Le mailing Word

Cette fonction permet de générer et d'imprimer un document de fusion à partir d'un document maître Word et d'une sélection de contrats.
Un formulaire permet de sélectionner les données (contrats, périodes) qui seront utilisées lors de la fusion.
Ce programme peut être lancé depuis le menu Impression/Mailing Word pour une liste de contrats sélectionnés ou en mode piloté depuis la fiche contrat, auquel cas la fusion ne se fera que pour ce contrat.

Document maître WORD

Les champs de fusion du document maître Word
Pour ajouter un nouveau champ de fusion dans un document maître, il faut utiliser l'option Insérer champ de la barre d'outils de Word puis choisir champ de fusion.
Dans Word 2007 Menu Insertion / QuickPart/ Champ


Dans Word 2003 Menu Insertion/Champ

Puis taper le nom du champ de fusion après le mot clé "MERGEFIELD" dans la propriété "Codes de champ".

Remarque : Selon la version de Word utilisée, vous pouvez trouver le mot clé "CHAMP DE FUSION" à la place de "MERGEFIELD".
Vous ne pouvez pas taper les caractères de champ de fusion (« ») ou les insérer à l'aide de la commande Caractères spéciaux du menu Insertion.
Pour modifier un champ de fusion existant, utilisez le menu contextuel (sur clic droit) "Modification du champ". Vous pourrez alors modifier le nom de champ à utiliser pour la fusion.
Pour afficher correctement les données fusionnées, assurez-vous de taper des espaces et des marques de ponctuation entre les champs de fusion, en-dehors des caractères de champs de fusion (« »). Pour placer un champ de fusion sur une nouvelle ligne, appuyez sur ENTRÉE.
Dans un souci d'uniformisation, on utilise dorénavant les noms ODBC dans le mailing word. Néanmoins, comme certains noms ODBC utilise le séparateur "_ ", on utilisera le séparateur " __ " (Double underscore) entre :

...

Attention : Il faut respecter la casse lors de la saisie d'un "code résultat", d'une "constante" ou d'un "code rubrique".
Exemple de contenu d'un document maître

élection des contrats pour la fusion

Paie / Impressions / Export bureautique / Mailing Word

Sélections
Etablissements : permet de saisir un filtre sur les établissements à traiter. Saisie de plusieurs établissements séparés par un point-virgule, mais également une suite d'établissements séparés par un tiret. La sélection multiple dans le zoom des établissements est possible.
Profils : permet de saisir un filtre sur les profils à traiter. Saisie de plusieurs profils séparés par un point-virgule, mais également une suite de profils séparés par un tiret. La sélection multiple dans le zoom des profils est possible.
Contrats : permet de saisir un filtre sur les contrats à traiter. De l'individu/contrat à l'individu/contrat permet de sélectionner tous les contrats actifs d'un individu, mais également un contrat spécifique sur un individu ayant plusieurs contrats dans la société.
Contrat actif : Image Removed indique Image Added indique que seuls les contrats actifs doivent être utilisés lors de la fusion.
Dates
Période du … au : dates de début et de fin de la période à traiter.
Date d'impression : peut être prise en compte sur le document maître. («Selections__DateImpression»).
Bulletin dans la période : Image Removed indique Image Added indique que seuls les contrats ayant un bulletin dans la période sélectionnée doivent être utilisés lors de la fusion.
Options d'impression
Détail impression (Individu / Contrat) : permet de choisir entre une rupture par individu ou par contrat.
Aperçu du résultat : Image Removed indique Image Added indique que vous souhaitez ouvrir l'aperçu avant impression du document de fusion. Sinon l'impression est lancée directement.
Nombre d'exemplaires : permet d'indiquer le nombre d'exemplaires à imprimer pour le document final.

...

Le programme de fusion est lancé en validant Image Removed le formulaire de sélection.
Par défaut, le fichier à traiter se trouve dans c:\mes documents\divalto.
Vous pouvez changer de fichier à l'aide du menu Option.
Le dernier fichier traité est celui proposé lors d'un nouveau lancement.

Lors du traitement d'un document, si la donnée à fusionner est un résultat cumulé, le résultat retourné sera le dernier résultat de la période sélectionnée. Sinon, en cas de résultat non cumulé, la valeur calculée est le cumul de toutes les périodes.

...

Le classeur peut être chargé par l'outil (Fichier - Ouvrir) ou peut déjà être ouvert dans une session Excel. Dernière possibilité d'ouverture de classeur Excel : la définition d'un classeur et d'une feuille par défaut dans les options du programme.
Un exemple est fourni dans le classeur PPXL.xls.
Le programme dialogue avec EXCEL par une liaison OLE.
Règles de mise en page des cellules :

• La colonne 1 de la feuille de calcul contient les paramètres nécessaires au programme d'extraction.
• La colonne 2 est ignorée par ce programme. Elle peut contenir des titres des lignes Excel.
• Les colonnes suivantes contiennent soit des paramètres, soit des résultats. Ces colonnes peuvent être au nombre de 30.

...

Lorsqu'un de ces paramètres est présent en colonne 1, les paramètres présents en colonne 3 et suivantes de la même ligne précisent les paramètres à prendre en compte dans les colonnes.
Explications des paramètres
Datedebut : en colonne 3 et +, préciser les dates début de période. Facultatif s'il y a une seule période.
Datefin : en colonne 3 et +, préciser les dates fin de période.
Critere : en colonne 3 et +, préciser les paramètres établissement, individu, contrat, rubrique, résultat, sexe, axe1, axe2, axe3, axe4, reglement, service, départ, sortie, profil, catégorie, emploi, qualification, type_contrat.
Les données des champs dossier, établissement, individu, contrat, rubrique, résultat peuvent être précisées dans ces colonnes ainsi que les champs des tables emploi, catégorie, profil, qualification et type de contrat.
La syntaxe est la suivante : enreg_odbc.champ_odbc.
INDIVIDU.SURNOM pour le surnom de la personne.
Si les colonnes 3 à 23 des lignes Datedebut, Datefin ou Critere sont à espace, elles sont ignorées.

...

La commande "evaluer" doit être placée avant les autres paramètres en colonne 1.
Elle permet au programme de savoir quand chercher les informations dans le fichier statistique.
Les valeurs possibles sont : établissement, résultat, contrat, rubrique.
La valeur implicite est "rubrique".
Le programme accède au fichier sur les lignes où il rencontre le paramètre précisé dans "evaluer". On peut utiliser plusieurs fois le paramètre "evaluer".
Limites
Le nombre de fourchettes maximum de chaque paramètre est 10.
Le nombre de colonnes évaluées (à partir de la colonne 3) est de 30.
Le nombre maximum de caractères de la colonne 1 est 512 caractères.
evaluer = contrat
Remarque : Si le critère d'évaluation n'est pas spécifié, le programme utilise les rubriques ou les résultats en fonction de la ligne traitée.

...

• Traiter uniquement les individus : Image Removed indique Image Added indique que seules les données de la fiche INDIVIDU seront traitées, et pas celles de la fiche CONTRAT.
• Traiter uniquement les contrats actifs : Image Removed indique Image Added indique que seules des données des contrats actifs seront traitées.
• Traiter les sous-fiches : Image Removed indique Image Added indique que les données des sous-fiches doivent être traitées (Enfant, Diplôme, Permis, ...).
• Traiter les périodes d'activité / de non activité : Image Removed indique Image Added indique que les données des sous-fiches périodes d'activité et période d'inactivité seront traitées.
• Réserver le dossier : Image Removed indique Image Added indique que le dossier doit être réservé pendant la durée du traitement.

...

 La structure de la feuille de calcul

Si le fichier utilisé pour l'extraction des données est vide, c'est le programme qui détermine les champs à exporter.
Si vous voulez personnaliser le format de l'extraction vous devez respecter les règles cidessousci-dessous.
Les en-têtes de colonnes définissent les données à importer ou à exporter.
Ils doivent :

...

Lorsque cette colonne est présente, en phase d'intégration, les éventuelles erreurs y sont inscrites par le programme pour les lignes qui ne respectent pas la cohérence des données.
Si la colonne "ERREUR" n'est pas présente, c'est la première colonne vide qui sera utilisée pour consigner les erreurs rencontrées.

Exemple d'extraction

Export Excel des individus et des contrats valides
Fichier après extraction
Image Removed Image Added
Export Excel des individus et de leurs enfants
Fichier après extraction
Image RemovedImage Added

 Intégration

Simulation (mode par défaut) : le programme effectue une simulation, permettant de vérifier les données à intégrer sans faire de mise à jour.
Une impression permet d'indiquer les différents enregistrements à mettre à jour ou créés (indicateur + en début de ligne d'impression).
Mise à jour : le programme contrôle les colonnes d'en-tête (présence de FICHE, des champs-clés obligatoires selon les fiches et sous-fiches rencontrées).
Ensuite, ligne par ligne, le programme contrôle la cohérence et fait les mises à jour.
INDIVIDU+
Si le dossier de Divalto Paie autorise la numérotation automatique des individus on peut utiliser la colonne "INDIVIDU +". Cette colonne peut être vide en intégration pour toutes ou certaines lignes.
Si le contenu est vide, l'individu est créé en utilisant la numérotation automatique.
Lorsque le contenu est renseigné, la création ou la modification s'effectue par rapport au code contenu dans la cellule (cas normal).
Attention : Cette fonctionnalité n'est valide qu'en intégration par liaison OLE.
CONTRAT+
On peut utiliser la colonne "CONTRAT +". Cette colonne peut être vide en intégration pour toutes ou certaines lignes. Lorsque le contenu du numéro de contrat est vide, le numéro de contrat de l'individu est créé en utilisant la numérotation automatique (+1 par rapport au dernier contrat de l'individu). Lorsque le contenu est renseigné, la création ou la modification s'effectue par rapport au code contenu dans la cellule (cas normal).
Attention : Cette fonctionnalité n'est valide qu'en intégration par liaison OLE.

...

Un formulaire vous permet de choisir l'état à imprimer, ainsi que les bulletins à traiter.

Paie / Impressions / Impression post-paie / Etats paramétrés
Sélections
Code état : permet de saisir ou de rechercher un état post-paie.
Établissement : permet de saisir un filtre sur les établissements à traiter.
Profils : permet de saisir un filtre sur les profils à traiter. Saisie de plusieurs profils séparés par un point-virgule, mais également une suite de profils séparés par un tiret. La sélection multiple dans le zoom des profils est possible.
Contrats : permet de saisir un filtre sur les contrats à traiter. De l'individu/contrat à l'individu/contrat permet de sélectionner tous les contrats actifs d'un individu, mais également un contrat spécifique sur un individu ayant plusieurs contrats dans la société.
Période : dates de début et de fin de la période à traiter.
Date d'impression : peut être prise en compte sur le document maître. («Selections__DateImpression»).

...

Remarque : la ponctuation du champ de fusion '«xxx»' sera remplacée dans le tableur par des doubles chevrons ouvrant et fermant
Liste des différents mots-clefs :

Mot-clef "Surcharge"
Il est possible de définir jusqu'à 99 chaînes de 150 caractères chacune. Les quatre premières sont déjà définies (cf. 'ppttetat001.dhsp') et surchargeables ; elles permettent d'afficher le libellé du/des regroupement(s) paramétrés dans l'état post-paie.
Pour ajouter un autre libellé, il suffit d'implémenter une fonction supplémentaire comme suit (on prendra dans l'exemple, le 14^ème libellé) :
Public Function Char Definir_Libelle14
1libelle 150
Beginf
libelle = '- texte à afficher -'
PingLocal('PPETATPP_Libelle_14', libelle)
FReturn('N')
Endf
Ensuite, il suffira d'ajouter dans le document maître, le mot-clef : 'Surcharge_Titre_14'.
Mot-clef "Total"
Ce mot-clef permet d'accéder au total des bases, taux, montants de la ligne d'état courante.
Cependant, ce total peut ne pas avoir de sens au niveau pratique ; par exemple, cela n'a pas de sens de cumuler des taux si les bases de ces taux ne sont pas identiques.

...