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La centralisation est l'action qui permet de réunir en une seule ligne plusieurs lignes d'écritures d'un même compte selon certains critères de regroupement.
Anciennement utilisé pour la centralisation de la TVA, cette étape est surtout utilisée lors de la fermeture définitive d'un compte pour ramener les écritures du passé dans une ligne d'un compte centralisateur.
Dans tous les cas, ce sont les validations et les clôtures qui déclenchent le traitement en fonction du paramétrage du compte à centraliser.
Centralisations/Epurations
« Compte centralisable à la validation des brouillards »
« Compte épurable par l'épuration de fin d'exercice »
Le compte peut être déclaré centralisable et/ou épurable. Lors d'une centralisation, le détail des écritures centralisées seront transférées dans un journal spécial. Les réimpressions des journaux exploitent cette historisation des centralisations.
En spécifiant une centralisation à l'impression, le traitement d'extrait de compte réalise une pseudo-centralisation.
Date de fermeture et compte centralisateur
Lorsque l'on souhaite fermer un compte, il faut préciser une « date de fermeture ». Le compte ne pourra plus être utilisé dans les futures saisies, mais son historique reste disponible. C'est une pré-fermeture de compte.
Un traitement utilitaire permet une pré-fermeture par lot de comptes. En précisant un « compte centralisateur », l'utilisateur indique le compte vers lequel les écritures seront centralisées à la fermeture définitive. Un traitement réalise la fermeture du compte.
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Épuration des montants mensuels et mensuels– date en comptabilité générale
Épuration des montants mensuels
Ce traitement peut être exécuté après la clôture. Certains détails mensuels ne sont plus nécessaires. Il est possible de regrouper plusieurs cumuls mensuels en un seul ou plusieurs.
Il est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Epurations / Epuration montants mensuels
Ce regroupement est effectué par compte selon les critères suivants :
Code axe
Code journal
Sens Débit/Crédit
Nature de montant 2
Épuration des montants mensuels / Date
Les cumuls statistiques compris entre 2 dates seront regroupés à l'intérieur de chaque compte à la date de centralisation indiquée.
Ceci permet de compacter les enregistrements statistiques par exercice. Il est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Epurations / Epuration montants mensuels / date
Divalto autorise le traitement sur les périodes antérieures à l'avant-dernier exercice uniquement (N-2), de manière à conserver la cohérence de la colonne (année n-1) du bilan.
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Les comptes sont de même nature,
Les comptes sont du même groupe (3 premiers caractères identiques),
Les collectifs éventuels sont du même groupe.
Reconstitution des soldes en comptabilité
En cas d'incident au cours d'un traitement de type épuration ou renumérotation de compte (une coupure de courant par exemple, il convient d'exécuter le programme de « Reconstitution des soldes ».
Ce traitement est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Reconstitution des soldes
En fonction du détail des écritures, ce traitement recalcule pour les comptes et les axes :
Le solde saisi
Les cumuls de la balance courante.
Les statistiques mensuelles des comptes sont régénérées sur les exercices non clôturés.
Les programmes suivants mettent à jour les soldes et cumuls des comptes, ainsi que les montants statistiques mensuels :
Saisie d'écritures
Changement de période balance.
Après reconstitution des soldes, il convient d'interroger le Livre de Bord qui répertorie les anomalies détectées en cours d'exécution du programme. Après 500 erreurs, les anomalies ne sont plus notées dans le Livre de Bord.
Reconstitution des soldes allégée (V10.9)
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Renumérotation de comptes (V10.12)
La modification, ci-dessous, du programme de renumérotation des comptes à été réalisée.
Si le compte à modifier est un compte de tiers, le programme permet également de modifier les tiers associés à l'écriture et aux ventilations.
Les tiers mis à jour lors de la renumérotation sont :
Tiers facturé,
Tiers,
Centrale,
Tiers à relancer,
Tiers payeur.
Le tiers facturé peut être choisi, mais il doit être associé au nouveau numéro de compte.
Les autres tiers sont déduit de la fiche tiers (du tiers facturé).
Reconstitution des soldes en comptabilité
En cas d'incident au cours d'un traitement de type épuration ou renumérotation de compte (une coupure de courant par exemple, il convient d'exécuter le programme de « Reconstitution des soldes ».
Ce traitement est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Reconstitution des soldes
En fonction du détail des écritures, ce traitement recalcule pour les comptes et les axes :
Le solde saisi
Les cumuls de la balance courante.
Les statistiques mensuelles des comptes sont régénérées sur les exercices non clôturés.
Les programmes suivants mettent à jour les soldes et cumuls des comptes, ainsi que les montants statistiques mensuels :
Saisie d'écritures
Changement de période balance.
Après reconstitution des soldes, il convient d'interroger le Livre de Bord qui répertorie les anomalies détectées en cours d'exécution du programme. Après 500 erreurs, les anomalies ne sont plus notées dans le Livre de Bord.
Reconstitution des soldes allégée (V10.9)
Pouvoir lancer une Reconstitution des soldes "allégée" pour assurer la fin du traitement en cas de demande urgente.
Ajout de deux options permettant de ne pas traiter :
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Les nouvelles options « Présence de doublon de ligne d'écriture » et « Présence de doublon de ligne de ventilation » dans la section “ Contrôles Métiers ” permettent de vérifier si les écritures et les ventilations n’ont pas de doublons : :
Pour les écritures (table “C8”), il faut que les champs de la table « ECRNO » et « ECRLG » soit unique.
Pour les écritures ventilations (table “C8CP”), il faut que les champs de la table « ECRNO», « ECRLG» et « ECRLG » soit unique.
Pour les ventilations (table “CP”), il faut que les champs de la table « ECRNO», « ECRLG» et « MASKLG » soit unique.
Exemple d’une copie d'écran d’un rapport
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MASKLG » soit unique.
Exemple d’une copie d'écran d’un rapport
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Remarques :
Aucun programme de traitement ne génère de doublons d'écritures ou de ventilations, mais il est arrivé que les partenaires remontent des cas où des doublons ont été trouvées sans que cela ait été reproduis dans un usage standard.
Il n’y a pas de corrections automatiques de ces cas, il faut qu’elles soient corrigées en ressaisissant les données par la saisie d'écritures (si cela est possible) ou par des requêtes SQL.
Nouveau contrôle sur les journaux liés à Divalto règlement (V10.12)
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