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Les écritures en attentes sont alimentées par le « Data Hub » qui génère des DataSets « DataSet » empruntant ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
Il s'agit en fait d'une nouvelle saisie d'écritures que l'on qualifiera de saisie pré-comptable. En effet les différentes pièces ne sont pas intégrées directement en comptabilité mais passent dans un état « en attente ».
Cela permettra aux utilisateurs d'effectuer des demandes complémentaires afin d'enrichir les écritures. Par exemple, d'effectuer une demande sur les comptes comptables à renseigner ainsi que les ventilations analytiques à réaliser. Une fois que les écritures auront été approuvées et auront obtenu obtenues le visa de conformité, elles pourront être injectées en comptabilité sous forme d'écritures en mode brouillard.
Cette saisie « pré-comptable » « pourra également être utilisée hors circuit de dématérialisation.
En résumé ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée ou non équilibrée. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est alors transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est alors supprimée.
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La première chose à faire est de mettre en place les paramétrages nécessaires pour l'utilisation des différents processus concernant notamment les demandes de renseignements complémentaires, ainsi que la gestion des modèles d'écritures.
Gestion des actions
Divalto On fourni en standard trois codes actions permettant d'envoyer des demandes via le module processus :
Demande pour compléter une écriture comptable ayant le code « COMPLETER_CAT »
Demande pour compléter les ventilations analytiques ayant le code « COMPLETER_VENTIL_CAT »
Demande pour viser une écriture afin de la valider ayant le code « DEMANDER_VISA »
Le code action « DEMANDER_VISA » est soumis à un code de confidentialité : « CEv »
Ces trois codes actions sont accessibles via le module Administration par l'option de menu : Administration / Paramètres / Actions / Actions.
Les différents processus déclenchés par chacun de ces codes actions sont :
« COMPLETER_CAT » déclenche le processus « ecr_nc »
« COMPLETER_VENTIL_CAT » déclenche le processus « ecr_cc »
« DEMANDER_VISA » déclenche le processus « ecr_visa »
Activation des processus - écritures en attente en comptabilité générale
Il convient de vérifier que ces différents processus sont activés. C'est le module processus qui permet de déclencher des taches en automatique ou semi-automatique. On y accède par l'option de menu : Processus / Définition des Processus / Processus (modèle)
Un processus peut être lancé lorsque ce dernier est actif. Pour cela le masque du processus doit être généré. Le masque correspond aux écrans des différentes tâches du processus.
Il faut donc pour les trois processus cliquer sur le bouton « Générer masque » de la barre d'outils afin d'activer les processus.
Remarque :
Nous utilisons par défaut l'utilisateur Démo tout au long de ce support. Cet utilisateur est paramétré entre autres comme utilisateur Administrateur de processus. Les différents droits sont positionnés dans la fiche utilisateur – Onglet « PROCESSUS ».
Gestion des modèles d'écriture - écritures en attente en comptabilité générale
Pour de plus amples informations veuillez consulter le support de cours consacré aux processus. L'accès est réalisée par l'option de menu : Administration / Utilisateurs / Utilisateurs communs – Onglet PROCESSUS
Gestion des modèles d'écriture - écritures en attente en comptabilité générale
Pour générer une écriture cohérente, on a la possibilité de positionner générer une écriture cohérente, on a la possibilité de positionner un modèle d'écriture sur :
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De saisir de nouvelles écritures directement sans rapport avec un « DataSet » provenant du « Data-Hub » ;
De Créer, modifier et enregistrer des écritures non équilibrées ;
D’effectuer des demandes de vérifications comptables ou analytiques à des responsables ;
D'appliquer ou de débrayer un modèle de saisie ;
De consulter la facture au format PDF ;
De demander un visa de validation ou de viser directement l'écriture ;
De mettre l'écriture en litige ;
De basculer le « DataSet » dans l'état « Attente » ;
D'intégrer l'écriture en comptabilité.
Entête de l'écriture en attente
Si l'écriture provient du « Data-Hub », le champ « N° DataHub » est renseigné et il ne sera pas possible de modifier le compte Tiers, ni la date d'échéance.
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, ceci afin de libérer de la place pour l'espace de saisie. Ce bouton est également disponible sur la saisie des lignes et en pied.
Lignes de l'écriture en attente.
La zone de saisie des ventilations est découpée en trois onglets :
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Pour les demandes concernant les ventilations analytiques, les traitements sont identiques.
Modification et conservation des libellés (V10.12)
Lors d’une modification de libellé d’une ligne d'écriture, par exemple une modification de libellé de l'entête d'écriture entraîne la modification des libellés saisis à ligne. Par conséquent, ainsi durant la modification et la validation de l'entête, seuls les libellés des lignes ayant le même libellé que l’entête seront modifiés.
Onglet « Ventilation de TVA » de l'écriture en attente.
Vous trouverez, ici, la présence des champs suivants concernant les ventilations de TVA :
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« F2 » permet d'inverser les montants débit/crédit ;
« CTRL+B » permet de se positionner sur les ventilations TVA. ;
« CTRL+F4 » permet de se positionner sur les imputations axe ;
« CTRL+SHIFT+F4 » permet de se positionner sur les ventilations pièces et échéances ;
L'Option « Rester en création » peut être positionnée par défaut sur le journal.
Gestion des visas – Saisie des écritures en attente
Pour intégrer les écritures en comptabilité, il faut les viser. Pour cela vous disposez des options de menu :
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D'interroger la fiche du fournisseur et la fiche qualité fournisseur via le menu Interrogation.
Zoom des écritures en attente
Entête écriture en attente
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