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Plan budgétaire et journaux de budget

Le plan budgétaire contient les indications pour savoir comment vont être rassemblées les écritures pour ce qui est budget et ce qui est réalisé.
Les journaux précisés font office de filtres pour savoir si une écriture est prise en considération pour un plan budgétaire ou pas.
Jusqu'à quatre journaux de budget peuvent être liés à un plan :

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Postes liés au plan Budgétaire

La gestion des postes budgétaires est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Budget / Postes budgétaires
Plan
Un plan est composé de postes budgétaires.
Poste
La codification choisie pour les postes est importante. En effet, l'ensemble du calcul sur un plan budgétaire sera effectué dans l'ordre des codes des postes. Des postes de sous-totaux et de totaux sont autorisés. Les cumuls sont réalisés dans l'ordre des codes.
Attention : Eviter de numéroter les postes de 1 en 1, car il sera difficile d'intercaler un nouveau poste.
Intitulé
L'intitulé du poste correspond au titre qui sera affiché sur les états.
Inverser le sens du poste à l'impression
Cette option permet d'imprimer un montant positif de manière négative et réciproquement. Cette inversion ne concerne que l'impression de la ligne et non les totalisations.
Type de poste
Vous indiquez, s'il s'agit d'un poste :

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« Normal » : Signifie qu'il s'agit d'un poste qui est alimenté par les écritures pour ce qui est du réalisé et sur lequel on va pouvoir saisir un budget.
A un poste de type normal est rattaché un compte principal (exemple 70710000). La saisie des budgets génèrera les écritures de budget sur ce compte.
En ce qui concerne le réalisé et la lecture des différentes écritures, il est possible de paramètrer jusqu'à 20 fourchettes de comptes.
« Sous-total » : Un poste sous-total imprime la somme des postes de type « Normal » imprimés depuis le dernier poste « Sous-total » .
« Total » : Ce poste imprime la somme de tous les postes de type « Normal » déjà imprimés.
« Commentaire » : C'est un poste de mise en forme des impressions. Le libellé du poste sera imprimé dans les traitements d'impressions.
Les postes sont liés au dossier (pas de notion d'établissement).
Compte principal
Vous indiquez le compte sur lequel les écritures de budget sont générées. Cette zone est obligatoire pour un poste de type « Normal ».
Les contraintes à respecter :

• Le compte principal doit faire partie d'une des fourchettes,

• Le compte principal doit être de type « normal »,

• Si vous gérez des budgets analytiques, le compte principal doit autoriser les ventilations sur les axes souhaités.

Règle de répartition
La règle de répartition est facultative. Par défaut, le budget est réparti à parts égales sur les 12 mois de l'année civile.
Si vous indiquez un code règle, le montant du budget saisi pour le poste est alors ventilé sur les différents mois de la période selon la règle de répartition.
En saisie de budget, la répartition s'ajustera automatiquement à la période budgétisée.
Fourchettes de comptes
Chaque fourchette définit :

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Exemple : Le poste 330 du plan B1 de Papyrus décrit ce paramétrage.
Exemples paramétrés dans la visite guidée

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« Poste 100 » :

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L'impression précise le montant réalisé sur la période ainsi que le montant budgété.
Le réalisé est déterminé par la fourchette de journaux du plan budgétaire et par les fourchettes de comptes du poste, c'est-à-dire les écritures comptables et/ou extracomptables sur les comptes entre 70700000 et 70717000.
Le budget est déterminé par les journaux relatifs au plan budgétaire et à la planification choisie (initiale, révisée, faible forte) B1 et également par les fourchettes de comptes du poste, c'est-à-dire les écritures sur le journal B1 et sur les comptes entre 70700000 et 70717000.
Au niveau des éditions, on précise si les écritures traitées pour calculer le réalisé sont comptables et/ou extracomptables.
Le poste 100 est un poste de type normal; des postes avec un autre type peuvent s'insérer dans un plan. Cela permet de faire des sous-totalisations et des totalisations.
« Poste 150 » qui est un poste de totalisation. Au niveau de la fiche, il n'y a pas de fourchette de comptes ni de compte principal, ni de règle de répartition et le poste est déclaré comme « sous-total ». Ce poste est calculé à partir des autres postes.

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Ce module permet de créer, interroger, modifier et éventuellement supprimer les règles de répartition.
Une règle de répartition permet lors de la saisie des budgets, de ventiler automatiquement le montant budgétisé sur les différents mois de la période. Vous indiquez un coefficient pour chaque mois de l'année.
Le traitement est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Définition des budgets / Règles de répartition
Le montant ventilé sur chaque mois correspond au montant saisi multiplié par le coefficient du mois et divisé par la somme des coefficients des mois de la période.
Les règles de répartition sont facultatives.
Lorsqu'un poste n'a pas de règle, le montant de chaque mois est égal au montant de la période divisé par le nombre de mois.
Règle
Vous indiquez le code règle de répartition à créer.
Libellé
Vous indiquez le libellé de la règle de répartition sous 40 caractères alphanumériques maximum.
Taux de répartition
Vous indiquez un taux de répartition pour le mois. Le taux saisi est utilisé pour ventiler le montant d'un poste sur les mois de la période lors de la saisie des budgets.

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Saisies des budgets

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La saisie des budgets permet :

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Cela permet, dans le cas d'une gestion multi-agence, de saisir le budget agence par agence. Les valorisations précédentes des postes sont chargées au fur et à mesure des besoins, avant la modification de chaque poste.
Le traitement profite des temps d'inactivité pour lire le fichier et l'indicateur signale les postes pour lesquels
le chargement est achevé.
Les nouvelles valorisations sont saisies dans la colonne « Nouveau montant » et ne sont appliquées qu'après validation du poste par le bouton « Validation Poste ».
Lorsque la saisie est effectuée pour un axe précis, le traitement n'affiche que les données relatives à cet axe. A la validation des modifications, les écritures globales sont complétées.
Plan
Vous indiquez le code du plan budgétaire pour lequel vous souhaitez saisir le budget.
Budget
Vous indiquez si votre saisie porte sur les prévisions :

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Vous indiquez le type de prévision que vous voulez saisir. Il peut s'agir d'une prévision faible ou d'une prévision forte.
Puis vous indiquez s'il s'agit des prévisions :

• Initial

• Révisé

Charger les budgets
Si l'option est cochée, les valorisations sont chargées et indiquées dans la colonne « Budget » pour chaque poste.

Axe
Vous indiquez le code axe pour lequel vous saisissez le budget. Si vous indiquez un code axe, les montants saisis postes seront ventilés automatiquement sur ce code.
Il est possible de croiser cette ventilation avec d'autres axes en saisie des ventilations axes.
Ne pas renseigner cette zone pour saisir un budget global.
Période du au
Vous indiquez la date de début de la période pour laquelle vous saisissez les budgets. Le jour de la date servira de référence pour les écritures de budget qui seront générées.
Exemple : Saisie du budget pour la période du 15/01/2019 au 31/12/2019.
Dans ce cas, les écritures seront générées au 15 de chaque mois : le 15 janvier, 15 février, ...
Vous indiquez également la date de fin de la période pour laquelle vous saisissez les budgets.
Attention : La durée totale de la période ne peut excéder deux ans.
Après avoir « valider », cette partie en entête, vous aurez accès à la saisie des montants budgétaires par poste.
Nouveau montant
Vous indiquez le montant budgétisé pour le poste. Ce montant correspond au budget de toute la période.
Si vous avez déjà budgétisé ce poste, le montant initialement saisi s'affiche. Vous êtes en modification. En cas de modification du montant, la ventilation par mois sera automatiquement recalculée sur la base des coefficients initiaux.

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Ventilations
Ventilation par mois
Lorsqu'un poste n'a pas de règle de répartition mensuelle, les ventilations sont affectées sur chaque mois de manière proportionnelle. L'utilisateur peut modifier les affectations mensuelles avec le bouton « Ventiler le montant par période » ou les touches « Shift+F5 ». Cela ouvre un nouvel écran permettant la gestion des ventilation du budget par mois.
Lorsque le montant d'un mois est modifié, le traitement impacte la différence sur le montant global et recalcule les coefficients mensuels.
Lorsque le montant global du poste est modifié, le traitement utilise les coefficients courants de la ventilation pour recalculer le montant de chaque mois.
Le bouton

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« Répartition » ou la touche de fonction « F6 » permet de réutiliser, si elle existe, la règle de répartition du compte principal.
Ventilations analytique
L'accès aux ventilations s'effectue avec le bouton « Ventiler le montant par axe » ou la touche de fonction « F5 ».
Un poste est ventilé automatiquement en analytique lorsqu'une clé de répartition est liée au compte principal du poste.
L'utilisateur peut créer, modifier et supprimer des ventilations.
Le bouton « Clé de Répartition » ou la touche de fonction «F6 » permet d'appliquer la clé de répartition, lorsqu'elle existe.

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La règle de répartition permet de prédéfinir les imputations mensuelles lorsque l'utilisateur saisit son budget sur une période (année, semestre…).
Les coefficients précisés dans la règle sont exploités de manière pondérée.
En l'absence de règle de répartition sur un poste, le traitement de saisie des budgets divise le montant saisi de manière homogène sur chaque mois de la période budgétaire.

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Pour une augmentation générale, il faut sélectionner les lignes et cliquer sur le bouton « "Affectation et Validation Poste ».
Dans la fenêtre qui s'ouvre, il est possible de saisir un pourcentage de variation ou un montant qui remplace le montant à dupliquer.
Poste par poste, l'accès au champ variation permet de saisir le montant ou le pourcentage de variation de ce poste.
C'est la fonction « Affectation et Validation Poste » qui va générer les écritures.

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Budget : Ecritures générées

Lorsque l'utilisateur valide un poste, le traitement réalise les opérations suivantes :

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Import - Export des budgets

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Ce programme extrait des données des budgets. Ces données proviennent du paramétrage et/ou des valeurs de budget.
A l'exécution, si une feuille tableur est active, elle sera complétée en fonction des mots clés, sinon, des champs par défaut sont exportés.
La gestion des postes budgétaires est accessible via l'option de menu :

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L'import - export est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Import – Export des budgets
Ce programme extrait des données des budgets. Ces données proviennent du paramétrage et/ou des valeurs de budget.
A l'exécution, si une feuille tableur est active, elle sera complétée en fonction des mots clés, sinon, des champs par défaut sont exportés.
Les champs disponibles pour l'export sont ceux :

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Budget : Les impressions

Un traitement permet d'imprimer les montants des budgets saisies par poste budgétaire et ainsi de contrôler les données saisies.

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Ce programme est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Impression des budgets
Pour chaque poste, on présente le budget ventilé mois par mois sur la période sélectionnée. Celle-ci peut-être s'étendre de 1 à 24 mois. Un total des périodes est également imprimé pour chaque poste.

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Analyse budgétaire par poste

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Le traitement est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Budget / Analyse budgétaire par poste
Ce programme d'analyse imprime les postes d'un plan budgétaire en comparant les montants du budget et du réalisé. L'impression réalise en parallèle le comparatif sur la période et sur l'exercice, ce dernier étant arrêté à la date de fin de période.
Cette édition est disponible en version impression ou en version tableur.
Pour la période et l'exercice, le programme imprime :

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