L'administration des PFC permet de réaliser les traitements :
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- Validée : Si la facture ou l'avis de prélèvement est généré,
- Générée : que la PCF est générée,
- Anomalie : si la PFC est en anomalie.
Les consultations
A partir de l'administration des PCF, l'utilisateur accède :
- A la facture,
- Au devis (Avis de prélèvement),
- Au fichier des traces, si ce dernier a été enregistré,
- A la fiche tiers,
- Au zoom contrat,
- A la formule de révision ,
- Au texte de la PFC.
La fonction de filtrage
Cette fonctionnalité accessible par le bouton « Filtrer » permet sur une période saisie de positionner des critères de filtrage.
Vous pourrez réaliser un filtrage:
- En indiquant une fourchette de référence de contrat et un code de masquage,
- En indiquant une fourchette de famille de facturation et un code de masquage,
- En indiquant une fourchette de famille de contrat et un code masquage,
- Cocher ou non le type de préparation (Avis de prélèvement, Facture),
- Cocher les statuts de préparation (Générée, Annulée, En anomalie, Validée),
- En indiquant une fourchette de code tiers (Client) et un code masquage,
- Saisir un code site.
Les actions possibles
- Suppression des préparations sélectionnées. Attention en cas de suppression il faut impérative exécuter une validation par le bouton « Valider » afin de confirmer les suppressions.
- Passer en mode liste, mode fiche.
- Validation des PFC sélectionnées en facture ou en avis de paiement des PFC sélectionnées.
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Il existe la possibilité d'établir des factures contrat à destination d'un tiers facturation différent du tiers titulaire du contrat, afin de facturer par exemple les contrats groupe, ou les contrats client avec répartition des charges d'entretien de son parc sur plusieurs tiers.
2 solutions sont fonctionnellement à disposition:
Etablir une facture sur un tiers de facturation en lieu et place du tiers titulaire du contrat (Tiers opérationnel du parc)
Etablir une facture sur le tiers titulaire du contrat et intégrer la facture en comptabilité/règlement, sur le tiers de facturation
Paramétrage du tiers facturation
Dans la fiche contrat client (Commerce & logistique /Contrats et abonnements/ Administration des contrats/ Contrats client), le champ Tiers de facturation identifie le tiers à facturer.
Le champ Mode de facturation peut prendre les valeurs suivantes:
Etablir la facture sur le tiers facturation : va permettre d'établir la facture sur le tiers de facturation, en lieu et place du titulaire du contrat. L'adresse de facturation utilisée est celle du tiers facturation.
Intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers de facturation : va permettre d'établir la facture sur le tiers titulaire du contrat et d'intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers mentionné dans le champ Tiers de facturation. L'adresse de facturation utilisée est celle du tiers titulaire du contrat.
Fonctionnement dans le cadre du tiers facturation
Dans l'administration des préparations (Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Facturation des contrats /Administration des préparations), les champs Tiers de facturation et Mode de facturation sont visibles sur les PFC.
Le champ Tiers de facturation figure dans l'entête de facture.
Lors de validation d'une PFC ,si le mode de facturation est
Etablir la facture sur le tiers facturation : on génère la facture sur le tiers indiqué dans ce champ et on intègre la facture en comptabilité/règlement sur ce tiers également
Intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers de facturation : on génère la facture sur le tiers titulaire du contrat et on renseigne le tiers de facturation de l'entête de pièce, afin de l'utiliser pour l'intégration de la facture dans la comptabilité/règlement. Si le Tiers de facturation est renseigné en entête de facture, c'est celui-ci qui sera utilisé par le programme d'intégration comptable en lieu et place du tiers de la pièce.
Facturation conditionnelle: facturation des interventions terminées (V10.6)
Dans le cadre de la solution métier IM (Installation et Maintenance, couplée à notre solution mobile Weavy) il est possible:
de valider la facturation d'une échéance de contrat, en mode facturation conditionnelle, par recherche d'une intervention contractuelle terminée sur la période de facturation
d'alimenter la date d'autorisation par la date de fin d'intervention, afin de permettre la validation des PFC soumises à autorisation de facturation.
Facturation des interventions terminées : fonctionnement
Les interventions terminées à facturer sont celles dont la date de fin d'intervention est comprise dans l'intervalle correspondant à la période de facturation du contrat et topées par Weavy comme étant à facturer (indicateur ContractToBill = 1).
Dans Weavy, on a la possibilité de donner le top facturation avant la génération de la PFC ou après la génération de la PFC.
Facturation des interventions terminées avant la génération de la PFC
Depuis le zoom des contrats clients (Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Administration des contrats/ Contrats client), la génération de la PFC est lancée grâce au bouton Facturation. Cette étape consulte le top facturation éventuellement positionné par Weavy.
Si la condition de facturation est validée dans Weavy (indicateur ContractToBill à 1), la colonne Facturation autorisée sera cochée dans le calendrier de facturation du contrat et la colonne Date d'autorisation du calendrier de facturation pour le contrat contiendra la date de fin d'intervention.
Facturation des interventions terminées après la génération de la PFC
Après la génération de la PFC, si la condition de facturation est validée dans weavy, le statut facturation de PFC passe à “Validable” et la date d’autorisation contient la date fin de l'intervention.
Une fois la PFC générée, il existe deux possibilités de mise à jour, à postériori, du statut à partir de Weavy.
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- La validation des PFC permet la sélection simultanée de plusieurs PFC. Une fois la multi-sélection réalisée, on clique sur le bouton “Valider PFC”. Si parmi les PFC sélectionnées, certaines ont un statut de facturation “en attente de validation”, le programme effectue, pour ces PFC, l'interrogation de la condition dans Weavy.
Mode de regroupement par tiers et service/engagement (V10.5)
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Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous indiquez le numéro de facture ou utilisez les touches de « F8 » ou « F9 » afin d'accéder au zoom des en-têtes de pièces pour sélectionner une facture.
Ensuite, un événement est automatiquement généré dans l'historique du contrat. La pièce sera consultable à partir de là.
La famille de facture pour éclater les factures (V10.6)
Une option du dossier Commerce et logistique permet d'éclater les factures en familles de facturation, ce qui permet de s'affranchir de l'étape de filtrage nécessaire avant la V10.6, si l'on voulait faire des lots pertinents de factures.
La famille facturation sera stockée dans la référence de la pièce.
La famille de facturation est construite par établissement ou par dossier, à partir d'informations pertinentes pour le contexte d'utilisation.
Paramétrage du dossier Commerce et logistique
Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ organisation/ Dossier, bouton Contrats et abonnements, la coche Rupture par famille de facturation du groupe Facturation, active le split des factures par famille.
Dans le groupe Codification de la référence pièce, on paramètre une règle de codification par mode du regroupement. Celle-ci sera utilisée pour construire la référence de la pièce lors de la validation d'un PFC en facture.
La syntaxe est [NOMTABLE.NOMCHAMP]. Pour afficher un champ libelle comme le nom du client ou nom du site, on ajoute après le NOMCHAMP “.LIB” ou “.Nom” –>[NOMTABLE.NOMCHAMP.LIB].
Paramétrage de la rupture par famille au niveau de l'établissement
Plus finement, si le dossier gère les établissements, on peut définir la Codification de la référence pièce par établissement dans l'onglet Contrats et abonnements de la fiche Etablissement à laquelle on accède par Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Etablissement.
Fonctionnement de la rupture par famille de facture
Dans le programme d'administration des préparations , si on sélectionne plusieurs PFC avec des familles de facturation différentes puis qu'on les valide grâce au bouton Valider PFC, la génération de factures produira des factures éclatées par famille de facturation. La famille de facture est stockée dans la référence de la pièce.
L'exemple présenté sur l'écran précédent utilise la règle de codification pour le mode regroupement par “Tiers”, soit:
