattachés manuellement selon la procédure décrite ici, il faudra cocher Prise en compte des avoirs hors circuit de contrôle facture achat.
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Rechercher un BL fournisseur à partir du numéro de commande dont il est issu (V10.9)
Il est possible, dans le contrôle de facture fournisseur, d’identifier les BL associés à une commande fournisseur.
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Si on active en plus l’option Décocher : tous les BL liés à la commande fournisseur donnée se décochent si ils sont cochés.
Compte d’achat et les axes analytiques dans le contrôle facture (V10.10)
Dans les lignes du contrôle facture, les données des axes analytiques sont affichées dans des colonnes dédiées et sont modifiables.
Toujours dans les lignes du contrôle facture, le compte d’achat (colonne Compte de vente) , est remplissable.
Visualiser les lignes sélectionnées dans le contrôle facture (V10.10)
Dans les lignes du contrôle de facture, un indicateur donne une information visuelle quand à l’utilisation de la ligne en facturation fournisseur.
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Carré vide :la ligne de BL n’est pas sélectionnée pour la facturation - Quantité facturée = 0
Carré mi-plein: la ligne de BL est partiellement sélectionnée pour la facturation - Quantité facturée < Quantité livrée
Carré plein : la ligne de BL est totalement sélectionnée pour la facturation - Quantité facturée = Quantité livrée
Multi-sélection dans le contrôle facture fournisseur (V10.10)
Que l’on soit au niveau de l’affichage des BL, dans l’entête du contrôle de facture ou dans les lignes, on peut opérer une multi-sélection des éléments par CTRL Clic. On peut ensuite sélectionner ou désélectionner les éléments de la multi-sélection grâce aux icônes coche et gomme :
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Sur l'écran des lignes, le bouton Déselectionner tout a pour effet, ici aussi, de déselectionner toutes les entêtes de BL avec pour conséquence la suppression de toutes les lignes, puisque plus aucun BL n’est sélectionné.
Filtrer les lignes des BL dans le contrôle facture fournisseur (V10.10)
Dans le contrôle facture fournisseur, il est possible de filtrer les lignes des BL à l’aide du bouton Entonnoir.
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