En saisie des commandes (Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes), l'onglet « Facturation-Impression », champ « Acompte » permet la saisie d'un acompte.
La saisie de l'encaissement correspondant s'effectue dans Divalto Règlements. L'acompte peut être réparti sur plusieurs factures/BLs. Le non affecté apparaît dans Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes), l'onglet « Facturation-Impression », champ « Solde ac. ».
En saisie des commandes :
Acompte
L'acompte saisi dans cette zone correspond à l'acompte demandé au client. Il est exploité pour calculer le reste à payer.
L'enregistrement du règlement de l'acompte s'effectue dans Divalto Règlement.
Solde acompte
Cette zone répartit le montant initial de l'acompte sur plusieurs pièces (factures) : c'est en quelque sorte un reliquat d'acompte. Par défaut, l'acompte est totalement transféré sur le premier BL.
Soit une commande avec un acompte demandé de 200 €. L'acompte et le solde de l'acompte sont égaux (200 €).
Cette commande est livrée en 2 fois.
A la première livraison, l'opérateur décide de ne transférer que 120 € de l'acompte au lieu des 200 proposés.
Le solde de l'acompte sur la commande est alors de 80 €. Ce solde sera proposé à la prochaine livraison.
Nouvelle gestion des acomptes (V10.8)
Ce chapitre explique comment obtenir un montant d’acompte à partir de la saisie de commande client et comment générer la facture d’acompte également à partir de la commande client. Et ce, en respectant le nouveau cadre législatif en matière de déclaration de TVA sur les acomptes de services et de biens.
Ce mode de gestion des acomptes ne remplace pas l’ancien, il est optionnel (option Dossier).
Acomptes: textes légaux en vigueur à partir de 2023
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Paramétrages de l’onglet “Facture acompte” au niveau du Dossier et peut être affiné au niveau de l’Etablissement et du Client.
Paramétrage sur la Nature de produit
Acomptes: paramétrage Dossier de base
Onglet “Facture acompte”:
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Les cases à cocher implicite indiquent l’utilisation du paramétrage dossier.
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Acompte: paramétrage sur la Nature de produit
Le pavé “Facture acompte” contient un type de nature à définir (bien ou service) sur la nature de produit de l’article vendu (ou acheté).
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C’est ce paramétrage qui fait le lien avec le paramétrage positionné sur Dossier / Etablissement / Client définissant le % d’acompte pour les biens et le % d’acompte pour les services.
Fonctionnement du déclenchement de l’acompte
Si le Dossier gère les factures d’acompte (rappel de ce paramétrage de base), à la saisie de chaque ligne de commande client, le montant d’acompte est calculé.
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Dans ce cas pour repasser en calcul automatique il faut le réactiver dans le menu “Outils / Calcul montant acompte” en modification de pièce.
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Les acomptes ne sont pas pris en compte dans les statistiques.
Acompte: Onglet acompte (en pied de pièce)
Un onglet “acompte” en pied de pièce pour les commandes clients contient les différents paramétrage issus du Dossier, Etablissement ou du Client.
Le montant de facture d’acompte: par défaut il est calculé sur la base des % d’acompte sur les biens et les services; ce champ peut être modifié
Le solde d’acompte est le montant qui peut être généré pour la facture d’acompte
Le cumul est le montant hors taxe des factures d’acomptes déjà générées pour la commande
Le montant d’acompte éligible est le montant total des lignes qui sont éligibles à l’acompte (les biens et les services de la commande)
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La facture d’acompte
Le principe est de générer une facture d’acompte à partir de la commande client, le montant ayant été calculé (voir chapitre précédent).
💡 Sur une facture d’acompte, il est possible d’avoir plusieurs lignes selon le régime de TVA.
Facture d’acompte: paramétrage Dossier
Référence à utiliser par défaut: la génération de facture d’acompte s’appuie sur cette référence article
Code opération à utiliser
Mode de règlement à utiliser
Règle d'éclatement de l’acompte
Par TVA . Le montant de l’acompte sera éclaté par base de TVA suivant les lignes ayant servi à son calcul
(NDLR: autres options à venir)
Code opération de la déduction d’acompte
Règle de déduction à appliquer
Des contrôles sont optionnels:
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Facture d’acompte: paramétrage Fiche article
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Le caractère #TVA# sur la désignation de l’article sera remplacé par le taux de TVA utilisé.
Facture d’acompte: paramétrage TVA
Il s’agit d’une table “TVA acompte article” accessible par le menu: Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / TVA acompte article
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Par défaut, le code TVA à appliquer sur les lignes de factures est celui des lignes ayant servi au calcul.
Afin de satisfaire aux lois sur la gestion de la TVA sur acompte, il faut pouvoir appliquer un autre code TVA que celui-ci.
La table des TVA sur acompte permet pour un code TVA , un régime et une date d’effet, d’appliquer un autre code TVA.
On peut donc:
Indiquer une nouvelle référence (si non précisée, on prend la référence paramétrée au niveau du Dossier)
Indiquer un nouveau code TVA (si non précisé, on prend le code TVA des lignes ayant servi au calcul de l’acompte)
Si aucun code TVA n’est paramétré dans cette table, c’est le code TVA de l’article qui s’applique.
⚠ Si la date d’application d’un code TVA usité couramment (exemple, code 1, 20%) est postérieure à la date d'émission de la facture d’acompte, il y aura 0.00% de TVA qui s’appliquera sur le montant de l’acompte.
Génération de la facture d’acompte
La génération de la facture d’acompte se fait directement à partir de la commande client. Menu outils / Génération facture d’acompte
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C’est le montant qui va être généré sous contrôle que le montant + le montant cumulé ne doivent pas dépasser le montant éligible.
L' utilisateur pourra accepter les options de génération par défaut ou les modifier.
Exemple:
Commande
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Facture d’acompte:
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Explication:
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💡 Visualiser les acomptes existants: dans la commande client, menu Interrogation “Factures d’acompte” permet d’accéder aux factures d’acompte déjà existantes pour cette commande.
Impression de la facture d’acompte
Lors de l’impression de la facture d’acompte, le n° de commande d’origine ainsi que le pourcentage d’acompte bien et service sont imprimés automatiquement:
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Déduire la ou les factures d'acompte en facturation différée des BL
Le principe est de déduire les factures d’acompte en facturation différée des BL, en saisie de pièce et dans l’explorateur de pièce. Les factures d’acompte ayant été générées à partir des commandes client.
La déduction se réalise selon les règles de déduction (prorata ou au plus rapide) définies dans le dossier/établissement ou modifie les valeurs proposées (possibilité soumise à confidentialité).
Au final, la facture contient l’information de déduction des acomptes.
Le mode de déduction peut se faire :
au prorata du facturé (%)
au plus rapide
Exemple simple (1 seule TVA) : une commande de 1000 € HT et une facture d'acompte de 200 € HT
facture de 300 €
si au prorata du facturé, alors déduction de 300/1000*200
si au plus rapide, alors déduction de 200 €
Déduction des factures d’acompte en facturation différée: paramétrage Dossier
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Code opération qui sera utilisé pour générer les lignes de déduction
Règle de déduction
Proportionnel, au prorata du du facturé.
Au plus rapide
Exemple simple (1 seule TVA) : une commande de 1000 € HT et une facture d'acompte de 200 € HT,
pour une facture facture de 300 €
Proportionnel : déduction de 300/1000*200 : 60€
au plus rapide : déduction de 200 €
Si le contrôle est activé, la génération de la facture d’acompte ne peut se faire que le lorsque le nombre des codes TVA de la commande est le même que celle de la facture.
Modifier la facture d’acompte (général)
Il est possible de contredire les règles du paramétrage Dossier, sur confidentialité:
Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossier / onglet “Confidentialités”:
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💡 Les paramétrages Dossier sur les acomptes peuvent être ainsi contredits à la génération de la facture d’acompte.
A la génération de l’acompte, une fenêtre permettant la modification de champs s’ouvre automatiquement:
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Rappel: visualisation du suivi des acomptes à partir de la commande (Menu interrogation / suivi des acomptes)
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On visualisera une ligne par facture d’acompte, par base de TVA
Pièce no : N° Commande
Pièce no acompte : N° de facture acompte
Pièce no facture : Facture sur laquelle la déduction sera faite
TVA Acompte : Code TVA de l’acompte et de sa déduction
TVA article : Code TVA de la commande , du BL et la facture commerciale
Modifier la facture d’acompte en saisie de pièce
A la validation d’une commande ou d’un BL (issue du commande ayant une facture d’acompte), les lignes de déduction sont directement générées:
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La modification d’une déduction met à jour la ligne de regroupement de la table “suivi d’acompte” pour la passer en mode manuel.
Facturation différé des BL: fonctionnement des déductions d’acomptes
Aucun changement dans la manipulation, le programme fera les déductions pour les lignes venant des commandes concernéss.
Rappel: comme les factures d’acomptes, les déductions ne concerneront que les articles biens et services
Mise à jour du suivi des acomptes
Visualisation du suivi des acomptes à partir de la commande (Menu interrogation)
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Une mise à jour est faite de la ligne principale avec le montant déduit et le solde restant.
Une nouvelle ligne est générée pour chaque facture qui porte une déduction afin de retrouver son n° de facture et le montant déduit.
La suppression d’une ligne de déduction ou sa modification met à jour la ligne de suivi d'acompte qui est liée avec le n° de mouvement de la facture finale.
Suivi des règlements d’acompte à partir de la facture commerciale
Une barre dans la facture (en-tête, onglet Facturation / Impression) met en évidence l’avancement des règlements des factures d’acomptes même s’ils ne sont pas issus de la même commande .
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Créer un avoir sur une facture d’acompte
Menu: Commerce & Logistique / Administration ventes / Facture client / Saisie des factures
ou : Commerce & Logistique / Administration ventes / Facture client / Saisie des avoirs
Fonctionnement
A la saisie d’un avoir lié à une facture d’acompte :
Le montant d’acompte de la table de suivi d’acompte est mis à jour (en prenant en compte l’éclatement de TVA)
Le montant de l’avoir est pris en compte dans le calcul du cumul d’acompte dans le pied de la commande
Le n° de commande (acptfullpino) est garni de la facture d’acompte d’origine
Contrôle du règlement des factures d’acompte
Pouvoir contrôler le règlement des factures d’acompte avant de générer les différents pièces liés à la commande.
Paramétrages Dossier du contrôle du règlement des factures d’acompte
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Menu: Commerce & Logistique / Administration ventes / Commande Client
Fonctionnement du contrôle du règlement des factures d’acompte
Ce contrôle consiste à :
Ne pas livrer si facture(s) non réglée(s) (et ne pas facturer)
En saisie de commande (livraison et facturation)
Explorateur de pièces
gtpp150
Interrogation de tiers
Saisie de livraison
Ne pas généré de Bps si facture(s) non réglée(s)
En saisie de commande
Ne pas générer de contre marque si facture(s) non réglée(s)
En saisie de commande
Si l’utilisateur possède la confidentialité indiquée dans le dossier, un message informatif indique que la facture / ou les factures d’acomptes n’ont pas été réglées, et le contrôle peut être débloqué.
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Si l’utilisateur ne possède pas la confidentialité , la validation ne sera pas autorisée.
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Quid de l’avoir sur facture d’acompte?
La facture qui est liée à un avoir sera totalement ignorée du contrôle de règlement même si le montant de la facture n’est pas totalement déduit.
Acomptes: gestion des encours de livraison
Le principe est de pouvoir modifier le montant d’encours de livraison en fonction des pièces / lignes d’acompte.
Lors de la création d’une facture d’acompte, l’encours de livraison du client est déduit du montant de la facture. Bien-sûr, un avoir sur l’acompte met aussi à jour l’encours.
Exemple :
Une commande client 1000 € TTC alimente l'encours livraison ou l'encours livraison assurance du client selon que la commande soit assurée ou pas.
Une facture d'acompte de 200 € TTC est générée à partir de cette commande.
L'encours livraison passe à 1000- 200, soit 800 € TTC.
Commande :
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Après facture acompte :
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Lors de la validation en facture, s’il y a facture d’acompte, une ligne de déduction est ajoutée à la facture client.
Le montant des lignes de déduction est ajouté à l’encours de livraison.
A la fin du cycle, l’encours de livraison s’équilibre.
Exemple :
Une commande client de 1000 € TTC alimente l'encours livraison ou l'encours livraison assurance du client selon que la commande soit assurée ou pas.
Une facture d'acompte de 200 € TTC est générée à partir de cette commande.
L'encours livraison passe à 1000- 200, soit 800 € TTC.
La commande est validée en facture, une ligne de déduction de 200 € est générée.
L’encours de livraison passe de 800 - 1000 € soit -200 €TTC puis la ligne de déduction est ajoutée soit 0 €
Commande validée en facture :
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⚠ ATTENTION !
A chaque action sur une pièce liée aux acomptes il faut s’assurer de la cohérence des acomptes.
A la fin de chaque cycle il faut contrôler que tous les acomptes sont facturés.
Si ce n’est pas le cas, les encours de livraison peuvent être faux.
Le programme de recalcul des encours prend bien en compte les factures d’acompte et les lignes de déductions.
💡 Précisions techniques:
Le gtpp150 gère aussi l’encours avec acompte sauf en modification de lignes de déduction en facture client qui ne met pas à jour l’encours de livraison. Il faut donc lancer le programme de recalcul des encours après !
Acomptes: widget
Comment créer un widget KPI pour mettre en évidence les commandes client qui n’ont pas la totalité de leurs acomptes générés?
Menu: Commerce & Logistique / Module communs / Widget
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Le widget affiche la liste des commandes qui n’a pas la totalité de leurs acomptes générés. La colonne “Acompte initial” affiche le montant d’acompte nécessaire pour la commande et la colonne “Acompte généré” affiche le montant d’acompte déjà généré pour la commande.
💡 Précisions techniques
Fichier : DAV_Indicateur.drpt / Nom Widget : ACPT_COMSOLDE
Paramètres du Widget :
<@SUPDATE> : Permet de définir une date de début pour la recherche de commandes elle est initialisé au 01/01/2000
<@USER> : Permet d’afficher avec un code utilisateur seulement les commandes créées par cet utilisateur.
Ce paramétrage est prioritaire par rapport au paramétrage suivant.
<@COURANT> : Ce paramétrage doit être égal à 1 pour indiquer au widget d’afficher seulement les commandes créées par l’utilisateur courant.
<@STATUTPCE>Permet de donner la liste des statuts de commande à afficher. Il suffit de les séparer par une virgule. Si il est pas renseigné le widget affiche seulement les pièces actives.
Valeurs des statuts :
1 : actif
2 : suspendu
6 : attente
7 : préparé
8 : périmé
Exemple :
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