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Les pièces inter-agences générées seront portées par un tiers client et un tiers fournisseur (qui seront déclarés dans la fiche Dépôt) qui pourront être qualifiés par une catégorie. Le champ « Catégorie tiers agence » permettra de préciser le code catégorie utilisé pour les tiers concernés utilisés dans le cadre des échanges inter-agences. Ce code catégorie permettra d'isoler aisément les codes tiers dans les sélections.
De la même façon, les pièces matérialisant les échanges inter-agences pourront être catégorisées également de façon à être repérables facilement lors des recherches. La catégorie qualifiant les pièces inter-agences sera indiqué dans le champ « Catégorie pièce ».
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Bloquer la possibilité d’avoir un Dossier Comptable en-dehors de l’inter-agence (V10.
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En saisie des commandes clients, il est possible de puiser la quantité commandée sur différents dépôts et/ou sur des commandes fournisseurs et/ou des OFs en cours, lorsque l'on gère une structure inter-agence.
Arbitrage multi-dépôt en saisie de commande client : paramétrage du dossier (V10.4)
Pour activer l'arbitrage multi-dépôt, la coche « Arbitrage multi-dépôt en saisie commande » doit être positionnée sur la fiche dossier, onglet Inter-agence.
Remarque : Dans ce mode, la réservation est forcée et ce peu importe le délai saisi.
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Valable à partir de la V10.5!
Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossier
Principes:
Possibilité de définir un dossier comptable à l'établissement qui soit STRICTEMENT réservé aux sites ayant activé la fonctionnalité inter-agences;
La page de paramétrage inter-agence du dossier est inaccessible si pas d'inter-agences;
Fonctionnement:
Si la case “Gérer échange inter-agence” est cochée, alors la page de paramétrage inter-agence du dossier est visible comme suit :
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Dès qu’on décoche cette case, la page de paramétrage inter-agence du dossier devient inaccessible comme suit :
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Si la case “Gérer échange inter-agence” est décoché alors le champ “Dossier comptable” au niveau de l’établissement devient grisé .
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Arbitrage multi-dépôt (V10.4)
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En saisie des commandes , on peut arbitrer les quantités d'une position par dépôt et visualiser les quantités arbitrées par dépôt sur une position déjà saisie. Il est également possible d'exclure des dépôts dans lesquels on ne souhaite pas que des articles soient prélevés. L'arbitrage des quantités peut également se faire sur des commandes clients, il est possible de puiser la quantité commandée sur différents dépôts et/ou sur des commandes fournisseurs et/ou des OFs en cours. L'arbitrage des quantités provoque des réservations non affectées sur les dépôts et des réservations affectées sur les commandes fournisseurs et/ou les OFs.
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, lorsque l'on gère une structure inter-agence.
Arbitrage multi-dépôt en saisie de commande client : paramétrage du dossier (V10.4)
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Pour activer l'arbitrage multi-dépôt, la coche « Arbitrage multi-dépôt en saisie commande » doit être positionnée sur la fiche dossier, onglet Inter-agence.
Remarque : Dans ce mode, la réservation est forcée et ce peu importe le délai saisi.
Arbitrage multi-dépôt en saisie de commande client : mise en œuvre de la répartition par dépôt (V10.4).
En saisie des commandes, on peut arbitrer les quantités d'une position par dépôt et visualiser les quantités arbitrées par dépôt sur une position déjà saisie. Il est également possible d'exclure des dépôts dans lesquels on ne souhaite pas que des articles soient prélevés. L'arbitrage des quantités peut également se faire sur des commandes et/ou des OFs en cours. L'arbitrage des quantités provoque des réservations non affectées sur les dépôts et des réservations affectées sur les commandes fournisseurs et/ou les OFs.
Accès à la répartition par dépôt en saisie des commandes client (V10.4).
Lors de la saisie des commandes, au moment de la validation de la ligne, une fenêtre intitulée « arbitrage quantité » s'affiche.
Commerce et logistique/ Administration des ventes/ commandes clients/ Saisie des commandes
Sur une ligne enregistrée le fait de modifier la quantité va provoquer l'affichage de la fenêtre en automatique.
Sur une ligne enregistrée et sur laquelle on est en modification, le fait de se positionner sur la quantité va permettre le rappel de la fenêtre par un clic droit, choix " Arbitrage multi-dépôt ". Le rappel de la fenêtre peut également se faire grâce au menu Interrogation, choix "Arbitrage multi-dépôt".
Commerce et logistique/ Administration des ventes/ commandes clients/ Saisie des commandes, clic droit sur la colonne quantité en modification
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Consultation/ Modification/ Impression des commandes dans le cas du multi-dépôt (V10.4).
Pour une ligne de commande, à la validation de la fenêtre d'affectation multi-dépôt, s'il s'avère que la quantité a été répartie sur des dépôts différents, une ligne de regroupement sera créée et elle englobera les lignes relatives à chaque dépôt. Les ventilations seront associées à la ligne du dépôt.
En consultation de la commande, le dépôt sera visible sur le tableau des ventilations et le volet des ventilations
En modification de la commande, les informations relatives au prix seront modifiables sur la ligne de regroupement. Les ventilations sont modifiables sur les lignes relatives au dépôt.
A l'impression de la commande, les lignes relatives à chaque dépôt ne seront pas imprimées. Seule la ligne de regroupement sera éditée
Affectation multi-dépôt et remise seuil (V10.4).
C'est la quantité de la ligne de regroupement qui conditionne le calcul de la remise seuil. Cette dernière ne sera visible dans le volet de la saisie de pièces que si l'on est positionné sur la ligne de regroupement. Il n'est par conséquent pas possible de particulariser la remise seuil en fonction du dépôt dont provient l'article.
Exclusion de dépôts dans le cadre de l'arbitrage multi-dépôt (V10.4)
Il est possible d'exclure certains dépôts de l'arbitrage multi-dépôt. Les dépôts exclus ne seront pas visibles dans la fenêtre d'arbitrage.
Les dépôts exclus sont stockés dans une table accessible par Commerce et logistique/ Utilitaires/ Gestion des exclusions des dépôts ou depuis la table des dépôts (Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables liées au stock/ Dépôts, bouton "Exclusions").
Cette table montre, pour un dépôt principal, les dépôts secondaires associés (appelés dépôts fournisseurs) qui pourront être affichés lors de l'arbitrage multi-dépôt. Pour un dépôt fournisseurs, si la case est verte, le dépôt sera affiché dans la fenêtre d'arbitrage et si elle est rouge, il ne le sera pas. On passe du vert au rouge par double-clic sur la case. La case qui correspond, dans les colonnes "dépôts fournisseurs", au dépôt principal lui-même n'est pas accessible.
Gestion des BPs dans le cadre de l'inter-agences (V10.4)
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Pour plus d'informations, suivre les liens suivants:
DEB-DES dans le cadre d'une structure multi-société (V10.5)
Gestion des CR et CMP des articles dans le cadre d'une structure multi-société (V10.5)
Utilisation de l'inter-agences (V10.4)
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Si une erreur se produit lors de la génération des commandes inter agences (pour cause de référencement fournisseur inexistant par exemple), le programme libère les réservations affectées entre la commande initiale et la commande fournisseur afin de pouvoir regénérer les commandes inter agences, une fois l'erreur corrigée (V10.6).
L'agence à laquelle on a demandé de la marchandise prépare la commande du client « agence » et produit le BL par clôture du BP :
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L'agence a sa propre comptabilité, il faut préciser le dossier comptable qui lui est associé dans la fiche établissement. Si on ne met rien dans le champ « dossier comptable » de la fiche établissement, le dossier comptable par défaut, est celui du dossier Commerce et logistique.
Commerce et logistique/ Fichier/Organisation/ Etablissements
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Le Dossier Comptable de la fiche établissement ne doit être renseigné QUE si la coche Gérer échanges inter-agence est positionnée dans le dossier Commerce et logistique. En effet, la notion de comptabilité propre, portée par la fiche établissement, n’est opérationnelle que dans le cadre de l’inter-agences. |
Inter-
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agences :
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se positionner sur le bon établissement et le bon dossier comptable
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A partir des menus Commerce et logistique et des options de l'utilisateur
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- une ligne de facture client sur le dépôt fournisseur , avec le tiers client associé au dépôt de facturation.
La valorisation de ces flux se fera par le biais de la tarification standard placée sur le client-agence et si elle n'existe pas, selon la méthode de gestion des CR (CMP, PA de référence, dernier CR) que l'on positionne dans Commerce et logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet Stock, groupe "options", paramètre "Valorisation de l'inventaire".
On pourra reconnaître si une facture client a déjà été traitée par la présence des pièces inter-agences.
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Dans le cas où l'agence A puise du stock dans l'agence B, l'agence A est considérée comme cliente de l'agence B et l'agence B est considérée comme fournisseur de l'agence A. L'échange de marchandise entre les deux agences va générer une commande fournisseur dans l'agence A et une commande client dans l'agence B, à partir de la commande du client final.En saisie des commandes, le B, à partir de la commande du client final.
En saisie des commandes, le pictogramme 
, placé sur une ligne de commande du client final, permet d'identifier les lignes à partir desquelles on a généré des commandes d'inter-agences avec la possibilité de pouvoir les visualiser.
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En saisie des commandes, pour visualiser les commandes générées à partir de la commande du client final, on utilise le menu Interrogation, Inter-agences, commandes client inter-agences, commandes fournisseur inter-agences.
Dans l'explorateur de commandes, le pictogramme , placé sur une ligne de commande du client final, permet d'identifier les identifier les lignes issues de commandes à partir desquelles on a généré des commandes d'inter-agences avec la possibilité de pouvoir les visualiser.
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Dans l'explorateur de commandes, pour visualiser les commandes générées à partir de la ligne de commande du client final, on utilise le menu Interrogation, Inter-agences, commandes client inter-agences, commandes fournisseur inter-agences.
Gestion de l'inventaire dans le cadre de l'inter-agences (V10.6)
Dans l'explorateur de commandes, le pictogramme , placé sur une ligne de commande du client final, permet d'identifier les lignes issues de commandes à partir desquelles on a généré des commandes d'inter-agences avec la possibilité de pouvoir les visualiser.
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Dans l'explorateur de commandes, pour visualiser les commandes générées à partir de la ligne de commande du client final, on utilise le menu Interrogation, Inter-agences, commandes client inter-agences, commandes fournisseur inter-agences.
Gestion de l'inventaire dans le cadre de l'inter-agences (V10.6)
Dans le cadre de l'inter-agence, la génération d'inventaire (Commerce et logistique/ Stocks/ Inventaire gestion avancée/ Génération d'un inventaire) conserve l'établissement du dépôt de chaque ligne. La validation d'inventaire génère une pièce interne par établissementle cadre de l'inter-agence, la génération d'inventaire (Commerce et logistique/ Stocks/ Inventaire gestion avancée/ Génération d'un inventaire) conserve l'établissement du dépôt de chaque ligne. La validation d'inventaire génère une pièce interne par établissement.
Cas particulier non gérés par le standard de l’ERP
Dans le cas de deux agences ayant chacune sa propre comptabilité, le process standard de vente s’opère sans encombre.
Attention à la gestion du retour client! Si une commande de retour est saisie sur un dépôt du premier établissement, puis validée en BL sur un dépôt du second établissement, la facturation différée se passe normalement et le montant facturé correspond bien au montant de la vente diminuée de l’avoir correspondant. Les factures inter-agence ne tiennent cependant pas compte du sens du mouvement car il n’existe pas de code opération de type Avoir pour la refacturation entre agences. Dans ce cas de figure, les factures inter-agences portent des montants erronés.