Des propriétés supplémentaires sont activées si le type de document est ‘externe’.
Identification externe
L’identification externe est composée de deux éléments supplémentaires :
Référence document
Référence en usage à l’extérieur de l’entreprise
Exemple :
NF X06-023 Norme AFNOR sur les plans d'échantillonnage
Date édition
Cette donnée sert à identifier la version du document externe.
Ce peut être une date ou toute autre valeur représentant un indice de révision du document.
Exemple :
Dec 97 pour la révision de la norme NF X06-023 Norme AFNOR sur les plans d'échantillonnage
Source du document
Tiers
Vous indiquez ici le tiers qui est à l'origine du document et en maîtrise les évolutions.
Ce peut être un fournisseur ou un client Divalto.
Comme fournisseur, on peut trouver les éditeurs de normes ou d'ouvrages techniques, les libraires ...
Comme client, on peut trouver ceux qui remettent des cahiers des charges.
Statut externe
Etat externe
L'état externe du document n'est pas géré en automatique, puisque il évolue suite à des interventions extérieures au système documentaire de l'entreprise.
Vous devez donc vous tenir informé par une veille documentaire afin d'actualiser cette donnée.
Trois états sont possibles :
N° | Libellé interface | Description |
1 | Projet | Le document n'est pas achevé ni validé . Il peut s'agir d'un guide de recommandations par exemple , qui n'a pas le même niveau d'exigence qu'une norme. |
2 | En vigueur | Document reconnu comme référentiel commun . Cas d'une norme valide. |
3 | Périmé | Document qui a été remplacé par une version plus récente, mais qui pourrait rester pertinent dans des cas sous contrôle; |
Il peut y avoir écart entre statut du document en interne, et état externe. En effet, on peut choisir volontairement d'appliquer une norme périmée dans le référentiel externe, pour des raisons diverses (moyens , techniques).
Date annulation
Cette donnée n'est accessible que si vous avez déclaré l'état externe "Périmé". Vous précisez ici la date à partir de laquelle le document est remplacé ou annulé.
Remplacé par
Cette donnée n'est accessible que si vous avez déclaré l'état externe "Périmé". Vous précisez ici la référence du document de remplacement, s'il y a lieu.