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| Sommaire | ||
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Etats du document
Les différentes informations d'états qui apparaissent sur la fiche document sont :
Le Statut document
Code intervention en cours : apparaît si une intervention est en cours sur le document.
Mention "Diffusion en cours" : apparaît si il manque un accusé réception sur l'une des lignes de diffusions du document.
Mention "Annotation à lire" apparaît si une des annotations posées sur le document reste à lire.
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Vous disposez de 2 fois 80 caractères pour donner une description sommaire mais suffisante pour identifier l'objet du document. Le formatage en deux lignes permet d'étblir une hiérarchie entre Titre et Sous-Titre.
Ce titre sera repris dans toutes les listes de documents .
Tous les mots du titre sont utilisés pour indexer le document et permettre la recherche par mot-clé.
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Vous pouvez ajouter un identifiant secondaire du document sur 20 caractères alphanumériques .
Ce n'est pas forcément un identifiant unique, mais il permet de faciliter la recherche, et peut provenir d'un système d'identification antérieur à la mise en place de Divalto Documentation.
Par défaut, Divalto Documentation reprend l'identifiant principal cadré à gauche;
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Le document pouvant avoir plusieurs classements, Divalto Documentation n'affiche sur la fiche document, que le classement principal.
Il s'agit donc de la localisation de l'exemplaire numéroté 1.
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Pour identifier complètement un document, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Titre document
Auteur
Alias
Etats du document
Classement original
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Vous identifiez ici l'auteur du document qui peut être un utilisateur Divalto ou non.
L'auteur est la personne qui a conçu et rédigé le document.
Ce n'est peut-être pas la personne qui a autorité pour le rendre valide dans la base documentaire.