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Fichiers - Organisation – Dossier – Bouton [Affaires] – Onglet "Gestion d'affaires"
Activation gestion d'affaires industrielles : à cocher afin d'activer les programmes liés à la gestion d'affaires industrielles.
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Type d'élément d'affaire : pour définir le type d'élément de la racine de l'affaire.
Code statut par défaut : il permet de définir le statut initial de la racine d'affaire.
Code statut projet par défaut : pour exploiter les arborescences créées en mode projet, dans le cadre d'un changement d'indfice.
Important : le code statut est une information essentielle car elle indique notamment si l'élément doit être traité ou non.
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Les éléments constitutifs d'une affaire sont toujours rattachés à une arborescence.
Vous êtes libre de créer autant de codes arborescence que nécessaire, cependant, les trois types "Offres", "Techniques" et "Facturation" répondent à des règles de gestion qui leur sont propres, c'est pourquoi il est important d'indiquer le code arborescence correspondant ici, au niveau du dossier.
Pour les arborescences de type "Offres" et "Facturation", vous devez également renseigner le type d'élément d'affaire à initialiser par défaut sur les offres et les factures (car exploitation par mécanisme de glisser-déposer qui nécessite des valeurs par défaut).
A noter : en administration d'affaire, chaque type d'arborescence sera facilement identifiable grâce à un pictogramme dédié.
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Vous pourrez renseigner le montant des frais annexes au niveau des budgets.
Ils sont calculés sur la base du coût de revient, en mode cumulé ou successif, permettant de personnaliser le calcul du prix de vente par paramètres de dossier.
Cumulé : la base de calcul du frais est toujours le coût de revient.Successif : la base de calcul du frais est le coût de revient + le montant du frais précédent.Les modifications ne sont pas rétroactives.
Libellé : vous pouvez ici libeller les frais annexes (jusqu'à 3 différents) avec la terminologie de l'entreprise.
Exemple : "Frais annexe 1" : "Coûts de structure" / "Frais annexe 2" : "Coûts de stockage".
A noter : un champ laissé vide signifie que le frais annexe n'est pas utilisé. Il n'apparaîtra donc pas.
Inclus au prix : à cocher pour intégrer les frais au prix de vente.
Mode d'application :
"Cumulé" : frais + prix La base de calcul du frais est toujours le coût de revient.
"Successif" : prix de revient + montant des frais précédents.La base de calcul du frais est le coût de revient + le montant du frais précédent. L'ordre des frais est très important.
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Mode de prise en compte des projets : si vous ne souhaitez pas gérer les affaires dans leur phase projet pour la prise en compte de leur charge induite, sélectionnez l'option "Pas de prise en compte". Choisissez l'option "Prise en compte au prorata du taux de réussite" si vous renseignez le champ "Pourcentage de réussite" dans l'onglet "Généralités" du Zoom affaire.
Paramétrage des fichiers joints sur élément d’affaire (V10.8)
Administration / Paramètres / Fichiers joints / Paramètres des fichiers joints
Dans ce zoom, il s’agit de gérer les natures de fichiers joints afin de personnaliser les répertoires fichiers par nature.
Par la suite, il est nécessaire de créer les chemins dans la table des chemins.
Administration / Paramètres / Chemins ou fichiers
Les chemins peuvent comporter des noms de champs exprimés entre crochets.
Par exemple, les fichiers joints d'un élément d'affaire seront stockés dans un répertoire dédié à chaque client et affaire.
Les fichiers peuvent être cryptés ou compressés. Lors de la consultation d'un fichier joint, le fichier est recopié, décrypté ou décompressé dans le répertoire local temporaire avant d'être ouvert. Lors de la modification, le fichier est recopié vers le répertoire des fichiers joints, puis crypté ou compressé.
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Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Familles d'affaires
Vous pouvez rattacher une famille à l'affaire depuis le zoom affaire.
C'est une classification que vous pourrez utiliser comme critère pour filtrer / chercher une affaire mais également pour définir des règles de gestion des types d'arborescences via le paramétrage des dépendances de familles d'affaires.
Le bouton [Dépendances] vous permet d'accéder directement aux dépendances de la famille d'affaire sélectionnée, c'est-à-dire à la liste des codes d'arborescences autorisés pour cette famille.
A une famille, peut-être associé une affaire modèle qui permettra lors de la création et de l'affectation de la famille, de bénéficier d'une proposition de duplication systématique des différentes typologie éléments de l'affaire modèle.
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Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Types d'arborescences d'affaires
Une arborescence d'affaire est un pan de l'affaire composé de certains types d'éléments. C'est en combinant les types d'arborescences et les types d'éléments d'affaire que l'on va caractériser et cadrer les différentes arborescences d'une affaire et ainsi pouvoir totalement définir son contenu.
Une affaire se subdivise en autant d'arborescences qu'il y a de thématiques individuelles à traiter.
Exemple de types d'arborescences : "CHF - Chiffrage", "DOC - Documentaire", "PRS - Présentation", "TEC - Technique", etc.
Code arborescence : sur 8 caractères maximum.
Important : les codes arborescences que vous destinez aux conteneurs des offres, éléments techniques et éléments de facturation doivent être renseignés sur le dossier.
Code statut par défaut : à sélectionner dans la liste des statuts. Permet d'initialiser ce statut à tous les éléments de ce type d'arborescence lors de leur création. Cette information est facultative et modifiable sur l'élément.
Groupement des BLs : ce paramétrage propose deux options en matière de génération des BL sur les consommations d'affaire :
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Accepte les ventilations de budget : à cocher pour les arborescences susceptibles de recevoir des ventilations de budgets en provenance d'autres arborescences. Concrètement, seules les arborescences qui acceptent les ventilations sont visibles depuis l'écran de répartition des budgets.
Accepte les sorties pour consommation : à cocher pour que les articles des arborescences de ce type qui apparaissent dans l'onglet "Besoins" puissent faire l'objet d'une consommation sur affaire par le traitement de « saisie des consommations ». Concerne généralement les arborescences techniques. Les articles doivent disposer du paramétrage ad hoc pour être éligible à ce mode de fonctionnement avec la case à cocher « gérer en post-consommation d'affaire » activée.
Dates prévues obligatoires (V10.6) : à cocher pour que les dates prévues soient demandées systématiquement lors de la création des éléments. Ces dates seront grisées lors de la création d'élément d’affaire.
Le bouton [Dépendances] vous permet d'accéder directement aux dépendances du type d'affaire sélectionné, c'est-à-dire à la liste des types d'éléments autorisés avec ce type d'arborescences.
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Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Dépendances des familles d'affaires
Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Familles d'affaires - Sélection d'une famille - Bouton [Dépendances]
Pour garantir la cohérence des affaires et piloter la mise en place des arborescences d'affaires, vous avez la possibilité de mettre en place un système de filtrage en partant de la famille d'affaire, puis du type d'arborescences et enfin du type d'éléments.
Exemple : il est possible de définir que, pour les affaires appartenant à la famille d'affaires "Automobile", seules seront autorisées les arborescences de type "Chiffrage" et "Facturation".
Lorsque vous créez une famille d'affaires, une dépendance est automatiquement créée avec un "*" dans le champ "Arborescence d'affaire". Cela signifie que, par défaut, tous les codes d'arborescence sont compatibles avec cette famille.
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La suppression est possible tant qu'aucun élément d'affaire n'a été rattaché à un code arborescence désigné dans une dépendance.
S'il existe en effet au moins une tête d'arborescence ou un élément couvert par une dépendance, la suppression n'est pas permise afin de garantir l'intégrité des données.
Il vous faudrait dans ce cas préalablement supprimer toutes les lignes concernées dans les affaires.
Conseil : définissez les dépendances au fur et à mesure de vos besoins fonctionnels, en ôtant systématiquement le code "*" créé automatiquement.
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Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Etapes d'affaires
L'étape est renseignée sur la fiche affaire (zoom affaire).
L'étape d'affaire est un indicateur de progression qui permet de connaître le stade d'évolution de l'affaire tout au long de son déroulement.
En associant un statut-maître au code étape, vous pouvez créer autant d'étapes que nécessaire tout en conservant un attachement au standard.
Les étapes d'affaires permettent également de différencier les étapes liées aux "opportunités" et les étapes liées aux "Affaires".
Exemples d'étapes d'affaire :
- Projet détecté- Projet qualifié- Projet perdu- Chiffrage en cours- Production en cours- Affaire terminée
Etape d'affaire : dénomination courte de l'étape. Exemple "CHIFF".
Libellé : intitulé de l'étape. Exemple "Projet en chiffrage".
Type d'affaire : situation liée à l'état. Pour rappel, une affaire peut être :
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"En cours" : à prendre en compte dans tous les traitements.
"En attente" : pas pris en compte. Les commandes du menu sont grisées.
"Suspendu" : plus pris en compte (temporairement).
"Terminé" : plus jamais pris en compte.
Exemple d'application : le calcul des besoins ne prend en compte que les éléments au statut "En cours".
Code action : à chaque étape peut être associée une action (flash, processus, programme...). Cette action est déclenchée dès que ce statut est affecté à l'affaire (donc à l'entrée dans le statut).
Exemple : quand le projet passe à l'étape chiffrage, un mail est envoyé au conducteur de travaux.
Confidentialité pour passer à l'étape : Permet de donner des règles quant aux utilisateurs éligibles aux changements d'étapes.
Etape d'affaire suivante : Permet de déterminer des règles pour l'utilisation du moteur Divalto Processus favorisant l'enchainement de changements automatiques d'étapes.
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Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Types d'éléments d'affaires
Les types d'éléments permettent de catégoriser/caractériser les conteneurs de l'affaire que sont les éléments.
Exemples : chapitre de présentation (pour les en-têtes d'arborescence et la structuration en général), élément de chiffrage, élément technique, ligne d'offre, etc.
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Il permet de définir quelles sont les informations utiles pour ce type d'élément d'affaire.
Onglets par défaut : cochez ceux devant être proposés par défaut lors de la création des éléments d'affaire de ce type. Vous pouvez accéder aux catégories de contenus suivantes :
Budgets : permet la saisie de budgets sur ce type d'élément (pour chiffrer les éléments d'affaire)
Besoins : affiche la nomenclature de l'élément (pour pouvoir ajouter des articles et calculer les besoins)
Liens budget : affiche la liste des budgets liés à cet élément
Evénements : affiche la liste des événements de CRM liés à l'élément
Rubriques (pour créer des champs personnalisés)
Activités : affiche la liste des activités / tâches ainsi que les ressources liées à celles-ci
Montants : affiche un onglet de totalisation des montants de l'élément (pour gérer la facturation)
Données techniques : affiche les données techniques liées à cet élément, dans le cas d'une gestion fine du mode opératoire (pour définir des gammes de fabrication)
Fabrications : affiche la liste des OFs liés à cet élément, généralement produits à partir des données techniques (pour visualiser les ordres de fabrication lancés)
Facturations : affiche la liste des factures dans lesquelles apparaît cet élément, ainsi que les informations de suivi de celles-ci
Dans certains cas - pour les types d'éléments servant à présenter l'affaire par exemple -, aucun onglet n'est a priori requis.
Les confidentialités peuvent être définies sur chaque élément et elles sont dissociées pour la consultation et la modification.
Exemple : les éléments de type chapitre n'ont besoin d'aucun onglet. Ils sont standardisés et utilisés par défaut dans toutes les arborescences d'affaires.
Protection : vous pouvez définir les droits de création, modification, suppression d'un élément ainsi que ceux qui permettent de générer des pièces commerciales.
Les confidentialités concernant les activités sont prolongées dans le diagramme de Gantt et dans le plan de charge. Les actions sur activités à partir du planning (déplacement, reformatage, affectation de ressources) sont contrôlées. Cela n'impacte pas le plan de charge qui reste accessible.
Les droits en consultation permettent de cacher les éléments confidentialisés dans le Gantt (paramétrage identique pour cacher les onglets dans l'administration d'affaire). Les textes associés sont rendus illisibles dans les tableaux présentant le détail de la charge (texte type « XOXOXOXOX »).
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Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Statuts d'éléments d'affaires
Associés aux éléments d'affaires (onglet "Généralités"), les statuts permettent de piloter le cycle de vie des éléments d'affaires, quel que soit leur niveau.
Par le truchement des paramétrages de l'onglet « suivi budgétaire », le statut pilote les conditions de valorisation des différentes entités des sous-fiches dans les outils d'analyse budgétaire.
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Statut et Libellé : code et libellé court du statut tels qu'ils apparaîtront dans la liste des statuts disponibles sur la fiche de l'élément.
Code arborescence : si ce champ est laissé vide, le statut pourra être sélectionné pour les éléments de tous les types d'arborescence. Si un code arborescence est renseigné, seuls les éléments situés dans ce code arborescence pourront utiliser ce statut. Autrement dit, si vous êtes sur un élément d'affaire qui n'est pas associé à ce code arborescence, le statut défini ici ne sera pas visible dans la liste des statuts proposés.
Exemple : code arborescence "TECHNIQUE" / code statut "AVALIDER" / statut maître "En attente" signifie que seuls les éléments rattachés à une arborescence technique (références articles) pourront être caractérisés par le statut "AVALIDER".
Statut maître : un élément d'affaire peut être :
"En cours" : l'élément est actif et à prendre en compte dans tous les traitements.
"En attente" : l'élément n'est pas encore pris en compte. Le menu contextuel (clic droit) est grisé.
"Suspendu" : l'élément n'est temporairement plus pris en compte.
"Terminé" : plus jamais pris en compte.
A noter : les statuts-maîtres liés aux statuts d'éléments sont les mêmes que ceux attribués aux étapes d'affaires.
Code action : pour déclencher une action (flash, processus, programme) à chaque fois qu'un élément d'affaire prend ce statut.
Exemple : dès qu'une affaire a le statut "Gagné", un email est automatiquement envoyé à toute l'équipe.
Image et Couleur de fond : repères visuels. La couleur permettra notamment de repérer les éléments sur le planning selon leur statut mais aussi dans l'arbre de l'administration d'affaire et dans les outils de supervision.
Confidentialité pour passer dans le statut : pour confidentialiser l'usage du statut.
Statut suivant : Permet de déterminer des règles pour l'utilisation du moteur Divalto Processus favorisant l'enchainement de changements automatiques de statuts.
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N'appliquer aucun changement (l'indicateur reste tel qu'avant le changement) ;
Désactiver (l'indicateur sera décoché, la composante ne sera pas valorisée pour cet élément) ;
Activer (l'indicateur est coché, la composante sera valorisée pour cet élément) ;
Important : ces zones ont uniquement un impact sur les outils d'analyse et n'impactent pas les valorisations de prix, les concepteurs d'offres ou de plan de facturation, les répartiteurs et administration de budget.
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Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Dépendances des types d'éléments d'affaires
Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Types d'arborescences d'affaires - Sélection d'un type - Bouton [Dépendances]
L'intérêt d'associer des types d'éléments d'affaires à des codes d'arborescences est de structurer les arborescences et d'éviter l'utilisation conjointe de types d'éléments sans cohérence les uns par rapport aux autres.
Exemple :
1/ Création d'une dépendance entre une arborescence de type "Chiffrage" et des types d'éléments "En-tête de chiffrage" et "Élément de chiffrage".
2/ En phase de création d'un élément depuis une arborescence de chiffrage, le choix du type d'élément sera limité à 2 options "En-tête de chiffrage" et "Élément de chiffrage". Les autres types d'éléments ne seront pas proposés.
A noter : si les codes d'arborescences font par ailleurs partie d'une dépendance de famille d'affaire, l'ajout des éléments sera d'autant plus guidé, évitant ainsi un manque de logique ou tout simplement des erreurs.
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1. Cliquez sur le 
ou tapez sur la touche <INSER> de votre clavier.
2. Sélectionnez l'arborescence d'affaires dans la liste accessible par <F8>.
3. Sélectionnez le type d'élément d'affaires dans la liste accessible par <F8>.
Important : pour indiquer que tous les types d'éléments sont compatibles avec ce type d'arborescence, saisissez "*" dans le champ "Type d'élément d'affaire".
A noter : le code "*" est créé automatiquement lors de la création du code arborescence.
4. Validez 
.
5. Reproduisez les étapes 1 à 4 pour tous les types d'éléments autorisés pour ce type d'arborescence, puis autant de fois qu'il y a de types d'arborescences pour lesquelles vous souhaitez instaurer des dépendances.
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Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Types de budgets d'affaires
Permet de grouper / hiérarchiser les budgets, pour obtenir une vue à la fois globale et détaillée de l'affaire.
Les budgets d'affaires sont toujours associés à un type de budget.
Exemple de types de budgets : budget d'achat (principal) / budgets d'électricité et d'étude architecturale (sous-budgets).
Exemple d'utilisation : ma marge est de 30 % sur le budget d'étude. Je peux afficher tous les budgets de type étude et ajuster le prix de vente.
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Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Statuts des activités
Associés aux activités, les statuts permettent de piloter leur cycle de vie.
Statut et Libellé : code et libellé court du statut tels qu'ils apparaîtront dans la liste des statuts disponibles pour l'activité.
Code arborescence : si ce champ est laissé vide, le statut pourra être sélectionné pour les activités tous types d'éléments confondus. Si un code arborescence est renseigné, ce statut sera uniquement disponible pour les activités liées aux éléments appartenant à ce code arborescence.
Exemple : code arborescence "TECHNIQUE" / code statut "AVALIDER" / statut maître "En attente" signifie que seules les activités rattachées à des éléments techniques (références articles) pourront être caractérisées par le statut "AVALIDER".
Statut maître : une activité peut être :
"En cours" : l'élément est actif et à prendre en compte dans tous les traitements.
"En attente" : l'élément n'est pas encore pris en compte. Le menu contextuel (clic droit) est grisé.
"Suspendu" : l'élément n'est temporairement plus pris en compte.
"Terminé" : plus jamais pris en compte.
A noter : les statuts-maîtres liés aux statuts d'éléments sont les mêmes que ceux attribués aux étapes d'affaires.
Couleur de fond : repère visuel. La couleur permettra notamment de repérer les éléments sur le planning selon leur statut mais aussi dans l'outil de supervision des activités.
Code action : pour déclencher une action (flash, processus, programme) à chaque fois qu'une activité prend ce statut.
Exemple : dès que l'activité "Etude" a le statut "OK", un email est automatiquement envoyé à toute l'équipe.
Confidentialité pour passer dans le statut : pour confidentialiser l'usage du statut.
Image : repère visuel.
Statut suivant : Permet de déterminer des règles pour l'utilisation du moteur Divalto Processus favorisant l'enchainement de changements automatiques de statuts.
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Fichiers - Organisation – Fichiers liés aux arborescences - Budgets d'affaires
C'est à partir des différents budgets d'une affaire que s'effectue généralement le chiffrage prévisionnel. Ils peuvent également être générés depuis les données de prévisionnel.
Le code budget est le niveau d'agrégation de données le plus macro. Tout item pouvant être affecté à une affaire peut en effet être rapproché d'un code budget.
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Code budget : identification du budget. Pour faciliter votre organisation, nous vous conseillons d'utiliser le même préfixe pour un budget "père" et ses budgets "enfants".
La liste des codes budgets sera accessible en saisie de budget (onglet "Budgets" d'un élément depuis l'Administration des affaires)
Exemple : budget d'achats "HA" (père), budget d'achats électriques "HA_ELEC" (enfant 1), budget d'achats mécaniques "HA_MECA" (enfant 2).
Libellé : pour expliciter le code.
Budget père : si ce budget est un sous-budget, indiquez le budget principal ici.
Type de budget : permet de grouper des budgets, de faire des sous-budgets (type / sous-type).
Exemple : Type "B – Achats" contient Type "B – Achats mécaniques" et Type "B – Achats électriques". Dans cet exemple, on pourrait aussi utiliser la notion de budget "père" Achats. On peut aussi imaginer un type pour la sous-traitance et un type pour les achats directs.
Coûts : cette rubrique permet de poser les bases de calcul du budget :
Coût de revient : coût unitaire du budget, qui sera ensuite multiplié par une quantité / nombre
Pourcentage de frais : % calculé sur le coût de revient
Marge : % de marge appliqué sur le coût de revient + le montant de frais pour obtenir un prix de vente
Pourcentage de frais annexe : % de majoration du coût de revient, entrant en compte ou non (paramètre dossier) dans le calcul du prix de vente automatique
En phase de saisie, il sera possible d'ajuster ces valeurs.
A noter : un budget "père" ne transmet pas ses valeurs à ses budgets "fils".
A noter : les libellés des frais annexes sont personnalisables depuis le dossier d'affaire.
Unité : unité d'expression du budget (jour, heure, forfait, pièce, quantité, etc.).
Exemple : coût de 21 euros de l'heure avec 5 % de frais et une marge de 10 %.
Ressource : vous pouvez affecter un type de ressource à un budget. Dans ce cas, en saisie de budget, la liste des ressources proposées sera de ce type.
Cette ressource est chargée dès lors que ce budget est planifié, permettant de déterminer la charge par typologie de ressource dès l'utilisation de budgets, donc très en amont du déroulement effectif d'une affaire, à l'état 'Projet'.
Planifiable : à cocher pour que le budget apparaisse dans le planning - généralement lorsqu'une ressource est affectée au budget.
Masqué dans suivi budgétaire : à cocher pour ne pas présenter ce code budget dans les analyses et synthèse. Les valeurs associées aux codes budgets masqués ne valoriseront aucune composante dans les outils d'analyse. Si un élément valorisable n'est pas affecté à un code budget, il apparaît systématiquement dans les analyses dans un chapitre « sans code budget » : l'utilisateur qui désire ne pas valoriser certains éléments doit donc les imputer à un code budget paramétré comme « masqué ».
Important : cette option n'est active que pour les outils d'analyse et n'impacte pas les valorisations de prix, les concepteurs d'offres ou de plan de facturation, les répartiteurs et administration de budget.
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Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Equipes d'affaires
Les membres d'une équipe peuvent être des collaborateurs aussi bien que des tiers (clients, intervenants externes, etc.).
Une équipe peut être définie de façon indépendante à une affaire, de sorte à constituer des groupes de travail pré-positionnés.
Le paramétrage s'effectue en trois temps :
Création du code équipe
Création de la liste des membres
Affectation de l'équipe à une affaire
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Renseignez la société tiers. La loupe permet d'accéder à la liste des tiers de Divalto.
Indiquez le contact chez le tiers.
Complétez sa fonction.
A noter : dès lors que vous avez indiqué un tiers, le champ "Collaborateur" n'est plus accessible puisqu'un membre est soit un tiers, soit un collaborateur.
Si le membre est un collaborateur :
Renseignez le champ "Collaborateur".
Indiquez sa fonction.
4. Validez.
A noter : une même personne peut avoir deux casquettes au sein d'une équipe. Dans ce cas, vous créerez deux fois le même membre, avec une fonction différente.
Cette fonction peut être interrogée par le biais de Divalto Processus, pour cibler des alertes sur affaire par exemple.
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