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Kilométriques (qté à saisir et barême barème défini selon politique forfaitaire à date dans la déclinaison des coûts remboursables)
En montant (Hôtel, frais de taxi, ou une note justificative est fournie)
De réception (impliquant la nécessité de déclarer des « invités)
Autre.
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Exemple : vous pouvez utiliser la saisie des notes de frais pour rattacher les frais généraux à un élément d'affaire dédié aux frais généraux.
Si la ligne de note de frais est facturable, le client est obligatoire.
Circuit de validation
La note de frais est généralement soumise à un supérieur hiérarchique pour validation.
L'état de la note de frais est d'abord "En cours de saisie".
Les visas sont paramétrables. Vous pouvez en créer de 1 à 5, avec les confidentialités associées.
Tant que la NdF est soumise à la validation, elle ne peut être modifiée. En revanche, si une note de frais est refusée, elle redevient modifiable par le collaborateur.
La note de frais doit être validée par le collaborateur pour être lancée dans le circuit de validation. Le collaborateur pourra voir les validations par la case à cochée du rôle concerné sur l'entête de la NDF.
Le circuit de validation exploite le traitement de « supervision de notes de frais ».
Saisie d'une NdF
Etapes de la saisie d'une note de frais
Affaires - Notes de frais – Saisie des notes de frais
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En cours de saisie : elle reste modifiable.
Validée par le collaborateur : elle entre dans le circuit de validation et n'est plus modifiable (sauf si elle est refusée).
| Info |
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A partir de la 10.12, lors de la saisie d’une note de frais, si abandon de la saisie via F9, une confirmation d’abandon sera demandée afin de ne pas sortir directement du programme. |
Contrôle du code TVA (V10.12)
Afin d'éviter la saisie d’une note de frais avec un code TVA non conforme et afin de garantir que le code TVA est bien renseigné dans le détail et ainsi garantir l’intégration comptable, un contrôle a été mis en place. A détection d’une anomalie, un alerte pop-up apparait.
Ce contrôle a été ajouté à plusieurs niveaux :
Saisie ligne détail TVA
Validation fenêtre détail TVA
Paramétrage code frais
Circuit de validation
La note de frais est généralement soumise à un supérieur hiérarchique pour validation.
L'état de la note de frais est d'abord "En cours de saisie".
Les visas sont paramétrables. Vous pouvez en créer de 1 à 5, avec les confidentialités associées.
Tant que la NdF est soumise à la validation, elle ne peut être modifiée. En revanche, si une note de frais est refusée, elle redevient modifiable par le collaborateur.
La note de frais doit être validée par le collaborateur pour être lancée dans le circuit de validation. Le collaborateur pourra voir les validations par la case à cochée du rôle concerné sur l'entête de la NDF.
Le circuit de validation exploite le traitement de « supervision de notes de frais ».
Supervision des Notes de Frais
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