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Si aucun fichier n'existe, il est possible de le créer simultanément à la recherche:
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1) Phase "Extraction" (Export)
Cette phase est utilisée à deux fins:
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A noter: les pièces (devis, commandes, factures..) ne sont pas exportables.
2) Phase "Intégration" (Import)
L'importation de données doit se faire dans un ordre logique à respecter:
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Toutes les tables dans les utilitaires d'import-export fonctionnent de la même façon. Chaque utilitaire affichera explicitement, comme dans l'exemple ci-dessus, les noms ODBC et SQL des tables.
Import/ Export des tables de paramètres de la gestion commerciale
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tables
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L'onglet NOTICE est créé automatiquement. Il constitue un guide d'utilisation: LEGENDE pour les codes couleurs et explications pour chaque champ à compléter, avec les valeurs admises.
Exemple:
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Import des données (intégration)
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur
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Dans le cas précis de l'intégration du code tarif 99 (en exemple); il doit être intégré manuellement. Il s'agit de la seule exception concernant les tables de codes tarifs.
L'option « mise à jour » est également accessible via le menu Fichier, choix « Mise à jour ».
Coche « Réserver le dossier » : bloque toute action concernant les données de la table pendant le traitement.
Import/Export des tables des tiers (clients, fournisseurs et autres tiers)
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tiers
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code statut
code stock / hors stock
statut maitre
nature de produit
code compétence
unité de référence
numéro article master
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Importer (et exporter) des articles indicés (V10.9)
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur Tableur / Import de Pièces par tableur
Les pièces (devis, commandes, factures etc.) ne sont pas exportables. Elles sont uniquement intégrables.
Cet utilitaire sert également à importer des données de pièces de stock (inventaires) et de valider totalement ou en masse des pièces (validation de BLs en factures par exemple).
L'"Import de Pièces" a une configuration et une utilisation différente des autres utilitaires étudiés dans les chapitres précédents.
Remarque : Les pièces internes cde + BL sont prise en comptes à partir des versions 214d , 215c , 216a , 217.
1) Ecran de sélection:
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Bouton "Sélection fichier": c'est ce bouton permettant de sélectionner le fichier excel à intégrer, ou sur lequel copier extraire la structure.
Type de traitement (cocher la case au choix)
→ Stock: ce choix permet d'importer les données de stock, matérialisées par des pièces d'inventaire.
→ Création: ce choix permet d'importer toutes les pièces à l'exception des pièces d'inventaire
→ Validation totale: validation de pièce (exemple: commande client validée en BL) dans son entièreté.
→ Validation Partielle: validation de pièce, ligne par ligne
Phase (cocher la case au choix)
→ Génération de la structure du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Il s'agit d'une version simple, sans le détail des champs.
→ Génération de la structure détaillée du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Contient les champs de base des pièces. Attention, les champs contenus dans cette structure ne sont donc pas exhaustifs.
→ Import: correspond à la phase d'intégration du fichier contenant les données à importer.
Sélection (cocher la case au choix), valable uniquement en phase d'Import
→ Mise à jour réelle: cette coche intégrera les données réellement. Tant que vous êtes en phase de simulation, aucune donnée ne sera intégrée.
→ Simulation: mode de sécurité ou de contrôle, permettant d'obtenir des informations du programme, sur les éventuelles erreurs contenues dans le fichier.
Fichier
→ Feuille par défaut: si vide, concernera toutes les feuilles du fichier excel (tous les onglets), sinon une sélection d'un onglet en particulier est possible par la liste déroulante.
→ Coche "Ouvrir le classeur à la fin du traitement": le fichier excel s'ouvre automatiquement à la fin de l'un des 3 traitements (phases) opéré.
Coche "Réserver le dossier": évite toute opération sur le dossier pendant les opérations sur cet utilitaire.
2) Structure du fichier excel et complétion avec les données
Quel que soit le type de traitement, il est possible de générer la structure du fichier, en guise de guide de complétion des données avant intégration de celles-ci.
Exemple de sélection pour obtenir la structure détaillée du fichier dans le cas d'une intégration de pièce de type "commande client".
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Pour rappel, les codifications de pièces dans Divalto sont les suivantes:
"1" pour devis; "2" pour commande; "3" pour BL; "4" pour facture
La structure du fichier (vierge de données) se présente ainsi:
...
Dans la première colonne se trouvent les noms SQL des champs à compléter, ligne par ligne. Dans la première ligne, se trouvent les noms des champs de pièce. Cette première colonne et cette première lignes sont modifiables, mais doivent exister pour que les données puissent être injectées ensuite.
Un code couleur a été prévu pour reconnaître facilement les lignes à compléter, dans une logique de croisement de cellule.
Première ligne (jaune clair): les données générales d'identification de la pièce (quel dossier, quel type de pièce.)
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IPAR est le nom des données qui concernent les informations de la pièce. C'est dans cette ligne et sous les colonnes des champs correspondantes- Export Articles indicés
Le fonctionnement est identique à celui de l’utilitaire d’import - export des articles (non indicés) avec des possibilités supplémentaires, propres aux articles indicés.
En effet, la colonne INDICEARTICLE est obligatoire et permet de saisir les indices des articles. Des colonnes complémentaires permettent de saisir les statuts des indices:
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👉 Précisions importantes:
Colonnes à contrôler :
ARTIND doit respecter le système d'indiçage
STATUT_MAITRE et STATUT_CODE doivent être cohérents entre eux
TYPARTCOD obligatoire avec gestion cycle de vie dès que on veut un article indicé
CVAFL obligatoire à OUI pour un article indicé
Colonnes gérées automatiquement non modifiables:
INDICATEURSVERSIONINITIALE
ARTMASTERNO
Règles imposées:
R1 : il est interdit d'importer un indice publié supérieur à l'indice en cours
R1bis : il est interdit d'importer un indice en cours supérieur à l'indice en cours
R2 : il est interdit de changer un statut maitre d'un article existant
R2bis : il est interdit de changer un statut libre d'un article existant
R3: chaque version publiée doit avoir une ligne dans l'historique article (générée automatiquement)
R4: il est interdit de changer le ARTMASTERNO
R5: il est interdit de modifier un indice publié
Cas d’import d’articles standard (à partir de la V10.9)
L’utilitaire (Import - Export Articles et Catalogue Externe) présente également la colonne INDICEARTICLE. L'import par excel d'article est bridé et est obligatoirement indicé en version A ou 1 en cours.
Il n'est pas possible de forcer l'indice. Il est donc impossible d'intégrer une version autre que A ou 1 et impossible d'intégrer des versions publiées.
Afin de pouvoir importer des versions publiées des articles indicés avec l'import Excel, il faut créer un nouvel import en utilisant l’utilitaire d’import des articles indicés.
Import de pièces par tableur
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import de Pièces par tableur
Les pièces (devis, commandes, factures etc.) ne sont pas exportables. Elles sont uniquement intégrables.
Cet utilitaire sert également à importer des données de pièces de stock (inventaires) et de valider totalement ou en masse des pièces (validation de BLs en factures par exemple).
L'"Import de Pièces" a une configuration et une utilisation différente des autres utilitaires étudiés dans les chapitres précédents.
Remarque : Les pièces internes cde + BL sont prise en comptes à partir des versions 214d , 215c , 216a , 217.
Plus d’informations techniques sur l’intégration de pièce avec ce lien Intégration de pièce par GTPP150
1) Ecran de sélection:
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Bouton "Sélection fichier": c'est ce bouton permettant de sélectionner le fichier excel à intégrer, ou sur lequel copier extraire la structure.
Type de traitement (cocher la case au choix)
→ Stock: ce choix permet d'importer les données de stock, matérialisées par des pièces d'inventaire.
→ Création: ce choix permet d'importer toutes les pièces à l'exception des pièces d'inventaire
→ Validation totale: validation de pièce (exemple: commande client validée en BL) dans son entièreté.
→ Validation Partielle: validation de pièce, ligne par ligne
Phase (cocher la case au choix)
→ Génération de la structure du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Il s'agit d'une version simple, sans le détail des champs.
→ Génération de la structure détaillée du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Contient les champs de base des pièces. Attention, les champs contenus dans cette structure ne sont donc pas exhaustifs.
→ Import: correspond à la phase d'intégration du fichier contenant les données à importer.
Sélection (cocher la case au choix), valable uniquement en phase d'Import
→ Mise à jour réelle: cette coche intégrera les données réellement. Tant que vous êtes en phase de simulation, aucune donnée ne sera intégrée.
→ Simulation: mode de sécurité ou de contrôle, permettant d'obtenir des informations du programme, sur les éventuelles erreurs contenues dans le fichier.
Fichier
→ Feuille par défaut: si vide, concernera toutes les feuilles du fichier excel (tous les onglets), sinon une sélection d'un onglet en particulier est possible par la liste déroulante.
→ Coche "Ouvrir le classeur à la fin du traitement": le fichier excel s'ouvre automatiquement à la fin de l'un des 3 traitements (phases) opéré.
Coche "Réserver le dossier": évite toute opération sur le dossier pendant les opérations sur cet utilitaire.
2) Structure du fichier excel et complétion avec les données
Quel que soit le type de traitement, il est possible de générer la structure du fichier, en guise de guide de complétion des données avant intégration de celles-ci.
Exemple de sélection pour obtenir la structure détaillée du fichier dans le cas d'une intégration de pièce de type "commande client".
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Pour rappel, les codifications de pièces dans Divalto sont les suivantes:
"1" pour devis; "2" pour commande; "3" pour BL; "4" pour facture
La structure du fichier (vierge de données) se présente ainsi:
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Dans la première colonne se trouvent les noms SQL des champs à compléter, ligne par ligne. Dans la première ligne, se trouvent les noms des champs de pièce. Cette première colonne et cette première lignes sont modifiables, mais doivent exister pour que les données puissent être injectées ensuite.
Un code couleur a été prévu pour reconnaître facilement les lignes à compléter, dans une logique de croisement de cellule.
Première ligne (jaune clair): les données générales d'identification de la pièce (quel dossier, quel type de pièce.)
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IPAR est le nom des données qui concernent les informations de la pièce. C'est dans cette ligne et sous les colonnes des champs correspondantes, que vous allez saisir vos données.
Exemple: Croisement IPAR/DOSSIER: donnée saisie "998'. IPAR/TYPE_PIECE: donnée saisie: "Devis" (ou code: 1). Car il s'agit d'importer un Devis, dans le Dossier 998.
Deuxième ligne (jaune): les données d'en-tête de la pièce
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ENT est le nom des données qui concernent les données d'en-tête de la pièce. C'est dans les lignes en jaune, sous les colonnes dédiées correspondant aux champs d'en-tête, que vous allez saisir vos données.
Exemple: Croisement IPARENT/DOSSIER: donnée saisie "998'. IPAR/TYPECODE_OP: donnée saisie "C" pour code opération C correspondant au flux de vente. ENT/DATE_PIECE: donnée saisie : "Devis" (ou code: 1). Car il s'agit d'importer un Devis, dans le Dossier 998.
Deuxième ligne (jaune): les données d'en-tête de la pièce
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ENT est le nom des données qui concernent les données d'en-tête de la pièce. C'est dans les lignes en jaune, sous les colonnes dédiées correspondant aux champs d'en-tête, que vous allez saisir vos données.
Exemple: Croisement ENT/CODE_OP: donnée saisie "C" pour code opération C correspondant au flux de vente. ENT/DATE_PIECE: donnée saisie "01/01/2020" pour la date. Respecter le format JJ/MM/AAAA.
Lignes suivantes:
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Les lignes suivantes concernent les MOUV (détail des lignes: référence article, quantité etc.), les MVTL (ventilations: quantités par n°de lot, par emplacement etc.), les ITXT (textes), les ENTCPLEXT (données liées à l'EDI), EAD (adresses complémentaires).
Ces champs sont modifiables, supprimables. Vous modelez la structure selon vos besoins. Les données IPAR, ENT, MOUV sont par contre obligatoires, pour les données de base de la pièce.
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01/01/2020" pour la date. Respecter le format JJ/MM/AAAA.
Lignes suivantes:
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Les lignes suivantes concernent les MOUV (détail des lignes: référence article, quantité etc.), les MVTL (ventilations: quantités par n°de lot, par emplacement etc.), les ITXT (textes), les ENTCPLEXT (données liées à l'EDI), EAD (adresses complémentaires).
Ces champs sont modifiables, supprimables. Vous modelez la structure selon vos besoins. Les données IPAR, ENT, MOUV sont par contre obligatoires, pour les données de base de la pièce.
Importer des pièces contenant des articles indicés (V10.9)
Même fichier d’importation des pièces, mais avec le champ dédié:
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Export de données existantes
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur
Ce chapitre est commun à tous les utilitaires d'import-export
Sélectionner la phase "Extraction" uniquement.
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Valider
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La sélection des tables et leurs champs à exporter se fait exactement de la même manière que pour les autres phases (voir chapitres précédents).
→ Marquer chaque ligne des tables à exporter
→ Le bouton cible permet de sélectionner (marquer) des champs en particulier
→ Le bouton filtre 
permet de ne sélectionner qu'une partie des données.
Exemple:
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Valider pour obtenir le fichier exporté.
Import export des tarifs
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur
Ce chapitre est commun à tous les utilitaires d'import-export
Sélectionner la phase "Extraction" uniquement.
...
Valider
...
La sélection des tables et leurs champs à exporter se fait exactement de la même manière que pour les autres phases (voir chapitres précédents).
→ Marquer chaque ligne des tables à exporter
→ Le bouton cible permet de sélectionner (marquer) des champs en particulier
→ Le bouton filtre permet de ne sélectionner qu'une partie des données.
Exemple:
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Valider pour obtenir le fichier exporté.
Import export des tarifs
Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tarifs
Interface de sélection et fonctionnement identiques aux autres utilitaires d'import-export de données.
Les tables de tarifs et remises importables sont les suivantes:
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Optimisation de l'import de données (V10.6)
Les tables Client, Fournisseur, Prospect et articles sont dotées du champ Média qui correspond à une image permettant d'associer un visuel à l'entité concernée. Le traitement d'import recherche une image de même nom dans un répertoire dédié.
Pour accélérer le traitement, il est possible de désactiver la recherche de média lors de l'import de données. Pour ce faire, on s'appuie sur la notion de paramètres ERP.
En savoir plus sur les paramètres ERP : Les paramètres ERP (V10.5)
Pour mettre en œuvre l'optimisation, le domaine à paramétrer dans le zoom Valeurs de paramètres ERP est A5_IMPORT_DONNEES. Ce paramètre doit être positionné à oui pour désactiver la recherche de média. A contrario, si la valeur du paramètre est non, la recherche de média est activée.
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Génération de clés lors de l’import (V10.7)
Lors de l’import de clients, fournisseurs, prospects, ou articles, si les champs correspondant à la clé (code tiers resp. code article) sont laissées vides, le programme constitue ces clés automatiquement, à partir d’un compteur, incrémenté de 1, à chaque création d’enregistrement dans la table correspondante.
Cette fonctionnalité est également opérationnelles pour les imports au format XML.
Import par tableur : éxécution par processus (V10.8)
Les programmes concernés sont ceux identifiés par Commerce et Logistique/ Utilitaires/ Import - Export tableur/ Import - export …
Ces programmes peuvent être lancés par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.
Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.
Prérequis
Le code chemin IMPEXP_ART doit être créé.
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/ Import - Export Tarifs
Interface de sélection et fonctionnement identiques aux autres utilitaires d'import-export de données.
Les tables de tarifs et remises importables sont les suivantes:
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Optimisation de l'import de données (V10.6)
Les tables Client, Fournisseur, Prospect et articles sont dotées du champ Média qui correspond à une image permettant d'associer un visuel à l'entité concernée. Le traitement d'import recherche une image de même nom dans un répertoire dédié.
Pour accélérer le traitement, il est possible de désactiver la recherche de média lors de l'import de données. Pour ce faire, on s'appuie sur la notion de paramètres ERP.
En savoir plus sur les paramètres ERP : Les paramètres ERP (V10.5)
Pour mettre en œuvre l'optimisation, le domaine à paramétrer dans le zoom Valeurs de paramètres ERP est A5_IMPORT_DONNEES. Ce paramètre doit être positionné à oui pour désactiver la recherche de média. A contrario, si la valeur du paramètre est non, la recherche de média est activée.
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Génération de clés lors de l’import (V10.7)
Lors de l’import de clients, fournisseurs, prospects, ou articles, si les champs correspondant à la clé (code tiers resp. code article) sont laissées vides, le programme constitue ces clés automatiquement, à partir d’un compteur, incrémenté de 1, à chaque création d’enregistrement dans la table correspondante.
Cette fonctionnalité est également opérationnelles pour les imports au format XML.
Import par tableur : éxécution par processus (V10.8)
Les programmes concernés sont ceux identifiés par Commerce et Logistique/ Utilitaires/ Import - Export tableur/ Import - export …
Ces programmes peuvent être lancés par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.
Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.
Prérequis
Un code chemin doit être créé.
Le champ Code chemin dédié à l’import tableur doit être renseigné dans la fiche Dossier commun pour le groupe « Import tableur »
Il indiquera le chemin par défaut utilisé par l’import automatique par processus
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Ce chemin indique le point d’entrée par défaut, mais ce sont les sous-dossiers présent qui doivent correspondre aux différents import tableur (qui sont inclus dans ce mécanisme).
Il existe 3 types d’import (article, tiers et tarifs). Les noms des sous-dossiers sont respectivement : ART, TIERS et TAR.
Avant d’utiliser l’import par processus, il convient donc de créer manuellement les 3 sous-dossier (ART, TIERS et TAR) dans le chemin par défaut
Exemple : Le code chemin pointe “/monServeur/fichiers/importProcessus”, je crée par exemple “/monServeur/fichiers/importProcessus/ART” et “/monServeur/fichiers/importProcessus/TIERS”
Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus
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