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Divalto Finances intègre deux modules :
Divalto Comptabilité
Comptabilité générale et analytique, gestion des devises, édition du bilan et du compte de résultat, balance âgée client, échéancier fournisseur, import-export des données, gestion des immobilisations, gestion des budgets, liasse fiscale (jusqu'à la télé déclaration).
Divalto Règlements
Gestion des encaissements et décaissements, relances, liaisons bancaires Ebics, calcul du prévisionnel.
Le Module de comptabilité dans l'ERP
La comptabilité est une activité réceptacle des activités d'une entreprise, par conséquent le module Comptabilité est un réceptacle des autres modules de Divalto comme la paie, la gestion des achats, la gestion des ventes ainsi que le module des règlements
Tout comme les autres modules de l'offre, Divalto Comptabilité est adaptable :
Ajout de données et de fichiers,
Paramétrage des masques,
Paramétrage des états ,
Surcharge des points de traitement ,
Mises à jour des données permanentes (ZOOM),
Menu normalisé et paramétrable.
Principe de brouillard
Dans Divalto, toutes les écritures sont passées dans un brouillard. Tant que les écritures sont dans le brouillard elles sont modifiables et supprimables.
Le traitement de « Validation Journaux » permet de transférer les écritures vers un journal réel. Une fois dans un journal réel, les écritures sont figées et donc plus modifiables.
Une comptabilité basée sur le principe du « Multi »
Multi utilisateur
De manière générale, Divalto infinity est multi-utilisateur. Chaque utilisateur possède des droits d'accès, des droits de consultation et des droits de modification pour les différents traitements de l'ERP.
Les opérations sont signées, c'est-à-dire que la trace de qui et quand est conservée.
Multi dossier
Divalto infinity est multi-dossier. Toutes les opérations sont réalisées dans un dossier. Un dossier correspond à une comptabilité. Les paramètres peuvent être propres au dossier (Les modes de règlement par exemple) ou communs à tous les dossiers (Les taux de devises).
La touche de fonction « F3 » au niveau du menu permet d'accéder au contexte de l'utilisateur et donc de changer de dossier. A un instant T l'utilisateur travaille sur un dossier.
Multi devises
La comptabilité générale et analytique dans Divalto Infinity est multi devises : vous pourrez gérer une devise principale et secondaire par dossier ainsi que saisir des écritures comptables en devises.
Gérer la comptabilité analytique
La comptabilité analytique s'appuie sur des axes d'analyse. Ils sont au nombre de quatre et sont propres à un dossier.
Le paramétrage des axes et surtout leur codification permet, si nécessaire, de mettre en évidence une structure type plan comptable.
La saisie en comptabilité analytique s'effectue de 3 manières :
Il est possible de paramétrer le compte comptable. Dans ce cas, à chaque saisie du compte comptable, le compte analytique est imputé, quelle que soit l'écriture.
Il est possible de définir des clés de répartition sur des comptes. Dans ce cas ce n'est plus un seul compte analytique qui est imputé mais autant que souhaité selon des coefficients.
Lors de la saisie d'écriture, il est possible de ventiler le montant dans les comptes analytiques.
De multiples vues sont disponibles pour exploiter les données :
Selon la codification de l'axe,
En croisant les axes,
Selon une arborescence de valeurs d'axe pour offrir une vision alternative et transversale à l'intérieur d'un axe.
Principe de période comptable
Les écritures sont stockées selon leurs dates comptables qui sert à tous les traitements.
La notion d'exercice ne se matérialise qu'au niveau d'une table à renseigner lors du premier exercice et mise à jour par le traitement de clôture.
Lors du traitement de clôture, une entrée est générée dans la table des clôtures du dossier. On accède à cette table via l'option de menu Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossier – Bouton Clôtures
Les périodes de saisie sont bornées :
Au niveau du dossier
Le groupe « Période de saisie » est accessible par le menu Comptabilité, Fichiers, Organisation, Dossier – Onglet « Généralités ».
Les périodes de la balance courante sont également définies au niveau du dossier et mises à jour par le traitement de clôture.
Il s'agit des champs « Date début » et « Période balance du au » se trouvant dans le groupe portant le même nom.
Au niveau de l'utilisateur
Les « dates Saisie autorisée du au » sont présentent dans le groupe « Paramètres généraux » accessible via le menu générale, puis touche de fonction « F3 ».
Les paramètres de l'utilisateur permettent également de définir la période de consultation par défaut.
Il s'agit des champs « Période de consultation du au ».
Les sous fiches du Dossier en comptabilité
Plusieurs fiches annexes sont rattachées au dossier :
Paramétrage de DIVALTO REGLEMENTS (voir partie règlements)
Dates des exercices clôturés et non clôturés
Numérotation
Paramétrage expert (non accessible par menu ; mais par Shift-F7)
Sous fiche dossier « Règlements » - Comptabilité générale
L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Règlement
Ce module gère les règlements et la méthode de comptabilisation, les relances, les liaisons bancaires Ebics, les acomptes , bons à payer et les fonctions à confidentialisées.
Sous fiche dossier « Clôtures » - Comptabilité générale
L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Exercices.
« Début et fin d'exercice » : Vous avez la possibilité de mémoriser les dates des exercices clôturés et non clôturés. Le programme de clôture d'exercice modifiera le paramètre « Exercice clôturé ».
« Exercice clôturé » : Il est impossible de saisir des écritures sur les exercices clôturés. En cas de mise en place d'une nouvelle société, il suffit de créer l'exercice en cours en précisant "non clôturé".
« Exercice épuré » : On signale si l'exercice est un exercice épuré ou non. Sur un exercice clôturé et épuré, il ne vous sera plus possible de consulter le détail des cumuls.
Le groupe « Paramètres de clôture » : Les différents champs présents dans ce groupe sont garnis par le traitement de la clôture et les champs seront renseignés en affichage uniquement.
Le groupe « Etablissements » signale par la case à cocher « Exercice avec gestion des établissements », si le dossier gère le multi établissements. Ceci permet de générer les écritures d'équilibrage multi établissements lors de la saisie d'écriture et l'import d'écriture.
Modifications (V10.11)
Le zoom des exercices (Clôtures) représente l'élément structurant de la finance et les modifications suivantes ont été réalisées :
renommer le bouton « Clôtures » par « Exercices » dans le dossier Comptable,
rendre la sélection par clic et l'utilisation des flèches Haut/bas, actives dans tous les cas,
En cas de création d'un exercice, la date de « Début exercice » doit être initialisé à J+1 de la date « Fin d'exercice » le plus récent (ne pas laisser de "trous" dans les exercices),
Empêcher la suppression d'un exercice ayant de écritures,
Autoriser la saisie d'écriture comptable que si la date d'écriture se trouve sur un exercice non-clôturé.
Sous fiche dossier « Numérotation » - Comptabilité générale
L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Numérotation
Affiche le dernier numéro d'écriture attribué en brouillard et en réel, ce numéro est géré par le système. Le numéro de pièce ne s'affiche que si la numérotation des pièces est automatique et par dossier pour au moins un journal.
Paramétrage Expert - Comptabilité générale
Des droits d'administrations sont requis pour accéder à cette fiche (le code administrateur comptabilité C*** est requis).
L'accès se fait via le menu : Comptabilité / Fichiers / Dossiers – touches shit + F7
dossier Expert - onglet « DIVALTO COMPTABILITE »
Définition des indes L M N P (interrogations analytiques croisées)
Lors des interrogations axes, deux types de croisement sont possibles en standard :
Axe 1, axe 2, axe 3, axe 4
Axe 2, axe 1
Deux autres définitions sont paramétrables en spécifique. Les axes présentés sont issus du dossier 999. Le paramétrage des index permet une interrogation analytique croisée entre les différents axes. Ces paramétrages ne doivent en aucun cas être modifiés.
Il est impératif que les croisements décrits dans l'enregistrement expert correspondent aux descriptions physiques des index des bases. Un contrôle de cohérence est réalisé en début d'interrogation analytique.
Les tables communes à tous les dossiers
Les tables sont déclarées communes aux dossiers ou non. Vous indiquez le mode de gestion de chaque table.
Vous précisez si la table est :
Commune à tous les dossiers en cochant la case
Gérée par dossier.
Dossier Expert - onglet « DIVALTO REGLEMENT »
Indiquez dans cet onglet, la liste des tables communes ou gérées par dossier dans le module des Règlements.
Contrôle du Siret
Il est possible de contrôler la saisie du numéro de SIRET pour les tiers français en s''assurant de l'unicité de ce numéro dans la base. La fiche dossier Commerce & Logistique permet de définir le niveau de contrôle sur le SIRET à réaliser dans les Zooms.
L'accès se fait via le menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet « COMPTABILITE »
Contrôler l'unicité de Siret sur les tiers
Les différents choix disponibles sont :
Informatif. Message non bloquant,
Bloquant. Message bloquant avec positionnement sur la zone Siret,
Jamais. Pas de contrôle.
La fiche Pays comporte un indicateur à positionner uniquement sur le code pays France. On accède à la table des codes pays par l'option de menu : Commerce et logistique / Fichiers / Tables liées aux tiers / pays
Contrôle du SIRET (France)
Le contrôle en saisie du SIRET, conditionné par l'option dossier et la case à cocher « France » du pays est effectué en création et modification sur les zooms Prospect, Client, Fournisseur, Commercial, Autre Tiers.
Un contrôle dans l'Import de Tiers (sauf si option dossier positionnée sur 'Jamais'), bloquant, avec trace dans la colonne « erreur » est effectué.
Attention : seule la présence de l'information est contrôlée, pas la cohérence de forme du SIRET.
Modèles d'écriture en comptabilité
Le modèle est une facilité de saisie pour des écritures qui ont le même « Schéma ». L'entête de modèle permet d'identifier le modèle et de définir à quel type de journal le modèle peut être appliquer.
Les lignes du modèle correspondent aux lignes de l'écriture qui sera générée à partir de ce modèle. Celles-ci se présentent de façon plus générique qu'une véritable ligne d'écriture.
On accède au zoom des modèles d'écriture via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Modèles
Entête du modèle d'écriture
Code modèle d'écriture
Saisissez un code pour le modèle d'écriture. Vous disposez de 8 caractères alphanumériques.
Code établissement
Saisissez ici l'établissement dans lequel le modèle pourra être utilisé.
Libellé modèle écriture
Ce libellé sur 40 caractères permet d'identifier un modèle d'écriture.
Type de journal
Indiquez ici le type de journal auquel le modèle d'écriture pourra être utilisé. Pour le type, vous disposez des choix suivants :
Achat
Vente
Trésorerie
O.D.
Budget
Extra-comptable
Après avoir créé le code du modèle et défini le type de journal dans lequel ce modèle peut être appelé, on définit le mode de fonctionnement en cliquant sur le bouton « Lignes du modèle » ou touche de fonction « F6 ». 
Lignes du modèle d'écriture
Numéro de ligne
Toutes les lignes d'un modèle sont identifiées par des numéros. Chaque ligne du modèle correspond à la ligne d'écriture de même numéro.
A saisir
Pour chaque ligne, il s'agit de préciser si le compte, le libellé, le montant et les autres informations doivent être saisis ou renseignés automatiquement.
Lorsqu'un élément ne doit pas être saisi par l'utilisateur, le champ attenant peut-être renseigné, servant alors de valeur par défaut ou de commentaire dans un champ de formule.
Remarque : Dans le tableau des lignes (Mode liste), à gauche de l'écran, « Oui » signifie que l'option « A saisir » a été cochée. Il n'y a donc aucune valeur associée.
Le compte
Le numéro de compte peut être une valeur directe (60710000 par exemple). Mais, il peut également contenir des caractères jokers.
==est remplacé par le mois de la date d'écriture.
##est remplacé par le mois de la date d'échéance.
%%est remplacé par le code taxe du compte.
$$est remplacé par le "masquage compte" prévu sur la fiche « libellé devise » de la devise de
l'écriture.
L'utilisation du joker %% est particulière. C'est le seul joker qui dépend du compte et qui, en même temps, permet de modifier le numéro de compte. Le traitement ne peut l'utiliser qu'en faisant référence à un autre compte (puisque tant qu'il ne connaît pas le compte, il ne connaît pas non plus le code taxe et ne peut donc trouver le compte…). En conséquence, il ne peut être utilisé que si le masque comporte une page d'en-tête d'écriture où l'utilisateur a la possibilité de saisir un numéro de compte. C'est le code taxe associé à ce compte que le traitement utilisera pour créer les autres numéros de comptes.
Hormis %%, les jokers sont dynamiques. Pendant toute la phase de création de l'écriture, le changement d'un élément influant sur un joker provoquera le recalcul des numéros de comptes. Par exemple, si le compte prévu sur le modèle est 4130##00, le fait de changer la date d'échéance d'une ligne entraîne la modification du numéro de compte.
Le numéro de compte du modèle peut être une simple valeur par défaut que l'utilisateur peut corriger (indicateur de saisie positionné sur "oui"). Cela peut être aussi un numéro entièrement calculé sur lequel l'utilisateur n'aura aucune possibilité d'intervention (indicateur de saisie positionné sur "non"). En définissant des modèles avec des comptes imposés, un comptable peut confier la saisie d'écritures répétitives à une autre personne sans risque de constater des erreurs d'imputation.
Le traitement peut ne pas tenir compte de l'indicateur de saisie positionné à "non". Si le compte, après remplacement éventuel des jokers, n'existe pas dans le plan comptable, un message demande à l'utilisateur s'il veut le créer. En cas de refus, ou si l'utilisateur n'a pas les droits nécessaires à la création d'un compte (ou bien encore si l'utilisateur abandonne la création dans le zoom), le traitement forcera l'indicateur de saisie à "oui".
Le paramètre 
est utilisé lors de l'appel des modèles par les abonnements. L'abonnement passe alors une valeur de compte en paramètre lors de la génération des écritures d'abonnement.
Sens
Pour chaque ligne d'un modèle, le sens peut être :
Implicite (Celui de la fiche du compte)
Forcé à débit
Forcé à crédit
En forçant le sens il est possible de faire un modèle pour un avoir.
Le libellé
Comme le compte, le libellé peut être une valeur directe ou contenir des jokers.
Inférieur est remplacé par l'intitulé du compte
Egal est remplacé par la date d'écriture (JJ/MM/AA) suivi de l'intitulé du compte
Dièse est remplacé par la date d'échéance (JJ/MM/AA) suivi de l'intitulé du compte
Livre est remplacé par le libellé de l'abonnement
Il est généralement plus utile de renseigner le libellé uniquement sur la première ligne car le traitement lors de la saisie se charge de dupliquer le libellé de la première ligne sur les lignes suivantes (ce dispositif fonctionne également hors modèle).
Le libellé n'est évalué (et réévalué) que sur la ligne où il est défini dans le modèle. Si le libellé n'est présent que sur la première ligne du modèle, la modification du numéro de compte de la deuxième ligne n'aura pas d'incidence sur le libellé ; par contre, la modification du numéro de compte sur la première ligne entraînera la modification du libellé sur toutes les lignes de l'écriture.
Les axes
Les axes peuvent être renseignés par une valeur ou une clé de répartition.
La formule de calcul
La formule de calcul permet d'obtenir le montant de la ligne d'écriture. C'est une expression arithmétique pouvant comporter :
Des valeurs constantes,
Des variables,
Des opérateurs.
Les constantes :
Elles peuvent être de types entières ou décimales. Le séparateur décimal peut être le point ou la virgule. Une constante ne doit comporter que des chiffres, le point ou la virgule. Une constante est limitée à 13 chiffres entiers et 10 chiffres après la virgule. "2", "19,6", "6.55957", "2000" et "4 096" sont 5 constantes valides (la séparation des milliers peut être assurée par un espace, mais pas par le point).
Les variables :
Les variables représentent des valeurs numériques. Elles apparaissent dans la formule sous forme de mots clés :
Crédit représente le montant de la ligne d'écriture si celui-ci est saisi au crédit. Si le montant de la ligne est un débit, Crédit vaut zéro.
Débit représente le montant de la ligne d'écriture si celui-ci est saisi au débit. Si le montant de la ligne est un crédit, Débit vaut zéro.
Escompte représente le taux d'escompte stocké sur la fiche tiers associée au compte comptable de la ligne d'écriture (CLI.ESCP / 100).
Montant représente le montant de la ligne d'écriture. Il s'agit du montant saisi, qu'il soit au débit ou au crédit.
Tva représente le taux de TVA associé au code taxe du compte comptable de la ligne d'écriture (T003.TVAP
/ 100). L'indice "i" est réglé automatiquement par le traitement, en fonction de la date d'écriture et de la date "fin des valeurs 1" de la fiche "Code TVA".Solde ne peut apparaître que dans la formule de la dernière ligne du modèle. Ce mot clé doit être le seul élément de la formule. Il représente le solde de l'écriture, c'est-à-dire la somme algébrique (débit – crédit) de toutes les lignes de l'écriture, à l'exception de la ligne courante.
Paramètre est une valeur externe donnée par une fonction à définir dans ccut021.dhop. Le mot clé peut être suivi d'un nombre indiquant le numéro de paramètre ; ce nombre est repris dans le nom de la fonction. Par exemple, Paramètre (5) représente la valeur retournée par la fonction Valeur_Parametre_5 ; Paramètre déclenchera la fonction Valeur_Parametre_0 ; Paramètre 33 ou Paramètre33 fera appel à la fonction Valeur_Parametre_33. Il est possible de définir 1000 paramètres différents (numérotés de 0 à 999).
Les mots clés Escompte, Montant et Tva peuvent être suivis d'un indice entre parenthèses indiquant le numéro de ligne d'écriture à prendre en compte. Par exemple, montant(3) contient le montant de la troisième ligne de l'écriture ; escompte(1) est le taux d'escompte trouvé sur la fiche tiers associée au compte comptable de la première ligne de l'écriture. Lorsque ces mots clés ne sont pas suivis d'une parenthèse, le traitement considère qu'ils font référence à la ligne courante.
Les mots clés peuvent être abrégés car le traitement identifie chaque mot clé en n'utilisant que sa première lettre. Ainsi les expressions Montant(3), mt(3), m(3), MontantDeLaLigne(3) sont équivalentes ; il en est de même pour TVA(2), taux(2), tx(2), t(2), TauxDeTvaDeLaLigne(2) ou pour Paramètre(33), p33, param33, ParamètreNuméro33, etc…
Les opérateurs :
Les opérateurs permettent de combiner les constantes et les variables entre elles. Il est possible d'utiliser les quatre opérations arithmétiques +, –, *{}, / ainsi que l'opérateur %.
% est une abréviation de /100. Il ne doit pas être utilisé avec les variables Escompte et Taux qui sont déjà automatiquement divisées par 100.
Enfin, une formule peut comporter des parenthèses pour contourner la priorité normale des opérateurs et des espaces pour améliorer sa lisibilité.
Formules implicites :
Lorsque le montant n'est pas déclaré "à saisir", le traitement utilise la formule de calcul de la ligne du modèle correspondant au numéro de ligne courant de l'écriture. Si aucune formule n'est définie dans le modèle, le traitement peut dans certains cas utiliser une formule par défaut.
Si le compte comptable de la ligne d'écriture courante comporte un code taxe, le traitement utilise par défaut la formule :
mt(1) / (1 + tx)
Soit le montant de la première ligne divisé par le taux de TVA associé au compte comptable de la ligne courante incrémenté de 1".
Si le compte comptable de la ligne d'écriture courant comporte le symbole ""* dans son code taxe, le traitement utilise par défaut la formule :
Solde
Soit le solde de l'écriture.
Il est ainsi possible de définir, par exemple, un modèle de saisie d'une écriture de vente comportant trois lignes (TTC, HT et TVA) en ne demandant que la saisie du montant de la première ligne et sans préciser de formule pour les deux autres lignes (à condition que les comptes comptables soient correctement codifiés).
Formule donnant un résultat nul ou ligne sans montant renseigné.
Il est possible qu'une formule ne donne pas de résultat. Par exemple, la formule
Montant(2) * Escompte(1) n'aura une valeur que si la fiche tiers associée au compte comptable de la première ligne comporte effectivement un taux d'escompte et que si le montant de la deuxième ligne est déjà connu.
En conséquence, pendant toute la phase de création d'une écriture, des lignes à zéro peuvent être affichées. Elles peuvent recevoir un montant par la suite si l'utilisateur modifie un compte ou un montant : la prise en compte de la modification d'une information pouvant avoir une influence sur d'autres lignes (y compris la ligne courante) est automatique dès que l'utilisateur valide la saisie d'une ligne.
Au moment de la validation globale de l'écriture, le traitement éliminera automatiquement toutes les lignes qui ne comportent pas de montant.
Ce dispositif permet de mettre en place des modèles généraux, comportant des lignes optionnelles. Par exemple, une écriture de vente avec prise en charge de l'escompte habituel du client : la ligne sur le compte d'escompte n'apparaîtra dans l'écriture finale que si le client a effectivement un taux d'escompte renseigné sur sa fiche.
Les autres informations
Le terme "autres informations" regroupe toutes les informations facultatives qu'il est possible de saisir sur une ligne en fonction des paramètres du journal : le numéro de pièce, la date d'échéance, le numéro de chèque, les axes …
Il ne s'agit ni de la date d'écriture – qui doit toujours être saisie –, ni de la devise – qui doit être renseignée soit explicitement, soit implicitement (le traitement peut imposer la devise principale du dossier si le journal est paramétré "sans devise").
Attention : Il n'y a pas de champ « valeur » pour les autres informations. Le traitement de saisie comporte, avec ou sans modèle, des mécanismes qui renseignent automatiquement ces informations. De plus, si le traitement ne parvient pas à compléter une zone obligatoire avec les informations dont il dispose (exemple : un compte réclame une ventilation axe et n'a pas d'axe implicite ni de clé de répartition associée), l'utilisateur devra la renseigner même si l'indicateur « autre » est positionné à « non ».
Modèle - TVA partiellement déductible
La formule Ndt
permet de calculer la charge non déductible associée à la ligne de HT (x = n° de la ligne de HT).
Si « Ndt » est le premier mot de la formule, l'évaluation de la formule va positionner le flag « Ligne de charge non déductible" afin de bloquer la création de ventilation de TVA sur la ligne.
Exemples de paramétrage d'un modèle avec TVA partiellement déductible :
Avec charge non déductible sur la 3ème ligne du modèle
...
Numéro de ligne
...
Description
...
Formule
...
1
...
TTC
...
2
...
HT
...
Montant(1) / (1+Tva)
...
3
...
Charge non déductible
...
Ndt(2)
...
4
...
TVA Déductible
...
Solde
...
Numéro de ligne
...
Description
...
Formule
...
1
...
TTC
...
2
...
HT
...
Montant(1) / (1+Tva)
...
3
...
Charge non déductible
...
Montant(2) *Tva(2) - Ndt(2)
...
4
...
TVA Déductible
...
Ndt(2)
Prise en compte de la TVA déduite partiellement (V10.7)
Les factures fournisseurs peuvent contenir des articles soumis à de la TVA partiellement déductible. Lors de leur intégration en comptabilité, les écritures comptables générées à partir de telles factures sont identiques à celles issues d'une saisie manuelle d'écriture comptable équivalente. Ainsi, toutes les écritures de ce type, qu'elles soient manuelles ou générées, sont identiques et la déclaration de TVA prendra en compte de façon cohérente ces montants de TVA partiellement déductibles.
Appel et positionnement d'un modèle de saisie d'écriture
L'appel du modèle d'écriture se fait soit :
Avant de commencer à saisir, touche de fonction « F6 », saisie directe dans le champ « Modèle » ou menu Options, Choisir un modèle
Dans le journal pour un appel systématique en renseignant le champ « Modèle de saisie des écritures ». Comptabilité / Fichiers / Journaux / Onglet Généralités
Sur la fiche du compte. Comptabilité / Fichiers / Plan comptable / Onglet « PARAMETRES » - groupe « Informations complémentaires » - « Modèle de saisie des écritures »
Sur le mode règlement.
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Divalto Finances intègre deux modules :
Divalto Comptabilité
Comptabilité générale et analytique, gestion des devises, édition du bilan et du compte de résultat, balance âgée client, échéancier fournisseur, import-export des données, gestion des immobilisations, gestion des budgets, liasse fiscale (jusqu'à la télé déclaration).
Divalto Règlements
Gestion des encaissements et décaissements, relances, liaisons bancaires Ebics, calcul du prévisionnel.
Le Module de comptabilité dans l'ERP
La comptabilité est une activité réceptacle des activités d'une entreprise, par conséquent le module Comptabilité est un réceptacle des autres modules de Divalto comme la paie, la gestion des achats, la gestion des ventes ainsi que le module des règlements
Tout comme les autres modules de l'offre, Divalto Comptabilité est adaptable :
Ajout de données et de fichiers,
Paramétrage des masques,
Paramétrage des états ,
Surcharge des points de traitement ,
Mises à jour des données permanentes (ZOOM),
Menu normalisé et paramétrable.
Principe de brouillard
Dans Divalto, toutes les écritures sont passées dans un brouillard. Tant que les écritures sont dans le brouillard elles sont modifiables et supprimables.
Le traitement de « Validation Journaux » permet de transférer les écritures vers un journal réel. Une fois dans un journal réel, les écritures sont figées et donc plus modifiables.
Une comptabilité basée sur le principe du « Multi »
Multi utilisateur
De manière générale, Divalto infinity est multi-utilisateur. Chaque utilisateur possède des droits d'accès, des droits de consultation et des droits de modification pour les différents traitements de l'ERP.
Les opérations sont signées, c'est-à-dire que la trace de qui et quand est conservée.
Multi dossier
Divalto infinity est multi-dossier. Toutes les opérations sont réalisées dans un dossier. Un dossier correspond à une comptabilité. Les paramètres peuvent être propres au dossier (Les modes de règlement par exemple) ou communs à tous les dossiers (Les taux de devises).
La touche de fonction « F3 » au niveau du menu permet d'accéder au contexte de l'utilisateur et donc de changer de dossier. A un instant T l'utilisateur travaille sur un dossier.
Multi devises
La comptabilité générale et analytique dans Divalto Infinity est multi devises : vous pourrez gérer une devise principale et secondaire par dossier ainsi que saisir des écritures comptables en devises.
Gérer la comptabilité analytique
La comptabilité analytique s'appuie sur des axes d'analyse. Ils sont au nombre de quatre et sont propres à un dossier.
Le paramétrage des axes et surtout leur codification permet, si nécessaire, de mettre en évidence une structure type plan comptable.
La saisie en comptabilité analytique s'effectue de 3 manières :
Il est possible de paramétrer le compte comptable. Dans ce cas, à chaque saisie du compte comptable, le compte analytique est imputé, quelle que soit l'écriture.
Il est possible de définir des clés de répartition sur des comptes. Dans ce cas ce n'est plus un seul compte analytique qui est imputé mais autant que souhaité selon des coefficients.
Lors de la saisie d'écriture, il est possible de ventiler le montant dans les comptes analytiques.
De multiples vues sont disponibles pour exploiter les données :
Selon la codification de l'axe,
En croisant les axes,
Selon une arborescence de valeurs d'axe pour offrir une vision alternative et transversale à l'intérieur d'un axe.
Principe de période comptable
Les écritures sont stockées selon leurs dates comptables qui sert à tous les traitements.
La notion d'exercice ne se matérialise qu'au niveau d'une table à renseigner lors du premier exercice et mise à jour par le traitement de clôture.
Lors du traitement de clôture, une entrée est générée dans la table des clôtures du dossier. On accède à cette table via l'option de menu Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossier – Bouton Clôtures
Les périodes de saisie sont bornées :
Au niveau du dossier
Le groupe « Période de saisie » est accessible par le menu Comptabilité, Fichiers, Organisation, Dossier – Onglet « Généralités ».
Les périodes de la balance courante sont également définies au niveau du dossier et mises à jour par le traitement de clôture.
Il s'agit des champs « Date début » et « Période balance du au » se trouvant dans le groupe portant le même nom.
Au niveau de l'utilisateur
Les « dates Saisie autorisée du au » sont présentent dans le groupe « Paramètres généraux » accessible via le menu générale, puis touche de fonction « F3 ».
Les paramètres de l'utilisateur permettent également de définir la période de consultation par défaut.
Il s'agit des champs « Période de consultation du au ».
Les sous fiches du Dossier en comptabilité
Plusieurs fiches annexes sont rattachées au dossier :
Paramétrage de DIVALTO REGLEMENTS (voir partie règlements)
Dates des exercices clôturés et non clôturés
Numérotation
Paramétrage expert (non accessible par menu ; mais par Shift-F7)
Sous fiche dossier « Règlements » - Comptabilité générale
L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Règlement
Ce module gère les règlements et la méthode de comptabilisation, les relances, les liaisons bancaires Ebics, les acomptes , bons à payer et les fonctions à confidentialisées.
Sous fiche dossier « Clôtures » - Comptabilité générale
L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Exercices.
« Début et fin d'exercice » : Vous avez la possibilité de mémoriser les dates des exercices clôturés et non clôturés. Le programme de clôture d'exercice modifiera le paramètre « Exercice clôturé ».
« Exercice clôturé » : Il est impossible de saisir des écritures sur les exercices clôturés. En cas de mise en place d'une nouvelle société, il suffit de créer l'exercice en cours en précisant "non clôturé".
« Exercice épuré » : On signale si l'exercice est un exercice épuré ou non. Sur un exercice clôturé et épuré, il ne vous sera plus possible de consulter le détail des cumuls.
Le groupe « Paramètres de clôture » : Les différents champs présents dans ce groupe sont garnis par le traitement de la clôture et les champs seront renseignés en affichage uniquement.
Le groupe « Etablissements » signale par la case à cocher « Exercice avec gestion des établissements », si le dossier gère le multi établissements. Ceci permet de générer les écritures d'équilibrage multi établissements lors de la saisie d'écriture et l'import d'écriture.
Modifications (V10.11)
Le zoom des exercices (Clôtures) représente l'élément structurant de la finance et les modifications suivantes ont été réalisées :
renommer le bouton « Clôtures » par « Exercices » dans le dossier Comptable,
rendre la sélection par clic et l'utilisation des flèches Haut/bas, actives dans tous les cas,
En cas de création d'un exercice, la date de « Début exercice » doit être initialisé à J+1 de la date « Fin d'exercice » le plus récent (ne pas laisser de "trous" dans les exercices),
Empêcher la suppression d'un exercice ayant de écritures,
Autoriser la saisie d'écriture comptable que si la date d'écriture se trouve sur un exercice non-clôturé.
Sous fiche dossier « Numérotation » - Comptabilité générale
L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Numérotation
Affiche le dernier numéro d'écriture attribué en brouillard et en réel, ce numéro est géré par le système. Le numéro de pièce ne s'affiche que si la numérotation des pièces est automatique et par dossier pour au moins un journal.
Paramétrage Expert - Comptabilité générale
Des droits d'administrations sont requis pour accéder à cette fiche (le code administrateur comptabilité C*** est requis).
L'accès se fait via le menu : Comptabilité / Fichiers / Dossiers – touches shit + F7
dossier Expert - onglet « DIVALTO COMPTABILITE »
Définition des indes L M N P (interrogations analytiques croisées)
Lors des interrogations axes, deux types de croisement sont possibles en standard :
Axe 1, axe 2, axe 3, axe 4
Axe 2, axe 1
Deux autres définitions sont paramétrables en spécifique. Les axes présentés sont issus du dossier 999. Le paramétrage des index permet une interrogation analytique croisée entre les différents axes. Ces paramétrages ne doivent en aucun cas être modifiés.
Il est impératif que les croisements décrits dans l'enregistrement expert correspondent aux descriptions physiques des index des bases. Un contrôle de cohérence est réalisé en début d'interrogation analytique.
Les tables communes à tous les dossiers
Les tables sont déclarées communes aux dossiers ou non. Vous indiquez le mode de gestion de chaque table.
Vous précisez si la table est :
Commune à tous les dossiers en cochant la case
Gérée par dossier.
Dossier Expert - onglet « DIVALTO REGLEMENT »
Indiquez dans cet onglet, la liste des tables communes ou gérées par dossier dans le module des Règlements.
Contrôle du Siret
Il est possible de contrôler la saisie du numéro de SIRET pour les tiers français en s''assurant de l'unicité de ce numéro dans la base. La fiche dossier Commerce & Logistique permet de définir le niveau de contrôle sur le SIRET à réaliser dans les Zooms.
L'accès se fait via le menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet « COMPTABILITE »
Contrôler l'unicité de Siret sur les tiers
Les différents choix disponibles sont :
Informatif. Message non bloquant,
Bloquant. Message bloquant avec positionnement sur la zone Siret,
Jamais. Pas de contrôle.
La fiche Pays comporte un indicateur à positionner uniquement sur le code pays France. On accède à la table des codes pays par l'option de menu : Commerce et logistique / Fichiers / Tables liées aux tiers / pays
Contrôle du SIRET (France)
Le contrôle en saisie du SIRET, conditionné par l'option dossier et la case à cocher « France » du pays est effectué en création et modification sur les zooms Prospect, Client, Fournisseur, Commercial, Autre Tiers.
Un contrôle dans l'Import de Tiers (sauf si option dossier positionnée sur 'Jamais'), bloquant, avec trace dans la colonne « erreur » est effectué.
Attention : seule la présence de l'information est contrôlée, pas la cohérence de forme du SIRET.
Les écritures en attente en comptabilité générale
Les écritures en attentes sont alimentées par le Data Hub qui génère des DataSets empruntant ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
Il s'agit en fait d'une nouvelle saisie d'écritures que l'on qualifiera de saisie pré-comptable. En effet les différentes pièces ne sont pas intégrées directement en comptabilité mais passent dans un état « en attente ».
Cela permettra aux utilisateurs d'effectuer des demandes complémentaires afin d'enrichir les écritures. Par exemple, d'effectuer une demande sur les comptes comptables à renseigner ainsi que les ventilations analytiques à réaliser. Une fois que les écritures auront été approuvées et auront obtenu le visa de conformité, elles pourront être injectées en comptabilité sous forme d'écritures en mode brouillard.
Cette saisie « pré-comptable » pourra également être utilisée hors circuit de dématérialisation.
En résumé ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée ou non équilibrée. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est alors transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est alors supprimée.
Paramétrage - Ecritures en attente en comptabilité générale
La première chose à faire est de mettre en place les paramétrages nécessaires pour l'utilisation des différents processus concernant notamment les demandes de renseignements complémentaires, ainsi que la gestion des modèles d'écritures.
Gestion des actions - écritures en attente en comptabilité générale
Divalto fourni en standard trois codes actions permettant d'envoyer des demandes via le module processus :
...
Visa des écritures en attente – Traitement en masse
Divalto met également à disposition une option permettant de « viser » les écritures en masse à l'aide d'un traitement accessible à partir du menu. L'option de menu est la suivante : Comptabilité / Saisie / Visa des écritures en attente.
Pour le traitement en masse, il suffira de sélectionner un ensemble de lignes puis de cocher-décocher la sélection à l'aide des boutons « Cocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « F5 » 
et « Décocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « Shift + F5 » 
ou manuellement en cliquant la case « Visa », pour chaque lignes concernées.
Pour appliquer votre choix, il conviendra de valider l'ensemble et de confirmer la mise à jour.
Attention : Les écritures provenant du DataHub seront automatiquement intégrées en comptabilité, après avoir été visées.
A partir du traitement, l'utilisateur pourra également :
...
Extension des champs disponibles dans les écritures et les écritures en attente (V10.6)
Les champs type de tiers, Tiers, Tiers Payeur, Tiers Divalto Achat-vente, Tiers centrale et Tiers à relancer ont été rajoutés à l'écriture liée à un tiers ainsi que sur les ventilations par pièce et échéance qui lui sont rattachées.
Ces champs sont initialisés à partir des factures ou des tickets lors de l'intégration de la facture, via l'intégration comptable disponible dans Commerce & Logistique ou Point de Vente.
Rattachement de tiers au compte auxiliaire (V10.6)
Lors de la saisie d'écriture et d'écriture en attente, il est possible de sélectionner un tiers rattaché au compte auxiliaire.