Nombre d'emplacements
Vous pouvez préciser ici, si la localisation est elle même constituée d'entités plus petites , le nombre de subdivisions.
Les étagères dans une armoire
Les casiers dans une unité de stockage
Les sous-répertoires d'un répertoire numérique.
Mode fiche : localisation
Pour paramétrer complètement une localisation, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Définition
Code localisation
Libellé localisation
Nombre d'emplacements
Dépendances
Structure localisation
Environnement localisation
Paramètres
Nature localisation
Chemin localisation
Média
Libellé localisation
Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé de la localisation
Structure localisation
Vous pouvez préciser ici le code structure auquel est rattachée la localisation.
Environnement localisation
Vous pouvez préciser ici l'environnement dans lequel est située la localisation.
Nature localisation
Vous précisez ici le rôle de la localisation dans la gestion documentaire.
Lieu d'utilisation : coché si la localisation est un lieu de diffusion dans lequel les copies de documents peuvent être détenues pour être utilisées (consultées).
Lieu de classement : coché si la localisation est un lieu dans lequel les originaux des documents peuvent être conservés.
Lieu d'archivage : coché si la localisation est un lieu dans lequel les documents archivés (anciennes versions) peuvent être conservés.
Média
Vous pouvez associer ici une image à la localisation .
droit affiche un popup
pour aller chercher le fichier image sur votre disque.
les images doivent être regroupées dans le répertoire objets windows partageables déclaré dans le dossier Divalto.
Vous pouvez associer un plan de situation si il s'agit d'une localisation physique.
Code localisation
Les localisations sont codifiées librement sur 20 caractères alphanumériques majuscules.
ADM Bureau service administratif
ACHATS Bureau des achats
PT001 Poste de travail 001
ARCHIVES Bureau des archives
Généralités : Localisations
Cette table permet d'administrer les localisations des documents. Une localisation est un concept plutôt large qui peut désigner un lieu physique (un bureau, une armoire, ...) ou un lieu numérique (chemin URL, archive GEIDE ...), ou tout autre critère de classement virtuel (services, unités organisationnelles ...).
Un code localisation sert à regrouper les document qui sont détenus dans un même lieu.
Chaque document peut être classé dans une ou plusieurs localisation.
Le code localisation est un critère de tri dans :
- Document par localisation
Le code localisation est un critère de sélection dans :
Interrogation diffusions
Interrogation document
Les bureaux contenant des armoires de documents papier.
Les répertoires numériques contenant les fichiers documents.
Les critères d'un plan de classement "métier"
Chemin localisation
Vous pouvez configurer ici le chemin windows ce qui définira la localisation comme étant virtuelle (numérique).
Le nom d'un dossier sur un serveur qui va contenir des fichiers contenu de documents.