Une commande peut être saisie directement ou être la résultante d'une validation de devis en commande.

Transformation d'un devis de vente en commande

Ecran de transformation

Lorsque l'on se trouve en saisie de devis de vente (Commerce & Logistique / Administration ventes / Saisie des devis), on accède à la transformation du devis en commande grâce au menu Validation, « Valider en commande ».
Remarque : Un devis peut logiquement être transformé en commande, mais un devis peut également être transformé en BL ou même en facture sans passer par tous les états intermédiaires.
Pour transformer une pièce, l'utilisateur doit choisir le type de pièce et le numéro de pièce à transformer. La transformation en commande ne propose pas le choix du type de pièce, seuls les devis pouvant être transformés en commande.

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• L'utilisateur travaille à la fois sur la pièce d'origine et la pièce de destination 

• La suppression d'une ligne est effective sur les deux documents. Un message de confirmation est demandé à l'utilisateur.

• Les informations concernant les quantités sont doublées : quantité sur la pièce initiale, quantité à transformer sur la pièce de destination.

• Spécifier une quantité à zéro signifie que la ligne n'est pas transformée. Elle reste en reliquat sur le document initial si la gestion de reliquats est activée pour la pièce.

• L'utilisateur peut ajouter de nouvelles lignes. Elles le seront uniquement sur la pièce générée.

• Lorsqu'une pièce est complétée, l'utilisateur ne peut intervenir que sur les lignes en cours de transformation.

Saisie directe d'une commande vente

On accède à la saisie des commandes de vente par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes.

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• Ctrl+R : Texte de ligne

• Ctrl+N : Note de ligne

• Ctrl+D : Libellé complémentaire de l'article

Multi adresses

L'onglet ADRESSES de la fiche client (Commerce Rattachement du code ADV à la commande en tant que collaborateur (V10.10) :
A partir de la version 10.10, en tant qu’utilisateur de l’ERP, je suis rattaché à un code collaborateur. A la saisie d’une commande, le code ADV de l’entête de la pièce est automatiquement alimenté avec mon code collaborateur.

Multi adresses

L'onglet ADRESSES de la fiche client (Commerce & logistique/ Fichiers/ Client) est renseigné à partir des adresses du client et est modifiable pour chaque pièce.

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Identique à
Ce type d'adresse pointe sur une adresse déjà saisie en manuel.
La confirmation de commande doit également être envoyée à l'adresse de livraison manuelle.

Fonction Glisser-Déplacer en saisie de pièce 

Afin de faciliter la saisie de pièces il est possible d'effectuer un glisser-déplacer vers une pièce en saisie.
La ligne peut provenir de la recherche avancée d'articles ou du zoom des dernières ventes. Ces recherches se lancent à partir du menu 'Outils' de la saisie de pièces. Une seule ligne à la fois peut être glissée.

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Chaque ligne peut être copiée avec la commande cible par cliquer/déplacer.

Multi-échéancement

En cas de mode de règlement avec échéances multiples il est possible de ventiler les différentes dates de règlement avec le mode de règlement. Il est possible de saisir un échéancier, ponctuellement pour une pièce. Le multi-échéancement est accessible en saisie de pièce en accédant à l'entête de pièce (en cliquant sur « Entête ») , puis onglet « Échéances multiples ».

Ventilation
La ventilation peut contenir les syntaxes suivantes :

• Un montant fixe,

• Une fraction : par exemple 2/3,

• Un pourcentage : par exemple 15%,

• S pour affecter le solde.

Mode de règlement
Le mode de règlement précisé pour une ventilation détermine le calcul des échéances. Les échéances sont calculées à l'impression de la facture, sauf pour les modes de règlement en échéance manuelle.

Échéance
La modification d'une échéance manuelle peut être effectuée dans cette zone.
Pour un règlement en trois fois par traite, le paramétrage sera le suivant :

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Il est à noter que chaque calcul d'échéance devra utiliser la même date de base (livraison ou facturation).

Délai de livraison et prolongation

Les délais se trouvent dans
Menu : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes – Bouton "En-tête", onglet « Complément », groupe « Livraison ».
Trois délais sont proposés. Le délai actif correspond à l'un des trois suivants en priorité croissante :

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Ces délais sont reportés sur les différentes lignes de ventilations. Mais vous pouvez indiquer un autre délai pour chaque ligne en particulier.
Via un clic droit sur les différents délais en entête, vous avez également la possibilité de propager ce délai sur l'ensemble des lignes de la commande.

Gestion de la TVA en commande

Le taux de TVA à appliquer à une ligne de pièce dépend toujours :

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La classification fiscale du tiers est accessible par : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Régime TVA tiers.
La table TVA accessible par Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / TVA donne la correspondance entre les régimes TVA de l'article et du tiers. Toutes les combinaisons sont possibles.
En saisie de commande (Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client – Bouton Entête, onglet « Facturation-Impression », champ « Régime TVA »), le régime TVA du tiers est visible et modifiable. En cas de modification de ce champ, le régime de TVA du tiers sera modifié pour cette pièce uniquement. Par défaut, ce champ est garni avec la valeur du tiers.

Auto liquidation de la TVA

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Pièces (factures) sur articles non assujettis à la TVA (V10.4)

Le principe est de pouvoir créer des pièces et de vente pour traiter des clients de type transitaire par exemple. Avec la possibilité de facturer uniquement de la TVA Transitaire ou en sus des autres articles.

• Paramétrage (Fiche article, onglet “Comptabilité”): positionner l'indicateur de “Tva non assujettie” sur “Oui”, afin de typer l’article (obligatoirement géré hors stock), indicateur ensuite mémorisé sur les mouvements):

...

• Exemple de facture comprenant un article avec Tva non assujettie:

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• Ecriture générée en finance :

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Pour garder une cohérence entre compte de Tva utilisé sur l'écriture et la ventilation de Tva, il faut utiliser un paramétrage de régime Tva cohérent (compte de Tva collectée et récupérable doivent correspondre à ceux de l'article) :

...

• Précisions techniques

Script GT_14803.sql permet d'initialiser la zone article à 1 (assujettie)

Il est possible (par surcharge) de faire apparaître les calculs de montants Tva non assujettis qui sont stockés dans l'instance G4NA.TAB (indice 22) de l'enregistrement G4.
Exemple :

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Auto liquidation de la TVA

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / TVA

En cas d'achat ou de vente à l'étranger, ce paramétrage permet aux entreprises de déclarer la TVA dans le pays dans laquelle elle est située.
Du point de vue de la trésorerie, elle opérera alors une opération dite « blanche ».

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On a la possibilité de gérer plusieurs écotaxes par ligne article, ou tout autre type de taxe associée à l'article.

Le paramétrage.

Le zoom des taxes complémentaires.

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Afin qu'il soit possible de créer des avoirs ou des factures ne contenant que l'écotaxe (et sans mouvement de marchandise), il faut positionner la coche « gérer les taxes sur pièces financières » dans l'onglet Pièces de la fiche dossier :

Ainsi, le montant des taxes va être généré à partir des lignes dont la quantité facturée est supérieure à 0, avec une quantité livrée égale à 0 (et ce sur les pièces d'achat ou de vente). C'est la quantité facturée qui déterminera le nombre d'écotaxes à générer.
Exemple d'un avoir : Seule 1X le montant de l'éco taxe de l'article ALB0001 est comptabilisé.


Au moment de la création d'une telle pièce, un message non bloquant informe l'utilisateur :

Référencement client

Le référencement client permet la mise en place de la codification des références articles du client. L'avantage du référencement est qu'en saisie de pièces, on peut utiliser les références du client. Des quantités minimales et multiples de commandes peuvent être paramétrées par client de manière à informer l'utilisateur au moment de la saisie. Les quantités s'expriment en unités de vente et seront exprimées aussi en type d'unités logistiques. 
Dans Commerce & Logistique / Fichiers / Articles – Bouton Référencement, on définit la correspondance entre notre référence interne et la référence du même article chez le client.
Dans Commerce & Logistique / Fichiers / Clients – Bouton Référencement, on peut visualiser tous les articles faisant l'objet d'un référencement pour le client courant.
Le référencement mis en place est contrôlé sur option dans la fiche du client. Dans ce cas, pour le client concerné, seuls les articles référencés seront acceptés dans la saisie des pièces. Pour activer le contrôle du référencement client, il faut

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Grâce au référencement client-groupe, on va avoir accès en saisie, aux articles référencés sur le client « centrale » en plus des articles référencés sur le tiers lui-même.
La case à cocher « Activer la recherche pour le référencement client groupe » est disponible sur la fiche dossier, onglet Pièces 2. Cette case va rendre possible la recherche article sur les articles référencés sur le tiers, mais également sur ceux référencés sur le tiers centrale qui lui est associé :
Quand un client fait partie d'une centrale, le champ Groupement-centrale de la fiche client contient le numéro de tiers correspondant à la centrale :


Lorsque l'on accède au référencement client (bouton référencement de la fiche client), on a la possibilité d'afficher le référencement du client « centrale » en plus du référencement propre au tiers en cochant la case « Visualiser le référencement groupe ». Les articles provenant du référencement du client « centrale » sont identifiés par un « G » en marge :

Création directe du référencement client

Lors de l'enregistrement d'une pièce de vente, il est possible de créer la fiche de référencement d'un nouveau couple client-article. Les informations de la ligne de la pièce sont reprises pour une création plus rapide. Si le référencement existe déjà, on accède au référencement existant. 
L'accès au référencement client, dans le saisie de pièce, se fait grâce au menu « Interrogation », choix « Fiche référencement ».

Attestation de conformité

L'attestation de conformité est un document rattaché à la fiche article (Commerce & Logistique / Fichiers / Articles - Menu "Compléments – Attestation"). Dans le groupe « Pièces client » (resp. « Pièces fournisseur »), on décide sur quelles pièces on imprime la mention concernant la conformité. Dans Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Attestation par article, on visualise tous les articles concernés par la conformité.
Exemple d'impression :

Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Impression des commandes
Le document est disponible dans la table des attestations : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Libellé attestation de conformité
Chaque article peut avoir plusieurs documents attachés. Une attestation peut servir pour plusieurs articles.
La gestion des attestations doit être activée au niveau dossier : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet "Options", coche « Gérer les attestations de conformité ». C'est également à cet endroit (champ « Objets windows partageables » que se définit le stockage des fichiers :
Attention ! Seule la mention figure sur la pièce éditée. Aucun standard d'automatisme n'existe pour une impression du fichier de l'attestation en même temps que la pièce.

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Si la gestion d'établissement n'est pas active, l’encours du tiers (comptable, livraison, assurance, livraison assurance) est visible dans la fiche client (Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet Généralités). Les encours du tiers sont mis à jour au global pour le tiers. Le test de dépassement d’encours se fait sur la valeur de l’encours du tiers.

Dépassement d'encours

Il est possible de bloquer une commande lorsque cette dernière dépasse le plafond des encours de direction ou d'assurance.
Pour mettre en place ce blocage, il faut positionner la coche « Commerce & logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet « Pièces », « Bloquer la commande si dépassement d'encours client ».
À la suite d'une saisie de commande franchissant un des seuils d'encours, un message est présenté :

En cas d'acceptation, la commande sera bloquée et un symbole traduit cet état sur la pièce et dans l'explorateur

Une fois la commande bloquée, il n'est plus possible de :

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Le déblocage est soumis à confidentialité. L'utilisateur doit posséder la confidentialité qui autorise la saisie de pièce si encours dépassé.
PARAMÉTRAGE CODE ACTION
Une action Divalto 'PCE_CDE_CLI_BLOCAGE' est déclenchée lors du blocage commande.
Deux modèles de processus sont prévus en standard pour répondre à ce besoin :
1 - Un processus simplifié
Une seule tâche automatique d'envoi de mail au responsable ADV de la commande avec un fichier joint au format .daction. Dans sa messagerie, le destinataire pourra accéder à la commande par le bouton :


2 - Un processus complet
Une tâche interactive de choix destinataire de la demande de déblocage (permet de traiter le cas absence de code ADV dans la pièce).

Une tâche de vérification commande avec saisie d'observations et choix déblocage.

La fonction de déblocage peut se faire sans ouvrir la commande. Un mail de retour est alors envoyé au demandeur avec l'observation du responsable.
Processus modèle : adv_cde_bloquee (Demande de déblocage commande client).
Chaîne de paramètres à passer à l'action PCE_CDE_CLI_BLOCAGE.

Filtrage des commandes bloquées (V10.4)

Il est possible de bloquer une commande lorsque cette dernière dépasse le plafond des encours de direction ou d'assurance.
Le paramètre "Bloquer commande si dépassement d'encours client" de la fiche dossier "Commerce et Logistique" permet d'activer ce blocage.
Suite à une saisie de commande franchissant un des seuils d'encours, un message est présenté : en cas d'acceptation, la commande sera bloquée et un symbole traduit cet état sur la pièce et dans l'explorateur de commande.

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• Uniquement les commandes bloquées

• Uniquement les commandes non bloquées

• Toutes les commandes

La gestion des gratuits

Pour passer une ligne de commande en gratuit, il suffit de passer le prix à zéro ou de cocher la case « gratuit » (Commerce & logistique/ Administration des ventes/ Commandes client/ Saisie des commandes, bouton « En-tête », onglet « Généralités »).
Dans ce cas, le prix net sera sauvegardé à titre indicatif et pourra être visualisé dans l'onglet « Tarification », champ « Prix net origine ».
La gratuité d'un article peut être justifiée par un motif de gratuité. Ce motif de gratuité est disponible en mode liste grâce à la roue crantée ou en mode fiche dans l'onglet « Tarification », champ « Code motif ».
Le motif de gratuité peut être rendu obligatoire en cochant l'option « Motif obligatoire » dans Commerce & logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet « Pièces2 ». Dans ce cas, il faut également préciser un motif de gratuité par défaut pour les décompositions (Commerce & logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet « Pièces2 », champ « Motif par défaut pour décomposition ») et pour les cadeaux (Commerce & logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet « Pièces2 », champ « Motif par défaut pour cadeau »). Ces motifs par défaut seront repris au moment de la saisie d'un article de décomposition ou à la génération d'un cadeau par les remises seuil.

Lorsqu'on intervient sur une commande où il y a des articles gratuits (prix à 0), et que l'on ré-applique le tarif standard, la notion de gratuit est conservée.

Proposer ses articles habituels au client

Dans la saisie de pièces, lorsque l'on fait appel au zoom article par F9, on peut limiter l'affichage aux articles facturés au client de la commande sur une période donnée et paramétrable (6 mois, 1 an, ...) en cochant « Uniquement les articles facturés ». Ceci revient à ne proposer que les articles habituellement commandés par le client. En décochant la case, on lève la limite et on affiche tous les articles.

Si on se positionne sur la case « Uniquement les articles facturés », une infobulle précise la date de facturation à partir de laquelle se fait le filtrage des articles facturés.
Cette date se fixe dans les options de l'utilisateur (accessibles par F3 à partir de l'interface utilisateur) :

Confirmer une commande client

On peut préciser qu'une commande est confirmée par un client en cochant la case « Pièce confirmée », affichée et modifiable uniquement sur les commandes client dans l'onglet complément de l'entête de commande.
Après avoir coché la case et validé la saisie, on effectue l'action PCE_CDE_CLI_CONFIRM si elle est définie dans Divalto.
L'information est visible directement sur l'entête en saisie de pièce à l'aide d'une icône :

Gestion des reliquats

La gestion des reliquats nécessite un paramétrage dossier, pour préciser quelles pièces commerciales sont concernées

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Quand une pièce est validée partiellement, les lignes sont affichables en fonction du paramètre « Masquer les lignes validées » (Oui/Non). Il est positionné sur le dossier et affiné dans la fiche client.

Le petit cadenas indique que la ligne est validée dans ce document. Elle n'est alors plus modifiable.

Actions sur la marge (V10.4)

En saisie de pièce de vente, il est possible de voir la marge à la ligne et d'intervenir sur son montant/pourcentage pour mettre à jour le prix de vente.

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Les champs « Base coût total » et Marge (%) ainsi que la valeur en euros associée à ce dernier pour le composé, représentent la somme de ces valeurs sur les composants. Lorsqu'en saisie de pièces, on se positionne sur une ligne correspondant au composé, il n'est pas possible d'agir sur la marge ; les champs sont grisés. Il faut agir sur les composants : si on modifie le pourcentage ou le montant de marge sur un composant, les informations sont répercutées sur le composé. 

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Les champs « Base coût total » et Marge (%) ainsi que la valeur en euros associée à ce dernier, sont directement liés au composé, comme pour un article sans décomposition.
Lorsqu'en saisie de pièces, on se positionne sur une ligne correspondant à un composé, il est possible d'agir sur la marge ; les champs sont accessibles. On ne pourra cependant avoir aucune action sur les données de la marge des composants.

Impression immédiate du BP à la saisie de commande client (V10.4)

Il est possible de générer et éditer les bons de préparation (les nouveaux, pas ceux qui ont déjà été édités) à partir des commandes clients et ce, immédiatement une fois que celles-ci sont créées. Cela répond par exemple au cas d’un vendeur au comptoir qui souhaite pouvoir faire préparer dans la foulée, la commande d’un client qui attend. 

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Attention: le traitement ne prend en compte que les BP au statut Généré, les BP proposés sont ignorés, tout comme ceux déjà en cours de saisie. 
Si la saisie du BP est démarrée depuis l'administration des BP, elle doit être complétée dans ce programme, le BP ne sera pas éligible à la validation automatique.  

Process exemple :  

1. Le vendeur vient de saisir une commande client en live avec le client en face

2. Il édite le bon de préparation 

3. Il prépare les produits présents sur le BP

4. Il retourne à son poste (écran de saisie des commandes client) et via un clic il valide le BP en BL avec impression du BL. Concrètement, vu que le BP est à la ligne decommande,ilfaut se positionner sur une ligne puis cliquer sur le menu Outils, "valider le BP en BL". 

Remarque : si la préparation est partielle par rapport au BP édité (cas peu fréquent), le vendeur ira en "saisie des résultats par BP" pour enregistrer les quantités réellement préparées (fonctionnement standard) 

Saisie rapide des  BPs  à partir de la saisie des commandes (V10.4)

Dans le cas de traitement de commandes comptoirs, en complément de la génération/édition directe du BP depuis la commande client, ajout de la possibilité de valider automatiquement le BP en BL.  

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