Le domaine Finance de l’ERP Divalto Infinity comprend deux modules : la Comptabilité et le Règlement.

Historiquement, les besoins du marché nécessitaient de proposer une solution aménageable, où la gestion de la comptabilité et de la trésorerie ne correspondait pas aux mêmes cibles.

Afin de répondre à cette demande, les deux modules de l’ERP avaient donc été construits sur des structures distinctes, chacune pilotée par des objets spécifiques : l’écriture comptable pour le module Comptabilité, et l’effet pour le module Règlement.

Cette gestion à deux niveaux a eu pour conséquence de produire certains écarts entre les deux modules, où les traitements comptables n’affectaient pas les données de règlement, et inversement. Aussi, pour les environnements exploitant les deux objets, cela nécessitait des retraitements parfois importants pour les utilisateurs qui souhaitaient mettre à niveau les deux modules.

Le besoin initial du marché ayant évolué, et la contrainte de deux structures distinctes générant une insatisfaction fonctionnelle importante, Divalto a décidé de « fusionner » les deux modules Comptabilité et Règlement pour répondre aux exigences émises par les utilisateurs.

Fruit d’un travail de développement qui a débuté en 2019, la nouvelle solution a vu la refonte complète de la structure du module Règlement, par la création d’une nouvelle architecture basée sur le module Comptabilité. Ainsi, les deux modules peuvent, à partir de la nouvelle version 10.7, exploiter le même objet, à savoir : les ventilations d’échéance. De ce fait, le module Comptable devient maître du module Règlement.

Néanmoins, la possibilité de conserver la structure historique par l’utilisation des anciens programmes restera possible en version 10.7, mais sera à terme supprimée dans une version future afin de ne conserver que la nouvelle architecture « fusionnée ».

Remarques :

• La majorité des programmes déjà existants avant la version 10.7 sont iso-fonctionnels avec leur pendant nouvelle formule. Seules les fonctionnalités complémentaires sont décrites dans cette section.

• Il est déconseillé de gérer des dossiers comptables fusionnés avec d’autres qui ne le sont pas, dans les contextes Inter-compagnie et Inter-agence.

Vous trouverez ci-dessous le descriptif des tables liés au module Règlement “fusionné”, accompagné d’un exemple de règlement traité :

Activer la fusion des modules Comptabilité et règlements (V10.7)

Dans Comptabilité / Fichier / Organisation / Dossier, l'option Le module règlement se base sur les écritures comptables (Onglet GENERALITES - Groupe Codification) permet de préciser que l'on utilise la version fusionnée des modules Comptabilité et Règlement de Divalto infinity. 
Lorsque cette case est cochée, le dossier est considéré comme Lié à divalto Règlement. Par conséquent, lors de l'intégration de pièce à partir de Commerce & Logistique ainsi que lors de la saisie d'écritures comptable sur des journaux liés à Divalto Règlement, plus aucun effet ne sera généré. 
Une fois cette coche positionnée, les anciens programmes des règlement traitant des effets en attente ne sont plus accessibles. Les programmes de changement d'état pour les états en portefeuille ou en banque sont eux, toujours accessibles. Les nouveaux programmes d'encours règlement et d'interrogation règlement sont directement appelés à partir des fiches tiers, de la saisie de pièce etc. Le calcul du pourcentage réglé d'une pièce est réalisé à partir des écritures de comptabilité.
A contrario, si cette coche n'est pas positionnée, les nouveaux programmes de règlements traitant des effets en attente ne sont pas accessibles et tout se passe comme avant fusion des modules Comptabilité et Règlement de Divalto infinity.

Au niveau du menu, on trouve deux entrées correspondant au module des règlements:

• Règlement NEW : versions des programmes postérieures à la fusion

• Règlement OLD : versions des programmes antérieures à la fusion

Pour gérer ceux-ci (notamment en cas de programmes spécifiques), il s’agira de passer par SHIFT+F4 sur l’un des deux menus.

Par le biais du “Nom de l’application 2” (à utiliser dans les regroupements des menus) présent dans les paramètres généraux, il sera possible de distinguer le menu Règlement NEW en saisissant “DREG”, du menu Règlement OLD en saisissant “DREGOLD” :

...

Prérequis à la mise en place de la Fusion DCPT-DREG (V10.7)

Pour les clients effectuant une migration depuis une version antérieure, et qui souhaitent activer la Fusion u module comptabilité et du module des règlements, nous conseillons d’effectuer certaines opérations visant à « assainir » la base de données.

En effet, des anomalies existantes sur les écritures pouvaient s’avérer totalement transparentes dans le module Règlement historique (les effets étant dissociés), mais l’activation de la Fusion peut les révéler dans le nouveau module Règlement et générer ainsi des anomalies de reprises. Les différents contrôles et correctifs que nous proposons, visent à résoudre ces anomalies dans le but d’activer la Fusion avec une précision maximale.
Vous pourrez opérer la mise en place de ces prérequis au travers des documents suivants:

Mise à jour des écritures à partir de règlement (V10.7)

Le programme Règlement NEW / Utilitaire / Mise à jour des écritures à partir de règlement permet de charger tous les effets R2 en position en attente actifs, et de mettre à jour les écritures. Indispensable aux environnements existants souhaitant “basculer” sur la nouvelle architecture, il traite les dossiers dont l’option « Le module règlement se base sur les écritures comptables » est cochée, uniquement. Lorsqu'une écriture est mise à jour à partir d'un effet, l'effet sera topé comme déjà utilisé (indicateur CEF = '2'). Il ne sera donc plus accessible si on réeffectue le traitement ultérieurement.

En mode test, le programme délivre, un compte rendu sous forme de fichier Excel et n’effectue aucune mise à jour réelle.

Certains flux de règlement ne peuvent être traités directement dans la comptabilité fusionnée (Règlement_NEW), mais ils devraient être minoritaires. En l’occurrence, il s’agit uniquement des flux de règlement qui ont été débutés dans « Règlement OLD » (Mise en portefeuille pour les encaissements / Préparation pour les décaissements) et qui n’ont pas été finalisés (non remis en banque pour les encaissements, non émis pour les décaissements, avec confection du bordereau et génération de l’écriture de Trésorerie). Par conséquent, on ne parle ici que des écritures dont l’effet est en statut « En portefeuille » au moment de la bascule sur « Règlement NEW ».

Toutes les écritures liées à un effet « En attente »  sont automatiquement repris dans « Règlement NEW » grâce à l’utilitaire de « Mise à jour des écritures à partir de règlement ». Le fait qu’elles aient été créées avant ou après la bascule « Fusion », n’a aucune incidence.

Cette règle à été adoptée pour :

• Les clients qui ne comptabilisent pas la « Mise en portefeuille/Préparation »,

• Les clients qui ne sont pas en « Comptabilisation immédiate ».

Dans ces deux situations, les phases de Mise en portefeuille/Préparation constatent un règlement qui ne se traduit pas en Comptabilité. Dès lors, l’écriture d’Achat/Vente n’est pas lettrée, générant les créances/dettes dans les nouveaux programmes de Règlement_New qui ne reflètent pas la réalité.

ainsi :

• Les programmes de changement d'état pour les états « en portefeuille » ou « en banque » sont toujours accessibles pour terminer les traitements dans « Règlement OLD ».

• Les anciens programmes des règlements traitant les effets en attente ne sont plus accessibles à partir de « Règlement OLD ».

Service pack (V10.7a)

« Traiter les écritures » : Cette case à cocher permet, si elle est cochée, de générer pour les écritures comptables non lettrées (table C8) et non présentent dans le module des règlements de créer les ventilations pièce et échéance (table CP).

« Date limite de reprise des écritures lettrées » : Cette date permet d’indiquer, si elle est renseignée, la date a laquelle les écritures lettrées seront traitées. Cette date est liée à la case à cocher « Traiter les écritures ». Si la case est non cochée, le fait d’indiquer une date limite de reprise ne réalise aucun traitement.

Exemple si l’on indique le 01/01/2017, toutes les écritures lettrées entre le 01/01/2017 et aujourd’hui seront vérifiées et mises à jour.

...

Service pack (V10.7c)

L’utilitaire Mise à jour des écritures à partir de règlement a été revu ergonomiquement et optimisé:

...

Le mode de traitement permet, comme à l’origine, de lancer le programme en Simulation (anciennement Tester uniquement) ou en Réelle.

Les options ont été précisées/complétées:

...

Traiter tous les dossiers : pas de modification fonctionnelle liée au programme d’origine.

...

Traiter les effets : fonctionnement basique du programme, précisant que sans autres options complémentaires, l’utilitaire applique la fusion sur la seule base des effets En attente, et En portefeuille ayant générés des écritures sans compte de tiers (notamment dans le cas de Dailly/Factor).

...

Traiter les écritures non-lettrées : en cas de déphasage entre les modules Comptabilité et Règlement, il se peut que des effets soient “traités” dans le module Règlement tandis que l'écriture n’est pas lettrée en Comptabilité. Dans ce cas, il convient d’appliquer cette option pour assurer la prise en charge de ces écritures dans le nouveau module Règlement.

...

Le domaine Finance de l’ERP Divalto Infinity comprend deux modules : la Comptabilité et le Règlement.

Historiquement, les besoins du marché nécessitaient de proposer une solution aménageable, où la gestion de la comptabilité et de la trésorerie ne correspondait pas aux mêmes cibles.

Afin de répondre à cette demande, les deux modules de l’ERP avaient donc été construits sur des structures distinctes, chacune pilotée par des objets spécifiques : l’écriture comptable pour le module Comptabilité, et l’effet pour le module Règlement.

Cette gestion à deux niveaux a eu pour conséquence de produire certains écarts entre les deux modules, où les traitements comptables n’affectaient pas les données de règlement, et inversement. Aussi, pour les environnements exploitant les deux objets, cela nécessitait des retraitements parfois importants pour les utilisateurs qui souhaitaient mettre à niveau les deux modules.

Le besoin initial du marché ayant évolué, et la contrainte de deux structures distinctes générant une insatisfaction fonctionnelle importante, Divalto a décidé de « fusionner » les deux modules Comptabilité et Règlement pour répondre aux exigences émises par les utilisateurs.

Fruit d’un travail de développement qui a débuté en 2019, la nouvelle solution a vu la refonte complète de la structure du module Règlement, par la création d’une nouvelle architecture basée sur le module Comptabilité. Ainsi, les deux modules peuvent, à partir de la nouvelle version 10.7, exploiter le même objet, à savoir : les ventilations d’échéance. De ce fait, le module Comptable devient maître du module Règlement.

Néanmoins, la possibilité de conserver la structure historique par l’utilisation des anciens programmes restera possible en version 10.7, mais sera à terme supprimée dans une version future afin de ne conserver que la nouvelle architecture « fusionnée ».

Remarques :

• La majorité des programmes déjà existants avant la version 10.7 sont iso-fonctionnels avec leur pendant nouvelle formule. Seules les fonctionnalités complémentaires sont décrites dans cette section.

• Il est déconseillé de gérer des dossiers comptables fusionnés avec d’autres qui ne le sont pas, dans les contextes Inter-compagnie et Inter-agence.

Guide pour activer la fusion des modules Comptabilité et règlements

Le zoom des ventilations (V10.7)

Le zoom des ventilations accessible par Comptabilité / F7/ Ventilations a été adapté pour rendre visible, dans deux onglets supplémentaires, les nouveaux champs apparus dans le cadre de la fusion.

Lien entre une écriture comptable et ses échéances (V10.7)

...

L'explorateur de transactions est accessible par le menu Règlement NEW / Interrogation / Explorateur de transactions.
Ce programme permet de visualiser et traiter les transactions réalisées avec les programmes de préparation des règlements nouvelle formule.
Ce programme permet de :

• visualiser le détail de la transaction, ainsi que les écritures générées par celle-ci

• d'annuler la comptabilisation ou le lettrage de tout ou partie de la transaction

• d'annuler les bordereaux, de tout ou partie de la transaction

• de refaire la comptabilisation

• d'annuler tout ou partie de la transaction

Attention : toutes ces opérations sont possibles si la transaction est de type finale.

Accès direct au zoom des transactions (V10.7)

...

Encaissement client (V10.7)

Les programmes de saisie des encaissements client sont accessibles par les menus

• Règlement NEW / Encaissement / Réception - Préparation / Réception en portefeuille de LCR

• Règlement NEW / Encaissement / Réception - Préparation / Réception en portefeuille de chèques 

• Règlement NEW / Encaissement / Réception - Préparation / Préparation des prélèvements SEPA

Le bouton  (Pointer les échéances d'un autre tiers)  permet de sélectionner un tiers différent du tiers courant, sans perdre la transaction en cours. Les créances du tiers différent sont chargées dans le tableau, avec possibilité de les pointer, mais sans possibilité de les modifier. 

Encaissement par prélèvement (V10.7)

...

Remise en banque des encaissements clients (V10.7)

La remise en banque des différents types d'encaissements est réalisée par les programmes 

• Règlement NEW / Encaissement / Remise en banque / Remise de chèque différés

• Règlement NEW / Encaissement / Remise en banque / Remise de LCR

• Règlement NEW / Encaissement / Remise en banque / Remise de LCR à l’escompte

• Règlement NEW / Encaissement / Remise en banque / Virements reçus

Les changements d'état peuvent être effectués en masse; Le filtre permet de sélectionner les effets dont l'état doit changer.

...

Décaissement fournisseur (V10.7)

Les programmes de préparation des différent types de règlement à destination des fournisseurs sont :

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer les règlements par chèque, 

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer les règlements par BOR, 

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer les virements, 

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer les eurovirements (SEPA), 

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer les virements internationaux, 

• Règlement NEW / Décaissement / Préparer/ Préparer tous les règlements

Lors du pointage/dépointage, le solde est mis à jour à chaque pointage/dépointage par addition/soustraction du montant de la ligne pointée. 

...

• Règlement NEW / Traitement/  Relevés /  Nouvelle impression des relevés de factures

• Règlement NEW / Traitement/ Relevés / Nouvelle ré-impression des relevés

• Règlement NEW / Traitement/ Relevés / Nouvelle annulation des relevés

Les programmes de gestion des relevés se basent sur l'extraction des ventilations d'échéances, en fonction de leur statut de relevé et de la période qui leur est associée. Ces informations sont initialisées au moment de l'intégration en comptabilité de la facture. Un même numéro de relevé est affecté à chaque ventilation du relevé.
Il est ensuite possible de présélectionner, dans le programme d'encaissement, ces factures à partir du numéro de relevé. Lors de ce traitement, on a la possibilité de regrouper les échéances ayant la même date, le même établissement et le même état. Dans les programmes de règlement, une seule échéance sera visible.

Gestion des cessions (V10.7)

...

Programme : Règlement NEW / Trésorerie / Calcul du prévisionnel
Ce programme est modifié afin de prendre en compte les lignes de type échéance (CP) et Transaction (RGLTJNLENT).

Affichage du prévisionnel

...

Powersearch : prise en compte des tables de transactions de règlement (V10.7)

Pour pouvoir indexer toutes les données des tables de transactions de règlement, il est nécessaire de réaliser une nouvelle indexation dans Harmony:





Concernant les transactions de règlement, on peut accéder au power search à partir des programmes:

• Règlement NEW / Fichier / Entête de journal de règlement

• Règlement NEW / Fichier / Détail de journal de règlement

• Règlement NEW / Fichier / Taxes liées aux acomptes

Entête de journal de règlement
L'indexation est possible par plusieurs champs tels que le tiers, son nom, numéro de la pièce, état, montant, dates, etc.

...

Taxes liées aux acomptes
L'indexation peut être faite par tiers, montant fin, montant hors taxe, montant TVA et nom du tiers.

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