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Type de fichier et description générale des utilitaires d'import-export

Quel type de fichier utiliser ?

L'import – export de fichiers excel est exploitable par liaison OLE (Object Linking & Embedding), mais également possible par OpenXml pour les fichiers.xlsx:

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L'exportation ou l'importation est sélectionnable dans le sous-groupe "Phase" en cochant soit "Extraction" pour exporter des données; soit "Intégration" pour en importer.

Sélection des fichiers: 

Lors de l'import ou l'export de données, quel que soit l'utilitaire choisi, en mode extraction ou intégration (cocher l'un des deux modes et valider), une fenêtre de sélection s'ouvrira, pour aller rechercher le fichier. A l'exportation, un fichier vierge doit exister. 

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1) Phase "Extraction" (Export) 

Cette phase est utilisée à deux fins:

• soit pour effectivement exporter des données existantes dans un fichier excel, dans le cas d'un Dossier existant;

• soit pour obtenir la structure des tables dans un fichier excel (sans données), qui sera complétée par la suite dans la phase d'intégration.

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Toutes les tables dans les utilitaires d'import-export fonctionnent de la même façon. Chaque utilitaire affichera explicitement, comme dans l'exemple ci-dessus, les noms ODBC et SQL des tables.

Import/ Export des tables de paramètres de la gestion commerciale

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tables

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 L'onglet NOTICE est créé automatiquement. Il constitue un guide d'utilisation: LEGENDE pour les codes couleurs et explications pour chaque champ à compléter, avec les valeurs admises.

     Exemple: 

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Import des données (intégration)

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur

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Dans le cas précis de l'intégration du code tarif 99 (en exemple); il doit être intégré manuellement. Il s'agit de la seule exception concernant les tables de codes tarifs. 

L'option « mise à jour » est également accessible via le menu Fichier, choix « Mise à jour ».
Coche « Réserver le dossier » : bloque toute action concernant les données de la table pendant le traitement.

Import/Export des tables des tiers (clients, fournisseurs et autres tiers)

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tiers

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• code statut

• code stock / hors stock

• statut maitre

• nature de produit

• code compétence

• unité de référence

• numéro article master

Importer (et exporter) des articles indicés (V10.9)

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Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export Tableur / Import - Export Articles indicés

Le fonctionnement est identique à celui de l’utilitaire d’import - export des articles (non indicés) avec des possibilités supplémentaires, propres aux articles indicés.

Dans l’import des articles standard, l'import par excel d'article est bridé et est obligatoirement indicé en version A ou 1 en cours.

Il n'est pas possible de forcer l'indice. Donc impossible d'intégrer une version autre que A ou 1 et impossible d'intégrer des versions publiées.

Afin de pouvoir importer des versions publiées des articles indicés avec l'import Excel, il faut créer un nouvel import des articles indicés.En effet, la colonne INDICEARTICLE est obligatoire et permet de saisir les indices des articles. Des colonnes complémentaires permettent de saisir les statuts des indices:

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👉 Précisions importantes:

• Colonnes à contrôler :

ARTIND doit respecter le système d'indiçage

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R5: il est interdit de modifier un indice publié

Import de pièces par tableur

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import de Pièces par tableur

Les pièces (devis, commandes, factures etc.) ne sont pas exportables. Elles sont uniquement intégrables.

Cet utilitaire sert également à importer des données de pièces de stock (inventaires) et de valider totalement ou en masse des pièces (validation de BLs en factures par exemple).

L'"Import de Pièces" a une configuration et une utilisation différente des autres utilitaires étudiés dans les chapitres précédents.

Remarque : Les pièces internes cde + BL sont prise en comptes à partir des versions 214d , 215c , 216a , 217.

1) Ecran de sélection:

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Bouton "Sélection fichier": c'est ce bouton permettant de sélectionner le fichier excel à intégrer, ou sur lequel copier extraire la structure.

Type de traitement (cocher la case au choix)

→ Stock: ce choix permet d'importer les données de stock, matérialisées par des pièces d'inventaire. 

→ Création: ce choix permet d'importer toutes les pièces à l'exception des pièces d'inventaire

→ Validation totale: validation de pièce (exemple: commande client validée en BL) dans son entièreté. 

→ Validation Partielle: validation de pièce, ligne par ligne

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Cas d’import d’articles standard (à partir de la V10.9)

L’utilitaire (Import - Export Articles et Catalogue Externe) présente également la colonne INDICEARTICLE. L'import par excel d'article est bridé et est obligatoirement indicé en version A ou 1 en cours.

Il n'est pas possible de forcer l'indice. Il est donc impossible d'intégrer une version autre que A ou 1 et impossible d'intégrer des versions publiées.

Afin de pouvoir importer des versions publiées des articles indicés avec l'import Excel, il faut créer un nouvel import en utilisant l’utilitaire d’import des articles indicés.

Import de pièces par tableur

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import de Pièces par tableur

Les pièces (devis, commandes, factures etc.) ne sont pas exportables. Elles sont uniquement intégrables.

Cet utilitaire sert également à importer des données de pièces de stock (inventaires) et de valider totalement ou en masse des pièces (validation de BLs en factures par exemple).

L'"Import de Pièces" a une configuration et une utilisation différente des autres utilitaires étudiés dans les chapitres précédents.

Remarque : Les pièces internes cde + BL sont prise en comptes à partir des versions 214d , 215c , 216a , 217.

Plus d’informations techniques sur l’intégration de pièce avec ce lien Intégration de pièce par GTPP150

1) Ecran de sélection:

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Bouton "Sélection fichier": c'est ce bouton permettant de sélectionner le fichier excel à intégrer, ou sur lequel copier extraire la structure.

Type de traitement (cocher la case au choix)

→ Génération de la structure du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Il s'agit d'une version simple, sans le détail des champs. 

→ Génération de la structure détaillée du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Contient les champs de base des pièces. Attention, les champs contenus dans cette structure ne sont donc pas exhaustifs. 

→ Import: correspond à la phase d'intégration du fichier contenant les données à importer.

Sélection Stock: ce choix permet d'importer les données de stock, matérialisées par des pièces d'inventaire. 

→ Création: ce choix permet d'importer toutes les pièces à l'exception des pièces d'inventaire

→ Validation totale: validation de pièce (exemple: commande client validée en BL) dans son entièreté. 

→ Validation Partielle: validation de pièce, ligne par ligne

Phase (cocher la case au choix), valable uniquement en phase d'Import

→ Mise à jour réelle: cette coche intégrera les données réellement. Tant que vous êtes en phase de simulation, aucune donnée ne sera intégrée.

→ Simulation: mode de sécurité ou de contrôle, permettant d'obtenir des informations du programme, sur les éventuelles erreurs contenues dans le fichier. 

Fichier

→ Feuille par défaut: si vide, concernera toutes les feuilles du fichier excel (tous les onglets), sinon une sélection d'un onglet en particulier est possible par la liste déroulante.

→ Coche "Ouvrir le classeur à la fin du traitement": le fichier excel s'ouvre automatiquement à la fin de l'un des 3 traitements (phases) opéré.

Coche "Réserver le dossier": évite toute opération sur le dossier pendant les opérations sur cet utilitaire.

2) Structure du fichier excel et complétion avec les données

Quel que soit le type de traitement, il est possible de générer la structure du fichier, en guise de guide de complétion des données avant intégration de celles-ci.

Exemple de sélection pour obtenir la structure détaillée du fichier dans le cas d'une intégration de pièce de type "commande client".

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Pour rappel, les codifications de pièces dans Divalto sont les suivantes:

"1" pour devis; "2" pour commande; "3" pour BL; "4" pour facture

La structure du fichier (vierge de données) se présente ainsi: 

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Dans la première colonne se trouvent les noms SQL des champs à compléter, ligne par ligne. Dans la première ligne, se trouvent les noms des champs de pièce. Cette première colonne et cette première lignes sont modifiables, mais doivent exister pour que les données puissent être injectées ensuite.

Un code couleur a été prévu pour reconnaître facilement les lignes à compléter, dans une logique de croisement de cellule. 

• Première ligne (jaune clair): les données générales d'identification de la pièce (quel dossier, quel type de pièce.)

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IPAR est le nom des données qui concernent les informations de la pièce. C'est dans cette ligne et sous les colonnes des champs correspondantes, que vous allez saisir vos données. 

→ Génération de la structure du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Il s'agit d'une version simple, sans le détail des champs. 

→ Génération de la structure détaillée du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Contient les champs de base des pièces. Attention, les champs contenus dans cette structure ne sont donc pas exhaustifs. 

→ Import: correspond à la phase d'intégration du fichier contenant les données à importer.

Sélection (cocher la case au choix), valable uniquement en phase d'Import

→ Mise à jour réelle: cette coche intégrera les données réellement. Tant que vous êtes en phase de simulation, aucune donnée ne sera intégrée.

→ Simulation: mode de sécurité ou de contrôle, permettant d'obtenir des informations du programme, sur les éventuelles erreurs contenues dans le fichier. 

Fichier

→ Feuille par défaut: si vide, concernera toutes les feuilles du fichier excel (tous les onglets), sinon une sélection d'un onglet en particulier est possible par la liste déroulante.

→ Coche "Ouvrir le classeur à la fin du traitement": le fichier excel s'ouvre automatiquement à la fin de l'un des 3 traitements (phases) opéré.

Coche "Réserver le dossier": évite toute opération sur le dossier pendant les opérations sur cet utilitaire.

2) Structure du fichier excel et complétion avec les données

Quel que soit le type de traitement, il est possible de générer la structure du fichier, en guise de guide de complétion des données avant intégration de celles-ci.

Exemple de sélection pour obtenir la structure détaillée du fichier dans le cas d'une intégration de pièce de type "commande client".

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Pour rappel, les codifications de pièces dans Divalto sont les suivantes:

"1" pour devis; "2" pour commande; "3" pour BL; "4" pour facture

La structure du fichier (vierge de données) se présente ainsi: 

...

Dans la première colonne se trouvent les noms SQL des champs à compléter, ligne par ligne. Dans la première ligne, se trouvent les noms des champs de pièce. Cette première colonne et cette première lignes sont modifiables, mais doivent exister pour que les données puissent être injectées ensuite.

Un code couleur a été prévu pour reconnaître facilement les lignes à compléter, dans une logique de croisement de cellule. 

• Première ligne (jaune clair): les données générales d'identification de la pièce (quel dossier, quel type de pièce.)

...

IPAR est le nom des données qui concernent les informations de la pièce. C'est dans cette ligne et sous les colonnes des champs correspondantes, que vous allez saisir vos données. 

Exemple: Croisement IPAR/DOSSIER: donnée saisie "998'. IPAR/TYPE_PIECE: donnée saisie: "Devis" (ou code: 1). Car il s'agit d'importer un Devis, dans le Dossier 998.

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Les tables de tarifs et remises importables sont les suivantes:

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Optimisation de l'import de données (V10.6)

Les tables Client, Fournisseur, Prospect et articles sont dotées du champ Média qui correspond à une image permettant d'associer un visuel à l'entité concernée. Le traitement d'import recherche une image de même nom dans un répertoire dédié.

Pour accélérer le traitement, il est possible de désactiver la recherche de média lors de l'import de données. Pour ce faire, on s'appuie sur la notion de paramètres ERP.

En savoir plus sur les paramètres ERP : Les paramètres ERP (V10.5)

Pour mettre en œuvre l'optimisation, le domaine à paramétrer dans le zoom Valeurs de paramètres ERP est A5_IMPORT_DONNEES. Ce paramètre doit être positionné à oui pour désactiver la recherche de média. A contrario, si la valeur du paramètre est non, la recherche de média est activée.

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Génération de clés lors de l’import (V10.7)

Lors de l’import de clients, fournisseurs, prospects, ou articles, si les champs correspondant à la clé (code tiers resp. code article) sont laissées vides, le programme constitue ces clés automatiquement, à partir d’un compteur, incrémenté de 1, à chaque création d’enregistrement dans la table correspondante.

Cette fonctionnalité est également opérationnelles pour les imports au format XML.

Import par tableur : éxécution par processus (V10.8)

Les programmes concernés sont ceux identifiés par Commerce et Logistique/ Utilitaires/ Import - Export tableur/ Import - export …

Ces programmes peuvent être lancés par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

Prérequis

Le code chemin IMPEXP_ART doit être créé.

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processus (V10.8)

Les programmes concernés sont ceux identifiés par Commerce et Logistique/ Utilitaires/ Import - Export tableur/ Import - export …

Ces programmes peuvent être lancés par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

Prérequis

Un code chemin doit être créé.

Le champ Code chemin dédié à l’import tableur doit être renseigné dans la fiche Dossier commun pour le groupe « Import tableur »

Il indiquera le chemin par défaut utilisé par l’import automatique par processus

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Ce chemin indique le point d’entrée par défaut, mais ce sont les sous-dossiers présent qui doivent correspondre aux différents import tableur (qui sont inclus dans ce mécanisme).

Il existe 3 types d’import (article, tiers et tarifs). Les noms des sous-dossiers sont respectivement : ART, TIERS et TAR.

Avant d’utiliser l’import par processus, il convient donc de créer manuellement les 3 sous-dossier (ART, TIERS et TAR) dans le chemin par défaut

Exemple : Le code chemin pointe “/monServeur/fichiers/importProcessus”, je crée par exemple “/monServeur/fichiers/importProcessus/ART” et “/monServeur/fichiers/importProcessus/TIERS”

Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus

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