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| Sommaire | ||
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L'inter-agence va permettre un partage, entre plusieurs agences ou sociétés, d'un même référentiel sans redondance des données.
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Paramétrage de l'inter-agence : onglet Options (V10.4)
Pour activer la gestion inter-agence, il faut cocher la case « Gérer échanges inter-agence »
Chaque agence est matérialisée par un établissement. La coche « Gérer des établissements » doit donc également être positionnée.
Les tiers sont communs aux agences matérialisées par des établissements. En conséquence, la coche « Gérer les tiers par établissement » et « Gérer les autres tiers par établissement » ne doivent pas être positionnées.
Les dépôts sont communs aux agences matérialisées par des établissements puisque l'objectif est de pouvoir puiser de la marchandise dans le ou les dépôts d'une autre agence. La coche gérer les dépôts par établissement ne doit pas être positionnée.
Paramétrage de l'inter-agence : onglet Stocks (V10.4)
Le dossier et les dépôts doivent gérer les réservations de stock ; la coche « Gérer les réservations » doit être positionnée.
La réservation automatique en saisie de pièce doit être activée afin de gérer l'affectation d'une quantité de marchandise à plusieurs dépôts ; la coche « Réserver automatiquement à la saisie de pièce » doit être positionnée.
Paramétrage de l'inter-agence : onglet Inter-agences (V10.4)
Le bloc « Facture client » contient des paramètres utilisés lors du traitement périodique de la facturation.
Bloc « Facture client », champ « Etablissement facturation » : si ce champ est vide, chaque agence facture ses propres livraisons, sinon, seul l'établissement renseigné est habilité à lancer la génération de la facturation différée des BLs.
Bloc « Facture client », champ « Dépôt facturation » : C'est le numéro de dépôt qui apparaîtra dans l'entête de facture. Si ce paramètre n'est pas renseigné, le numéro de dépôt qui apparaîtra dans l'entête de facture correspondra au dépôt principal. Si ce paramètre contient un dépôt de l'établissement renseigné dans le champ " Etablissement facturation ", c'est le numéro de dépôt paramétré qui apparaîtra dans l'entête de facture.
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Bloc « Facture client », champ « Gérer les établissements en tant que société » :
Une agence peut être un établissement rattaché à une société principale (matérialisée par le dossier dans Divalto infinity). Dans ce cas de figure, le dossier comptable de l'établissement est également celui de la société principale.
Une agence peut également être une entité juridique à part entière (et ayant donc sa propre comptabilité), mais pouvant partager les ressources (bases tiers, article, stocks) avec d'autres agences. Pour ce faire, les agences seront rattachées en tant qu'établissement au même dossier Commerce et logistique, mais devront avoir chacune, son propre dossier comptable. Si au moins une agence a sa propre comptabilité, la coche « Gérer les établissements en tant que société » doit être positionnée et il faudra définir le dossier comptable de chaque agence dans la fiche établissement correspondante.
Bloc pièces inter-agences :
Ces paramètres sont organisés en deux colonnes : Pièces client et Pièces fournisseur. Dans le cas où l'agence A puise du stock dans l'agence B, l'agence A est considérée comme cliente de l'agence B et l'agence B est considérée comme fournisseur de l'agence A. L'échange de marchandise entre les deux agences va générer une commande fournisseur dans l'agence A et une commande client dans l'agence B.
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Les pièces inter-agences générées seront portées par un tiers client et un tiers fournisseur (qui seront déclarés dans la fiche Dépôt) qui pourront être qualifiés par une catégorie. Le champ « Catégorie tiers agence » permettra de préciser le code catégorie utilisé pour les tiers concernés utilisés dans le cadre des échanges inter-agences. Ce code catégorie permettra d'isoler aisément les codes tiers dans les sélections.
De la même façon, les pièces matérialisant les échanges inter-agences pourront être catégorisées également de façon à être repérables facilement lors des recherches. La catégorie qualifiant les pièces inter-agences sera indiqué dans le champ « Catégorie pièce ».
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En saisie des commandes clients, il est possible de puiser la quantité commandée sur différents dépôts et/ou sur des commandes fournisseurs et/ou des OFs en cours, lorsque l'on gère une structure inter-agence.
Arbitrage multi-dépôt en saisie de commande client : paramétrage du dossier (V10.4)
Pour activer l'arbitrage multi-dépôt, la coche « Arbitrage « Arbitrage multi-dépôt en saisie des commandes » commande » doit être positionnée sur la fiche dossier, onglet Inter-agencela fiche dossier, onglet Inter-agence.
Remarque : Dans ce mode, la réservation est forcée et ce peu importe le délai saisi.
Arbitrage multi-dépôt en saisie de commande client : mise en œuvre de la répartition par dépôt (V10.4).
En saisie des commandes, on peut arbitrer les quantités d'une position par dépôt et visualiser les quantités arbitrées par dépôt sur une position déjà saisie. Il est également possible d'exclure des dépôts dans lesquels on ne souhaite pas que des articles soient prélevés. L'arbitrage des quantités peut également se faire sur des commandes et/ou des OFs en cours. L'arbitrage des quantités provoque des réservations non affectées sur les dépôts et des réservations affectées sur les commandes fournisseurs et/ou les OFs.
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Lors de la saisie des commandes, au moment de la validation de la ligne, une fenêtre intitulée « arbitrage quantité » s'affiche.
Commerce et logistique/ Administration des ventes/ commandes clients/ Saisie des commandes
Sur une ligne enregistrée le fait de modifier la quantité va provoquer l'affichage de la fenêtre en automatique.
Sur une ligne enregistrée et sur laquelle on est en modification, le fait de se positionner sur la quantité va permettre le rappel de la fenêtre par un clic droit, choix " Arbitrage multi-dépôt ". Le rappel de la fenêtre peut également se faire grâce au menu Interrogation, choix "Arbitrage multi-dépôt".
Commerce et logistique/ Administration des ventes/ commandes clients/ Saisie des commandes, clic droit sur la colonne quantité en modification
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La fenêtre « Arbitrage quantité » présente 3 parties.
En partie haute, on trouve le champ « Quantité à affecter ». Le contenu de ce champ provient de la ligne de la commande. Le champ « Reste à affecter (unité vente) » va décroître au fur et à mesure de la répartition de la quantité dans les différents dépôts. Cette quantité est exprimée en unités de vente. Le champ « reste à affecter (unité stock) » est le pendant du champ précédant exprimé en unité de référence. La correspondance est toujours effective.
En partie médiane, on trouve les dépôts dans lesquels est stocké l'article de la ligne de commande courante. La fenêtre ne présente que les dépôts qui disposent de stock pour l'article courant.
A la primo-ouverture de la fenêtre, par défaut, l'intégralité de la quantité est puisée dans le dépôt principal. La colonne « Affectée » correspond à la quantité puisée dans le dépôt en unité de référence. La colonne « Unité référence » est l'expression de l'unité de référence. La colonne « Qté affectée » correspond à la quantité puisée en unités de vente. C'est dans cette colonne que l'on va agir pour affecter les quantités au dépôt.
L'affectation peut se faire sur tous les dépôts ou sur certains seulement.
Il n'est pas obligatoire de ventiler toute la quantité de la ligne de commande. Si l'on n'affecte pas toute la quantité commandée, la quantité restée en suspens est puisée sur le dépôt principal.
Si la somme des quantités ventilées sur chaque dépôt est supérieure à la quantité saisie initialement sur la ligne de commande, alors un message permet d'ajuster la quantité sur la ligne de la commande.
Dans la partie basse de l'écran, on voit toutes les commandes de réapprovisionnement en cours qui concernent l'article courant. Toute ou partie de la quantité à affecter peut être puisée dans ces commandes fournisseurs, en complément des quantités éventuellement déjà puisées dans les différents dépôts. On agira pour ce faire, sur la colonne « Qté affectée ». Cela aura pour effet de préréserver ces quantités pour la commande que l'on est en train de saisir, dès l'entrée en stock de la marchandise via la commande fournisseur sur laquelle on a décidé de puiser.
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La présence de ventilations sur différents dépôts est signalée par une icône en marge de la ligne de commande. Cette ligne est une ligne de regroupement que l'on pourra déplier pour visualiser les ventilations par dépôt.
Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Commandes client/ Saisie des clients
Une fois la ligne de regroupement dépliée, on peut visualiser les lignes de ventilations qui lui sont associées. Il y a une ligne de ventilation par dépôt impacté.
On peut également visualiser les ventilations grâce au volet de la saisie de pièces, onglet ventilations si celui-ci a été activé dans le paramétrage du dossier.
Arbitrage multi-dépôt en saisie de commande client : validation de la commande en BL (V10.4).
A la validation de la commande en BL, la ligne de regroupement disparaît. L'utilisateur pourra adapter les quantités par dépôt dans le BL obtenu. Le cas des reliquats ne présente pas de particularité et se fera selon le paramétrage en place.
Affectation multi-dépôt et taxe complémentaire (V10.4).
La taxe complémentaire, dont le montant est indiqué à l'unité est dépendante de la ligne de regroupement uniquement. Il n'est par conséquent pas possible de particulariser la taxe complémentaire en fonction du dépôt d'où provient l'article.
Consultation/ Modification/ Impression des commandes dans le cas du multi-dépôt (V10.4).
Pour une ligne de commande, à la validation de la fenêtre d'affectation multi-dépôt, s'il s'avère que la quantité a été répartie sur des dépôts différents, une ligne de regroupement sera créée et elle englobera les lignes relatives à chaque dépôt. Les ventilations seront associées à la ligne du dépôt.
En consultation de la commande, le dépôt sera visible sur le tableau des ventilations et le volet des ventilations
En modification de la commande, les informations relatives au prix seront modifiables sur la ligne de regroupement. Les ventilations sont modifiables sur les lignes relatives au dépôt.
A l'impression de la commande, les lignes relatives à chaque dépôt ne seront pas imprimées. Seule la ligne de regroupement sera éditée
Affectation multi-dépôt et remise seuil (V10.4).
C'est la quantité de la ligne de regroupement qui conditionne le calcul de la remise seuil. Cette dernière ne sera visible dans le volet de la saisie de pièces que si l'on est positionné sur la ligne de regroupement. Il n'est par conséquent pas possible de particulariser la remise seuil en fonction du dépôt dont provient l'article.
Exclusion de dépôts dans le cadre de l'arbitrage multi-dépôt (V10.4)
Il est possible d'exclure certains dépôts de l'arbitrage multi-dépôt. Les dépôts exclus ne seront pas visibles dans la fenêtre d'arbitrage.
Les dépôts exclus sont stockés dans une table accessible par Commerce et logistique/ Utilitaires/ Gestion des exclusions des dépôts ou depuis la table des dépôts (Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables liées au stock/ Dépôts, bouton "Exclusions").
Cette table montre, pour un dépôt principal, les dépôts secondaires associés (appelés dépôts fournisseurs) qui pourront être affichés lors de l'arbitrage multi-dépôt. Pour un dépôt fournisseurs, si la case est verte, le dépôt sera affiché dans la fenêtre d'arbitrage et si elle est rouge, il ne le sera pas. On passe du vert au rouge par double-clic sur la case. La case qui correspond, dans les colonnes "dépôts fournisseurs", au dépôt principal lui-même n'est pas accessible.
Gestion des BPs dans le cadre de l'inter-agences (V10.4)
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Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Etablissements
Chaque établissement possède un dépôt dans lequel on peut puiser de la marchandise : AB pour l'établissement 1 (qui correspond au siège), RD pour l'établissement 2 et ABL pour l'établissement 3. 
Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées au stock/ Dépôts
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Dans ce cas d'utilisation, chaque établissement livre directement le client.
Il n'y qu'une seule facture qui regroupe tous les BLs et seul le siège social peut facturer.
La fiche client ne doit par contredire le dossier au niveau de la génération des Bps :
Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet PIECES ET LIENS TIERS
Seul le siège peut facturer. On veille donc à ce que, dans la fiche dossier, onglet INTER-AGENCES, le champ « Etablissement facturation » soit correctement renseigné.
L'utilisateur est positionné sur l'établissement 1 et le dépôt AB qui correspondent au siège de la société.
F3 sur l'interface d'accueil
On un article, dont les quantités sont suffisantes sur les 3 dépôts.
Commerce et logistique/ Fichiers/ Article, onglet DISPONIBLE
En saisie de commande, lorsque la fenêtre d'arbitrage multi-dépôt s'ouvre, on affecte des quantités dans les 3 dépôts. La colonne « Livraison par dépôt » (dans la fenêtre d'arbitrage) reste à « directe », chaque dépôt effectuant la livraison vers le client. On génère un BP : menu Outils, Générer et éditer un BP (ou générer un BP si on ne veut pas visualiser le BP).
On se retrouve à ce stade avec 3 BPs, un pour chaque dépôt :
Chaque agence va traiter son BP grâce à l'administrateur de BPs : Commerce et logistique/ Stocks/ Bons de préparation/ Administration des BPs, bouton « BP saisir », « Accepter les quantités proposées», « BP achever », « BP valider ». A ce stade, le BL est produit dans chaque agence. La marchandise est prête à être expédiée.
La facturation est effectuée par le siège, une fois par jour, à l'aide du traitement de facturation différée : Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Facture client/ Facturation différée des BLs.
Si l'utilisateur est positionné sur une agence autre que le siège et tente de lancer la facturation différée des BLs, un message bloquant apparaît :
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Dans notre exemple, les 3 BLs concernés seront traités par la facturation :
La facture obtenue mentionne les 3 BLs à l'origine de l'expédition de la marchandise :
On intègre la facture en comptabilité : se positionner sur la facture, puis menu Outils, Intégrer en comptabilité
L'interrogation comptable (Comptabilité/ Interrogation/ Interrogation comptable, recherche sur numéro de compte paramétré pour l'inter-agence dans le dossier Comptable), permet de visualiser les résultats analytiques par agence.
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Inter-agences : Cas d'une structure mono-société avec livraison directe, sans établissement de facturation unique (V10.4)
Dans ce cas d'utilisation, chaque établissement livre et facture directement le client.
La fiche client ne doit par contredire le dossier au niveau de la génération des Bps :
Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet PIECES ET LIENS TIERS
Chaque agence peut facturer. On veille donc à ce que, dans la fiche dossier, onglet INTER-AGENCES, le champ « Etablissement facturation » soit vide.
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L'utilisateur est positionné sur l'établissement 1 et le dépôt AB qui correspondent au siège de la société.
F3 sur l'interface d'accueil
En saisie de commande, on affecte des quantités sur les 3 dépôts, à partir de la fenêtre d'arbitrage multi-dépôt. La colonne « Livraison par dépôt » (dans la fenêtre d'arbitrage) reste à « directe », chaque dépôt effectuant la livraison vers le client. On génère un BP : menu Outils, Générer et éditer un BP (ou générer un BP si on ne veut pas visualiser le BP).
On se retrouve à ce stade avec 3 BPs, un pour chaque dépôt :
Chaque agence va traiter son BP grâce à l'administrateur de BPs : Commerce et logistique/ Stocks/ Bons de préparation/ Administration des BPs, bouton « BP saisir », « Accepter les quantités proposées», « BP achever », « BP valider ». A ce stade, le BL est produit dans chaque agence. La marchandise est prête à être expédiée.
Chaque agence peut facturer et notamment lancer le traitement de facturation différée des BLs: Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Facture client/ Facturation différée des BLs. Chaque agence obtiendra sa propre facture.
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Remarque : on peut borner à la bonne période de traitement. La coche « Afficher en tableau avant impression » permet de visualiser les BLs qui seront ramassés par le traitement .
Chaque agence pourra ensuite intégrer sa facture en comptabilité.
On intègre la facture en comptabilité : se positionner sur la facture, puis menu Outils, Intégrer en comptabilité
L'interrogation comptable dans chaque agence (Comptabilité/ Interrogation/ Interrogation comptable, recherche sur numéro de compte paramétré pour l'inter-agence dans le dossier Comptable), permet de visualiser les résultats analytiques par agence. 
Inter-agences : Cas d'une structure mono-société avec livraison indirecte, sans établissement de facturation unique (V10.4)
Dans ce cas d'utilisation, on se trouve dans le cas d'une livraison indirecte, ce qui veut dire que l'agence qui commande la marchandise auprès d'une autre agence est celle qui va livrer le client final. C'est celle qui a saisi la commande du client.
Toutes les agences peuvent facturer en masse. On veille donc à ce que, dans la fiche dossier, onglet INTER-AGENCES, le champ « Etablissement facturation » soit vide.
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L'utilisateur est positionné sur l'établissement 1 et le dépôt AB qui correspondent au siège de la société.
F3 sur l'interface d'accueil
En saisie de commande, lorsque la fenêtre d'arbitrage multi-dépôt s'ouvre, on affecte des quantités dans dépôts des établissements 1 et 2. La colonne « Livraison par dépôt » (dans la fenêtre d'arbitrage) doit être mise à « indirecte » pour les lignes correspondant aux quantités provenant du dépôt 2 ; c'est l'établissement 1 qui procédera à l'expédition de la marchandise.
Dans le cadre d'une livraison indirecte, on a la possibilité d'expédier la marchandise au fil de son entrée en stock.
Illustration : Le client commande un article A, disponible dans l'agence 1 et un article B que l'agence 1 va faire rapatrier à partir de l'agence 2. L'agence 1 peut envoyer immédiatement un premier colis contenant l'article A, puis un deuxième colis contenant l'article B à réception de celui-ci. Pour ce faire, on utilise l'option « BP si commande incomplète » (disponible dans l'entête de la commande, onglet LIVRAISON) positionnée à « Générer un BP ».
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Le programme présente les articles à commander chez les fournisseurs de type « agences » : 
La validation de cette proposition génère, pour chaque couple établissement demandeur-établissement fournisseur, 2 commandes :
1. Dans l'agence demandeuse de marchandise (dans notre exemple, le siège AB), une commande vers le fournisseur « agence » correspondant. Le code fournisseur est recherché sur le dépôt dans lequel on puise la marchandise :
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2. Dans l'agence à laquelle on demande de la marchandise, une commande client provenant du client « agence » correspondant. Le code client est recherché sur le dépôt demandeur :
Les pièces sont générées avec les codes opération « Code opération client (versus fournisseur) non facturable » définis dans la fiche dossier (Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ dossier, onglet Inter-agences). En effet, on se trouve d'un point de vue comptable, dans la même société. Il y a simple transfert de marchandise.
Le programme génère des réservations affectées à ces commandes fournisseurs pour les mouvements de la commande d'origine : 
Commerce et logistique/ Stocks/ Réservations/Administration des réservations
Si une erreur se produit lors de la génération des commandes inter agences (pour cause de référencement fournisseur inexistant par exemple), le programme libère les réservations affectées entre la commande initiale et la commande fournisseur afin de pouvoir regénérer les commandes inter agences, une fois l'erreur corrigée (V10.6).
L'agence à laquelle on a demandé de la marchandise prépare la commande du client « agence » et produit le BL par clôture du BP :
...
L'agence demandeuse réceptionne la marchandise et effectue la génération finale du BP et procède à la facturation.
Inter-agences : Cas d'une structure mono-société avec livraison indirecte, avec établissement de facturation unique (V10.4)
...
L'agence a sa propre comptabilité, il faut préciser le dossier comptable qui lui est associé dans la fiche établissement. Si on ne met rien dans le champ « dossier comptable » de la fiche établissement, le dossier comptable par défaut, est celui du dossier Commerce et logistique.
Commerce et logistique/ Fichier/Organisation/ Etablissements
| Info |
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Le Dossier Comptable de la fiche établissement ne doit être renseigné QUE si la coche Gérer échanges inter-agence est positionnée dans le dossier Commerce et logistique. En effet, la notion de comptabilité propre, portée par la fiche établissement, n’est opérationnelle que dans le cadre de l’inter-agences. |
Inter-agences : Se positionner sur le bon établissement et le bon dossier comptable.
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Comme dans le cas précédent, le paramétrage de la fiche établissement (Commerce et logistique/ Fichier/Organisation/ Etablissements ) correspondant à chaque agence doit faire mention du dossier comptable auquel l'agence est rattachée.
Ce cas d'utilisation correspond à de l'approvisionnement : on puise du stock sur une autre société du groupe auquel on appartient.
C'est un cas de livraison indirecte : l'agence qui saisit la commande du client est celle qui livre et facture son client.
S'agissant d'entreprises indépendantes avec un lien fournisseur-client, on note deux particularités lors de la génération des commandes inter-agences:
Les pièces sont générées avec les codes opération « Code opération client (versus fournisseur) facturable » définis dans la fiche dossier (Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ dossier, onglet Inter-agences). En effet, il y a cession de marchandise entre les deux sociétés indépendantes.
Il y a refacturation de la marchandise entre les deux sociétés. Le prix de cession est défini sur le client-agence qui demande de la marchandise en tant que tarif de vente standard. Ce prix de cession devient le prix d'achat dans la commande destinée au fournisseur-agence qui va fournir la marchandise.
Inter-agences : Cas d'une structure multi-société avec livraison directe, avec établissement de facturation unique (V10.4)
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- une ligne de facture achat sur le dépôt de facturation , avec le tiers fournisseur associé au dépôt fournisseur.
- une ligne de facture client sur le dépôt fournisseur , avec le tiers client associé au dépôt de facturation.
La valorisation de ces flux se fera par le biais de la tarification standard placée sur le client-agence et si elle n'existe pas, selon la méthode de gestion des CR (CMP, PA de référence, dernier CR) que l'on positionne dans Commerce et logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet Stock, groupe "options", paramètre "Valorisation de l'inventaire".
On pourra reconnaître si une facture client a déjà été traitée par la présence des pièces inter-agences.
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En saisie des commandes, le pictogramme 
, placé sur une ligne de commande du client final, permet d'identifier les lignes à partir desquelles on a généré des commandes d'inter-agences avec la possibilité de pouvoir les visualiser. 
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En saisie des commandes, pour visualiser les commandes générées à partir de la commande du client final, on utilise le menu Interrogation, Inter-agences, commandes client inter-agences, commandes fournisseur inter-agences.
Dans l'explorateur de commandes, le pictogramme , placé sur une ligne de commande du client final, permet d'identifier les lignes issues de commandes à partir desquelles on a généré des commandes d'inter-agences avec la possibilité de pouvoir les visualiser. 
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Dans l'explorateur de commandes, pour visualiser les commandes générées à partir de la ligne de commande du client final, on utilise le menu Interrogation, Inter-agences, commandes client inter-agences, commandes fournisseur inter-agences.
Gestion de l'inventaire dans le cadre de l'inter-agences (V10.6)
Dans le cadre de l'inter-agence, la génération d'inventaire (Commerce et logistique/ Stocks/ Inventaire gestion avancée/ Génération d'un inventaire) conserve l'établissement du dépôt de chaque ligne. La validation d'inventaire génère une pièce interne par établissement.