Le domaine Finance de l’ERP Divalto Infinity comprend deux modules : la Comptabilité et le Règlement.Historiquement, Le domaine Finance de l’ERP Divalto Infinity comprend deux modules : la Comptabilité et le Règlement.

Historiquement, les besoins du marché nécessitaient de proposer une solution aménageable, où la gestion de la comptabilité et de la trésorerie ne correspondait pas aux mêmes cibles.

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Néanmoins, la possibilité de conserver la structure historique par l’utilisation des anciens programmes restera possible en version 10.7, mais sera à terme supprimée dans une version future afin de ne conserver que la nouvelle architecture « fusionnée ».

Remarque Remarques :

• La majorité des programmes déjà existants avant la version 10.7

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• sont iso-fonctionnels avec leur pendant nouvelle formule. Seules les fonctionnalités complémentaires sont décrites dans cette section.

• Il est déconseillé de gérer des dossiers comptables fusionnés avec d’autres qui ne le sont pas, dans les contextes Inter-compagnie et Inter-agence.

Vous trouverez ci-dessous le descriptif des tables liés au module Règlement “fusionné”, accompagné d’un exemple de règlement traité :

Activer la fusion des modules Comptabilité et règlements (V10.7)

Dans Comptabilité / Fichier / Organisation / Dossier, l'option Le module règlement se base sur les écritures comptables (Onglet GENERALITES - Groupe Codification) permet de préciser que l'on utilise la version fusionnée des modules Comptabilité et Règlement de Divalto infinity. 
Lorsque cette case est cochée, le dossier est considéré comme Lié à divalto Règlement. Par conséquent, lors de l'intégration de pièce à partir de Commerce & Logistique ainsi que lors de la saisie d'écritures comptable sur des journaux liés à Divalto Règlement, plus aucun effet ne sera généré. 
Une fois cette coche positionnée, les anciens programmes des règlement traitant des effets en attente ne sont plus accessibles. Les programmes de changement d'état pour les états en portefeuille ou en banque sont eux, toujours accessibles.   Les nouveaux programmes de changement d'état pour les états en portefeuille ou en banque sont eux, toujours accessibles. Les nouveaux programmes d'encours règlement et d'interrogation règlement sont directement appelés à partir des fiches tiers, de la saisie de pièce etc. Le calcul du pourcentage réglé d'une pièce est réalisé à partir des écritures de comptabilité.
A contrario, si cette coche n'est pas positionnée, les nouveaux programmes de règlements traitant des effets en attente ne sont pas accessibles et tout se passe comme avant fusion des modules Comptabilité et Règlement de Divalto infinity.

Au niveau du menu, on trouve deux entrées correspondant au module des règlements:

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Règlement NEW : versions des programmes postérieures à la fusion

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d'encours règlement et d'interrogation règlement sont directement appelés à partir des fiches tiers, de la saisie de pièce etc. Le calcul du pourcentage réglé d'une pièce est réalisé à partir des écritures de comptabilité.
A contrario, si cette coche n'est pas positionnée, les nouveaux programmes de règlements traitant des effets en attente ne sont pas accessibles et tout se passe comme avant fusion des modules Comptabilité et Règlement de Divalto infinity.

Au niveau du menu, on trouve deux entrées correspondant au module des règlements:

• Règlement NEW : versions des programmes postérieures à la fusion

• Règlement OLD : versions des programmes antérieures à la fusion

Prérequis à la mise en place de la Fusion DCPT-DREG (V10.7)

Pour les clients effectuant une migration depuis une version antérieure, et qui souhaitent activer la Fusion u module comptabilité et du module des règlements, nous conseillons d’effectuer certaines opérations visant à « assainir » la base de données.

En effet, des anomalies existantes sur les écritures pouvaient s’avérer totalement transparentes dans le module Règlement historique (les effets étant dissociés), mais l’activation de la Fusion peut les révéler dans le nouveau module Règlement et générer ainsi des anomalies de reprises. Les différents contrôles et correctifs que nous proposons, visent à résoudre ces anomalies dans le but d’activer la Fusion avec une précision maximale.
Vous pourrez opérer la mise en place de ces prérequis au travers des documents suivants:

Mise à jour des écritures à partir de règlement (V10.7)

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En mode test, le programme délivre, un compte rendu sous forme de fichier Excel et n’effectue aucune mise à jour réelle.

Service pack (V10.7a)

Une « Traiter les écritures » : Cette case à cocher supplémentaire “Traiter les écritures” permet, si elle est cochée, de générer pour les écritures comptables non lettrées (table C8) et non présentent dans le module des règlements de créer les ventilations pièce et échéance (table CP).

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table CP).

« Date limite de reprise des écritures lettrées » : Cette date permet d’indiquer, si elle est renseignée, la date a laquelle les écritures lettrées seront traitées. Cette date est liée à la case à cocher « Traiter les écritures ». Si la case est non cochée, le fait d’indiquer une date limite de reprise ne réalise aucun traitement.

Exemple si l’on indique le 01/01/2017, toutes les écritures lettrées entre le 01/01/2017 et aujourd’hui seront vérifiées et mises à jour.

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Le zoom des ventilations (V10.7)

Le zoom des ventilations accessible par Comptabilité / F7/ Ventilations a été adapté pour rendre visible, dans deux onglets supplémentaires, les nouveaux champs apparus dans le cadre de la fusion.

Lien entre une écriture comptable et ses échéances (V10.7)

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L'explorateur de transactions est accessible par le menu Règlement NEW / Interrogation / Explorateur de transactions.
Ce programme permet de visualiser et traiter les transactions réalisées avec les programmes de préparation des règlements nouvelle formule.
Ce programme permet de :

• visualiser le détail de la transaction, ainsi que les écritures générées par celle-ci

• d'annuler la comptabilisation ou le lettrage de tout ou partie de la transaction

• d'annuler les bordereaux, de tout ou partie de la transaction

• de refaire la comptabilisation

• d'annuler tout ou partie de la transaction

Attention : toutes ces opérations sont possibles que si la transaction est de type finale.

Explorateur de transaction (V10.8)

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Si la case est cochée, le contrôle n’est plus bloquant et seul des messages d’avertissement seront affichés.

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Gestion des notes sur les échéances (V10.8)

Il est possible de prendre des notes échéances à partir des traitements de :

• Préparation ,

• Changement état,

• Décaissement multi fournisseur.

Exemple : Programme préparation des encaissements.

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Encaissement client (V10.7)

Les programmes de saisie des encaissements client sont accessibles par les menus

• Règlement NEW / Encaissement / Réception - Préparation / Réception en portefeuille de LCR

• Règlement NEW / Encaissement / Réception - Préparation / Réception en portefeuille de chèques 

• Règlement NEW / Encaissement / Réception - Préparation / Préparation des prélèvements SEPA

Le bouton  (Pointer les échéances d'un autre tiers)  permet de sélectionner un tiers différent du tiers courant, sans perdre la transaction en cours. Les créances du tiers différent sont chargées dans le tableau, avec possibilité de les pointer, mais sans possibilité de les modifier. 

Encaissement par prélèvement (V10.7)

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Remise en banque des encaissements clients (V10.7)

La remise en banque des différents types d'encaissements est réalisée par les programmes 

• Règlement NEW / Encaissement / Remise en banque / Remise de chèque différés

• Règlement NEW / Encaissement / Remise en banque / Remise de LCR

• Règlement NEW / Encaissement / Remise en banque / Remise de LCR à l’escompte

• Règlement NEW / Encaissement / Remise en banque / Virements reçus

Les changements d'état peuvent être effectués en masse; Le filtre permet de sélectionner les effets dont l'état doit changer.

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Décaissement fournisseur (V10.7)

Les programmes de préparation des différent types de règlement à destination des fournisseurs sont :

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer les règlements par chèque, 

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer les règlements par BOR, 

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer les virements, 

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer les eurovirements (SEPA), 

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer les virements internationaux, 

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer tous les règlements

Lors du pointage/dépointage, le solde est mis à jour à chaque pointage/dépointage par addition/soustraction du montant de la ligne pointée. 

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Dans le cas d'une comptabilisation immédiate, on ne pose plus la question pour savoir si l'on souhaite faire ou non la comptabilisation. La comptabilisation est automatiquement réalisée.

En cas de comptabilisation non immédiate

Il faudra réaliser un export des écritures comptables afin de mettre à jour le module de la comptabilité.

Bons à payer fournisseur (V10.7)

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• Règlement NEW / Traitement/  Relevés /  Nouvelle impression des relevés de factures

• Règlement NEW / Traitement/ Relevés / Nouvelle ré-impression des relevés

• Règlement NEW / Traitement/ Relevés / Nouvelle annulation des relevés

Les programmes de gestion des relevés se basent sur l'extraction des ventilations d'échéances, en fonction de leur statut de relevé et de la période qui leur est associée. Ces informations sont initialisées au moment de l'intégration en comptabilité de la facture. Un même numéro de relevé est affecté à chaque ventilation du relevé.
Il est ensuite possible de présélectionner, dans le programme d'encaissement, ces factures à partir du numéro de relevé. Lors de ce traitement, on a la possibilité de regrouper les échéances ayant la même date, le même établissement et le même état. Dans les programmes de règlement, une seule échéance sera visible.

Gestion des cessions (V10.7)

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Le programme de cession est par défaut associé au changement d'état "DAILLY".
Dans le changement d'état choisi, on doit avoir :

1. Cession Dailly = Dailly à titre de garantie ou Dailly comptabilisé

2. Banque = A saisir ou fixe

3. Compte comptable = 4116 (Collectif pour les créances professionnelles cédées)

4. Bordereau = "DAILLY" si l'on souhaite la génération d'un bordereau de cession

Au niveau de la banque on doit avoir :

1. Un compte de cession (en général une déclinaison du compte 5191 "Crédit de mobilisation de créances commerciales"

2. Un plafond de cession peut également être renseigné

Les échéances proposées à la cession sont les échéances non réglées et non cédées. Au niveau du programme de cession on indique le solde cessible restant pour la banque choisie.A la validation des cessions un message indique si le solde est dépassé. On peut alors choisir de faire quand même la cession, ou pas.
Une fois la cession réalisée et comptabilisée, c'est l'échéance sur le collectif 4116 qui sera proposée dans les programmes de saisie des règlements clients.

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Programme Règlement NEW / Traitements / Cessions / Annulation de cession
Le programme de cession est, par défaut, associé au changement d'état "DAIANN". Un changement d'état choisi doit être un changement de type annulation de cession. : option annulation de cession Dailly cochée. Dans le changement d'état choisi, on doit avoir :

1. Cession Dailly = Dailly à titre de garantie ou Dailly comptabilisé

2. Banque = A saisir ou fixe

3. Compte comptable = 4116 (Collectif pour les créances professionnelles cédées)

4. Option "annulation de cession Dailly" = OUI

Les échéances proposées à l'annulation de cession sont les échéances cédées et comptabilisées.

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L'écran obtenu après saisie des paramètres de sélection et validation présente un bandeau haut (rétractable) qui reprend les informations de sélection. Le bas de l'écran contient une l'arborescence dont les vues varient selon les options choisies. Si on valide directement, l'arborescence présente un seul niveau par tiers:

Total balance : total des échéances échues
Total encours : total des échéances (échues et non-échues)

Si on coche la case Détail de facture, l'arborescence présente dans le premier niveau les tiers et dans le second niveau, les échéances triées par numéro de pièce ou date d'échéance:

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Paramétrage des échéances client en attente - Code ECHCLIAT - Type de donnée : Echéance 
Critères :

1.  Facture client. Champ : C8.TiersType. Type inclusion. Intervalle de "1" à "1" (Client)

2.  Echéance non réglée. Champ : CP.REGLEFL. Type exclusion. Intervalle de "2" à "2"

3.  Echéance non lettrée. Champ :CP.CE4. Type exclusion. Intervalle de "2" à "2"

4.  Date d'échéance > date du jour moins 30j. Champ CP.ECHDT. Type inclusion. Intervalle de "=dtadd(today, -30)" à ""

5.  Règlement en attente. Champ : RA.POSITION. TYpe inclusion. Intervalle de "1" à "1"

Paramétrage des échéances fournisseurs en attente - Code ECHFOUAT - Type de donnée : Echéance 
Critères idem échéances client en attente sauf type de tiers :

1.  Facture fournisseur. Champ : C8.TiersType. Type inclusion. Intervalle de "2" à "2" (Fournisseur)

Paramétrage des échéances client en portefeuille - Code ECHCLIPO - Type de donnée : Transaction 
Critères :

1. Facture client. Champ : RGLTJNLENT.TiersTyp. Type inclusion. Intervalle de "1" à "1" (Client)

2. Transaction non périmée. Champ : RGLTJNLENT.NEXTTRANSACFL. Type inclusion. Intervalle de "1" à "1"

3. Date d'échéance > date du jour moins 30j. Champ RGLTJNLENT.ECHDT. Type inclusion. Intervalle de "=dtadd(today, -30)" à ""

4. Règlement en portefeuille. Champ : RA.POSITION. Type inclusion. Intervalle de "2" à "2"

Paramétrage des échéances fournisseur en portefeuille - Code ECHFOUPO - Type de donnée : Transaction 
Critères : idem échéances client en portefeuille sauf type de tiers :

1. Facture client. Champ : RGLTJNLENT.TiersTyp. Type inclusion. Intervalle de "2" à "2" (Fournisseur)

Calcul du prévisionnel

Programme : Règlement NEW / Trésorerie / Calcul du prévisionnel
Ce programme est modifié afin de prendre en compte les lignes de type échéance (CP) et Transaction (RGLTJNLENT).

Affichage du prévisionnel

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Powersearch : prise en compte des tables de transactions de règlement (V10.7)

Pour pouvoir indexer toutes les données des tables de transactions de règlement, il est nécessaire de réaliser une nouvelle indexation dans Harmony:





Concernant les transactions de règlement, on peut accéder au power search à partir des programmes:

• Règlement NEW / Fichier / Entête de journal de règlement

• Règlement NEW / Fichier / Détail de journal de règlement

• Règlement NEW / Fichier / Taxes liées aux acomptes

Entête de journal de règlement
L'indexation est possible par plusieurs champs tels que le tiers, son nom, numéro de la pièce, état, montant, dates, etc.

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Taxes liées aux acomptes
L'indexation peut être faite par tiers, montant fin, montant hors taxe, montant TVA et nom du tiers.

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