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Affaires - Administration des affaires
L'un des rôles d'une arborescence d'affaire est de décrire le processus de facturation.
Vous avez la possibilité de préparer des éléments de facturation (périodique, à l'avancement, sur jalon, etc.).
Pour la facturation à l'avancement, vous procéderez en deux temps :
Définition des pourcentages à facturer, affaire par affaire et lot par lot. Une fois par mois, par exemple.
Génération des factures sur avancement. Le service administratif transforme les pourcentages d'avancement en factures.
La facturation d'acompte va suivre un processus singulier et un paramétrage ad hoc : un acompte ne doit pas être positionné en tant que jalon du plan.
Important : il est bien entendu possible d'envisager la facturation à partir des pièces commerciales générées à partir des éléments. Toutefois, ces factures ne sont pas visibles dans l'onglet facturation qui est réservé aux factures issues du plan de facturation.
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Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité :
le code arborescence dédié aux éléments de facturation doit être spécifié sur le dossier,
le type d'élément doit désigner un article dédié aux lignes de facturation pour que la génération de la pièce commerciale se déroule correctement. Cet article par défaut sera modifiable sur la pièce.
Exemple d'une arborescence "Facturation" contenant 3 éléments :- la facturation des études de faisabilité, - la réception de travaux,- la levée des réserves.
Le paramétrage des éléments de l'arborescence d'affaire selon l'arborescence doit être précisé ou rappelé :
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Etape 1 : Définition des critères de collecte des temps passés (réalisés)
Par les options du programme il est possible de déterminer le critère de regroupement des lignes de temps saisis, de voir apparaitre ou non les lignes de temps marquées non-facturables et de choisir d'enchainer ou non la génération de facture de manière automatique à la fin du traitement.
Etape 2 : Arbitrage des saisies (ce qui doit être facturé, à quelle hauteur, etc.)
Cet arbitrage se fait affaire par affaire, selon les critères précisés à l'étape 1 => la liste déroulante permet de choisir l'affaire à arbitrer.
Il faudra alors confirmer et modifier le caractère facturable de la ligne (oui, non, ne sait pas) et préciser le nombre d'heure à facturer.
Etape 3 : Rapprochement avec le plan de facturation
Un écran avec deux tableaux se présente avec :
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Régime TVA tiers
Régime TVA article
TVA récupérable => cette zone n'est pas accessible. Elle est héritée du régime TVA article.
Facturable au client
Remboursable au salarié
Reprise de ticket restaurant
Pourcentage de récupération
Axes analytiques comptable
Enfin, un compte comptable lui sera associé, avec une date de validité. Nécessaire pour l'intégration comptable.
Important : le compte comptable associé au code frais ne doit pas accepter les ventilations analytiques.
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Affaires - Notes de frais - Saisie des notes de frais
Ce module vous permet de gérer vos notes de frais :
Saisir vos notes de frais (une par période),
Eventuellement les rattacher à une affaire / un élément d'affaire,
Leur associer des fichiers ou des notes.
Exemple : vous pouvez utiliser la saisie des notes de frais pour rattacher les frais généraux à un élément d'affaire dédié aux frais généraux.
Si la ligne de note de frais est facturable, le client est obligatoire.
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Affaires - Notes de frais – Saisie des notes de frais
1. Cliquez sur sur l'icône "+" de l'écran de saisie des notes de frais.
2. Saisissez votre code utilisateur ou sélectionnez-le dans la liste accessible par la touche <F8>.
3. Saisissez ou sélectionnez le code période. Exemple : code 0916 pour le mois de septembre 2016.Les dates de début et de fin de la période choisie s'affichent automatiquement.
Important : il ne peut y avoir qu'une seule note de frais par période et par collaborateur.
4. Validez.Si une note a déjà été saisie sur cette période, un message d'alerte vous en avertit et la création est impossible.
5. Personnalisez le libellé de la note de frais si nécessaire.
6. Cliquez sur le "+" de la première ligne du tableau des dépenses, puis renseignez les différentes cellules en passant de l'une à l'autre par tabulation :
Date du frais (dans le cadre de la période sélectionnée).
Code frais : touche <F8> pour afficher la liste des codes disponibles. Après sélection du code et tabulation, son libellé est automatiquement renseigné dans la cellule suivante mais vous pouvez le modifier.
Coût unitaire.
Nombre.
Quantité.
Montant frais : égal au coût unitaire si la quantité est de 1.
Montant de TVA.
Affaire / Elément d'affaire : pour associer la note de frais à une affaire, et en particulier à un élément donné.
Etc.
7. Validez.
8. Indiquez le statut de votre note de frais :
En cours de saisie : elle reste modifiable.
Validée par le collaborateur : elle entre dans le circuit de validation et n'est plus modifiable (sauf si elle est refusée).
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Affaires - Utilitaires – Réactualisation des budgets d'affaire
Cet utilitaire permet de réactualiser les paramètres de coûts (% de marge, frais, etc.) sur une sélection d'affaires. Des critères de sélection permettent de choisir les affaires à actualiser selon l'état, l'étape d'affaire, se sélectionner éventuellement certains éléments ou encore de filtrer sur des codes budgets.
A partir de la version 10.6, il est possible de filtrer sur :
Les étapes d'affaire (fourchette)
Le statut maître d'affaire
Le code élément
Le statut élément
Le statut maître d'élément pour les images.
Le traitement recopie des paramètres de coûts du code budget vers les lignes de budgets, relance des calculs et réactualise des prix de vente dont l'origine est « budgets ».
A noter : La date de réactualisation est la date de référence prise pour réactualiser les lignes de budgets. Toutefois, cette date n'est pas renseignée sur les éléments ou sur les lignes de budget.
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