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Exemple d’enchaînement d’actions de recouvrement:
Action N° 1 : A Echéance Échéance - 5 jours, envoi d'un mail rappelant le prélèvement qui va être présenté.
Action N°2 : A date de prélèvement + 3 jours, si prélèvement refusé, il faut appeler le client et obtenir une promesse de règlement
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le code action de recouvrement,
la case à cocher “Statut final” Statut final, permettant d’exclure d’exclure du Recouvrement les échéances faisant l’objet de l’action concernée,
un libellé,
le Type d’action,
la case à cocher “Action Action multi-tiers” tiers permettant de lancer une action en masse distinguant les différents tiers concernés (mail et courrier : en validant ce type d’action, l’ERP génèrera autant de mails/courriers que de clients sélectionnés),
la Fréquence de relance, permettant de reproduire une action déjà effectuée, avant la prochaine étape prévue,
la fonction du contact concerné pour l’envoi du mail,
l’Action à exécuter, reprenant le processus disponible pour les types Contentieux, Irrécouvrable et Litige,
et l'éventuel Texte de relance associé, pour les types Mail et Courrier.
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Précision : la fréquence de relance est calculée dans le Superviseur de recouvrement, selon l’action prévue, et non l’action réalisée
Table des stratégies de recouvrement
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Les montants seuil pour feu orange/rouge, permettent d’automatiser d’automatiser la mise en place des feux sur les fiches Clients, dès dépassement de l’encours (encours comptable de la fiche Client) par rapport aux seuils indiqués.
La case à cocher Exclus du calcul du DSO permet de préciser si les clients qui sont rattachés à cette stratégie sont inclus ou non dans le calcul du DSO (Plus d’informations sur le DSO : Le DSO (V10.7) )
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Table des détail de stratégie
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Fonctionnement du superviseur d’actions de recouvrement
La page de sélection permet de filtrer les échéances, notamment par agent, client , stratégie, montant de l'échéance, montant de l’encours, date d'échéance…
Seul Le superviseur d’actions de recouvrement est pourvu des filtres Action de recouvrement et Stratégie de recouvrement dans l’onglet Sélection 1.
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Dans l’onglet Sélection 2, on trouve le filtre Encours qui permet la sélection d’un intervalle de valeurs d’encours.
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A l’affichage des résultats de la sélection, les colonnes Stratégie de recouvrement, Montant de l’encours et DSO reprennent ces données, client par client.
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Remarque: seul l'utilisateur paramétré en tant que responsable Responsable de recouvrement, peut visualiser les échéances d'un autre agent de recouvrement. Pour rappel, ce rôle se paramètre dans Administration / utilisateurs / utilisateurs communs, onglet Comptabilité, groupe RecouvrementRecouvrement, champ Rôle de l’utilisateur (aucun, agent ou responsable).
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L’intégralité de ces actions génère l’historique lié à une échéance, consultable dans la vue Créances client.
En complément, les actions de type Contentieux, Irrécouvrable et Litige génèrent un évènement associé au processus de traitement.
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Un clic droit sur une action de recouvrement permet d’accéder facilement , dans un premier pop-up, aux fonctionnalités de validation, de modification ou au fait d’ignorer une action. Le choix Interrogation permet, dans à l’impression de la facture.
Les choix Outils et Interrogations ouvrent chacun un deuxième pop-up, d’accéder respectivement, aux créances liées à l’action, au détail des pièces associées, à la fiche 360 client associée ainsi qu'à l’interrogation comptable.
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Un clic droit sur la créance fait apparaître un pop-up, dont le choix Outils permet d’accéder facilement aux différentes action applicables à la créance.
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Dans ce même pop-up, le choix Interrogations permet d’accéder aux éventuels évènements associés, au détail de la pièce associée, à la fiche tiers, à la fiche client 360 et à l’interrogation comptable.
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Valider action
Le bouton Valider action : génère l’action de recouvrement prédéfini par rapport au Détail de stratégie.
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Dans le champ Action, la types d’action est non-modifiable.
Le donnant accès facilement aux différentes fonctionnalités de recouvrement, et aux différents programmes d’interrogation.
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Valider action
Le bouton Valider action : génère l’action de recouvrement prédéfini par rapport au Détail de stratégie.
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Dans le champ Action, la types d’action est non-modifiable.
Le statut de l’action permet de différencier l'étape de traitement:
Réaliser l’action : génère immédiatement l’action concernée (mail, courrier…)
Préparer l’action : permet de modifier et remplacer l’action prévue par défaut dans la stratégie de recouvrement (par exemple: une échéance qui devait faire l’objet d’un courrier “simple” et que l’on veut mettre en AR).
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Le bouton Exclure permet d’exclure une échéance du circuit de recouvrement. Aucune action ne pourra être effectuée sur celle-ci. Il sera possible de la réintégrer depuis la vue Créances tiers.
Appel téléphonique
On sélectionne une ou plusieurs échéances du même client, puis on clique sur l'icône du téléphone. Un CTI est généré et la fenêtre Vue détaillée du client s'ouvre directement ainsi que l’Action créée pour prendre note de l'échange en direct.
Envoi d’un mail
On sélectionne les échéances pour lesquelles on désire envoyer un mail de relance, et on utilise le bouton Mail.
Un mail est envoyé à chaque client sélectionné.
Le mail contient un tableau avec la liste des échéances relancées.
Un fichier .zip contenant l'ensemble des factures concernées est joint au mail.
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Exemple de chaîne de paramétrage associée au processus dans le code action :
[Form.cli][R3XZ.Tiers];;[form.actrec][R3XZ.RelActionCod];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp];;[FICJOINT][R3XZ.NOMFIC]
[Form.cli][R3XZ.Tiers] : permet d'associer le tiers au processus
[form.actrec][R3XZ.RelActionCod] permet d’associer un code d'action de recouvrement au processus. On pourra ainsi dans le processus récupérer le code fonction et le code texte de relance associé au code d'action de recouvrement
[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp] : permet de récupérer un tableau avec la liste des échéances relancées. Pour insérer le tableau dans le mail utiliser la balise [Proc.Tab]. Le nom du fichier passé en paramètre ([R3XZ.NomTabTmp] dans notre exemple) doit être un nom de table temporaire définie à partir du recordSQL TabTemp (TmpRecordSql rcrsrcdtmp.dhoq TabTemp TabTemp ). Ce recordSQL est basé sur la table TmpTab du fichier RcfRcdTmp.dhfi. Cette table permet de définir des tableaux avec 10 colonnes maximum. La ligne “1” du tableau correspond à la ligne d'en-tête du tableau.
[FICJOINT][R3XZ.NOMFIC] : permet de récupérer le fichier .Zip avec l'ensemble des factures concernées. Cocher l'option “attacher les fichiers joints” dans la tâche d'envoi de mail du processus pour joindre le fichier .zip au mail de relance.
Remarque : Dans les exemples que nous fournissons, on peut utiliser le code action “MAIL_RECOUVRE” qui est associé au processus 'mail_recouvr'.
Il faut vérifier qu'il existe un code action de recouvrement de type 'mail“ associé au code action “MAIL_RECOUVRE” pour lequel on a bien positionné un code de texte de relance et un un code fonction de contact.
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Raison sociale de l'entreprise : [SOC.Nom]
Nom de l'agent qui à traiter l'action de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.nom]
N° de téléphone de l'agent de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.tel] (Si pas de téléphone défini au niveau de l'utilisateur on récupère le n° de téléphone de la société)
Adresse mail de l'agent de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.mail] (Si pas d'adresse mail définie au niveau de l'utilisateur on récupère l'adresse mail de la société)
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Envoi d’un courrier
On sélectionne les échéances pour lesquelles on désire envoyer un courrier de relance, puis on utilise le bouton Courrier.
Un courrier est imprimé pour chaque client sélectionné.
Le courrier contient un tableau avec la liste des échéances relancées.
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Dans le superviseur de recouvrement, on entend par multi-tiers la sélection d'échéances concernant des tiers à relancer différents.
Par Exemple :
Pointage d'une échéance pour le tiers C0000001 et une autre pour le tiers C0000004; C’est une sélection multi-tiers
Pointage de deux échéances pour le tiers C0000001; ce n’est pas une sélection multi-tiers.
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Ainsi, dans le superviseur de recouvrement, si on tente de lancer une action d’envoi de courrier en ayant sélectionné des échéances pour un tiers à relancer unique, on pourra choisir parmi les différentes actions qui correspondent à l’envoi de courrier:
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En revanche, si on sélectionne des échéances concernant des tiers différents, on obtient un message d'erreur indiquant qu'aucune action n'a été trouvée, puisque toutes les actions correspondant à l’envoi de courrier sont définies comme NON multi-tiers dans notre exemple.
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Lorsqu'une échéance a fait l'objet d'un impayé, celle-ci est mise en évidence, dans le superviseur et la vue Créance tiers, à l'aide d’une icône spécifique, également présente sur les niveaux supérieurs de l'icône
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Cette icône est aussi présente sur les niveaux supérieurs de l'arbre.
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Historisation globale des actions de recouvrement
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Dans l’onglet Sélection 2, on trouve le filtre Encours qui permet la sélection d’un intervalle de valeurs d’encours.
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A l’affichage des résultats de la sélection, les colonnes Stratégie de recouvrement, Montant de l’encours et DSO reprennent ces données, client par client.
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Il est possible de consulter l’historique des actions de recouvrement depuis la vue Créances client, pour une échéance en particulier
Il existe également deux tables stockant l’intégralité des actions de recouvrement effectuées, disponible depuis les menus:
Règlement NEW / Fichiers / Recouvrement / Entête historique de recouvrement
Règlement NEW / Fichiers / Recouvrement / Détail historique de recouvrement
Prise en compte des champs de recouvrement dans la consultation de la balance âgée
Cette fonctionnalité n’est opérationnelle que si l’on a activé la fusion des modules Comptabilité et Règlements.
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Plus d’informations sur la balance âgée : Balance âgée
Affichage par relevé
On a la possibilité de regrouper les échéances par numéro de relevé. Cette possibilité à également été réalisée sur toutes les versions à partir de la V10.7.
Ainsi dans le superviseur de recouvrement, on a ajouté une case à cocher, dans l’onglet « Sélection 2 », permettant de regrouper les échéances par numéro de relevé. Cette dernière porte l’intitulé « Regroupement par numéro de relevé ».
On a également ajouté un filtre de sélection sur une fourchette de numéro de relevé dans le même onglet afin de charger uniquement les échéances correspondantes au(x) numéro(s) de relevé.
Précisions techniques
Ci-dessous une illustration expliquant la position du niveau correspondant au relevé :
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De manière générale le niveau du relevé (RLV) se trouvera sous le niveau correspondant au client (CLI) lorsqu’on est en regroupement principal par client. Et il se retrouvera au dessus du niveau de l’action (ACTION) lorsqu’on sera en regroupement principal par action. La colonne “ param “ indique si l'on est dans telle configuration ou si l'on a choisi le regroupement par établissement (ETB) et/ou par relevé (RLV). (ECH) correspond au regroupement secondaire par date d'échéance.
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Mise à jour des données de règlement de la fiche tiers (V10.7)
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