Le dossier commun en comptabilité

Rappel : Il existe une fiche dossier par module dont le dossier commun est la racine. Le dossier commun contient le paramétrage général des rubriques, des documents joints et la taille des codes tiers et comptes comptables.
On accède à la fiche du dossier commun via l'option de menu Administration / Dossiers communs / Dossiers communs.
Le champ « Longueur des tiers et comptes » permet de positionner le nombre de caractères pour les codes tiers (Prospects, clients, fournisseurs, tiers internes) et les comptes du plan comptable.

La fiche dossier en comptabilité

Un dossier c'est une entreprise ou une comptabilité. La création du dossier est impérative avant toute autre opération.

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• Paramétrage de Divalto Règlements,

• Paramétrage de l'option Immobilisations,

• Paramétrage des index analytiques et de la gestion des tables communes,

• Dates des exercices clôturés et non clôturés.

L'onglet « Généralités »

Sont regroupées dans cet onglet les coordonnées et les champs généralistes qui servent dans les éditions et les interrogations.
« Dossier»
La codification est libre sur 8 caractères alphanumériques. Les dossiers 998 et 999 existent déjà :

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« Comptabilité hors normes ANC » : Si cochée annule totalement la fonctionnalité « sous-système » dans le module de la comptabilité. A partir de la version 10.4, le paramétrage d'un plan comptable hors France n’effectue pas les contrôles sur la natures des comptes.
« Contrôle des comptes de TVA en saisie d'écriture » : permet d'effectuer systématiquement un contrôle de cohérence entre les comptes de TVA saisis par ligne d'écriture et les ventilations de TVA associées.
Ce contrôle vérifie que le compte de la ligne d'écriture comptable correspondant à la TVA correspond bien au compte de TVA donné par le code de TVA utilisé dans les ventilations de TVA. En cas d'erreur, il sera demandé de ressaisir le compte de TVA.
Attention : Cette cohérence est importante pour la gestion de la TVA dans Divalto Comptabilité. En effet, l'écriture comptable générée dépend des comptes de TVA correspondant aux codes de TVA utilisés dans les ventilations de TVA.

L'onglet « Axes »

Les montants des écritures peuvent être ventilés sur 4 axes différents (Premier axe, Second axe, Troisième axe, Quatrième axe).
Un libellé est obligatoire dès que l'axe est utilisé. Ces libellés seront repris lors des éditions.
Ventilation
Pour chaque axe, vous indiquez la ventilation autorisée :

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Déversement analytique
Le champ « Date début » permet d'indiquer une date de début de traitement pour le déversement analytique. Ce renseignement n'est pas obligatoire, mais il permet s'il est garni de gagner en temps de traitement.
« Répertoire des CSV » : Lors du traitement de déversement, vous avez la possibilité d'afficher des simulations de vos déversements dans des fichiers csv. Cela est également possible pour les traitements réels. On indique ici le répertoire ou seront stocker ces fichiers CSV.

L'onglet « O.D. » dans la fiche dossier en comptabilité

Différence de règlement :
Lorsque le lettrage fait apparaître une différence ne dépassant pas un maximum donné, il est possible de générer une écriture de différence de règlement. Cette écriture sera comptabilisée après confirmation de l'utilisateur sur le code du journal indiqué. Vous pouvez également indiquer le libellé de l'écriture générée par la différence de règlement.
Un des symboles suivants présent dans le libellé à générer sera remplacé :

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Régularisation de TVA
L'écriture de régularisation de TVA est générée lors de la compensation d'un acompte avec une facture, lorsque la TVA de l'acompte est incohérente avec celle de la facture. Cette écriture est composée de deux lignes, toutes les deux sur le compte indiqué ici. Et chacune des ces lignes aura des ventilations de TVA.
Les ventilations TVA de la première ligne reprendront les ventilations TVA de la facture afin de déclarer la TVA qui resterait à déclarer. La deuxième ligne reprend les ventilation TVA de l'acompte et annule la TVA déclarée à tort.
On indiquera également dans quel journal, ces écritures seront imputées.

L'onglet « Paramètres » dans la fiche dossier en comptabilité

Paramétrage des auxiliaires 
Ce groupe permet de définir la plage des comptes Auxiliaires (Clients, Fournisseurs, Personnel), ainsi que le compte collectif par défaut. Les balances auxiliaires proposeront ces fourchettes en implicite.
Un contrôle est effectué en saisie du plan comptable en fonction de la nature de compte.
Ecritures en attente en provenance du DataHub
On indiquera ici les codes journaux qui seront imputés lors de la génération des écritures en attente provenant des traitements de dématérialisation. Le traitement de dématérialisation des factures fournisseurs génèrera par exemple des écritures comptables en attente dans le journal d'achat par défaut indiqué ici.
Paramétrage des traitements 
« Saisir les dates d'opération et de valeur en rapprochement bancaire »
Vous indiquez si vous souhaitez saisir une date de valeur sur les écritures lors du pointage. Cette date est importante pour un suivi de trésorerie rigoureux.
« Saisir un solde initial en journal de trésorerie »
Si vous saisissez les journaux de banque sur extraits bancaires, il est utile de saisir le solde initial de l'extrait puis de contrôler en fin de saisie, le solde final de l'extrait. Ceci vous permet de détecter immédiatement d'éventuelles erreurs de saisie. Le solde du compte banque est proposé.
« Utiliser la génération automatique d'escompte de décaissement »
Si l'option de la fiche dossier « Utiliser la génération automatique d'escomptes de décaissement » est cochée, l'escompte automatique sera positionnée à Oui par défaut dans les différents programmes de décaissements fournisseurs.
« Contrôle sur l'équilibre des écritures extra-comptables »
Ce paramètre permet de vérifier l'équilibre des écritures extracomptables lors :

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• Un libellé

• Le nombre de décimales du montant

Calendrier (V10.8)

Disposer d'un calendrier propre au dossier comptable afin que les Widgets Finances puissent s'y référer ainsi que les utilisateurs comptables.

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L'onglet « TVA / DAS2 » dans la fiche dossier en comptabilité

Régularisation de TVA
L'écriture de régularisation de TVA est générée lors de la compensation d'un acompte avec une facture, lorsque la TVA de l'acompte est incohérente avec la celle de la facture.
Cette écriture est composée de deux lignes, toutes les deux sur le compte indiqué dans le dossier. Et chacune de ces deux lignes aura des ventilations de TVA.
Les ventilations TVA de la première ligne reprendront les ventilations TVA de la facture afin de déclarer la TVA qui resterait à déclarer. La deuxième ligne reprend les ventilations de TVA de l'acompte et annule la TVA déclarée à tort.
Déclaration de TVA
On peut choisir entre deux périodicités de déclaration :

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Le champ « Mois de dernière déclaration » correspond au mois de la dernière déclaration de TVA validée en comptabilité.
Le champ « Date de début de prise en compte » indique la date à partir de laquelle le programme de calcul de TVA prendra en compte les écritures comptables. Cela permet de ne pas traiter les écritures trop vieilles pour générer de la TVA et d'éviter des temps de traitement trop longs.
Si aucune TVA n'a été déclarée, on peut encore saisir ces dates. En revanche, une fois la première déclaration validée, la date est figée et ne sera modifiable que par les programmes de validation et d'initialisation de TVA.

L'onglet « TVA / DAS2 » dans la fiche dossier en comptabilité (V10.4)

Tous les champs liés à la TVA ont été déplacés dans l'onglet « TVA ».
La case à cocher « Gestion de la Tva par Divalto Comptabilité » : Si cochée, il sera possible en saisie d'écritures :

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• Le « Journal » dans lequel les écritures seront générées,

• Le « Compte de TVA à décaisser »,

• Le « Compte d'équilibrage au débit »,

• Le « Compte d'équilibrage au crédit »,

• Le « Jour dans le mois de l'écriture générée ».

L’onglet  « TVA / DAS2 » dans la fiche dossier en comptabilité (V10.9)

Ajout d’un nouveau groupe de champs « Compte de répartition périodique », exploité par la gestion des abonnements. Le champ « Racine de compte de répartition périodique » permet de ne pas gérer de TVA pour les comptes de charges et de produits, lors du traitement de génération des écritures d’abonnement. la racine par défaut est le 488 pour les dossiers comptables dont la case à cocher » Comptabilité hors normes ANC » est non renseignée. (Onglet « Généralités »).

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L'onglet « Inter-agence » (V10.4)

La Dans le cadre de l’inter-agence, la comptabilité ne gère pas les établissements. Ainsi, la coche « Gérer des établissements » (Comptabilité/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet Paramètres, groupe Établissement) ne doit pas être positionnée.La gestion d'un axe analytique « Etablissement » permet d'effectuer un suivi par agence.
Cet axe est à mettre en place dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet « Comptabilité », groupe Axes analytiques.
Lors de l'intégration comptable d'une facture client ayant donné lieu à un flux inter-agences, des flux analytiques peuvent être générés, en plus des ventilations analytiques liées au compte de vente.
C'est dans cet onglet que l'on précise :

• le code « Journal » dans lequel on va enregistrer les écritures liées à ces flux,

• le numéro de « Compte » associé,

• et comment va se faire la « réaffectation analytique des produits » (correspond au coût de la vente) et la « réaffectation analytique des charges » (correspond coût de l'achats).

La réaffectation doit être précisé :

• Aucune réaffectation

• Sur l'établissement qui commande

• Sur l'établissement qui facture

Si l'axe « Etablissement » est géré en gestion commerciale, il faut créer les axes de ventilation dans chaque dossier comptable : ComptabilitéCependant, pour tracer comptablement les flux de marchandise, les échanges inter-agence peuvent, selon la structure commerciale paramétrée (dans le cas où l'établissement qui livre n’est pas celui qui facture, avec tous les établissements qui pointent sur le même dossier comptable, par exemple), générer des écritures analytiques, afin de réaffecter les charges et les produits entre les 3 types d'établissements concernés:

• l'établissement dans lequel le client passe commande

• l'établissement du dépôt dans lequel on va se fournir en marchandise

• l'établissement de facturation

Les règles de réaffectation des charges et des produits qui entrent en compte dans ces écritures analytiques, sont paramétrables dans le dossier comptable.

Gestion d’un axe analytique Etablissement

La gestion d'un axe analytique Etablissement permet d'effectuer un suivi par agence. L’axe établissement doit exister dans le dossier Commerce et logistique ( Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet AXES Comptabilité , groupe Axes analytiques). Attention :

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Dans tous les dossiers comptables

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entrant en ligne de compte dans la structure commerciale paramétrée, il est nécessaire de créer les axes de ventilation ( Comptabilité/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet Axes).

Tous les dossiers comptables doivent avoir une codification rigoureusement identique.

Un numéro d'axe déclaré en gestion commerciale doit toujours correspondre au même numéro d'agence, quel que soit le dossier comptable sur lequel on se trouve.

Si l'axe « Etablissement » est géré en gestion commerciale, chaque compte impacté ( compte produit ou compte pour flux analytique) doit être paramétré en saisie d'axe dans tous les dossiers comptables : . Pour ce faire, cocher la case Comptabilité/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, plan / Plan comptable, onglet « Paramètres », groupe « AXE » : Saisie NomDeLaxe . Axe : Saisie NomDeLaxe .

Paramétrage des règles de réaffectation

Lors de l'intégration comptable d'une facture client ayant donné lieu à un flux inter-agences, des flux analytiques peuvent être générés, en plus des ventilations analytiques liées au compte de vente.
C'est dans l'onglet Inter-agence du dossier Comptable que l'on précise :

• le code Journal dans lequel on va enregistrer les écritures liées à ces flux,

• le numéro de  Compte  associé,

• la façon dont doit se faire la Réaffectation analytique des produits (correspond au coût de la vente) et la Réaffectation analytique des charges (correspond coût de l'achats).

Réaffectation des produits

Les règles de réaffectation des produits peuvent prendre les valeurs:

• Aucune réaffectation

• Sur l'établissement de commande (débit sur l'établissement de facture, crédit sur l'établissement de commande)

• Sur l'établissement de livraison (débit sur l'établissement de facture, crédit sur l'établissement du dépôt de livraison)

Réaffectation des charges

Les règles de réaffectation des charges peuvent prendre les valeur:

• Aucune réaffectation

• Sur l'établissement de commande (débit sur l'établissement de commande, crédit sur l'établissement du dépôt fournisseur)

• Sur l'établissement de facture (débit sur l'établissement de facture, crédit sur l'établissement dépôt fournisseur)

Valorisation des flux

La réaffectation des produits est valorisée par le montant hors taxes affecté au compte de vente (7xxx).

La réaffectation des charges est valorisée au coût de revient, conformément à la valeur du paramètre Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Pièces, groupe Gestion des pièces, champ Valorisation ventes au coût de revient .

Exceptions à la réaffectation des produits ou des charges

• Pas de réaffectation sur le même établissement

• Pas de réaffectation entre deux établissements de dossiers comptables différents

• Pas de réaffectation si l'établissement de facturation et l'établissement de commande pointent sur des dossiers comptables différents

• Pas de réaffectation si l'établissement de facturation et l'établissement du dépôt fournisseur pointent sur des dossiers comptables différents

Maj des comptes en cas de modification du tiers (V10.10)

Dans un environnement Inter-agence, les tiers sont communs à tous les établissements. Si l’on effectue une modification sur un tiers, cette modification est appliquée sur tous les établissements du dossier de la gestion commerciale et sur tous les dossiers comptables.

L'onglet « Confidentialité » dans la fiche dossier en comptabilité

Options de confidentialité
« Le dossier est confidentialisé par le code » permet d'indiquer le code qui va confidentialiser la comptabilité d'un dossier.
Vous pouvez protéger l'accès à tout un dossier en attribuant ce code aux utilisateurs autorisés.
A l'aide des différentes cases à cocher, vous signalez si vous avez confidentialisé des comptes, des journaux, ou des axes. Dans ce cas, les programmes vérifieront que l'utilisateur est autorisé, avant de délivrer une information.
Par exemple, lors de l'édition d'un brouillard, les écritures sur des comptes confidentiels seront éditées uniquement si l'utilisateur possède le privilège nécessaire.
Fonctions confidentialisées
Vous pouvez contrôler l'accès à certaines fonctionnalités :

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Indiquez le code d'accès aux fonctions et fournissez ce code aux utilisateurs autorisés.
Le code C** permet d'accéder à l'ensemble des fonctions de* DIVALTO COMPTABILITE.

L'onglet « Contrôle » (V10.4)

Dans le groupe « Saisie d'écriture », on indique si l'on souhaite mettre en place un contrôle d'unicité sur la pièce du tiers (fournisseur) en saisie d'écriture. Les choix sont :

• « Aucun »,

• « Contrôle non bloquant » un message en informera l'utilisateur, mais la saisie reste possible

• « Contrôle bloquant ».

Contrôle de l'unicité de la pièce du tiers (Pinotiers) des factures de vente (V10.9)

Le contrôle de l’unicité du « Pinotiers » est différencié entre les factures de vente et les factures d’achat.

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