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| Sommaire | ||
|---|---|---|
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Divalto Finances intègre deux modules :
Divalto Comptabilité
Comptabilité générale et analytique, gestion des devises, édition du bilan et du compte de résultat, balance âgée client, échéancier fournisseur, import-export des données, gestion des immobilisations, gestion des budgets, liasse fiscale (jusqu'à la télé déclaration).
Divalto Règlements
Gestion des encaissements et décaissements, relances, liaisons bancaires Ebics, calcul du prévisionnel.
...
La comptabilité est une activité réceptacle des activités d'une entreprise, par conséquent le module Comptabilité est un réceptacle des autres modules de Divalto comme la paie, la gestion des achats, la gestion des ventes ainsi que le module des règlements
Tout comme les autres modules de l'offre, Divalto Comptabilité est adaptable :
Ajout de données et de fichiers,
Paramétrage des masques,
Paramétrage des états ,
Surcharge des points de traitement ,
Mises à jour des données permanentes (ZOOM),
Menu normalisé et paramétrable.
Principe de brouillard
Dans Divalto, toutes les écritures sont passées dans un brouillard. Tant que les écritures sont dans le brouillard elles sont modifiables et supprimables.
Le traitement de « Validation Journaux » permet de transférer les écritures vers un journal réel. Une fois dans un journal réel, les écritures sont figées et donc plus modifiables.
Une comptabilité basée sur le principe du « Multi »
Multi utilisateur
De manière générale, Divalto infinity est multi-utilisateur. Chaque utilisateur possède des droits d'accès, des droits de consultation et des droits de modification pour les différents traitements de l'ERP.
Les opérations sont signées, c'est-à-dire que la trace de qui et quand est conservée.
Multi dossier
Divalto infinity est multi-dossier. Toutes les opérations sont réalisées dans un dossier. Un dossier correspond à une comptabilité. Les paramètres peuvent être propres au dossier (Les modes de règlement par exemple) ou communs à tous les dossiers (Les taux de devises).
La touche de fonction « F3 » au niveau du menu permet d'accéder au contexte de l'utilisateur et donc de changer de dossier. A un instant T l'utilisateur travaille sur un dossier.
Multi devises
La comptabilité générale et analytique dans Divalto Infinity est multi devises : vous pourrez gérer une devise principale et secondaire par dossier ainsi que saisir des écritures comptables en devises.
...
La comptabilité analytique s'appuie sur des axes d'analyse. Ils sont au nombre de quatre et sont propres à un dossier.
Le paramétrage des axes et surtout leur codification permet, si nécessaire, de mettre en évidence une structure type plan comptable.
La saisie en comptabilité analytique s'effectue de 3 manières :
Il est possible de paramétrer le compte comptable. Dans ce cas, à chaque saisie du compte comptable, le compte analytique est imputé, quelle que soit l'écriture.
Il est possible de définir des clés de répartition sur des comptes. Dans ce cas ce n'est plus un seul compte analytique qui est imputé mais autant que souhaité selon des coefficients.
Lors de la saisie d'écriture, il est possible de ventiler le montant dans les comptes analytiques.
De multiples vues sont disponibles pour exploiter les données :
Selon la codification de l'axe,
En croisant les axes,
Selon une arborescence de valeurs d'axe pour offrir une vision alternative et transversale à l'intérieur d'un axe.
Principe de période comptable
Les écritures sont stockées selon leurs dates comptables qui sert à tous les traitements.
La notion d'exercice ne se matérialise qu'au niveau d'une table à renseigner lors du premier exercice et mise à jour par le traitement de clôture.
Lors du traitement de clôture, une entrée est générée dans la table des clôtures du dossier. On accède à cette table via l'option de menu Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossier – Bouton Clôtures
Les périodes de saisie sont bornées :
Au niveau du dossier
Le groupe « Période de saisie » est accessible par le menu Comptabilité, Fichiers, Organisation, Dossier – Onglet « Généralités ».
Les périodes de la balance courante sont également définies au niveau du dossier et mises à jour par le traitement de clôture.
Il s'agit des champs « Date début » et « Période balance du au » se trouvant dans le groupe portant le même nom.
Au niveau de l'utilisateur
Les « dates Saisie autorisée du au » sont présentent dans le groupe « Paramètres généraux » accessible via le menu générale, puis touche de fonction « F3 ».
Les paramètres de l'utilisateur permettent également de définir la période de consultation par défaut.
Il s'agit des champs « Période de consultation du au ».
...
Rappel : Il existe une fiche dossier par module dont le dossier commun est la racine. Le dossier commun contient le paramétrage général des rubriques, des documents joints et la taille des codes tiers et comptes comptables.
On accède à la fiche du dossier commun via l'option de menu Administration / Dossiers communs / Dossiers communs.
Le champ « Longueur des tiers et comptes » permet de positionner le nombre de caractères pour les codes tiers (Prospects, clients, fournisseurs, tiers internes) et les comptes du plan comptable.
...
Un dossier c'est une entreprise ou une comptabilité. La création du dossier est impérative avant toute autre opération. Le code du dossier dans Divalto Comptabilité doit correspondre au code société dans Divalto Commerce & Logistique si les deux modules sont liés .
C'est à partir de la fiche dossier que se paramètrent les principales options :
La période de balance, la période de saisie autorisée
Les fonctions confidentialisées
Les numéros des comptes de résultat (bénéfice /perte)
Les fourchettes de comptes autorisés par type d'auxiliaire
La nature et le nombre de décimales des 2èmes montants
Le paramétrage des différences de règlement et de différence de change
La devise implicite,
L'autorisation de saisir des montants exprimés dans une autre devise
Les axes autorisés, en ventilation totale ou partielle
Plusieurs fiches annexes sont rattachées au dossier :
Paramétrage de Divalto Règlements
Paramétrage de l'option Immobilisations
Paramétrage des index analytiques et de la gestion des tables communes
Dates des exercices clôturés et non clôturés
L'onglet « GENERALITES » dans la fiche dossier en comptabilité
Divalto Comptabilité est multi-dossiers et on accède à la fiche du dossier comptable via l'option de menu Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers.
Sont regroupées dans cet onglet les coordonnées et les champs généralistes qui servent dans les éditions et les interrogations.
Dossier
La codification est libre sur 8 caractères alphanumériques. Les dossiers 998 et 999 existent déjà :
Le dossier 998 est le dossier de démonstration. La visite guidée du logiciel se trouve dans ce dossier.
Le dossier 999 livré contient le plan comptable de référence et les tables communes. En création d'un compte, si ce compte existe dans le dossier 999 les informations seront reprises.
Nom
Permet d'indiquer le nom de la société et vous disposez de 32 caractères.
Adresse
Ce groupe vous permet de définir les coordonnées de la société. Vous disposez jusqu'à 32 caractères pour l'ensemble des champs, sauf le code postal qui est défini sur 10 caractères.
Identification
Vous pourrez saisir ici :
SIREN : il s'agit des 9 premiers caractères du numéro SIRET.
NIC : il s'agit des 5 caractères suivants du numéro SIRET.
NAF : Le code NAF (pour Nomenclature d'activités française) est un code attribué par l'Insee à
chacun des secteurs d'activités économiques.
Capital
Forme du capital : vous disposez de 6 caractères pour indiquer la forme du capital social de l'entreprise (SA, SARL...).
Montant du capital : indiquez le montant du capital social.
Période de la balance courante
Vous indiquez les dates de la prochaine balance à éditer : la date de début d'exercice et la période de la balance. Grâce à ces dates, la prochaine balance est instantanée car chaque écriture saisie dans cette période met à jour les cumuls balance.
Ces dates pourront être modifiées par l'option "Changement de période balance" du Menu "Traitements Périodiques".
Période de saisie
Il est interdit de saisir des écritures sur un exercice clôturé. Indépendamment de ce contrôle, vous pouvez indiquer une période de saisie autorisée.
Dans la fiche utilisateur et dans la fiche d'un journal, ces dates sont également gérées. Si les dates « dossier », « journal » et « utilisateur » sont renseignées, c'est la période minimale qui sera prise en considération.
Devise
En cochant le champ « Gérer les devises », on indique si le dossier est multi devises. Ce paramètre doit être positionné à 'oui' pour autoriser la saisie d'écritures en devise autre que la devise de référence du dossier.
Devise principale :
Les montants des écritures saisis en devise seront convertis dans cette devise,
Les taux de conversion sont mémorisés dans la table des taux de change,
Dans l'écriture, figurent les deux montants (dans la devise du dossier et dans la devise saisie).
Devise secondaire :
Indiquez le code devise secondaire du dossier. Les taux de conversion sont mémorisés dans la table des taux de change. Dans l'écriture, trois montants sont enregistrés :
Dans la devise de référence du dossier,
Dans la devise secondaire,
Dans la devise saisie.
Comptes de résultat
Vous indiquez les numéros des comptes qui seront utilisés par le programme de clôture. Le résultat sera imputé sur le compte Bénéfice ou Perte en fonction du sens du résultat. En principe, les comptes sont les suivants :
Bénéfice : 12000000
Perte : 12900000
La contrepartie de l'écriture de résultat sera passée sur ce compte. Si ce dernier n'est pas renseigné, le compte sera le 88000000.
Prorata temporis cut-off (V10.5)
Permet de définir la méthode de calcul des durées en nombres de jours pour notamment le traitement du Cut-Off.
365 jours : Calcul le nombre de jours réels entre deux dates.
360 jours : Une année est égale à 360 jours et un mois est égal à 30 jours.
Codification
« Lié à Divalto Règlement » : Liaison ou non avec le module Divalto Règlement
« Gestion de la Tva par Divalto Comptabilité » : Si cochée, il sera possible en saisie d'écritures :
De modifier les régimes TVA tiers et article sans passer par les CTAX (Ventilations de TVA).
De générer automatiquement les lignes de TVA dans les journaux d'Achats et Ventes.
« Comptabilité hors France »normes ANC » : Si cochée annule totalement la fonctionnalité « sous-système » dans le module de la comptabilité. A partir de la version 10.4, le paramétrage d'un plan comptable hors France n’effectue pas les contrôles sur la natures des comptes.
« Contrôle des comptes de TVA en saisie d'écriture » : permet d'effectuer systématiquement un contrôle de cohérence entre les comptes de TVA saisis par ligne d'écriture et les ventilations de TVA associées.
Ce contrôle vérifie que le compte de la ligne d'écriture comptable correspondant à la TVA correspond bien au compte de TVA donné par le code de TVA utilisé dans les ventilations de TVA. En cas d'erreur, il sera demandé de ressaisir le compte de TVA.
Attention : Cette cohérence est importante pour la gestion de la TVA dans Divalto Comptabilité. En effet, l'écriture comptable générée dépend des comptes de TVA correspondant aux codes de TVA utilisés dans les ventilations de TVA.
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Les montants des écritures peuvent être ventilés sur 4 axes différents (Premier axe, Second axe, Troisième axe, Quatrième axe).
Un libellé est obligatoire dès que l'axe est utilisé. Ces libellés seront repris lors des éditions.
Ventilation
Pour chaque axe, vous indiquez la ventilation autorisée :
Aucune
Les ventilations ne sont pas autorisées sur cet axe.
Totale
Le montant de chaque ligne d'écriture ventilée sur cet axe devra être éclaté en totalité. Un contrôle d'équilibre à 100 % du montant sera effectué.
Partielle
Un éclatement inférieur ou égal à 100 % du montant de l'écriture sera autorisé.
Report antérieur
Cochez cette case si vous souhaitez gérer un report antérieur pour l'axe concerné. Un report antérieur est utile pour suivre un chantier pouvant évoluer sur plusieurs exercices.
Niveaux
Vous avez la possibilité de découper les codes axe en 4 parties. Ce découpage sera utilisé comme critère de rupture par les éditions analytiques. Vous indiquez la longueur de chaque partie sachant que l'on part toujours du début. Vous pouvez associer un libellé descriptif pour chaque niveau, ce que vous permettra de préciser et d'identifier la signification du découpage.
Pour obtenir le découpage suivant : 12345678
XX 1ère partie = positions 1 à 2
XXXXX 2ème partie = positions 1 à 5
XXXXXXX 3ème partie = positions 1 à 7
XXXXXXXX 4ème partie = positions 1 à 8
Vous indiquerez : Zone 1 : 2
Zone 2 : 5
Zone 3 : 7
Zone 4 : 8
Déversement analytique
Le champ « Date début » permet d'indiquer une date de début de traitement pour le déversement analytique. Ce renseignement n'est pas obligatoire, mais il permet s'il est garni de gagner en temps de traitement.
« Répertoire des CSV » : Lors du traitement de déversement, vous avez la possibilité d'afficher des simulations de vos déversements dans des fichiers csv. Cela est également possible pour les traitements réels. On indique ici le répertoire ou seront stocker ces fichiers CSV.
L'onglet « O.D. » dans la fiche dossier en comptabilité
Différence de règlement :
Lorsque le lettrage fait apparaître une différence ne dépassant pas un maximum donné, il est possible de générer une écriture de différence de règlement. Cette écriture sera comptabilisée après confirmation de l'utilisateur sur le code du journal indiqué. Vous pouvez également indiquer le libellé de l'écriture générée par la différence de règlement.
Un des symboles suivants présent dans le libellé à générer sera remplacé :
Inférieur : par l'intitulé de compte
Dièse par la date d'échéance suivie de l'intitulé du compte
Egal par la date d'écriture suivie de l'intitulé du compte
Vous indiquez les comptes d'imputation de cette différence :
Le compte à imputer si la différence est à comptabiliser au débit.
Le compte à imputer si la différence est à comptabiliser au crédit.
Les signes particuliers suivants sont autorisés :
Dièze dièse pour reprendre le mois d'échéance
Dollar Dollar pour le code (2 chiffres) associé au code devise
Egal egal pour le mois de la date d'écriture
Différence de change :
Lorsqu'une différence de change sera constatée en pointage, une écriture sera passée sur le code du journal indiqué et le compte concerné.
Vous indiquez les comptes d'imputation de cette différence :
Le compte à imputer si la différence est à comptabiliser au débit.
Le compte à imputer si la différence est à comptabiliser au crédit.
Les signes particuliers suivants sont autorisés :
Dièse dièze pour reprendre le mois d'échéance
Dollar dollar pour le code (2 chiffres) associé au code devise
Egal egal pour le mois de la date d'écriture
Régularisation de TVA
L'écriture de régularisation de TVA est générée lors de la compensation d'un acompte avec une facture, lorsque la TVA de l'acompte est incohérente avec celle de la facture. Cette écriture est composée de deux lignes, toutes les deux sur le compte indiqué ici. Et chacune des ces lignes aura des ventilations de TVA.
Les ventilations TVA de la première ligne reprendront les ventilations TVA de la facture afin de déclarer la TVA qui resterait à déclarer. La deuxième ligne reprend les ventilation TVA de l'acompte et annule la TVA déclarée à tort.
On indiquera également dans quel journal, ces écritures seront imputées.
L'onglet « PARAMETRES » dans la fiche dossier en comptabilité
Paramétrage des auxiliaires
Ce groupe permet de définir la plage des comptes Auxiliaires (Clients, Fournisseurs, Personnel), ainsi que le compte collectif par défaut. Les balances auxiliaires proposeront ces fourchettes en implicite.
Un contrôle est effectué en saisie du plan comptable en fonction de la nature de compte.
Ecritures en attente en provenance du DataHub
On indiquera ici les codes journaux qui seront imputés lors de la génération des écritures en attente provenant des traitements de dématérialisation. Le traitement de dématérialisation des factures fournisseurs génèrera par exemple des écritures comptables en attente dans le journal d'achat par défaut indiqué ici.
Paramétrage des traitements
« Saisir les dates d'opération et de valeur en rapprochement bancaire »
Vous indiquez si vous souhaitez saisir une date de valeur sur les écritures lors du pointage. Cette date est importante pour un suivi de trésorerie rigoureux.
« Saisir un solde initial en journal de trésorerie »
Si vous saisissez les journaux de banque sur extraits bancaires, il est utile de saisir le solde initial de l'extrait puis de contrôler en fin de saisie, le solde final de l'extrait. Ceci vous permet de détecter immédiatement d'éventuelles erreurs de saisie. Le solde du compte banque est proposé.
« Utiliser la génération automatique d'escompte de décaissement »
Si l'option de la fiche dossier « Utiliser la génération automatique d'escomptes de décaissement » est cochée, l'escompte automatique sera positionnée à Oui par défaut dans les différents programmes de décaissements fournisseurs.
« Contrôle sur l'équilibre des écritures extra-comptables »
Ce paramètre permet de vérifier l'équilibre des écritures extracomptables lors :
De la saisie standard des écritures.
De l'import des écritures comptables.
Lors de la saisie des écritures, si l'option est cochée un message bloquant apparait.
« Nombre de caractères contrôlés en modification de compte collectif »
Ce paramètre permet de définir les X premiers caractères du compte collectif à conserver lors de sa modification en saisie d'écritures sur une ligne d'auxiliaire.
Le programme avertira l'utilisateur si la modification est impossible.
Etablissements
« Gérer des établissements »
Cochez cette option pour indiquer que le dossier est multi-établissement. Un dossier peut être multi-établissement, mais un établissement n'existe que dans un seul dossier. Différentes organisations sont envisageables tout en respectant certaines règles :
Les établissements sont facultatifs dans tous les modules sauf dans Divalto Paie,
La gestion des établissements dans Divalto Commerce & Logistique est un préalable à la gestion dans Divalto Comptabilité ou Divalto Règlement,
Toutefois, Divalto Commerce & Logistique peut être structuré en établissements sans que Divalto Comptabilité et Divalto Règlement n'en gèrent.
Les établissements de Divalto Règlement sont les mêmes que ceux de Divalto Commerce & Logistique même si Divalto Comptabilité n'en gère pas.
Les établissements de Divalto Paie sont identiques ou sont indépendants des autres modules mais rattachés à un éventuel établissement de Divalto Comptabilité.
La gestion des établissements dans Divalto Règlement dépend de Divalto Commerce & Logistique et de Divalto Comptabilité. En résumé, Divalto Règlement gère des établissements si :
Divalto Commerce & Logistique et Divalto Comptabilité gèrent des établissements. Dans ce cas, la gestion des tiers par établissement dans Divalto Commerce & logistique n'influe pas sur Divalto Règlement.
OU
Divalto Commerce & Logistique et Divalto Comptabilité gèrent des établissements. Dans ce cas, la gestion des tiers par établissement dans Divalto Commerce & Logistique n'influe pas sur Divalto Règlement.
« Etablissement principal »
Renseigner ici l'établissement qui apparaîtra par défaut dans les éditions et les filtres. Une ligne d'écriture sans code établissement sera également automatiquement affectée à l'établissement principal par le programme de contrôle d'intégrité.
Si un établissement est indiqué au niveau de la fiche utilisateur, cette valeur est prioritaire sur l'établissement principal en ce qui concerne les éditions et les filtres.
« Méthode de lettrage automatique »
Par établissement : la correspondance est recherchée uniquement pour les pièces d'un établissement.
Par établissement puis général : la correspondance est recherchée pour les pièces d'un établissement d'abord puis pour tous les établissements.
Général : La correspondance est recherchée pour les pièces de tous les établissements.
Impression des balances
Vous pouvez paramétrer le nombre de caractères générant des ruptures sur les balances par nature de compte :
Totaux comptes de bilan
Totaux comptes de gestion
Totaux auxiliaires client
Totaux auxiliaires fournisseur
Totaux auxiliaires personnel
Pointage
"Contrôle date pointage(en jours)»
Saisissez ici le nombre maximum de jours entre date de pointage (pour les pointages manuels) et aujourd'hui.
Définition des montants 2
Un deuxième montant pourra être saisi pour chaque écriture. Il peut se rapporter, par exemple à une quantité. Des traitements spécifiques pourront ensuite exploiter ces montants par code nature.
9 codes de nature montant 2 sont prévus. Il convient pour chacun d'eux, de préciser :
Un libellé
Le nombre de décimales du montant
L'onglet « TVA » dans la fiche dossier en comptabilité
Régularisation de TVA
L'écriture de régularisation de TVA est générée lors de la compensation d'un acompte avec une facture, lorsque la TVA de l'acompte est incohérente avec la celle de la facture.
Cette écriture est composée de deux lignes, toutes les deux sur le compte indiqué dans le dossier. Et chacune de ces deux lignes aura des ventilations de TVA.
Les ventilations TVA de la première ligne reprendront les ventilations TVA de la facture afin de déclarer la TVA qui resterait à déclarer. La deuxième ligne reprend les ventilations de TVA de l'acompte et annule la TVA déclarée à tort.
Déclaration de TVA
On peut choisir entre deux périodicités de déclaration :
Mensuelle.
Trimestrielle.
Le champ « Mois de dernière déclaration » correspond au mois de la dernière déclaration de TVA validée en comptabilité.
Le champ « Date de début de prise en compte » indique la date à partir de laquelle le programme de calcul de TVA prendra en compte les écritures comptables. Cela permet de ne pas traiter les écritures trop vieilles pour générer de la TVA et d'éviter des temps de traitement trop longs.
Si aucune TVA n'a été déclarée, on peut encore saisir ces dates. En revanche, une fois la première déclaration validée, la date est figée et ne sera modifiable que par les programmes de validation et d'initialisation de TVA.
...
Tous les champs liés à la TVA ont été déplacés dans l'onglet « TVA ».
La case à cocher « Gestion de la Tva par Divalto Comptabilité » : Si cochée, il sera possible en saisie d'écritures :
oDe modifier les régimes TVA tiers et article sans passer par les CTAX (Ventilations de TVA).
oDe générer automatiquement les lignes de TVA dans les journaux d'Achats et Ventes.
La case à cocher « Contrôle (Comptes et montants) de TVA en saisie d'écriture » : permet d'effectuer systématiquement un contrôle de cohérence entre les comptes de TVA saisis par ligne d'écriture et les ventilations de TVA associées.
Ce contrôle vérifie que le compte de la ligne d'écriture comptable correspondant à la TVA correspond bien au compte de TVA donné par le code de TVA utilisé dans les ventilations de TVA. En cas d'erreur, il sera demandé de ressaisir le compte de TVA.
Attention : Cette cohérence est importante pour la gestion de la TVA dans Divalto Comptabilité. En effet, l'écriture comptable générée dépend des comptes de TVA correspondant aux codes de TVA utilisés dans les ventilations de TVA.
Le groupe « Comptabilisation de la TVA ». Par défaut, le programme de comptabilisation de TVA prendra ces valeurs en compte lors de la génération des écritures de la déclaration de TVA.
On indique ici :
Le « Journal » dans lequel les écritures seront générées,
Le « Compte de TVA à décaisser »,
Le « Compte d'équilibrage au débit »,
Le « Compte d'équilibrage au crédit »,
Le « Jour dans le mois de l'écriture générée ».
L'onglet « INTER-AGENCE » (V10.4)
La comptabilité ne gère pas les établissements. Ainsi, la coche « Gérer des établissements » (Comptabilité/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet Paramètres, groupe Etablissement) ne doit pas être positionnée.
La gestion d'un axe analytique « Etablissement » permet d'effectuer un suivi par agence.
Cet axe est à mettre en place dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet « Comptabilité », groupe Axes analytiques.
Lors de l'intégration comptable d'une facture client ayant donné lieu à un flux inter-agences, des flux analytiques peuvent être générés, en plus des ventilations analytiques liées au compte de vente.
C'est dans cet onglet que l'on précise :
le code « Journal » dans lequel on va enregistrer les écritures liées à ces flux,
le numéro de « Compte » associé,
et comment va se faire la « réaffectation analytique des produits » (correspond au coût de la vente) et la « réaffectation analytique des charges » (correspond coût de l'achats).
La réaffectation doit être précisé :
Aucune réaffectation
Sur l'établissement qui commande
Sur l'établissement qui facture
Si l'axe « Etablissement » est géré en gestion commerciale, il faut créer les axes de ventilation dans chaque dossier comptable : Comptabilité/ Fichiers/ Organisation/ Dossiers, onglet AXES.
Attention :
Tous les dossiers comptables doivent avoir une codification rigoureusement identique.
Un numéro d'axe déclaré en gestion commerciale doit toujours correspondre au même numéro d'agence, quel que soit le dossier comptable sur lequel on se trouve.
Si l'axe « Etablissement » est géré en gestion commerciale, chaque compte impacté ( compte produit ou compte pour flux analytique) doit être paramétré en saisie d'axe dans tous les dossiers comptables : cocher la case Comptabilité/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, plan comptable, onglet « Paramètres », groupe « AXE » : Saisie NomDeLaxe .
L'onglet « CONFIDENTIALITE » dans la fiche dossier en comptabilité
Options de confidentialité
« Le dossier est confidentialisé par le code » permet d'indiquer le code qui va confidentialiser la comptabilité d'un dossier.
Vous pouvez protéger l'accès à tout un dossier en attribuant ce code aux utilisateurs autorisés.
A l'aide des différentes cases à cocher, vous signalez si vous avez confidentialisé des comptes, des journaux, ou des axes. Dans ce cas, les programmes vérifieront que l'utilisateur est autorisé, avant de délivrer une information.
Par exemple, lors de l'édition d'un brouillard, les écritures sur des comptes confidentiels seront éditées uniquement si l'utilisateur possède le privilège nécessaire.
Fonctions confidentialisées
Vous pouvez contrôler l'accès à certaines fonctionnalités :
Modification des écritures
Lettrage
Délettrage
Saisie sur un compte ou un établissement fermé
Saisie sur un compte client sur un journal non lié à Divalto Règlement
Saisie sur un compte fournisseur sur un journal non lié à Divalto Règlement
Modification de la valeur du filtre établissement
Déclaration de TVA
Indiquez le code d'accès aux fonctions et fournissez ce code aux utilisateurs autorisés.
Le code C** permet d'accéder à l'ensemble des fonctions de* DIVALTO COMPTABILITE.
L'onglet « CONTROLE » (V10.4)
Dans le groupe « Saisie d'écriture », on indique si l'on souhaite mettre en place un contrôle d'unicité sur la pièce du tiers (fournisseur) en saisie d'écriture. Les choix sont :
« Aucun »,
« Contrôle non bloquant » un message en informera l'utilisateur, mais la saisie reste possible
« Contrôle bloquant ».
Les sous fiches du Dossier en comptabilité
Plusieurs fiches annexes sont rattachées au dossier :
Paramétrage de DIVALTO REGLEMENTS (voir partie règlements)
Dates des exercices clôturés et non clôturés
Numérotation
Paramétrage expert (non accessible par menu ; mais par Shift-F7)
Sous fiche dossier « Règlements » - Comptabilité générale
...
L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Clôtures
Début et fin d'exercice
Vous avez la possibilité de mémoriser les dates des exercices clôturés et non clôturés. Le programme de clôture d'exercice modifiera le paramètre « exercice clôturé ».
Exercice clôturé
Il est impossible de saisir des écritures sur les exercices clôturés. En cas de mise en place d'une nouvelle société, il suffit de créer l'exercice en cours en précisant "non clôturé". Dans ce cas, il sera interdit de saisir avant le début de l'exercice défini.
Exercice épuré
Vous indiquez si l'exercice est un exercice épuré ou non. Sur un exercice clôturé et épuré, il ne vous sera plus possible de consulter le détail des cumuls.
Paramètres de clôture
Les différents champs présents dans ce groupe sont garnis par le traitement de clôture. Lors d'une clôture les champs renseignés seront proposés comme valeur par défaut.
Etablissement
La case à cocher « Exercice avec gestion des établissements » se doit être renseignée en cas de gestion multi établissements, afin que la saisie d'écriture et l'import d'écriture puisse générer les écritures d'équilibrage multi établissements.
...
Des droits d'administrations sont requis pour accéder à cette fiche (le code administrateur comptabilité C*** est requis).
L'accès se fait via le menu : Comptabilité / Fichiers / Dossiers – touches shit + F7
dossier Expert - onglet « DIVALTO COMPTABILITE »
Définition des indes L M N P (interrogations analytiques croisées)
Lors des interrogations axes, deux types de croisement sont possibles en standard :
Axe 1, axe 2, axe 3, axe 4
Axe 2, axe 1
Deux autres définitions sont paramétrables en spécifique. Les axes présentés sont issus du dossier 999. Le paramétrage des index permet une interrogation analytique croisée entre les différents axes. Ces paramétrages ne doivent en aucun cas être modifiés.
Il est impératif que les croisements décrits dans l'enregistrement expert correspondent aux descriptions physiques des index des bases. Un contrôle de cohérence est réalisé en début d'interrogation analytique.
Les tables communes à tous les dossiers
Les tables sont déclarées communes aux dossiers ou non. Vous indiquez le mode de gestion de chaque table.
Vous précisez si la table est :
Commune à tous les dossiers en cochant la case
Gérée par dossier.
Dossier Expert - onglet « DIVALTO REGLEMENT »
...
Il est possible de contrôler la saisie du numéro de SIRET pour les tiers français en s''assurant de l'unicité de ce numéro dans la base. La fiche dossier Commerce & Logistique permet de définir le niveau de contrôle sur le SIRET à réaliser dans les Zooms.
L'accès se fait via le menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet « COMPTABILITE »
Contrôler l'unicité de Siret sur les tiers
Les différents choix disponibles sont :
Informatif. Message non bloquant,
Bloquant. Message bloquant avec positionnement sur la zone Siret,
Jamais. Pas de contrôle.
La fiche Pays comporte un indicateur à positionner uniquement sur le code pays France. On accède à la table des codes pays par l'option de menu : Commerce et logistique / Fichiers / Tables liées aux tiers / pays
Contrôle du SIRET (France)
Le contrôle en saisie du SIRET, conditionné par l'option dossier et la case à cocher « France » du pays est effectué en création et modification sur les zooms Prospect, Client, Fournisseur, Commercial, Autre Tiers.
Un contrôle dans l'Import de Tiers (sauf si option dossier positionnée sur 'Jamais'), bloquant, avec trace dans la colonne « erreur » est effectué.
Attention : seule la présence de l'information est contrôlée, pas la cohérence de forme du SIRET.
...
Le taux de TVA à appliquer à une ligne de pièce ou à une ligne d'écriture d'achat ou de vente dépend toujours :
De la classification fiscale du tiers (régime normal, franchise de TVA, …)
De la classification fiscale de l'article
Le Code TVA est donc composé de deux sous codes et pour chaque combinaison de ces deux valeurs, on obtient le taux de TVA ainsi que des données complémentaires comme les comptes de TVA, les comptes d'escomptes, etc.
La table TVA donne la correspondance entre les régimes TVA de l'article et du tiers. Toutes les combinaisons sont alors possibles.
...
L'accès à la table se fait via l'option de menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Régime TVA tiers
Code régime
Ce code permet d'assigner un régime particulier pour un tiers. Les codes livrés dans la « visite guidées » sont définis de la manière suivante :
0 pour le régime normal,
5 pour la franchise de TVA,
7 pour le régime DOM-TOM,
9 pour le régime export, Etc. …
Libellé
On indique ici le libellé du code régime. On dispose de 40 caractères.
Masque compte article
Si l'on souhaite par exemple, intégrer les achats et les ventes sur des comptes comptables différents en fonction des codes régimes TVA. Il suffit de renseigner cette zone en respectant la codification suivante :
Le caractère * conserve la valeur d'origine du compte d'achat ou de vente mémorisée dans la fiche article.
Un chiffre remplace au même endroit le caractère d'origine du compte d'achat ou de vente.
Masque compte article DES
Idem que précédemment pour gestion de la Déclaration d'Echange de Service.
Numéro de TVA obligatoire
Cochez ce champ si le numéro de TVA est obligatoire pour ce régime de TVA.
...
On accède à la table des codes TVA par l'option de menu :
Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables générales / Code TVA
Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / TVA
Remarque : Le bouton Détail de la table des codes TVA ne sert pas en comptabilité française où les taux de TVA sont homogènes sur l'ensemble du territoire.
Il est utile pour le Canada par exemple, où il existe une GST (goods end services tax) et une PST (provincial sales tax) regroupées en HST (harmonized sales tax) : un taux de TVA comporte donc une partie fixe, fédérale, et une partie variable, dépendant de chaque état. Ce sont ces variantes auxquelles on peut accéder grâce au bouton Détail.
Table Code TVA - Onglet « DEFINITION »
Date d'effet
Pour chaque code de TVA, vous devez renseigner le taux et les données complémentaires (les divers comptes de TVA) et la date d'effet.
Ainsi, lors d'un changement de législation, vous créez simplement le nouveau taux et la nouvelle date d'effet. Ceci n'aura pas d'impact sur les taux valables avant cette date.
Les factures ou les écritures comptables antérieures à cette date continueront à être calculées à l'ancien taux.
Libellé du code TVA
Pour que la lecture dans les programmes et impressions soient plus explicites, un libellé correspond au code TVA a été ajouté dans la table. Ce libellé permettra notamment une lecture plus explicite de la déclaration de TVA.
Fait générateur
Sélectionnez la réponse souhaitée :
Débit : pour les ventes de biens
Encaissement : pour les ventes de prestations de service
La déclaration de TVA utilise ce choix. La TVA sur les prestations de services est à déclarer en fonction de la date d'encaissement de la prestation (TVA sur les encaissements) tandis qu'en cas de livraison de biens, (TVA sur les débits) l'exigibilité de la TVA tombe le jour de la livraison. La TVA est collectée lors de la facturation (ou débit) de biens.
Taux de TVA
Le taux de TVA peut être enregistré plusieurs fois avec le même code TVA article et tiers avec une date d'effet pour chaque taux. Ainsi, lors d'un changement de législation, vous renseignerez simplement le nouveau taux et sa date d'effet.
Les factures antérieures à cette date continueront à être calculées à l'ancien taux.
TVA collectée
Indiquez le numéro du compte de TVA collectée. C'est sur ce compte que l'écriture de TVA sera enregistrée lors de l'intégration comptable des factures clients ou lors de la génération de l'écriture de tva.
Ce champ est facultatif mais, si vous le renseignez, le compte doit exister dans le plan comptable.
TVA récupérable
Vous composez le numéro du compte de TVA récupérable. C'est sur ce compte que l'écriture de TVA sera enregistrée lors de l'intégration comptable des factures fournisseurs ou lors de la génération de l'écriture de tva.
Ce champ est facultatif, mais si vous décidez de le renseigner, ce compte doit exister dans le plan comptable.
TVA récup. sur immo.
Vous composez le numéro du compte de TVA sur les immobilisations. C'est sur ce compte que l'écriture de TVA sera enregistrée lors de l'Intégration Comptable des factures fournisseurs d'immobilisations.
C'est le code opération qui détermine si l'achat est un achat d'immobilisation (voir paramétrage code opération). Cette zone est facultative.
Escomptes accordés
Vous indiquez le numéro du compte d'escomptes accordés. Les escomptes calculés sur les factures clients seront enregistrés sur ce compte.
Ce champ est facultatif mais si vous décidez de le renseigner, ce compte doit exister dans le plan comptable.
Escomptes obtenus
Composez le numéro du compte escomptes obtenus. C'est sur ce compte que les escomptes calculés seront enregistrés lors de l'Intégration Comptable des factures fournisseurs. Ce champ est facultatif mais si vous décidez de le renseigner, ce compte doit exister dans le plan comptable.
Autoliquidation TVA
Ce traitement s'impose aux sociétés du bâtiment depuis la loi de finances de 2014. L'autoliquidation exonère de TVA les sous-traitants intervenant sur un chantier pour le compte d'un donneur d'ordre.
Les activités concernées sont :
La construction
La transformation et démolition
La réparation, l'entretien et le nettoyage.
Toutes les prestations sous-traitées pour la réalisation d'un chantier ne sont pas concernées et doivent donc être exclues de l'autoliquidation de la TVA comme par exemple :
La fabrication de biens et de matériaux (assimilée aux livraisons de biens et non à la prestation de services)
Prestations intellectuelles des bureaux d'études ou économistes de la construction
Location d'engins ou de matériel de chantier y compris lorsque la prestation inclut le montage et démontage sur place
Du point de vue de la trésorerie, cette fonctionnalité opérera alors une opération dite « blanche ». Vous indiquez les comptes débit et crédit.
Compte de vente associé (option Point de Vente)
L'option Point de Vente génère des écritures dans un journal de vente.
Table Code TVA - Onglet « DEDUCTION TVA »
mécanismes et coefficients
Le régime de la TVA est construit d'une manière telle que la charge de la taxe repose en fait sur le consommateur final, qui n'est pourtant pas redevable. Ce système trouve son origine dans la possibilité pour les entreprises de déduire la TVA qui leur a été facturée. Toutefois ce droit à déduction, élément central du système de TVA, obéit à des règles très complexes.
Mécanismes généraux
La TVA touche la plupart des opérations économiques (sauf exonérations prévues expressément par la loi).
Toutefois, si la TVA est payée sur le chiffre d'affaires (c'est-à-dire sur la totalité du prix convenu), les entreprises sont finalement imposées sur la valeur ajoutée produite.
En effet, les sociétés peuvent déduire la TVA qui leur a été facturée par d'autres sociétés. C'est le consommateur final qui devra donc pleinement supporter son paiement.
Prenons un exemple pour illustrer cette explication.
L'entreprise A vend à une autre entreprise B un bien pour 100 euros hors taxe et facture 20 euros de TVA. B vend ce même bien à un consommateur final C 240 euros et devra payer 40 euros de TVA aux services fiscaux. B pourra récupérer la TVA facturée par son fournisseur A soit 20 euros. Cette déduction viendra diminuer la TVA à payer. Finalement, B ne paiera la TVA que sur la valeur ajoutée produite, soit 100.
Conditions de déduction
Le droit à déduction de la TVA est ouvert aux entreprises assujetties agissant en tant que tel, c'est-à-dire dans le cadre de leur activité économique. Ainsi, les opérations réalisées par ceux-ci en tant que particuliers ne sont pas déductibles.
Toutefois le bien ou le service ouvrant droit à déduction doit être utilisé pour réaliser des opérations taxées.
En outre, une disposition ne doit pas faire obstacle à la déduction de la taxe.
Ces éléments ont motivé le législateur à mettre en place un coefficient de déduction.
Le coefficient de déduction
Le coefficient de déduction permet de connaître, pour les différents biens et services, le montant de la taxe pouvant être déduite. Il est composé de 3 coefficients : le coefficient d'assujettissement, le coefficient de taxation et le coefficient d'admission.
Le coefficient de déduction est égal à : coefficient d'assujettissement x coefficient de taxation x coefficient d'admission. A partir de là, le montant de la taxe déductible sera égal à : TVA facturée x coefficient de déduction.
Le coefficient d'assujettissement
Le coefficient d'assujettissement correspond à la proportion d'utilisation d'un bien ou d'un service pour la réalisation d'opérations imposables qu'elles soient imposées ou exonérées.
Par exemple, si un entrepreneur individuel achète un immeuble de 500 m2 dont il affecte 300 m2 à son activité et 200 m2 à des fins personnelles, le coefficient d'assujettissement sera de 300/500 = 0,6.
Le coefficient de taxation
Le coefficient de taxation correspond au degré d'affectation des biens à des opérations ouvrant droit à déduction et donc imposées. Il est diminué avec les opérations exonérées même si certaines d'entre elles ouvrent quand même droit à déduction (cas des exportations).
Il est normalement calculé pour chaque bien ou service utilisé. Toutefois, dans la pratique, on détermine généralement un coefficient forfaitaire égal à : montant annuel lié aux opérations ouvrant droit à déduction/montant du chiffre d'affaires lié aux opérations imposables, même si elles n'ouvrent pas droit à déduction
Exemple : une entreprise réalise 500 000 € de chiffre d'affaires. Parmi ce chiffre d'affaires, 400 000 correspondent à de la location nue (exonérée) et 100 000 à de la location commerciale (imposable). Le coefficient de taxation sera égal à 100 000/500 000 = 0,2.
Le coefficient d'admission
Ce dernier ne dépend pas de l'activité du contribuable mais de la réglementation en vigueur. Celle-ci peut en effet limiter (ou même annuler) la déduction de la TVA sur certains biens ou services, même si ceux sont pleinement utilisés pour des opérations imposables.
Ainsi le coefficient d'admission est de 0 pour les moyens de transport de personnes ou l'essence et de 0,8 pour le gazole.
Comptabilité générale : Table Code TVA Paramétrage
Coefficients
Le coefficient de déduction défini la part déductible de la TVA. Il est calculé à partir des 3 coefficients suivants :
Coefficient d'assujettissement
Coefficient de taxation
Coefficient de déduction
Par défaut ces 3 coefficients sont à 1 ce qui correspond à une TVA entièrement déductible.
Calcul du coefficient de déduction
Le coefficient de déduction est calculé en fonction des 3 coefficients :
Coefficient d'assujettissement (1 par défaut)
Coefficient de taxation (1 par défaut)
Coefficient de déduction (1 par défaut)
Le coefficient de déduction est égal au produit des trois coefficients (assujettissement, taxation, admission). En vertu du 2 du V de l'article 206 de l'annexe II au CGI, préalablement au calcul du produit, chacun de ces facteurs doit être arrondi à la deuxième décimale par excès. Le produit est lui-même arrondi à la deuxième décimale par excès pour constituer le coefficient de déduction.
Compte de charge non déductible
Vous pouvez définir un compte qui sera utilisé pour comptabiliser la part non déductible de la TVA. Si ce compte est absent, la part non déductible de la TVA sera faite sur le compte correspondant au montant HT de l'écriture.
Compte modèle pour les ventilations analytiques
Vous pouvez définir un compte qui sera utilisé pour définir les ventilations analytiques de la ligne d'écriture correspondant à la part non déductible de la TVA.
Si ce compte n'est pas défini, la part non déductible de la TVA sera ventilée avec les ventilations définies par défaut au niveau du compte de charge non déductible.
Taux de déductibilité sur achat
Ce taux calculé, s'affiche sur le premier onglet « DEFINITION » du zoom TVA
...
L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Plan comptable
Ce zoom permet de créer, interroger, modifier et éventuellement supprimer les comptes d'un dossier.
Lors de la création d'un compte général, le compte est recherché dans le plan comptable standard (lui-même associé au dossier 999). En cas d'existence, les paramètres du compte trouvé sont proposés.
Lorsque le compte créé n'existe pas dans le plan comptable standard, le compte ayant le radical le plus proche est utilisé. Par exemple, en créant le compte 51201000, le traitement propose d'utiliser le 51200000 du plan standard.
Il est possible d'intervenir sur les comptes, en saisie des écritures par exemple, via les zooms :
En utilisant la touche de fonction « F8» ou « F9» sur un numéro de compte,
En utilisant la touche de fonction « F7» pour accéder au zoom généralisé.
Onglet « GENERALITES » dans le plan comptable
Numéro de compte
Le numéro de compte est géré sur 8 caractères alphanumériques (Par défaut). Lorsque l'utilisateur saisit un numéro de compte, le traitement complète ce numéro par des zéros si le dernier caractère entré est un chiffre.
Rappel : Le dossier commun indique la taille des codes tiers et comptes comptables.
Exemple : 5121 devient 51210000 automatiquement. CDUPOND n'est pas complété. Le 1er caractère correspond à la classe.
Intitulé et abrégé
Par défaut, l'intitulé du compte détermine le nom abrégé. Ce dernier est utilisé dans les recherches de compte par intitulé.
L'abrégé peut être modifié par l'utilisateur, dans ce cas, le traitement ne recalcule plus la zone en modification d'intitulé.
Le nom abrégé est une désignation courte utilisable comme une alternative à la saisie du numéro du compte. Le nom abrégé est issu de l'intitulé du compte. Il est mis à jour en création et en modification de l'intitulé :
Les minuscules sont converties en majuscules
Les symboles sont supprimés : . / + - ' ' _
Le nom abrégé reste figé lorsque vous modifiez l'intitulé d'un compte. Si vous souhaitez que le nom abrégé soit aussi modifié lors de votre modification de l'intitulé du compte, vous devez effacer le nom abrégé et valider la fiche. Le nom abrégé s'affichera donc automatiquement selon les critères expliqués ci-dessus.
Nature
Cette zone est pré-composée d'après la classe du compte créé. Il est impératif de ne pas modifier la nature préétablie.
Les choix proposés sont :
Bilan
Gestion
Auxiliaire Client
Auxiliaire Fournisseur
Auxiliaire Personnel
Lorsque le compte est de nature auxiliaire, il est lié à un compte de bilan de type collectif. Les comptes auxiliaires sont obligatoirement codifiés par des fourchettes de comptes.
Cette contrainte se répercute sur la codification des tiers en gestion, car, par défaut, le code du tiers devient le compte comptable.
Type
Les types proposés sont les suivants :
Normal : sur ce compte seront passées des écritures comptables (ou extracomptable ou budget)
Collectif : les comptes auxiliaires sont rattachés à des comptes collectifs.
Un compte collectif est le reflet dans la comptabilité générale des comptes auxiliaires qui lui sont rattachés.
Texte : un compte de type texte permet dans les éditions de type balance ou grand-livre, d'imprimer des lignes de « commentaires ».
Le compte collectif 40100000 représente la totalité des comptes auxiliaires fournisseurs qui lui sont rattachés.
Les comptes de type collectif et texte ne pourront recevoir aucune saisie directe.
Sens
Le sens habituel du compte est précisé. C'est le sens implicite. Il pourra être inversé à tout moment en saisie des écritures.
Compte intergroupe
Lors d'un regroupement de balances entre plusieurs dossiers, il est nécessaire d'ignorer les comptes utiles aux opérations entre les sociétés.
Cochez la case pour préciser qu'il s'agit d'un compte intergroupe.
Solde et balance
Chaque compte contient les soldes saisis et les cumuls correspondant à la période de balance courante. Ces données sont maintenues automatiquement par la saisie des écritures et les intégrations d'écritures.
Les dates de la période de balance courante sont affichées dans le dossier. La période correspond en général à l'exercice courant.
Un traitement permet de modifier cette période et recalcule les soldes et cumuls des comptes. La clôture d'exercice modifie également cette période.
Onglet « PARAMETRES » dans le plan comptable
Méthode « Gestion des devises »
Dans une écriture, sont toujours mémorisés :
Le montant en devise
Le montant en devise de référence du dossier.
Remarque : Quel que soit le mode de gestion du compte, des écritures en devise sont autorisées. Sur un compte de banque géré sans devise, il est utile de pouvoir retrouver qu'un paiement a été effectué par un chèque en Dollars.
Selon le mode de suivi déclaré au niveau du compte, les traitements exploiteront les montants en devises ou en devise du dossier :
Sans devise, les montants des écritures seront présentés dans la devise du dossier.
Mono-devise,
Les montants des écritures exprimés dans la devise du compte seront présentés dans la devise du compte,
Les autres montants seront exprimés dans la devise du dossier.
Multidevises, les montants des écritures seront exprimés dans la devise saisie.
Devise
Lorsque le compte est mono-devise, on indiquera le code devise implicite du compte. Lorsque le compte est multidevise, on indiquera la devise utilisée le plus couramment.
Conversion
Lors de la saisie d'écriture en devise, les conversions en devise principale et secondaire du dossier seront réalisées automatiquement. Le choix « En fin période » n'est pas géré actuellement (à réaliser via SDK)
lettrage
Le lettrage permet de rapprocher les écritures d'un compte. Plusieurs critères de lettrage sont proposés :
Aucune : pas de lettrage
Par pièce : lettrage des écritures comportant le même numéro de pièce.
A utiliser impérativement si des programmes de suivi de comptes clients (relances...) exploitent les fichiers.
Par montant : lettrage par combinaison automatique de montants.
Par pièce puis par montant : lettrage sur égalité des numéros de pièces, puis par combinaison des montants.
Manuelle : appel en cours de saisie ou par le programme de lettrage manuel.
Les types de lettrage suivants sont utilisés par le lettrage automatique :
Sur numéro de pièce
Sur montant
Sur numéro de pièce puis rapprochement des montants
La méthode de lettrage est exploitée par le traitement de lettrage automatique et par le lettrage effectué par DIVALTO REGLEMENT lors d'une comptabilisation. L'utilisateur pourra toujours lettrer manuellement un compte lettrable.
Les codes lettrage sont gérés sur deux caractères alphabétiques (AA, AB, … Cg, …, zz). L'attribution des codes est automatique. Une ligne d'écriture lettrée est affectée du code et d'une date de lettrage.
Pointage
Vous définissez si le compte est le pointable ou non en cours de saisie.
Les codes pointage sont gérés sur deux caractères alphabétiques (AA, AB, … Cg, Ch,…,zz). L'attribution des codes est automatique. Une ligne d'écriture pointée est affectée du code et d'une date de pointage.
Informations complémentaires
« Numéro de présentation »
L'interrogation comptable permet de manipuler la largeur et la position des colonnes. Lorsque l'utilisateur quitte le traitement, il sauvegarde sur le poste la disposition des colonnes. Il est possible de sauvegarder jusqu'à 9 présentations particulières en affectant au compte un numéro de présentation.
En l'absence de numéro de présentation, l'interrogation comptable mémorise la position en fonction de la nature du compte (bilan, auxiliaire ou gestion).
Exemple : L'utilisateur souhaite une présentation automatique particulière lorsqu'il interroge un compte de banque. Il décide d'affecter un numéro de présentation 5 à tous ses comptes de banque. Ensuite, dans l'interrogation comptable, sur un des comptes de banque, il place les colonnes selon son attente.
Par la suite, chaque compte ayant un numéro de présentation identique sera présenté de la même manière.
« Régime TVA Tiers – Régime TVA Article »
Les codes taxes permettent de contrôler la concordance entre TVA attendue et le montant saisi dans le compte de TVA de l'écriture.
« Mode de règlement »
Le mode de règlement lié à un compte auxiliaire permet de gérer les dates d'échéances. La table est commune à Divalto Commerce & Logistique.
« Nature montant2 »
En saisie des écritures, il est possible de saisir un deuxième montant. Ce montant peut correspondre par exemple à une quantité.
Neuf natures de deuxième montant sont autorisées (litre, mètre, kilo...). La liste des codes natures 2ème montant et leurs libellés sont mémorisés dans la fiche "Dossier".
Au niveau du compte vous précisez :
Soit une valeur comprise entre 1 et 9
Soit 0
Lors de la saisie, un montant 2 sera demandé à condition que :
Le compte soit déclaré avec nature (de 1 à 9)
Le journal en cours de saisie autorise la saisie de montants 2.
Si vous saisissez des ventilations axes, les montants 2 des axes seront calculés au prorata des montants en devise de référence du dossier.
« Critère »
Le critère est un code alphanumérique libre qui est repris en saisie des écritures. Il permet ensuite d'effectuer des filtres sur ces critères dans les interrogations et les impressions comptables.
« Modèle de saisie des écritures »
Il est possible de lier un modèle d'écriture par défaut à un compte. Un modèle permet de prédéfinir une écriture type. Il s'agit d'une aide à la saisie.
Centralisations et épuration
« Compte centralisable à la validation des brouillard »
La centralisation consiste à regrouper les écritures d'un compte en une écriture cumulée en débit et une écriture cumulée en crédit par jourval et par mois. Cochez la case pour que les écritures soient centraliées à la validation des journaux. Dans le cas contraire le détail des écritures est conservé.
Le compte peut être déclaré centralisable et/ou épurable. Lors d'une centralisation, le détail des écritures centralisées sera transféré dans un journal spécial. Les réimpressions des journaux exploitent cette historisation des centralisations.
La centralisation consiste à regrouper les écritures d'un compte en une écriture cumul débit et une écriture cumul crédit par journal et par mois.
Remarque : Seules les écritures passées sur des comptes et des journaux centralisables seront regroupées.
« Compte épurable par l'épuration de fin d'exercice »
Cochez la case pour que le compte soit traité par les programmes d'épuration. Sans coche, pour que le compte ne soit jamais épuré.
Il est important de conserver le détail du compte 'clients douteux', même si les écritures de ce compte sont lettrées. Vous pouvez également vouloir conserver le détail de certains comptes tiers.
« Compte centralisable à l'impression des extraits »
En spécifiant une centralisation à l'impression, le traitement d'extrait de compte réalise une pseudo-centralisation lors de l'impression d'extrait de compte.
Axes
En saisie des écritures, il est possible de ventiler les montants sur 4 axes différents (Analytique, affaire...).
Cochez les axes autorisés sur ce compte.
Un code axe constant peut être précisé dans le plan comptable. Il est également possible de définir des répartitions analytiques automatiques. Cette zone est prioritaire par rapport à une répartition définie sur le compte.
Vous également indiquer une clef d'imputation générique (code commençant par =).
Onglet « AUTORISATION ET CONFIDENTIALITE » dans le plan comptable
Lié à Divalto Règlement
Vous pouvez demander l'intégration des pièces dans le module Règlement.
Protection
L'usage de chaque compte peut être interdit ou autorisé sur les journaux de type :
vente,
achat,
trésorerie,
budgétaire.
Tous les comptes sont autorisés dans les journaux d'OD et extracomptables.
| Ancre | ||||
|---|---|---|---|---|
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« Code de confidentialité »
Si vous souhaitez confidentialiser l'accès à ce compte, vous indiquez le code nécessaire. L'accès à un compte confidentiel est protégé de la façon suivante :
Saisie d'écritures interdite
Interrogation du compte non autorisée
Les écritures sur ce compte ne seront pas présentées dans les éditions (journal, grand-livre...)
La balance signale les comptes confidentiels sans préciser les éléments chiffrés
« Date de fermeture »
Lorsque l'on souhaite fermer un compte, il faut préciser une date de fermeture. Le compte ne pourra plus être utilisé dans les futures saisies, mais son historique reste disponible. C'est une pré-fermeture de compte.
Un traitement utilitaire permet une pré-fermeture par lot de comptes.
« Compte centralisateur »
En précisant un compte centralisateur, l'utilisateur indique le compte vers lequel les écritures seront centralisées à la fermeture définitive. Un traitement réalise la fermeture du compte.
...
La barre d'outils permet d'accéder :
Aux « Ecritures » via le zoom des écritures
A « l'Interrogation comptable »
A l'édition de « l'Extrait de compte »
Et pour les comptes de tiers :
A la fiche du « Tiers »
A « l'encours »
| Ancre | ||||
|---|---|---|---|---|
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| Ancre | ||||
|---|---|---|---|---|
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| Ancre | ||||
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Un journal permet d'enregistrer des opérations appartenant à une même famille :
Les factures et avoirs clients dans un journal de VENTES
Les factures et avoirs fournisseurs dans un journal d'ACHATS
Les entrées et sorties en banque et caisse dans un journal de TRESORERIE
Les opérations diverses dans un journal d'O.D.
Les écritures extracomptables dans un journal EXTRA-COMPTABLE
Un journal réservé à la centralisation ne peut être utilisé en saisie. Les paramètres des journaux permettent d'adapter le confort de saisie à chaque type d'opération et de guider l'utilisateur.
Liste des journaux obligatoires et fournis :
A1 Journal des achats (issue de la gestion commerciale)
V1 Journal des ventes (issue de la gestion commerciale)
OD Journal des Opérations Diverses
OD1 Journal des Opérations Diverses concernant la différence de règlement
OD2Journal des Opérations Diverses concernant la différence de change
C9Journal des reprises de soldes (A nouveau)
XXJournal des Situations
XxJournal des détails des centralisations
Onglet « GENERALITES » du journal comptable
Journal
Le code journal est codifié sur 3 positions alphanumériques. Le nommage peut avoir une influence. Par convention nous nommons les journaux : A pour Achats, V pour ventes, T pour trésorerie, OD pour opérations diverses, X pour extracomptable.
Nom abrégé
Le nom abrégé est une désignation courte utilisable comme une alternative à la saisie du code journal.
Le nom abrégé est issu de l'intitulé du journal. Il est mis à jour en création et en modification de l'intitulé :
Les minuscules sont converties en majuscules
Les symboles sont supprimés : . / + - ' ' _
La zone est modifiable manuellement.
Type de journal
Le choix proposé :
Achat,
Vente,
Trésorerie,
O.D.,
Budget,
Extra-comptable,
Réservé centralisation,
A nouveau.
Les écritures de type extra-comptable seront prises en considération à la demande dans les éditions (balance, grand-livre, interrogation, extrait de compte...). Elles ne seront JAMAIS VALIDEES.
Masque de saisie
Vous indiquez le type de masque de saisie pour ce journal. En effet, les variables à introduire et l'ordre de saisie peuvent être différents en fonction du journal.
De base, vous sont proposés :
Opérations Diverses,
Trésorerie,
Facture
Pré-chargement des écritures
Cette option définie le comportement de la fenêtre de saisie à son ouverture.
Aucun pré-chargement : la fenêtre de saisie est vierge,
Le dernier mois : les écritures du mois en cours sont affichées,
Les n dernières écritures : saisir le nombre d'écritures du journal à afficher dans Nombre d'écritures préchargées.
Période de saisie autorisée
Seules les écritures dont la date est comprise dans ces bornes sont autorisées. Il existe aussi des périodes de saisie autorisée dans le dossier et le compte.
Modèle de saisie des écritures
Il est possible de lier un modèle d'écriture par défaut à un journal. Un modèle permet de prédéfinir une écriture type. Il s'agit d'une aide à la saisie.
Compte de génération
Une ligne de contrepartie peut être générée automatiquement pour solder l'écriture. Cette génération peut se faire ligne à ligne (à chaque validation d'une ligne) ou en fin d'écriture (en validant l'écriture lorsque le solde n'est pas nul).
Les signes particuliers suivants sont autorisés :
## pour reprendre le mois d'échéance
$$ pour le code (2 chiffres) associé au code devise
== pour le mois de la date d'écriture
Libellé par défaut de la ligne générée
Si vous demandez une génération automatique de l'écriture de contrepartie, indiquez le libellé de l'écriture implicite.
Journal centralisable
Un journal peut-être centralisable ou non. S'il l'est, alors les écritures des comptes centralisables seront centralisées par le traitement de validation des journaux.
Pour obtenir des centralisations d'écritures lors de la validation de brouillard en journal, deux conditions sont impératives :
Le compte est déclaré centralisable,
Le journal est déclaré centralisable
Lié à Divalto Règlement
Pour un journal de type "Achat" ou "Vente", vous pouvez demander l'intégration des pièces dans le module Règlement.
Ne pas oublier de paramétrer les codes taxes des comptes de Gestion !
Génération automatique des ventilations de T.V.A.
En cochant cette case, il sera possible pourra générer les ventilations de TVA sur des journaux non Achat-Vente. Mais ces derniers ne mettront pas à jour Divalto Règlement. Mise à jour de la table CTAX uniquement !
Onglet « OPTIONS » du journal comptable
Options de saisie
« Saisie en devise autorisée »
Cochez la case pour préciser que ce journal autorise la saisie d'écritures en devise. De plus, pour saisir des montants en devise, le dossier doit être déclaré multidevises.
Par contre, il est possible de saisir des montants en devises sur tous les comptes.
« Saisir un montant 2 »
Il est nécessaire de cocher cette case dans le journal pour pouvoir saisir des valeurs dans les montants2 définis dans le dossier. Ce 2ème montant pourra être une surface, une quantité...
« Saisir un numéro de lot »
Permet d'affecter un numéro de lot à un ensemble d'écritures.
Dans un journal avec masque de saisie de type O.D., ce numéro sera demandé en début de saisie, puis repris dans chaque ligne. Vous pourrez ponctuellement le modifier.
Dans un journal avec masque de saisie de type autre qu'O.D., le numéro de lot sera à introduire à chaque ligne.
« Saisir un numéro de chèque »
Cochez la case pour permettre de saisir un numéro de chèque sur la ligne d'écriture. Cette zone sera accessible en saisie d'écritures mais non obligatoire.
« Effacer l'écran en début d'écriture »
Cochez la case pour effacer les lignes de l'écran dès la validation de l'écriture. Sans coche, pour que les lignes des écritures successives restent affichées à l'écran.
« Rester en création », « Rester en modification »
Option pour faciliter la saisie au kilomètre dans un journal. Cette option est modifiable par l'utilisateur lors de la saisie.
Numérotation
Le numéro de pièce peut être obligatoire ou facultatif au moment de la saisie. Mais Il peut également être attribué automatiquement.
Dans ce cas, trois méthodes sont disponibles :
Utilisation de la numérotation de Divalto Commerce & Logistique
Le chrono des factures fournisseur est utilisé sur un journal d'achat, et le chrono des factures client pour un journal de vente. L'avantage de cette méthode est l'usage d'un seul journal d'achat pour toutes les factures (en provenance de Divalto Commerce & Logistique ou en saisie directe des écritures). La numérotation sera alors homogène sur le journal.
L'inconvénient de cette méthode est l'absence de facture dans Divalto Commerce & Logistique pour certains numéros (les saisies directes).
Numéro de pièce dans le dossier comptable
Le dossier comptable comporte un numéro chrono pour les pièces. C'est celui-ci qui sera utilisé.
Avantage : l'attribution d'un numéro n'affecte pas la souche de Divalto Commerce & Logistique. Plusieurs journaux peuvent utiliser la même souche, ce qui permet d'avoir un numéro chrono unique pour tous les journaux d'achat utilisé en saisie directe.
Numéro de pièce dans le journal
Cette méthode est la plus souple, puisque le chrono de numérotation est géré dans le journal lui-même.
Pour les deux dernières méthodes, il est possible de mettre en place une numérotation parallèle entre des écritures comptables et des écritures issues de la facturation de Divalto Commerce & Logistique. Il ne faut pas oublier qu'un numéro de facture d'achat (interne) doit être unique dans Divalto Règlement !
Méthodes
« Contrepartie »
Si vous répondez 'calculée', la zone contrepartie ne sera pas autorisée en saisie.
Si vous répondez 'saisie', la zone contrepartie sera accessible.
Si vous ne souhaitez pas renseigner le compte de contrepartie dans l'écriture, vous répondez 'non gérée'. Sinon le compte de contrepartie sera renseigné par le compte de la première ligne de l'écriture.
« Echéance »
Si le mode de règlement d'un compte est renseigné, la date d'échéance est pré-calculée en fonction des paramètres de la fiche 'mode de règlement'.
Cette date d'échéance sera modifiable dans le cas où vous sélectionneriez l'option 'saisie'.
Si vous répondez 'calculée', l'échéance présentée ne sera pas accessible.
Si vous répondez 'non gérée', la date d'échéance ne sera pas renseignée dans l'écriture
« Date prévue banque »
A un compte banque peut être associée une méthode de calcul de dates bancaires par type de règlement.
Lors de la saisie d'écritures dans un journal, une date prévue banque peut être :
Calculée en fonction de la méthode de calcul associée au type de règlement
Saisie manuellement
Non gérée
« Fin d'écriture »
La fin de l'écriture peut être :
Validée à la demande de l'utilisateur
Automatique dès que le solde de la pièce est nul
« Appel du lettrage »
Voici les différents appels du lettrage en saisie :
Manuel
Automatique en fin de saisie de l'en-tête de la pièce
Automatique en fin de ligne si le compte est lettrable
La barre d'outils de la fiche journal
La barre d'outils permet d'accéder :
Aux « Ecritures » du journal via le zoom des écritures par journal
A « l'Interrogation » comptable du journal
A l'édition du « brouillard » et à la « Réimpression » d'un journal
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Seuls les journaux avec l'option « Sous-système » peuvent être utilisés pour intégrer des factures depuis un sous-système, comme par exemple Divalto Commerce & Logistique.
Remarque : Il n'est pas possible de saisir manuellement des écritures sur un journal de type « Sous-système ».
Ainsi c'est lors de la création d'un nouveau journal, que la coche Sous-système est présente pour l'initialisation. Une fois que la valeur attribuée est déterminé, il ne sera plus possible de la modifier dans le zoom des journaux.
Règles
Seules sont autorisées les modifications suivantes sur un journal sous-système :
Le libellé,
L'analytique,
Les comptes (hors tiers) peuvent être modifiés si le nouveau compte à la même racine (3 premiers numéros) que le compte enregistré,
Les ventilations de TVA ne sont pas modifiables et pas impactées par une éventuelle modification du compte.
Initialisation du flag sous-système dans les journaux
Le traitement est accessible à l'aide de l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Procédures de mise à jour / Initialisation des flags sous-système des journaux
Ce programme permet de modifier la valeur du flag sous-système.
Les journaux présents dans les codes opérations de Divalto Commerce & Logistique, les paramétrages de caisse et les modes de règlement (TPV) doivent être obligatoirement sous-système. Par conséquent, si un journal n'est pas sous-système mais présent dans une des tables précédentes, un point d'exclamation apparaîtra dans la seconde colonne pour indiquer cet état.
Pour modifier la valeur du flag, il faut cliquer sur la colonne correspondante. Quand toutes les modifications sont effectuées, il suffira de valider.
...
Lors de la validation du traitement, les tests ci-dessous sont exécutés :
Le passage non sous-système à sous-système ne possède aucune restriction,
Pour le passage sous-système à non sous-système, trois cas sont possibles :
Il existe des écritures provenant d'un sous-système affectées à ce journal : la modification est interdite,
Il n'existe pas d'écriture du type précédent, les journaux sont présents dans une des tables précédentes : la modification est permise, mais un message d'information est affiché.
Sinon, la modification est permise.
ATTENTION : La case à cocher « Comptabilité hors Francenormes ANC » de la fiche dossier annule totalement la fonctionnalité « sous-système », dans le module Divalto Comptabilité.
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L'accès à la saisie se fait via l'option de menu : Comptabilité / Saisie / Saisies des écritures
La saisie des écritures permet :
La passation des écritures et leur enregistrement simultané sur les journaux, les grands livres de comptes généraux et auxiliaires et les balances générales et auxiliaires.
Le report automatique des montants saisis sur les axes (en fonction des taux de répartition définis), ou des axes implicites des comptes.
La ventilation d'un montant sur plusieurs numéros de pièces ou plusieurs échéances.
Le lettrage manuel des écritures en cours de saisie (avec possibilité d'un lettrage provisoire).
Le pointage des comptes de trésorerie avec les extraits bancaires.
La saisie de montants en devise avec conversion automatique en fonction du taux de change.
Les écritures saisies seront définitives après exécution du traitement « Validation des Journaux ». Tant que cette opération de validation n'est pas effectuée, les écritures peuvent être modifiées ou annulées.
...
C'est en fonction du « masque » choisi lors de la définition du journal, que certaines zones apparaissent ou non. Dans le cas d'une saisie sur un journal d'achat ou de vente :
Pièce du tiers,
Montant TTC,
Mode de règlement,
Echéance
Voir Comptabilité / Fichiers / Journaux / Onglet généralités
La zone Tiers Divalto Règlements n'est présente que si le journal est lié aux règlements.
En général, les éléments saisis sur l'entête viennent constituer la première ligne de la nouvelle écriture. Certains éléments (le libellé) sont propagés sur toutes les lignes.
Certaines zones peuvent ne pas apparaître en fonction des choix effectués dans le journal (par exemple, la zone « Tiers Divalto Règlement » n'est présente que si le journal est lié aux règlements) ; d'autres zones peuvent apparaître ou comporter un titre différent (par exemple la zone "pièce du tiers" n'apparaît que dans un journal d'achat).
En général, les éléments saisis sur l'entête viennent constituer la première ligne de la nouvelle écriture. Certains éléments comme le libellé sont propagés sur toutes les lignes.
Il est possible de paramétrer un appel à l'écran de lettrage en saisie d'écriture pour un journal donné et pour un compte lettrable.
...
Le tableau de saisie des lignes est la zone principale de travail. Les écritures à modifier y sont chargées et il est possible d'ajouter de nouvelles lignes d'écriture.
Colonne | Contenu | Signification |
 |
| La ligne possède une note. |
 |
| La ligne possède un fichier joint. |
 |
| La ligne possède une ventilation sur les pièces ou les échéances. |
 |
| La ligne possède une ventilation sur les axes. |
 | L | La ligne est entièrement lettrée. |
| L | La ligne est partiellement lettrée. |
| *** | La ligne est marquée avec un code provisoire. |
| P | La ligne est pointée. |
Le tableau comporte toutes les colonnes correspondant aux informations qu'il est possible de saisir sur une ligne d'écriture, mais seules les colonnes nécessaires apparaissent. Par exemple, la colonne "numéro de chèque" est masquée si le journal ne prévoit pas de saisir de numéro de chèque.
Interroger un compte
Un clic droit sur une ligne en consultation permet :
D'accéder à l'interrogation comptable du compte de la ligne
D'accéder à l'interrogation comptable du compte de la ligne du TTC (1iere ligne)
D'accéder au zoom généralisé
Le mode fiche
Le mode fiche (Bouton « Mode fiche » ou « Shift+F4 ») comporte une barre de boutons et quatre onglets :
GENERALITES
COMPLEMENTS
AXES
IDENTIFIANT
Les boutons « Ligne précédente » ou touche « Up » et bouton « Ligne suivante » ou touche « Down » permettent de se déplacer dans les lignes de l'écriture en mode fiche.
...
La partie inférieure de l'écran est séparée en deux parties. A gauche s'affichent les intitulés du compte et les axes de la ligne courante (ces éléments figurent également dans le tableau des lignes). Des soldes sont présentés dans la partie droite. Le type de solde affiché peut être différent selon que le traitement est en mode consultation ou modification d'une écriture.
Par défaut, le solde saisi du compte est affiché pendant une consultation et le solde de l'écriture est affiché pendant une modification ou création d'écriture. Il est possible de modifier l'affichage par le menu « Affichage » :
Soldes en consultation
Aucun solde
Soldes du compte
Soldes des différents axes
Soldes en modification
Aucun solde
Soldes de l'écriture
Soldes du compte
Soldes des différents axes
Le nombre de soldes proposés dépend du nombre d'axes paramétrés sur le dossier et du type de journal (les soldes "initial" et "courant" sont uniquement calculés pour un journal de trésorerie si l'option "saisir un solde initial" est cochée dans le Dossier).
Saisie d'écriture – La barre d'outils
Bouton « Rechercher une écriture » ou touche de fonction « F11 »
Cette fonction ouvre le zoom de sélection des écritures à modifier pour le journal courant.
Bouton « Dupliquer une écriture »
Le bouton réagit différemment selon qu'il est actionné depuis l'entête de l'écriture ou depuis le tableau des lignes :
Dans l'entête de l'écriture, le bouton ouvre le zoom de sélection de l'écriture à dupliquer pour le journal courant.
Dans le tableau des lignes, le bouton provoque l'apparition d'une boîte de dialogue proposant de dupliquer l'écriture courante. Les choix disponibles sont :
« Oui » : réalise la duplication ;
« Non » : Ouvre le zoom de sélection comme depuis l'entête de l'écriture ;
« Annuler » : Annule la demande.
L'écriture dupliquée est, hormis son numéro d'ordre, en tout point identique à l'écriture originelle.
Après exécution de la fonction, le traitement se comporte comme après une modification d'écriture ; si le journal est paramétré en « fin automatique si solde nul », la validation est implicite.
Il n'est pas possible de dupliquer une écriture appartenant à un autre journal que le journal courant. Cette opération peut être réalisée par le traitement « duplication de journal » de Divalto Comptabilité.
Bouton « Nouvelleécriture » ou « Ctrl + N »
Ce bouton équivaut à un clic sur lebouton « + » présent devant chaque ligne. Il permet de créer une nouvelle écriture et n'est accessible que si l'écriture en cours de création ou de modification est soldée.
Bouton « Modifier toutes les lignes » ou « Ctrl+F7 »
Cette fonction propose de modifier uniformément toutes les lignes de l'écriture courante. Une boîte de dialogue permet d'une part de choisir les informations à modifier et d'autre part d'en fixer les valeurs.
Les champs modifiables sont la date, la date de pièce, la devise, le taux de change, le libellé, le numéro de pièce, le numéro de pièce du tiers, la date d'échéance, le numéro de lot, le type de règlement, la date prévue en banque, la date d'opération, date de valeur et le critère.
Seules les informations acceptées par le journal sont susceptibles d'être modifiées. En conséquence, la boîte de dialogue peut contenir moins de choix que ceux illustrés ci-contre.
Bouton « Supprimer toutes les lignes » ou « Shift+Ctrl+F3 »
Ce bouton permet de supprimer l'écriture complète. La fonction ne prend pas en charge le délettrage ou le dépointage : seules les lignes non lettrées et non pointées sont effectivement supprimées automatiquement.
La présence de lignes non supprimables est signalée avant la suppression automatique et l'action peut être annulée à ce moment-là.
Bouton « Ajouter une ligne » ou « Inser »
Ce bouton permet d'ajouter une ligne à une écriture existante ou en cours de création.
Bouton « Modifier la ligne » ou « « F4 » sur la colonne de contrôle
Ce bouton permet de modifier la ligne courante. Il est interdit de modifier certains éléments (date, compte, montant notamment) lorsque la ligne est lettrée ou pointée, même avec un code provisoire (code commençant par *).
Bouton « Supprimer la ligne » ou « Suppr »
Ce bouton permet de supprimer la ligne courante. Il est interdit de supprimer une ligne lettrée ou pointée, même avec un code provisoire (code commençant par *).
Bouton « Lettrer/Pointer » ou « Ctrl+F8 »
Ce bouton permet de mettre en œuvre le traitement de lettrage sur le compte de la ligne courante. Il n'est accessible que si le compte est déclaré « lettrable » dans le plan comptable.
Contrairement à l'appel automatique après saisie (qui peut être paramétré dans le journal), la ligne n'est pas pré-marquée.
Ce bouton permet de mettre en œuvre le traitement de pointage sur le compte de la ligne courante. Il n'est accessible que si le compte est déclaré "pointable" dans le plan comptable.
Bouton « Délettrer/Dépointer » ou « Shift+Ctrl+F8 »
La fonction permet de délettrer une ligne, rendant ainsi accessible le numéro de compte et le montant et autorisant également la suppression. Le bouton n'est accessible que si la ligne est effectivement lettrée. Si celle-ci n'est que marquée par un code provisoire, il convient d'utiliser le bouon « Lettrer/Pointer » pour l'effacer. La fonction permet de dépointer une ligne pointée, rendant ainsi accessible le numéro de compte et le montant et autorisant également la suppression. Le bouton n'est accessible que si la ligne est effectivement pointée. Si celle-ci n'est que marquée par un code provisoire, il convient d'utiliser le bouton « Bouton « Délettrer/Dépointer » pour l'effacer.
Bouton « Solder l'écriture » ou « Shift+F10 »
Uniquement lors de la saisie d'une ligne, ce bouton reporte le solde courant de l'écriture dans le montant de la ligne.
Bouton « Rechercher le solde d'une pièce » ou « Shift+F9 »
Uniquement lors de la saisie d'une ligne, ce bouton permet d'ajouter au montant de la ligne le solde d'une pièce.
Une boîte de dialogue permet à l'opérateur de préciser sa recherche.
Lorsque Divalto Règlement n'est pas installé, cette fonction peut, par exemple, être utilisée dans un journal de trésorerie pour vérifier le montant d'un chèque reçu : par des appels successifs, l'opérateur constitue le montant de la ligne en précisant les numéros des factures réglées puis compare le résultat final avec le montant du chèque.
Bouton « Changer le sens de la ligne » ou « F2 »
Uniquement lors de la saisie d'une ligne, ce bouton permet de contrarier le sens courant.
La ligne passe du débit au crédit et du crédit au débit. L'utilisateur peut également changer le sens de l'écriture avec « 0 » + « tab supérieur » lors de la saisie d'une zone « débit » ou « crédit ».
Bouton « Ouvrir le mode fiche » ou « Shift+F4 »
Ce bouton permet d'ouvrir une fenêtre présentant le détail de la ligne courante. Toutes les opérations du mode tableau sont possibles également en mode fiche.
Les différents champs composant l'écriture sont disponibles en mode fiche et sont modifiables à travers trois onglets :
GENERALITES,
COMPLEMENTS,
AXES.
Bouton « Saisir une note » ou « Shift+F6 »
Une note est une zone non formatée qui peut être jointe à n'importe quelle ligne d'écriture. Une même ligne ne peut recevoir qu'une seule note.
En consultation, si la ligne possède déjà une note le traitement l'affiche. La note peut être modifiée par « F4 ». Si la ligne n'a pas encore de note, le traitement demande de confirmer l'ajout.
Lors de la saisie d'une ligne, aucune confirmation n'est demandée et la note s'ouvre toujours directement en modification.
Bouton « Fichiers joints » ou « Ctrl+F6 »
Des fichiers joints peuvent être liés aux lignes de l'écriture, par exemple l'image de la facture originale, ou du chèque encaissé.
L'ajout de documents joints peut être effectué en glissant des fichiers directement dans cette fenêtre, ou en sélectionnant la commande "Rechercher" accessible par clic droit dans la zone "Fichier".
Bouton « Ouvrir la ventilation sur les pièces et les échéances » ou « Shift+Ctrl+F4 »
Ce bouton ouvre la fenêtre contenant le tableau de ventilation du montant de la ligne sur les différentes pièces et échéances. Toute ligne est susceptible de recevoir une ventilation pièce ou échéance, à condition qu'au moins une de ces informations soit paramétrée dans le journal.
Hors saisie d'une ligne, la fenêtre ne s'ouvrira que si l'indicateur « présence de ventilaion » est positionné en regard de la ligne.
La fenêtre comporte une barre de boutons, un entête rappelant le numéro d'ordre et le numéro de la ligne de l'écriture, un tableau des lignes de ventilation et un pied contenant les soldes de la ventilation.
Le comportement du traitement est différent selon que le montant de la ligne est déjà connu ou non :
Si le montant est connu, il est impossible de valider la fenêtre tant que ce montant n'est pas entièrement réparti.
Si le montant de la ligne est à zéro, ce sont les lignes de ventilation qui, additionnées, y seront reportées à la validation de la fenêtre.
Le montant peut être introduit directement ou, si le montant de la ligne d'écriture a été renseigné avant d'ouvrir la fenêtre : par une formule n / d ou p% ou s ou bouton « Solder la ventilation » ou « shift+f10 » ou « r » ou bouton « Rechercher le solde d'une pièce » ou « shift+f9 ».
« N / d » permet de calculer le montant de la ligne de ventilation par rapport au montant de la ligne d'écriture en multipliant ce dernier par n puis en le divisant par d (exemple : 2/3).
« P% » permet de calculer le montant de la ligne de ventilation par rapport au montant de la ligne d'écriture en multipliant ce dernier par p puis en le divisant par 100 (exemple : 15%).
« S » reporte le reste à ventiler dans le montant de la ligne.
« R » ouvre la fenêtre de recherche du solde d'une pièce.
Le tableau comporte une colonne "montant" exprimé en devise de l'écriture et une autre colonne "montant" exprimé en devise principale du dossier (sauf si la monnaie de l'écriture est la devise principale). Ces montants peuvent tous deux être saisis, l'un étant toujours calculé par rapport à l'autre.
Bouton « Ouvrir la ventilation sur les axes » ou « Ctrl+F4 »
Ce bouton ouvre la fenêtre contenant le tableau de ventilation du montant de la ligne sur les différents axes et codes axes. Il n'est actif que si le dossier comporte des définitions d'axe. Le compte de la ligne doit autoriser la ventilation sur au moins un axe.
...
Deux options s'activent ou non depuis le menu en saisie ainsi qu'à partir du journal :
Rester en création
Rester en modification
Rester en création
Lorsque cette option est cochée, le traitement demande une nouvelle ligne après la création d'une ligne.
L'option « Rester en création » concerne aussi bien les lignes d'écritures, les lignes des ventilations et les écritures : après la validation d'une nouvelle écriture, le traitement se met immédiatement en attente de l'écriture suivante.
Si l'option est active, la génération des lignes d'écritures associées aux ventilations de TVA est faite automatiquement à la validation de la ligne du HT.
Attention : les codes de tva de la ligne d'écriture générale sur le compte HT ne doivent pas être modifié.
Il convient de les changer dans les lignes tva comme précisé précédemment. Un message d'erreur (normal) vient bloquer la saisie pour que la tva soit cohérente.
Rester en modification
Lorsque cette option est cochée, le traitement passe automatiquement en modification sur la ligne suivante après validation de la modification de la ligne courante. La modification de la ligne suivante commence sur la dernière donnée modifiée de la ligne précédente.
Options du journal
Les deux options sont initialisées automatiquement en fonction des paramètres du journal, onglet « OPTIONS » et groupe « Options de saisie » lors de la saisie.
...
En saisissant un libellé par défaut au niveau du journal ou dans le premier écran de saisie d'écritures, le libellé est ensuite repris dans toutes les lignes d'écritures. Ces libellés peuvent contenir des caractères spéciaux :
inférieur sera remplacé par l'intitulé du compte
egal sera remplacé par la date de la pièce suivie de l'intitulé du compte
Dièse sera remplacé par la date échéance suivie de l'intitulé du compte
...
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On accède au zoom par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Libellés abrégés
Le libellé abrégé pourra être appelé en saisie des écritures par le caractère * suivi du code libellé abrégé depuis le champ « Libellé par défaut » ou « Libellé ».
Code
Le code du libellé abrégé est libre sur huit caractères alphanumérique.
Libellé
Les libellés abrégés permettent de définir des libellés d'écritures codifiés. Ces libellés peuvent contenir des caractères spéciaux :
- inférieur
'<' sera remplacé par l'intitulé du compte
- égal
'=' sera remplacé par la date de la pièce suivie de l'intitulé du compte
- Dièse
'#' sera remplacé par la date échéance suivie de l'intitulé du compte.
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Les comptes abrégés permettent de définir un lien entre un mnémonique et un compte. En saisie des écritures, l'accès au compte s'effectue en saisissant l'abrégé précédé du caractère *.
On accède au zoom via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux comptes / Comptes abrégés
Compte abrégé
Le code du compte abrégé est libre sur huit caractères alphanumérique.
Exemple : Le compte de TVA 44566000 est défini dans la table des comptes abrégés par le code TVAA. En saisie, l'utilisateur appelle le compte en saisissant l'abrégé précédé du caractère "*".
...
En saisie d'écritures, il est possible :
De modifier les régimes TVA tiers et article sans passer par les CTAX (Ventilations de TVA).
De générer automatiquement les lignes de TVA dans les journaux d'Achats et Ventes.
Pour les versions antérieures à la 10.3, l'aide à la déclaration de TVA est réalisée dans le module des règlements, mais dispose une nouvelle présentation pour l'état « Liste de TVA à déclarer ».
La déclaration de TVA du module des règlements s'appuie uniquement sur des journaux de type Achat-Vente.
...
Vous pouvez modifier le code TVA Tiers et TVA Article directement lors de la saisie sauf si :
La ligne d'écriture est une ligne d'écriture sous-système,
Le compte de TVA tiers est positionné à '*',
La TVA est déjà préparée ou déclarée.
Le bouton « Générer ligne TVA » ou « Ctrl + D » génère automatiquement les lignes de TVA en se basant sur le couple TVA Tiers -TVA Article. S'il existe plusieurs lignes de HT sur l'écriture, le calcul génère les lignes de TVA et de charge non déductible le cas échéant, pour toutes les lignes de HT de l'écriture.
Le bouton « Ventilation de tva » ou « Ctrl + B », vous permet de gérer les ventilations de TVA de la ligne.
Saisie d'écriture de TVA - Ventilations de TVA
Tableau du haut
Il contient l'ensemble des lignes soumises à TVA. Noter qu'il faut être en modification de la ligne d'écriture si vous souhaitez opérer des changements. Seule la ligne courante est accessible en modification.
Vous pourrez modifier :
Le code TVA Tiers
Le code TVA Article
Le montant Hors Taxe
Le montant de TVA Net. Il se recalcule automatiquement en cas de modification du montant H.T.
Vous y trouverez également un récapitulatif Total de l'écriture HT, TVA et TTC, ainsi que les totaux de de la ligne courante.
Tableau du bas
Contient le total par codes TVA de l'écriture.
Le bouton « Tva par compte » ou « Ctrl + Q » permet de visualiser le total TVA par compte de TVA.
Modification du coefficient de déduction de la TVA
S'il existe plusieurs lignes de H.T. pour l'écriture, le calcul génère les lignes de TVA et de charge non déductible le cas échéant pour toutes les lignes de H.T. de l'écriture.
...
Un flag a été positionné dans la fiche fournisseur pour indiquer si le fournisseur acceptait les factures de TVA transitaire. Il faut que cette case soit cochée pour pouvoir saisir une ligne de « pure » TVA dans la saisie d'écritures.
Il s'agit de la case à cocher « Accepte la saisie des factures de TVA de transitaires » de la fiche fournisseur.
L'accès au zoom Fournisseurs se fait via l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Fournisseurs Onglet COMPTABILITE ET CONFIDENTIALITE, groupe Comptabilité
Saisie d'écriture - TVA transitaire - Utilisation
Dans la saisie d'écritures, lors de la sélection d'un compte auxiliaire fournisseur, si ce dernier gère les factures de TVA transitaire, nous l'indiquons à l'utilisateur par le petit logo « camion » du groupe « Tiers Divalto Règlement ». Lors de la saisie d'une ligne de « pure » TVA, il faudra saisir un compte de bilan de type TVA pour rendre le bouton/menu « TVA Transit. » actif.
Après clic sur ce bouton, une fenêtre s'affiche pour renseigner :
Le compte TVA
Les régimes TVA
Le montant de TVA de la ligne
Si un montant est renseigné sur la ligne avant clic sur le bouton, le champ montant est initialisé à la valeur de ce dernier
Sinon, il est renseigné par le solde de l'écriture pour atteindre l'équilibre.
La validation de cette saisie marquera la ligne comme une ligne de TVA pure (C8.Cek = '1').
La validation de la ligne créera une ventilation de TVA pour le taux et le montant défini. Le montant H.T. est nul. Le montant T.T.C. est égal au montant T.V.A.
On pourra « panacher » des lignes « pure TVA » avec des lignes d'articles .
Les lignes de TVA transitaire ne pourront être modifiées dans le tableau des ventilations TVA, il faudra le faire depuis la ligne d'écriture.
De plus, la génération automatique des lignes de TVA étant désactivée pour une écriture transitaire, il sera nécessaire de faire la partie de l'écriture « normale » et de générer les lignes de TVA, puis de faire les lignes « 100% » TVA.
...
En gestion commerciale, un compte d'immobilisation a été rajouté à l'article. L'accès au zoom Articles se fait via l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Articles Onglet COMPTABILITE , groupe Comptabilité, « Compte d'achat d'immobilisation.
C'est toujours le code opération qui porte la notion d'achat immobilisation via la case à cocher « Achat d'immobilisation » du groupe « Comptabilisation » en gestion commerciale. On y accède par l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au stock / Code opération, onglet PARAMETRES.
Le compte d'immobilisation sera donc pris sur la fiche article et en saisie d'écritures, lorsque l'utilisateur saisie une écriture d'immobilisation, la TVA liée à cette écriture sera prise en compte.
On peut avoir dans une pièce commerciale uniquement des articles à immobiliser. Le compte d'immobilisation doit être présent sur tous les articles de la pièce.
ATTENTION : Un bien immobilisé et payé avec un escompte doit être seul dans la pièce commerciale. Dans le cas contraire, la déclaration de TVA ne sera pas juste.
D'un point de vue technique, une ligne d'écriture dont le compte est de nature bilan, et qui n'est pas une ligne d'écriture de TVA sur transitaire, sera considérée comme une ligne d'immobilisation
L'écriture générée portera le flag d'immobilisation sur la ventilation de TVA (CTAX.ImmoFl = 2).
ATTENTION : le compte d'immobilisation doit avoir un régime de tva sinon la pièce sera rejetée à l'intégration.
...
C'est en cochant l'option « saisie rapide » sur le premier écran de la saisie comptable que l'on active cette fonctionnalité.
Dans ce mode de saisie, il est possible d'enchaîner la saisie d'écritures dans différents journaux sans revenir à l'écran de sélection du journal.
Il est tout de même nécessaire de renseigner un journal au départ, il est utilisé pour la première ligne de saisie.
L'écran de saisie est toujours de type OD, même en cas de changement de journal.
Le paramétrage du journal est partiellement ignoré, en effet, ce sera toujours :
Fin de saisie automatique sur solde nul
Rester en création
Remarque : Le changement de journal ne peut se faire que lorsque l'écriture est équilibrée.
| Ancre | ||||
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La fiche compte général
Dans la maintenance du plan comptable, la fiche des fournisseurs d'exploitation et d'immobilisation sont paramétrés comme ci-dessus.
Pour chaque compte collectif, l'option « Type » doit être « Collectif ».
ATTENTION : Aucune écriture n'est possible sur ces comptes. Tout passe par les comptes de tiers.
Le compte collectif associé à un compte auxiliaire est saisissable ou modifiable au niveau de l'écriture, à partir de la saisie d'écriture.
Pour gérer le multi-collectif, le plan comptable doit proposer plusieurs comptes collectifs.
Les comptes suivants sont les plus fréquents :
401xxxxx collectif fournisseurs d'exploitation
404xxxxx collectif fournisseurs d'immobilisations
410xxxxx collectif clients
416xxxxx collectif client douteux
Ainsi pour tous les comptes Auxiliaires, on indique le rattachement au compte collectif.
| Ancre | ||||
|---|---|---|---|---|
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| Ancre | ||||
|---|---|---|---|---|
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| Ancre | ||||
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A la saisie d'une écriture comptable, sur la ligne d'un compte tiers, le collectif par défaut est toujours affiché.
La colonne Collectif autorise la modification du compte collectif. Attention seul un collectif est autorisé, même si le zoom propose tous les comptes.
Rappel : Un paramètre de la fiche dossier permet de définir les X premiers caractères du compte collectif à conserver lors de sa modification en saisie. Le programme avertira et bloquera l'utilisateur si la modification est impossible.
| Ancre | ||||
|---|---|---|---|---|
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| Ancre | ||||
|---|---|---|---|---|
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| Ancre | ||||
|---|---|---|---|---|
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Dans l'interrogation comptable, le détail des écritures d'un tiers affiche les comptes collectifs. En impression, le document Grand-livre propose le détail d'un compte. Dans la liste, les collectifs apparaissent en cumuls. Enfin, le détail des écritures est imprimé pour chaque collectif.
Modèles d'écriture en comptabilité
Le modèle est une facilité de saisie pour des écritures qui ont le même « Schéma ». L'entête de modèle permet d'identifier le modèle et de définir à quel type de journal le modèle peut être appliquer.
Les lignes du modèle correspondent aux lignes de l'écriture qui sera générée à partir de ce modèle. Celles-ci se présentent de façon plus générique qu'une véritable ligne d'écriture.
On accède au zoom des modèles d'écriture via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Modèles
Entête du modèle d'écriture
Code modèle d'écriture
Saisissez un code pour le modèle d'écriture. Vous disposez de 8 caractères alphanumériques.
Code établissement
Saisissez ici l'établissement dans lequel le modèle pourra être utilisé.
Libellé modèle écriture
Ce libellé sur 40 caractères permet d'identifier un modèle d'écriture.
Type de journal
Indiquez ici le type de journal auquel le modèle d'écriture pourra être utilisé. Pour le type, vous disposez des choix suivants :
Achat
Vente
Trésorerie
O.D.
Budget
Extra-comptable
Après avoir créé le code du modèle et défini le type de journal dans lequel ce modèle peut être appelé, on définit le mode de fonctionnement en cliquant sur le bouton « Lignes du modèle » ou touche de fonction « F6 ». 
Lignes du modèle d'écriture
Numéro de ligne
Toutes les lignes d'un modèle sont identifiées par des numéros. Chaque ligne du modèle correspond à la ligne d'écriture de même numéro.
A saisir
Pour chaque ligne, il s'agit de préciser si le compte, le libellé, le montant et les autres informations doivent être saisis ou renseignés automatiquement.
Lorsqu'un élément ne doit pas être saisi par l'utilisateur, le champ attenant peut-être renseigné, servant alors de valeur par défaut ou de commentaire dans un champ de formule.
Remarque : Dans le tableau des lignes (Mode liste), à gauche de l'écran, « Oui » signifie que l'option « A saisir » a été cochée. Il n'y a donc aucune valeur associée.
Le compte
Le numéro de compte peut être une valeur directe (60710000 par exemple). Mais, il peut également contenir des caractères jokers.
==est remplacé par le mois de la date d'écriture.
##est remplacé par le mois de la date d'échéance.
%%est remplacé par le code taxe du compte.
$$est remplacé par le "masquage compte" prévu sur la fiche « libellé devise » de la devise de
l'écriture.
L'utilisation du joker %% est particulière. C'est le seul joker qui dépend du compte et qui, en même temps, permet de modifier le numéro de compte. Le traitement ne peut l'utiliser qu'en faisant référence à un autre compte (puisque tant qu'il ne connaît pas le compte, il ne connaît pas non plus le code taxe et ne peut donc trouver le compte…). En conséquence, il ne peut être utilisé que si le masque comporte une page d'en-tête d'écriture où l'utilisateur a la possibilité de saisir un numéro de compte. C'est le code taxe associé à ce compte que le traitement utilisera pour créer les autres numéros de comptes.
Hormis %%, les jokers sont dynamiques. Pendant toute la phase de création de l'écriture, le changement d'un élément influant sur un joker provoquera le recalcul des numéros de comptes. Par exemple, si le compte prévu sur le modèle est 4130##00, le fait de changer la date d'échéance d'une ligne entraîne la modification du numéro de compte.
Le numéro de compte du modèle peut être une simple valeur par défaut que l'utilisateur peut corriger (indicateur de saisie positionné sur "oui"). Cela peut être aussi un numéro entièrement calculé sur lequel l'utilisateur n'aura aucune possibilité d'intervention (indicateur de saisie positionné sur "non"). En définissant des modèles avec des comptes imposés, un comptable peut confier la saisie d'écritures répétitives à une autre personne sans risque de constater des erreurs d'imputation.
Le traitement peut ne pas tenir compte de l'indicateur de saisie positionné à "non". Si le compte, après remplacement éventuel des jokers, n'existe pas dans le plan comptable, un message demande à l'utilisateur s'il veut le créer. En cas de refus, ou si l'utilisateur n'a pas les droits nécessaires à la création d'un compte (ou bien encore si l'utilisateur abandonne la création dans le zoom), le traitement forcera l'indicateur de saisie à "oui".
Le paramètre 
est utilisé lors de l'appel des modèles par les abonnements. L'abonnement passe alors une valeur de compte en paramètre lors de la génération des écritures d'abonnement.
Sens
Pour chaque ligne d'un modèle, le sens peut être :
Implicite (Celui de la fiche du compte)
Forcé à débit
Forcé à crédit
En forçant le sens il est possible de faire un modèle pour un avoir.
Le libellé
Comme le compte, le libellé peut être une valeur directe ou contenir des jokers.
Inférieur est remplacé par l'intitulé du compte
Egal est remplacé par la date d'écriture (JJ/MM/AA) suivi de l'intitulé du compte
Dièse est remplacé par la date d'échéance (JJ/MM/AA) suivi de l'intitulé du compte
Livre est remplacé par le libellé de l'abonnement
Il est généralement plus utile de renseigner le libellé uniquement sur la première ligne car le traitement lors de la saisie se charge de dupliquer le libellé de la première ligne sur les lignes suivantes (ce dispositif fonctionne également hors modèle).
Le libellé n'est évalué (et réévalué) que sur la ligne où il est défini dans le modèle. Si le libellé n'est présent que sur la première ligne du modèle, la modification du numéro de compte de la deuxième ligne n'aura pas d'incidence sur le libellé ; par contre, la modification du numéro de compte sur la première ligne entraînera la modification du libellé sur toutes les lignes de l'écriture.
Les axes
Les axes peuvent être renseignés par une valeur ou une clé de répartition.
La formule de calcul
La formule de calcul permet d'obtenir le montant de la ligne d'écriture. C'est une expression arithmétique pouvant comporter :
Des valeurs constantes,
Des variables,
Des opérateurs.
Les constantes :
Elles peuvent être de types entières ou décimales. Le séparateur décimal peut être le point ou la virgule. Une constante ne doit comporter que des chiffres, le point ou la virgule. Une constante est limitée à 13 chiffres entiers et 10 chiffres après la virgule. "2", "19,6", "6.55957", "2000" et "4 096" sont 5 constantes valides (la séparation des milliers peut être assurée par un espace, mais pas par le point).
Les variables :
Les variables représentent des valeurs numériques. Elles apparaissent dans la formule sous forme de mots clés :
Créditreprésente le montant de la ligne d'écriture si celui-ci est saisi au crédit. Si le montant de la ligne est un débit, Crédit vaut zéro.
Débitreprésente le montant de la ligne d'écriture si celui-ci est saisi au débit. Si le montant de la ligne est un crédit, Débit vaut zéro.
Escompte représente le taux d'escompte stocké sur la fiche tiers associée au compte comptable de la ligne d'écriture (CLI.ESCP / 100).
Montant représente le montant de la ligne d'écriture. Il s'agit du montant saisi, qu'il soit au débit ou au crédit.
Tva représente le taux de TVA associé au code taxe du compte comptable de la ligne d'écriture (T003.TVAP
/ 100). L'indice "i" est réglé automatiquement par le traitement, en fonction de la date d'écriture et de la date "fin des valeurs 1" de la fiche "Code TVA".Soldene peut apparaître que dans la formule de la dernière ligne du modèle. Ce mot clé doit être le seul élément de la formule. Il représente le solde de l'écriture, c'est-à-dire la somme algébrique (débit – crédit) de toutes les lignes de l'écriture, à l'exception de la ligne courante.
Paramètreest une valeur externe donnée par une fonction à définir dans ccut021.dhop. Le mot clé peut être suivi d'un nombre indiquant le numéro de paramètre ; ce nombre est repris dans le nom de la fonction. Par exemple, Paramètre (5) représente la valeur retournée par la fonction Valeur_Parametre_5 ; Paramètre déclenchera la fonction Valeur_Parametre_0 ; Paramètre 33 ou Paramètre33 fera appel à la fonction Valeur_Parametre_33. Il est possible de définir 1000 paramètres différents (numérotés de 0 à 999).
Les mots clés Escompte, Montant et Tva peuvent être suivis d'un indice entre parenthèses indiquant le numéro de ligne d'écriture à prendre en compte. Par exemple, montant(3) contient le montant de la troisième ligne de l'écriture ; escompte(1) est le taux d'escompte trouvé sur la fiche tiers associée au compte comptable de la première ligne de l'écriture. Lorsque ces mots clés ne sont pas suivis d'une parenthèse, le traitement considère qu'ils font référence à la ligne courante.
Les mots clés peuvent être abrégés car le traitement identifie chaque mot clé en n'utilisant que sa première lettre. Ainsi les expressions Montant(3), mt(3), m(3), MontantDeLaLigne(3) sont équivalentes ; il en est de même pour TVA(2), taux(2), tx(2), t(2), TauxDeTvaDeLaLigne(2) ou pour Paramètre(33), p33, param33, ParamètreNuméro33, etc…
Les opérateurs :
Les opérateurs permettent de combiner les constantes et les variables entre elles. Il est possible d'utiliser les quatre opérations arithmétiques +, –, *{}, / ainsi que l'opérateur %.
% est une abréviation de /100. Il ne doit pas être utilisé avec les variables Escompte et Taux qui sont déjà automatiquement divisées par 100.
Enfin, une formule peut comporter des parenthèses pour contourner la priorité normale des opérateurs et des espaces pour améliorer sa lisibilité.
Formules implicites :
Lorsque le montant n'est pas déclaré "à saisir", le traitement utilise la formule de calcul de la ligne du modèle correspondant au numéro de ligne courant de l'écriture. Si aucune formule n'est définie dans le modèle, le traitement peut dans certains cas utiliser une formule par défaut.
Si le compte comptable de la ligne d'écriture courante comporte un code taxe, le traitement utilise par défaut la formule :
mt(1) / (1 + tx)
Soit le montant de la première ligne divisé par le taux de TVA associé au compte comptable de la ligne courante incrémenté de 1".
Si le compte comptable de la ligne d'écriture courant comporte le symbole ""* dans son code taxe, le traitement utilise par défaut la formule :
Solde
Soit le solde de l'écriture.
Il est ainsi possible de définir, par exemple, un modèle de saisie d'une écriture de vente comportant trois lignes (TTC, HT et TVA) en ne demandant que la saisie du montant de la première ligne et sans préciser de formule pour les deux autres lignes (à condition que les comptes comptables soient correctement codifiés).
Formule donnant un résultat nul ou ligne sans montant renseigné.
Il est possible qu'une formule ne donne pas de résultat. Par exemple, la formule
Montant(2) * Escompte(1) n'aura une valeur que si la fiche tiers associée au compte comptable de la première ligne comporte effectivement un taux d'escompte et que si le montant de la deuxième ligne est déjà connu.
En conséquence, pendant toute la phase de création d'une écriture, des lignes à zéro peuvent être affichées. Elles peuvent recevoir un montant par la suite si l'utilisateur modifie un compte ou un montant : la prise en compte de la modification d'une information pouvant avoir une influence sur d'autres lignes (y compris la ligne courante) est automatique dès que l'utilisateur valide la saisie d'une ligne.
Au moment de la validation globale de l'écriture, le traitement éliminera automatiquement toutes les lignes qui ne comportent pas de montant.
Ce dispositif permet de mettre en place des modèles généraux, comportant des lignes optionnelles. Par exemple, une écriture de vente avec prise en charge de l'escompte habituel du client : la ligne sur le compte d'escompte n'apparaîtra dans l'écriture finale que si le client a effectivement un taux d'escompte renseigné sur sa fiche.
Les autres informations
Le terme "autres informations" regroupe toutes les informations facultatives qu'il est possible de saisir sur une ligne en fonction des paramètres du journal : le numéro de pièce, la date d'échéance, le numéro de chèque, les axes …
Il ne s'agit ni de la date d'écriture – qui doit toujours être saisie –, ni de la devise – qui doit être renseignée soit explicitement, soit implicitement (le traitement peut imposer la devise principale du dossier si le journal est paramétré "sans devise").
Attention : Il n'y a pas de champ « valeur » pour les autres informations. Le traitement de saisie comporte, avec ou sans modèle, des mécanismes qui renseignent automatiquement ces informations. De plus, si le traitement ne parvient pas à compléter une zone obligatoire avec les informations dont il dispose (exemple : un compte réclame une ventilation axe et n'a pas d'axe implicite ni de clé de répartition associée), l'utilisateur devra la renseigner même si l'indicateur « autre » est positionné à « non ».
Modèle - TVA partiellement déductible
La formule Ndt
permet de calculer la charge non déductible associée à la ligne de HT (x = n° de la ligne de HT).
Si « Ndt » est le premier mot de la formule, l'évaluation de la formule va positionner le flag « Ligne de charge non déductible" afin de bloquer la création de ventilation de TVA sur la ligne.
Exemples de paramétrage d'un modèle avec TVA partiellement déductible :
Avec charge non déductible sur la 3ème ligne du modèle
Numéro de ligne | Description | Formule |
1 | TTC | |
2 | HT | Montant(1) / (1+Tva) |
3 | Charge non déductible | Ndt(2) |
4 | TVA Déductible | Solde |
Avec charge non déductible sur la 4ème ligne du modèle
Numéro de ligne | Description | Formule |
1 | TTC | |
2 | HT | Montant(1) / (1+Tva) |
3 | Charge non déductible | Montant(2) *Tva(2) - Ndt(2) |
4 | TVA Déductible | Ndt(2) |
Prise en compte de la TVA déduite partiellement (V10.7)
...
L'appel du modèle d'écriture se fait soit :
Avant de commencer à saisir, touche de fonction « F6 », saisie directe dans le champ « Modèle » ou menu Options, Choisir un modèle
Dans le journal pour un appel systématique en renseignant le champ « Modèle de saisie des écritures ». Comptabilité / Fichiers / Journaux / Onglet Généralités
Sur la fiche du compte. Comptabilité / Fichiers / Plan comptable / Onglet « PARAMETRES » - groupe « Informations complémentaires » - « Modèle de saisie des écritures »
Sur le mode règlement.
Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Mode de règlements – « Modèle de saisie des écritures »
Remarque : Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement.
S'il n'y a pas de modèle sur le mode de règlement on applique celui du compte. Si le compte n'a pas de modèle, c'est celui du journal qui est utilisé.
Les écritures en attente en comptabilité générale
Les écritures en attentes sont alimentées par le Data Hub qui génère des DataSets empruntant ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
Il s'agit en fait d'une nouvelle saisie d'écritures que l'on qualifiera de saisie pré-comptable. En effet les différentes pièces ne sont pas intégrées directement en comptabilité mais passent dans un état « en attente ».
Cela permettra aux utilisateurs d'effectuer des demandes complémentaires afin d'enrichir les écritures. Par exemple, d'effectuer une demande sur les comptes comptables à renseigner ainsi que les ventilations analytiques à réaliser. Une fois que les écritures auront été approuvées et auront obtenu le visa de conformité, elles pourront être injectées en comptabilité sous forme d'écritures en mode brouillard.
Cette saisie « pré-comptable » pourra également être utilisée hors circuit de dématérialisation.
En résumé ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée ou non équilibrée. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est alors transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est alors supprimée.
...
Gestion des actions - écritures en attente en comptabilité générale
Divalto fourni en standard trois codes actions permettant d'envoyer des demandes via le module processus :
Demande pour compléter une écriture comptable ayant le code COMPLETER_CAT
Demande pour compléter les ventilations analytiques ayant le code COMPLETER_VENTIL_CAT
Demande pour viser une écriture afin de la valider ayant le code DEMANDER_VISA
Le code action DEMANDER_VISA est soumis à un code de confidentialité : CEv
Ces trois codes actions sont accessibles via le module Administration par l'option de menu : Administration / Paramètres / Actions / Actions.
Les différents processus déclenchés par chacun de ces codes actions sont :
COMPLETER_CAT déclenche le processus ecr_nc
COMPLETER_VENTIL_CAT déclenche le processus ecr_cc
DEMANDER_VISA déclenche le processus ecr_visa
Activation des processus - écritures en attente en comptabilité générale
Il convient de vérifier que ces différents processus sont activés. C'est le module processus qui permet de déclencher des taches en automatique ou semi-automatique. On y accède par l'option de menu : Processus / Définition des Processus / Processus (modèle)
Un processus peut être lancé lorsque ce dernier est actif. Pour cela le masque du processus doit être généré. Le masque correspond aux écrans des différentes tâches du processus.
Il faut donc pour les trois processus cliquer sur le bouton « Générer masque » de la barre d'outils afin d'activer les processus.
Remarque :
Nous utilisons par défaut l'utilisateur Démo tout au long de ce support. Cet utilisateur est paramétré entre autres comme utilisateur Administrateur de processus. Les différents droits sont positionnés dans la fiche utilisateur – Onglet « PROCESSUS ». Pour de plus amples informations veuillez consulter le support de cours consacré aux processus. L'accès est réalisée par l'option de menu : Administration / Utilisateurs / Utilisateurs communs – Onglet PROCESSUS
Gestion des modèles d'écriture - écritures en attente en comptabilité générale
Pour générer une écriture cohérente, on a la possibilité de positionner un modèle d'écriture sur :
Le journal comptable
Le compte comptable
Le mode de règlement
Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement. S'il n'y a pas de modèle sur le mode de règlement on applique celui du compte. Si le compte n'a pas de modèle, c'est celui du journal qui est utilisé.
L'utilisateur pourra également saisir directement un modèle dans l'entête de la saisie des écritures en attente.
Voir la partie consacrée aux modèles d'écritures.
...
Ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée, non équilibrée sur un journal d'achat ou de vente. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est supprimée.
Le programme utilise de nouvelles tables :
CAT : entête de l'écriture en attente
CATC8 : ligne de l'écriture en attente
CATCX : imputation analytique de l'écriture en attente
CATCP : ventilations pièces/échéances de l'écriture en attente
CATCTAX : ventilations tva de l'écriture en attente
Remarque :
Un contrôle est effectué empêchant de mettre en attente deux saisies identiques. (Par exemple deux utilisateurs saisissant la même facture fournisseur).
C'est dans le cadre de la dématérialisation des factures fournisseurs que ce programme a été écrit même s'il est complètement générique et peut servir à d'autres usages.
Pour la dématérialisation des factures fournisseurs, les écritures en attente sont alimentées par le DataSet qui suit ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
On accède à la saisie des écritures en attente par l'option de menu : Comptabilité / Saisie / Saisie des écritures en attente
La saisie des écritures en attente permet :
Saisir de nouvelles écritures directement sans rapport avec un DataSet provenant du Data Hub
Créer, modifier et enregistrer des écritures non équilibrées
Effectuer des demandes de vérifications comptables ou analytiques à des responsables
D'appliquer ou débrayer un modèle de saisie
De consulter la facture au format PDF
Demander un visa de validation ou de viser directement l'écriture
De mettre l'écriture en litige
De basculer le « DataSet » dans l'état « attente »
D'intégrer l'écriture en comptabilité
Entête de l'écriture en attente
Si l'écriture provient du DataHub, champ N° DataHub renseigné, il n'est pas possible de modifier le compte Tiers, ni la date d'échéance.
Le champ « Modèle » indique le code modèle à appliquer à l'écriture. Pour rappel le code modèle provient soit :
Du journal comptable
Du compte comptable
Du mode de règlement
Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement.
Si un modèle est appliqué à l'écriture et que cette dernière provient du DataHub, on ne pourra pas modifier les comptes comptables.
L'option de menu « Débrayer le modèle » : Permet de débrayer le modèle et donc de modifier les comptes comptables.
L'option de menu « Appliquer le modèle » : Permet d'appliquer un modèle après avoir modifié le modèle par exemple. Dans ce cas l'ensemble des lignes et ventilations analytiques saisies seront supprimées et régénérées. Un message d'alerte préviendra l'utilisateur, lui demandant s'il souhaite poursuivre .
L'entête pourra être complétement cachée en cliquant le bouton 
, ceci afin de libérer de la place pour l'espace de saisie. Ce bouton est également disponible sur la saisie des lignes et en pied.
...
La zone de saisie des ventilations est découpée en trois onglets :
L'onglet des lignes d'écritures comptables
L'onglet des lignes de ventilations analytiques
L'onglet des ventilations par échéance.
Un clic droit sur une ligne permet d'accéder au menu contextuel permettant :
D'interroger le compte de charge ou de produit,
D'interroger le compte du tiers
Contrairement au programme de saisie classique, l'écriture comptable, les ventilations analytiques ainsi que les ventilations par échéance n'ont pas obligation d'être équilibrées pour être enregistrées.
Les options de menu « Info comptes » et « Info ventilations » permettent d'exécuter une demande d'information complémentaire à un utilisateur. Ces deux boutons exécutent également un test de conformité sur l'ensemble de l'écriture et signalent si cette dernière est conforme aux tests de base.
L'option de menu « Info comptes » fera seulement des vérifications basiques.
L'option de menu « Info ventilations » vérifie si l'écriture comptable est correcte et si les ventilations analytiques correspondantes sont conformes. Si des erreurs sont présentes au niveau de l'écriture purement comptable, il conviendra de corriger l'écriture comptable avant d'envoyer une demande d'information sur les ventilations analytiques.
La présentation des lignes est différentes par rapport à la saisie d'écritures classique. En effet quatre onglets sont présents :
Lignes d'écritures
Ventilations par axe
Ventilations de TVA
Ventilations par échéance
Exemple de traitement
L'option de menu « Info comptes » indique que l'écriture comptable est conforme aux tests de bases. L'utilisateur en sera averti mais pourra tout de même saisir une demande d'éléments complémentaires de renseignement en répondant « Oui ».
Si oui ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :
La demande sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ « Transférer la demande à » : par exemple DEMO. C'est dans le champ « Demandes manquantes » que l'on pourra saisir en détail l'objet de la demande.
Puis cliquer sur le bouton « Envoyer la demande ». Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus. Notre utilisateur DEMO pourra ensuite, en cliquant sur la ligne correspondante, se positionner sur l'écriture en attente afin de réaliser les corrections éventuelles.
Lorsque l'utilisateur DEMO double clic sur la ligne, il accèdera à la demande et à partir de la demande, il pourra accéder à directement l'écriture comptable.
Widget Processus de l'utilisateur DEMO
A partir de la demande, l'utilisateur pourra :
Accéder à la modification de l'écriture, bouton « Modifier écriture »
Transférer la demande à son responsable, bouton « Transférer la demande »
Mettre fin à la demande, une fois que l'écriture aura été traitée, bouton « Ecriture complète »
Pour les demandes concernant les ventilations analytiques, les traitements sont identiques.
...
Présence des champs suivants dans les ventilations de TVA :
Taux de TVA Brut (Calculé et non modifiable)
Coefficient d'assujettissement (Modifiable)
Coefficient de taxation (Modifiable)
Coefficient d'admission (Modifiable)
Coefficient de déduction (Calculé et non modifiable)
Montant TVA Brut (Calculé et non modifiable)
TVA Brut - TVA Net (Calculé et non modifiable)
Génération automatique des lignes de TVA de l'écriture en attente.
...
Les raccourcis de la saisie d'écritures ont été reportés dans la saisie des écritures en attente :
« F2 » permet d'inverser les montants débit/crédit,
« CTRL+B » permet de se positionner sur les ventilations T.V.A.,
« CTRL+F4 » permet de se positionner sur les imputations axe,
« CTRL+SHIFT+F4 » permet de se positionner sur les ventilations pièces et échéances.
Option « Rester en création » pouvant être positionnée par défaut sur le journal.
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Pour intégrer les écritures en comptabilité, il faut les viser. Pour cela vous disposez des options de menu :
« Viser l'écriture » qui permet de positionner le visa afin d'intégrer l'écriture en comptabilité. L'utilisateur doit posséder le droit « CEv » pour viser l'écriture.
« Demander le visa » qui permet de faire une demande de visa à un utilisateur. Dans ce cas un message d'alerte demande à l'utilisateur s'il souhaite réaliser une demande de visa pour ce numéro d'écriture.
Si « Oui » ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :
La demande de visa sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ « Collaborateur » : DEMO (dans notre exemple).
Puis cliquer sur le bouton « Demander le Visa » de la barre d'outils. Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus.
Notre utilisateur DEMO pourra ensuite en cliquant sur la ligne correspondante donner une suite à la demande.
A partir de la demande, l'utilisateur pourra :
Accorder le visa, bouton « Accorder le visa »
Réaliser une demande à son manager, bouton « Demander au manager »
Il sera également possible de réinjecter l'écriture concernée dans le DataHub via le choix ci-dessous :
Cette opération permettra par exemple de relancer l'ensemble des étapes composant le processus et d'intégrer l'écriture en comptabilité.
Remarque :
Pour les écritures saisies directement c'est-à-dire sans passage par le DataHub, la demande de visa n'est pas obligatoire. En effet l'option « Intégrer en comptabilité » est actif par défaut.
...
Visa des écritures en attente – Traitement en masse
Divalto met également à disposition une option permettant de « viser » les écritures en masse à l'aide d'un traitement accessible à partir du menu. L'option de menu est la suivante : Comptabilité / Saisie / Visa des écritures en attente.
Pour le traitement en masse, il suffira de sélectionner un ensemble de lignes puis de cocher-décocher la sélection à l'aide des boutons « Cocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « F5 » 
et « Décocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « Shift + F5 » 
ou manuellement en cliquant la case « Visa », pour chaque lignes concernées.
Pour appliquer votre choix, il conviendra de valider l'ensemble et de confirmer la mise à jour.
Attention : Les écritures provenant du DataHub seront automatiquement intégrées en comptabilité, après avoir été visées.
A partir du traitement, l'utilisateur pourra également :
Rechercher une chaîne de caractères, une Bouton
« Rechercher » ou touche de raccourci Ctrl F
Consulter, modifier l'écriture via le bouton
, « Détail » ou touche de raccourci « F6 »
Visualiser le fichier joint principal via le bouton
Consulter la note du DataSet et de l'écriture par les boutons
Consulter les pièces jointes via le bouton
Modifier le regroupement au niveau présentation des écritures par le bouton
qui indique le regroupement actuel. Cette option est également accessible par le menu Regroupement.
...
D'interroger la fiche du fournisseur et la fiche qualité fournisseur via le menu Interrogation.
Zooms des écritures en attente
...
Pour supprimer une écriture en attente, il faut utiliser le zoom des entêtes des écritures en attente. 
Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Entête d'écriture en attente.
C'est à ce zoom que l'on accède également, lors de la saisie des écritures en attente via le bouton 
.
On pourra réaliser les opérations suivantes :
Consulter la provenance de l'écriture à partir de l'onglet IDENTIFIANT
...
Consulter les lignes d'écriture, en accédant au zoom Ecriture en attente
Modifier l'écriture en retournant en saisie d'écriture en attente
Supprimer complétement l'écriture en attente
Affichage des écritures en attente
Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Ecriture en attente.
Ce zoom permet de consulter le détail des lignes d'écritures en attente.
Extension des champs disponibles dans les écritures et les écritures en attente (V10.6)
Les champs type de tiers, Tiers, Tiers Payeur, Tiers Divalto Achat-vente, Tiers centrale et Tiers à relancer ont été rajoutés à l'écriture liée à un tiers ainsi que sur les ventilations par pièce et échéance qui lui sont rattachées.
Ces champs sont initialisés à partir des factures ou des tickets lors de l'intégration de la facture, via l'intégration comptable disponible dans Commerce & Logistique ou Point de Vente.
Rattachement de tiers au compte auxiliaire (V10.6)
Lors de la saisie d'écriture et d'écriture en attente, il est possible de sélectionner un tiers rattaché au compte auxiliaire.