...

L'article est un bien matériel ou un service qui est vendu, acheté, stocké. La fiche article est l'outil de paramétrage des options de traitements des articles.
On accède à la fiche article par : Commerce & Logistique / Fichiers / Article.
Référence
La référence article est gérée sur 25 caractères alphanumériques. Une numérotation automatique peut être mise en œuvre par un paramètre dans la fiche dossier. L'incrémentation automatique exige des caractères numériques dans les dernières positions utiles du code (à droite).

Il faut se référer à la définition standard de “alphanumérique” : Ne sont autorisés que les lettres ( majuscules et minuscules de a-z) et les chiffres de 0 à 9:
0123456789abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ

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Remarque : Cette définition des caractères alphanumériques est applicable à tous les champs de l'ERP dont le contenu peut servir pour des tris/filtres et autres traitements de données.

Désignation et désignation abrégée
La désignation est stockée sur 80 caractères. Elle est reprise dans les lignes de la pièce et pourra y être modifiée.
La désignation abrégée est, par défaut, calculée à partir de la désignation. Les règles sont identiques au nom du client (voir plus haut). La recherche par désignation s'effectue sur l'abrégé.
Code EAN
Stocke le code barre de l'article. C'est une zone gérée sur 13 caractères numériques. La recherche d'article est possible par ce code, ce qui permet l'usage de lecteurs dans la saisie de pièce notamment.
Gestion de stock
Un article peut être géré en STOCK, HORS-STOCK ou EXTERIEUR (fichier externe).
La gestion EXTERIEUR permet la gestion d'articles génériques qui sont liés à un catalogue (fournisseur) complémentaire. Dans le cas d'un catalogue important de références d'un fournisseur, on ne souhaite pas obligatoirement gérer le stock de ces articles ni l'ensemble de ces références dans la gestion commerciale : des articles génériques Extérieur sont créés.
A la création d'une pièce, on saisit un article générique, et la référence réelle du catalogue du fournisseur (qui contient en outre la désignation, le prix d'achat et le prix de vente conseillé).
Le fichier des articles extérieurs est accessible par le zoom généralisé « Fichiers de base / Référence externe ».
Mode de suivi
Lorsque l'article est géré en stock, le mode de suivi peut être :

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Remarque : lorsqu'un article est géré par numéro de série, l'unicité de ce dernier n'est pas testée.
Média

L'association de l'image à l'article s'effectue de la manière suivante :
Dans la fiche dossier est précisé le chemin d'accès dans lequel seront recherchées les images. Ceci évite de disperser les médias à différents endroits. Par exemple : /divalto/fichiers/images.
Dans la fiche article est stocké le nom du fichier image (JPG, BMP, JPG, PCX…). Par clic droit sur le champ, il est possible de parcourir le répertoire des images pour sélectionner un fichier.

Depuis la version 10.5, le programme recherche et attribue automatiquement une image qui porte le même nom que la fiche. 

Nature de produit
Code géré sur 4 caractères alphanumériques. Le premier caractère défini implicitement le type de l'article qui peut être :

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Les 3 derniers caractères sont libres. La nature de produit fait référence à une table.
Article de remplacement
Un article fermé possède une date de validité (Commerce & logistique/ Fichier/ Article, onglet internet et protection) antérieure à la date du jour :
Un article peut avoir un article de remplacement (Commerce & logistique/ Fichier/ Article, onglet Généralités, champ « Remplacé par article ») :
Une confidentialité, que l'on positionne sur la fiche dossier (Commerce & logistique/ Fichier/ Article, onglet « confidentialités », champ « Saisir sur un article fermé »), va permettre de saisir des articles fermés à la saisie.
Si un utilisateur possède cette confidentialité, il pourra saisir des articles fermés.
Sinon, l'article de remplacement, s'il est présent se substituera automatiquement à l'article saisi après demande de confirmation.
Caractéristiques
Les poids et volumes sont gérés, ils sont totalisés en saisie de pièces et servent de base pour le calcul du port.
Les caractéristiques sont définies selon des unités. Les totalisations et calculs de port effectuent une conversion entre les unités de l'article et les unités de gestion précisées dans le dossier.
Les tables de définition et de coefficients de conversion utilisées sont les mêmes que les tables de gestion des unités des articles.
Remarque : Un article de 320 GR, mais le poids total des articles d'une pièce est totalisé en KG.
Les dimensions sont présentées à but informatif.

Création, duplication, import d'articles.

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Création d'article

A la création le code, le libellé et les comptes comptables sont obligatoires. L'unité de référence n'est pas un champ obligatoire mais il est fortement recommandé de le saisir dans tous les cas à la création car il n'est plus possible de le modifier par la suite.

Duplication d'article

Lors de la duplication, les données de la fiche sont toutes copiées. Concernant les sous fiches, un écran intermédiaire permet de choisir quelles sont celles à dupliquer.

Import/export d'article

L'utilitaire d'import-export article est accessible par Commerce & Logistique / Utilitaires / Import – Export Articles.
Cet outil gère l'extraction et l'intégration de données :

• Par une liaison OLE vers Excel, ou vers Calc (Open Office)

• Par la lecture d'un fichier CSV (texte avec séparateur point-virgule ou TAB)

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Structure de la feuille de calcul
Les colonnes
Les en-têtes de colonnes définissant les données à importer ou à exporter doivent impérativement :

• se trouver sur la même ligne,

• l'ordre n'a pas d'importance,

• la première colonne ne doit pas être vide

Les lignes

• Une ligne commençant par ";" est une ligne en commentaire, donc ignorée.

• Une ligne est considérée comme vide si elle a plus de 20 cellules (colonnes) vides consécutives : 20 colonnes d'en-tête vides impliquent la fin des champs à importer.

• La recherche de la ligne en-tête se termine après 20 lignes vides ou en commentaire : 20 lignes vides consécutives impliquent la fin du traitement.

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Quantités dans les conditions de réapprovisionnement d’un article (V10.8)

Aussi appelées conditions fournisseur, les conditions de réapprovisionnement d’un article se définissent à partir de sa fiche article, à l’aide du bouton Fournisseur. Les conditions fournisseur permettent notamment de préciser la quantité minimale à commander ainsi que le chiffre dont la quantité à commander doit être “multiple de”. A partir de la version 10.8, la Quantité multiple de comporte des décimales.

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Dans toutes les alertes et tous les contrôles concernant la Quantité multiple de, les décimales sont spécifiées.

Remarque : le nombre de décimales est précisé dans Commerce et logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet Options, champ Nombre de décimales des quantités article.

Affichage des unités de quantité de la fiche article (V10.8)

A partir de la version 10.8, toutes les quantités affichées dans la fiche article ou ses sous-fiches, sont qualifiées par leur unité.

Exemple:

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Création, duplication, import d'articles

En création comme en duplication, le code est attribué manuellement ou automatiquement en fonction du dernier numéro attribué. Pour générer le code automatiquement, il faut laisser la zone « référence » à blanc.
L'attribution automatique du numéro dépend du dernier numéro attribué dans la sous fiche « Numérotation » de la fiche dossier : Commerce & logistique / Fichiers / Organisation/ Dossier : Bouton « Numérotation », champ « référence article ».

Création d'article

A la création le code, le libellé et les comptes comptables sont obligatoires. L'unité de référence n'est pas un champ obligatoire mais il est fortement recommandé de le saisir dans tous les cas à la création car il n'est plus possible de le modifier par la suite.

Duplication d'article

Lors de la duplication, les données de la fiche sont toutes copiées. Concernant les sous fiches, un écran intermédiaire permet de choisir quelles sont celles à dupliquer.

Import/export d'article

L'utilitaire d'import-export article est accessible par Commerce & Logistique / Utilitaires / Import – Export Articles.
Cet outil gère l'extraction et l'intégration de données :

• Par une liaison OLE vers Excel, ou vers Calc (Open Office)

• Par la lecture d'un fichier CSV (texte avec séparateur point-virgule ou TAB)

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Structure de la feuille de calcul
Les colonnes
Les en-têtes de colonnes définissant les données à importer ou à exporter doivent impérativement :

• se trouver sur la même ligne,

• l'ordre n'a pas d'importance,

• la première colonne ne doit pas être vide

Les lignes

• Une ligne commençant par ";" est une ligne en commentaire, donc ignorée.

• Une ligne est considérée comme vide si elle a plus de 20 cellules (colonnes) vides consécutives : 20 colonnes d'en-tête vides impliquent la fin des champs à importer.

• La recherche de la ligne en-tête se termine après 20 lignes vides ou en commentaire : 20 lignes vides consécutives impliquent la fin du traitement.

Mot clé 'FICHE'
Pour le cas d'une exportation ou d'une importation de type une ligne par table (ART, ARTDEPO, ARTSTOC…), une colonne "FICHE" contenant le nom de l'enregistrement devra être définie.
Dans le cas d'une importation avec un fichier dont une ligne contient plusieurs tables Divalto, la colonne "FICHE" ne doit pas être présente.
Les tables traitées sont :

Autres mots clé
Selon les enregistrements à exporter ou importer, certains mots-clés sont nécessaires. Il existe également des mots-clés qui permettent une numérotation automatique des fiches.

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Remarque
Pour les libellés complémentaires, dix mots-clés spéciaux ont été créés : LART.TEXTE1 à LART.TEXTE10
Champs utilisables
Tous les champs du dictionnaire (cf. documentation technique base Commerce & Logistique, ou AGL)
La syntaxe suivante doit être respectée : TABLE.DONNEE (par exemple : ART.DES ou ARTICLE.DESIGNATION)
Les champs sont lus dans un premier temps avec leurs noms ODBC, puis leurs noms standards.

Les champs obligatoires en mode création

Les rubriques
Il est également possible d'utiliser les rubriques. La syntaxe à respecter est :

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Exemple :
Une cellule contenant RUBRIQUE=ART.ArtCataloguePage/IMPLICITE_ART extraira la rubrique ArtCataloguePage du questionnaire Implicite_cli de l'entité client.
Attention ! La casse est très importante pour le code rubrique et le questionnaire.
Remarques générales
Si un champ d'en-tête est inconnu, un message vous l'indiquera, vous pourrez alors choisir :

...

Autres possibilités
Concaténation de 2 champs
Il est possible de concaténer deux champs pour qu'ils soient intégrés dans un même champ de la base Divalto.
Pour cela, il faut utiliser le caractère supérieur.
Exemple :

Après intégration, le champ ART.DES contiendra la valeur "Tube Diamètre 15".
Mot clé 'FICHE'
A l'extraction, le traitement génère une seule ligne pour chaque type d'enregistrement. Le type d'enregistrement est alors donné dans la colonne "FICHE".
A l'intégration, si la colonne "FICHE" n'est pas présente, le traitement tente de reconstituer des enregistrements selon les mots-clés renseignés.
Mot clé 'NOTE'
Le mot clé « NOTE » intègre des notes liées aux fiches ART, TAR… .
Colonne ERREUR
Lorsque cette colonne est présente, en phase d'intégration, toutes les erreurs relatives aux lignes qui ne respectent pas la cohérence des données y sont inscrites.
Lorsque la colonne 'ERREUR' n'est pas présente, la première colonne vide sera alors utilisée pour consigner les erreurs rencontrées.
En cas de liaison CSV, si un champ est mal renseigné un message vous l'indiquera, vous pourrez alors choisir :

• d'annuler l'importation « Annuler »

• d'ignorer le champ « Ok ».

Les unités liées à l'article

Les unités permettent une grande souplesse dans la gestion des articles et leur conversion. L'unité de référence de l'article est la seule qui est choisie à la création de l'article et ne peut plus être changée une fois des mouvements effectués sur celui-ci.
Une gestion d'unités d'achat, de vente, de stockage et douanière différentes est possible. Ces unités sont paramétrables dans la fiche article, onglet « généralités ».

Deux tables gèrent les unités :

...

Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Unité coefficient de conversion
Chacune de ces tables peut définir des unités générales ou propres à un article.
Le rapport poids/volume diffère selon les articles.
Unité de référence
Cette zone peut être renseignée à la création d'un article. Les données de gestion dans l'historique sont exprimées par rapport à cette unité. Le stock est géré dans cette unité.
Attention : cette donnée ne peut plus être modifiée lorsqu'un article a été mouvementé.
Unité d'achat
Unité habituelle d'achat. Elle est proposée dans la saisie des pièces achats, mais pourra être modifiée à tout moment.
Unité de stockage
Cette unité est utilisée dans le module avancé d'inventaire (option incluse dans la version avancée de Divalto Commerce & Logistique). Elle permet l'impression des listes dans cette unité ainsi que la saisie des quantités comptées.
Attention ! Cette unité ne correspond pas à l'unité de gestion du stock de l'article. C'est l'unité de référence qui fédère les flux de stock.
Unité de vente
Unité habituelle de vente de l'article. Elle est proposée dans la saisie des pièces de ventes, mais pourra être modifiée à tout moment.
Unité douanière
Cette unité est utilisée lors de l'établissement des déclarations d'échange des biens.
Unité logistique (depuis la version 10.3)
C'est une unité qui permet de déterminer les règles de franco d'un fournisseur, non pas sur la base du tarif, mais sur la base d'un volume ou de quantité, en unités logistiques, atteint. Elle est l'unité utilisée par le fournisseur (qui n'est pas nécessairement l'unité d'achat !) en transport-logistique. L'unité logistique est obligatoirement associée à l'article et au fournisseur ; elle entre dans la table de conversion. En saisie de commande d'achat, elle permet, en pied de pièce, de voir par exemple le « remplissage » du contenant logistique utilisé comme unité de référence, l'unité logistique, donc (exemple : 1 camion complet est composé de 33 euro palettes, si le franco est un complet, l'unité logistique sera la palette, avec comme conversion 33 pal = 1 camion. En pied de pièce, si la commande n'équivaut pas à 33 palettes, il n'y aura pas de franco. Le calcul opéré en pied de pièce permet de visualiser de combien de pièces il faudrait augmenter la commande pour que la règle de franco s'applique).
Voir chapitre complet « Paramétrage des unités logistiques ».

Statistiques article

Les statistiques articles sont visibles dans la fiche article : Commerce & Logistique / Fichiers / Article, onglet « Statistiques ».
Familles statistiques
3 codes familles indépendants peuvent être saisis. Ils servent aux traitements d'interrogation et de statistiques.
Chaque code peut être découpé en 4 segments. La description des familles statistiques et leur découpage sont donnés dans la fiche dossier. La mise en œuvre des familles est identique à celle des codes statistiques des clients.
Type d'article
Le principe consiste à pouvoir indiquer pour un article sa typologie pour les interrogations statistiques. Exemple :
 

...

 
Ceci afin de permettre un filtrage particulier des consultations des statistiques de ventes/achats.
 
Statistiques autres
Cette partie est renseignée automatiquement par la mise à jour des statistiques.

On trouve notamment des données statistiques concernant le stock de l'article concerné.

...

Minimum en quantité : c'est le stock minimal, soit la valeur la plus basse atteinte par la quantité en stock sur la période.

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taux de rotation : quantité consommée sur la période / stock moyen en quantité

Toutes les quantités sont exprimées en unité de référence.
La période prise en compte est de 1 an, se terminant à la date de clôture indiqué sur l'écran du programme de génération des statistiques.

Sous-références article

Chaque article peut être géré avec des sous-références (taille/coloris, par exemple).
Lors de chaque saisie de pièce, la référence article (sur 25 positions) peut être complétée par 2 codes sous-références à 8 positions chacun. Ces sous-références sont utilisées pour gérer des tailles, des coloris, des millésimes, etc.
La gestion des stocks, la tarification, les traitements de réapprovisionnement tiennent compte de ces sous-références.
NB : Pour des raisons techniques, la fiche sous référence existe pour tous les articles même non gérés en sous référence. Elle est totalement transparente pour l'utilisateur.
Les sous-références liées à un article sont accessibles par : Commerce & Logistique / Fichiers / Article Bouton « Sous-références »
Pour pouvoir saisir des sous-références dans les pièces, 3 conditions doivent être remplies :

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Onglet « Coûts » de la fiche sous-référence de l'article

Valorisation

• Le dernier prix d'achat constaté et sa date sont mémorisés dans la fiche sous référence ;

• Le dernier coût de revient constaté et sa date sont mémorisés dans la fiche sous-référence ;

• Le dernier coût moyen pondéré calculé et la date du calcul sont mémorisés sont mémorisés dans la fiche sous-référence. Le prochain calcul du coût moyen pondéré démarrera de cette date jusqu'à la nouvelle date de calcul (voir calcul CMP).

• Le coût standard d'un produit fabriqué ainsi que sa date sont également stockés dans cette fiche sous-référence.

Décomposition du coût standard
Le détail du calcul du coût standard est détaillé dans cette partie.
Chaque coût détaillé pourra se voir appliquer une majoration en pourcentage et en montant. Les tables de « code pourcentage coût de revient » et de « code montant coût de revient » fixent les valeurs.

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• Ne pas autoriser : la sous-référence n’est pas saisissable sur le type de pièce correspondant

• Autoriser : la sous-référence est saisissable sur le type de pièce correspondant

• Paramètre article référence : la sous-référence hérite de l’autorisation en place sur la référence racine, pour le type de pièce correspondant

Les décompositions ou kits

Les décompositions représentent des nomenclatures commerciales.
La gestion des décompositions dispose de 2 modes de fonctionnement (à définir dans la fiche article) :

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Une décomposition non liée autorise l'insertion rapide d'article en saisie de pièce (aide à la saisie). Aucune dépendance n'existe entre le composé et ses composants une fois les articles créés dans la saisie.
La gestion des prix peut être effectuée sur le composé ou le composant. En saisie de pièce, il est possible d'inverser l'indicateur ponctuellement (cas dans lequel l'utilisateur modifie le contenu de la décomposition dans la pièce).
Quantité
C'est la quantité de lien entre le composant et le composé. Ce lien peut être de type proportionnel (à la quantité du composé) ou fixe (quelle que soit la quantité du composé).
Mouvementer le stock
Invalide le déstockage du composant :

• si c'est uniquement l'article composé qui est géré en stock,

• ou si les composants ont déjà été sortis du stock par des BL internes.

Code opération
Ce code opération affecté à une ligne de composant mouvemente un stock différent pour une composante.
Code impression
Ce code autorise ou non l'impression de l'article sur les différentes pièces, de façon à modifier la présentation en fonction du type de pièce.
Ce code est composé de 5 caractères :
Sachant que le type de pièce peut varier de 1 à 4 :
1 :Devis
2 :Commande
3 :B.L.
4 :Facture
Et que le type de tiers peut être :
C :Client
F :Fournisseur
I :Interne
Le code C34 (ou 34C) n'imprimera que sur les BL et factures clients.
En saisie de pièce, l'utilisation d'un article décomposé lié provoque ce type d'affichage :

En interrogation de stock sur le composé, le bouton permet d'obtenir le nombre de kits en fonction des stocks.

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Cette fonctionnalité va permettre d'expédier partiellement un composé dont un composant serait en rupture de stock au moment de la validation en BL.
Pour mettre en place cette fonctionnalité, il faut positionner l'option « Gérer les reliquats en décomposition liée sur la fiche dossier, onglet Pièces.
Exemple :
On commande 20 ensembles de peinture :

On valide la commande en BL, mais pour le savon spécial (dernier élément de la décomposition), seul 5 pièces sont disponibles en stock. Au moment de la validation en BL, une commande de reliquat de 15 pièces va être générée, permettant l'expédition partielle des composants disponibles en stock au moment de la validation. Les 15 savons en attente vont faire l'objet d'une expédition ultérieure.

Utilisation d'un article en décomposition (V10.4)

Cette fonctionnalité va permettre de visualiser les cas d'utilisation d'un article dans les lignes de décomposition.

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Une coche permet de trier la liste des articles dans le zoom des articles, sur ceux qui possèdent une décomposition. Coche "Uniquement les articles décomposition".

Interrogation article

Menu: Commerce & logistique/ Interrogation/ Article 

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L'écran de filtre permet de sauvegarder des paramètres par utilisateur grâce à l'icône représentant une disquette associée à une roue crantée :

L'article modèle

L'article modèle est un article dont les champs sont pré-remplis et qu'il suffira de copier en création d'un nouvel article. Ce procédé permettra de ne pas partir de zéro lors de la création d'article. Le zoom des articles modèles est accessible par le menu : Commerce & logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées aux articles/ Articles modèle.

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Ainsi, lors de la création article, il est possible de s'appuyer sur un article modèle qui pré-alimentera la fiche de l'article qui va être créée. Les contrôles habituels sont ensuite appliqués à la création de l'article.

Recherche avancée d'articles

La recherche avancée d'article est accessible par Commerce & logistique/ Administration des ventes/ Recherche avancée d'articles.

...

Critères de recherche :

Résultat :

EAN automatiques/multiples

Définition EAN :

« European Article Numbering » selon les spécifications du GS1 (Global System 1), organisme mondial de normalisation des méthodes de codage utilisées dans la chaîne logistique.
Dans la terminologie GS1, l'EAN est codé en barres : le code est un GTIN (Global Trade Item Number) et comporte 13 à 14 chiffres.
*Les chiffres en position 6,7,8,9 voire 10 et 11 caractérisent l'entreprise.
*Les 3 premiers chiffres caractérisent généralement le pays (300 à 379 pour la France)
*Le dernier chiffre de l'EAN 13 est une clé de contrôle
*Les autres chiffres sont à disposition de l'entreprise ; par exemple dans la visite guidée, tous les EAN commencent par 3210330

...

Une nouvelle table (SARTEAN) ainsi que de nouvelles fonctions permettent de gérer la génération de code EAN automatiquement, et de disposer d'EAN multiple par article. Ce mécanisme vient en complément de la gestion des codes EAN déjà existants sur l'article et les sous-références. Cette nouvelle table n'est pas gérée en inter-compagnie.
L'activation de la génération automatique d'EAN va permettre, lors de la création d'un article ou sous-référence, de proposer la génération d'un code EAN. Ce code EAN est stocké dans la nouvelle table SARTEAN, et n'apparaît pas forcément dans la zone EAN de l'article ou de la sous-référence.
La recherche d'EAN pour une référence/sous-référence se fait donc à 3 niveaux :

1. nouvelle table SARTEAN (présence du code EAN) ;

2. champ EAN de la fiche sous-référence (si article géré en sous-références) ;

3. champ EAN de la fiche article.

Attention : une demande d'attribution d'EAN manuelle depuis le zoom va générer une nouvel EAN même s'il y en a déjà un.

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• Table SARTEAN

• Fiche sous-référence

• Fiche article

Taxe parafiscale

Le champ « Code TPF » correspondant à la gestion des taxes parafiscales est présent dans l’onglet « Comptabilité », si au niveau de la fiche dossier, la gestion a été activée (Onglet « Comptabilité », champ « Utilisez vous des taxes parafiscales »).

Vous pouvez indiquer jusqu'à trois codes pour un article.

En saisie de pièces, ces codes seront croisés avec le code régime du tiers pour déterminer le taux de la taxe parafiscale applicable lors de la vente ou à l’achat.

Remarque : Pour un fonctionnement correct et optimal, il faut que la combinaison TVA Article = 0 et TVA tiers = 0 existe !

On accède à cette table par l’option de menu : Commerce & logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées aux pièces/ Taxe parafiscale.

Le code TPF est composé de deux sous codes :

• TPF article issue de la fiche article,

• TPF tiers issue de la fiche du tiers (Code régime).

Pour chaque combinaison, vous obtenez le taux et le compte comptable de TPF en double, valeur 1 et valeur 2, avec une date de fin de validité des valeurs 1. Ainsi, lors d'un changement de législation, vous renseignerez simplement le nouveau taux et la date de changement. Les factures antérieures à cette date continueront à être calculées à l'ancien taux.