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Le code du client est géré sur 8 positions alphanumériques. Lorsque la dernière position saisie correspond à un chiffre, alors le code est complété à droite par des zéros.
En création, il est possible de demander l'attribution automatique d'un numéro. Le compteur est géré dans la fiche dossier.

Remarque : Si, lors de la création de tiers avec une numérotation automatique , le message d'erreur “le code tiers est déjà utilisé ” apparaît alors que le numéro de tiers est vide, il faut vérifier qu'il n'y a pas de tiers avec code à espace dans la table des tiers correspondante.

Visa Administratif

Cette case à cocher permet de définir si ce client est un client CRM uniquement (case non cochée) ou un client également disponible dans achat/vente (case cochée).

Si le client n'a pas de visa administratif, il ne pourra pas être utilisé en saisie de pièces.

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Le responsable administratif vérifie les informations et vise la fiche. Après cette opération, le tiers peut être « utilisé » dans la saisie de pièces. Si le client est créé dans Divalto Commerce & Logistique, cette case est cochée par défaut.

La case ne peut plus être décochée manuellement si le tiers a été utilisé dans une pièce commerciale. Un test à la saisie ou à la modification de la fiche tiers, contrôle l'utilisation du tiers dans les pièces commerciales et passe automatiquement à la zone suivante si le tiers possède des pièces associées.

Nom et nom abrégé

Le nom abrégé est utilisé dans les recherches par nom (index sur la table). Il est déterminé automatiquement en fonction du nom selon les règles suivantes :

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Le format de l'adresse correspond à la norme AFNOR. Le titre et le pays font référence à une table.

Encours 

Le plafond de direction est l'encours maximum autorisé. Au niveau des fiches tiers (clients et fournisseurs), on affiche en devise de facturation dans l’onglet “Généralités” et le groupe “Encours en XXX” (XXX étant la devise de facturation) les différents champs suivants :

• « Plafond direction » (champ saisissable);

• « Plafond assurance » (champ saisissable);

• « Financier » (champ informatif);

• « Livraison » (champ informatif);

• « Assurance » (champ informatif);

• « Livraison Assurance » (champ informatif).

Le champ « Financier » correspond au total du solde comptable + le total des factures non encore intégrées en comptabilité.

Remarque concernant le mode fusion

Sont prises en compte pour le calcul du solde comptable les ventilations des écritures (table “CP”) ayant le champ « Encours comptable » a “Oui” (Onglet “Règlement”,champ « CP.encoursFL » = 1) et ayant le tiers renseigné (champ « CP.tiers ») .Les écritures doivent se trouver dans les journaux de type achats, ventes, trésorerie, opérations diverses.

Précision : Cas particulier des établissements.

L’encours est géré par établissement si et seulement si l’établissent est géré en gestion commerciale et en gestion comptable (hors inter-agence !). Ainsi si on ne gère pas les établissements en gestion comptable et qu’en gestion commerciale, il le sont, les encours ne sont pas gérés par établissements !

Le détail de l’encours du tiers peut-être consulté via le bouton “ Encours “ ou via l’option de menu “ Interrogations / Encours (finance) “.

Le total de l’encours des achats et des ventes non encore intégré en comptabilité peut être consulté via l’option de menu “ Interrogations / Encours (achat-vente) “. Cette option est également accessible par le menu Commerce & logistique/Fichiers/Tables/Tables liées aux tiers/Encours tiers.

Le plafond de direction est l'encours maximum autorisé. Cet encours peut être supérieur au plafond assurance ; la différence entre les 2 encours signale le risque que l'entreprise accepte de courir vis-à-vis de son client.
Attention ! Un plafond nul signale que la gestion d'encours n'est pas active.

En saisie de pièces, un message d'alerte signalera si l'encours du client est supérieur à l'encours maximum.

 Encours Encours client = Encours comptable + Encours de livraison.

 L'encours de livraison correspond aux commandes et BL clients tiers non facturés.

Dès qu’un plafond assurance est positionné dans la fiche client, alors par défaut, toutes les pièces créées sont assurées et rentrent dans ce contrôle. Si ponctuellement une pièce ne doit pas être assurée, il faut décocher la case « Assurer la pièce » dans l’en-tête de pièce.

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L'encours est géré sur le client payeur et non plus sur l'intégralité des fiches client. Ainsi, une fiche client dont le champ "code tiers Divalto Règlement" (onglet pièce et liens tiers) est renseigné, ne disposera plus des champs correspondant à l'encours. C'est la fiche du tiers correspondant au "code tiers Divalto Règlement" qui contiendra les données d'encours.

Le code tiers Divalto Règlement est le code sur lequel seront intégrés factures et effets dans Divalto Règlements.
Le cycle complet de la gestion des règlements sera effectué sur cet autre client.

Attention : Lorsque le code tiers Divalto Règlement est renseigné, le rapprochement entre les factures dans Commerce et logistique et dans Règlements n'est plus possible, la pièce étant liée à un code tiers différent.

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La saisie d'une facture dans achat vente puis son intégration en comptabilité / règlements génèrera une écriture sur le compte comptable du tiers et un effet en attente sur le tiers règlement indiqué ; donc utilisation de deux codes tiers différents .

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Le règlement de l'effet génèrera une écriture sur le compte du code tiers règlements :

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Remarque : En toute logique, le paramétrage du tiers règlement implique que le tiers de règlement et le tiers facturé aient le même compte comptable. Les fiches tiers ne sont différentes que pour avoir d'autres interlocuteurs, de relance par exemple, mais les informations comptables doivent être identiques, ce qui permet de pallier à la situation.

Commerciaux

Il est possible de lier jusqu'à trois commerciaux à un client. Ainsi la vente d'un article à un client commissionne de un à trois commerciaux.
Du cas général vers l'exception : il est possible de modifier le commercial au niveau de la ligne de la pièce.

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Onglet « Pièces » de la fiche client

Reliquats

La gestion des reliquats peut être enclenchée ou non par défaut client par client. La règle générale est fixée par le dossier. La gestion est activée indépendamment pour les devis, commandes et bons de livraison.

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• S’il existe pour le tiers, un contact ayant le rôle Destinataire facture, le nom du Destinataire BL sera remplacé par le nom du Destinataire facture, dans la facture.

• S’il n’existe pas, pour le tiers, de contact ayant le rôle Destinataire facture, alors le nom du Destinataire BL figurera sur la facture.

Migration

SCRIPT DE MIGRATION GT_9272.SQL
Ce script permet de mettre à jour les codes fonction sur les contacts à partir des anciennes valeurs de case à cocher. Il met aussi le paramétrage dossier en conformité avec l'écran ci-dessus. Si vous voulez utiliser d'autres codes fonction, il faut modifier ce script en conséquence.

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