La facturation des prestations est l'aboutissement des étapes suivantes :
Création de l'arborescence de l'affaire
Affectation des ressources à des points
Saisie des temps prévisionnels
Saisie des temps passés par affaire et par point
La facturation correspond toujours à un cumul des temps selon certains critères (par collaborateur, par domaine, etc.).
L'opération s'effectue à l'aide d'un assistant en un maximum de 4 étapes - parfois 3 selon les options de facturation.
Lien temps – article pour la facturation des affaires
Ce zoom permet de définir selon un certain nombre de croissement concernant les codes articles qui seront utilisés par la facturation périodique.
On accède au zoom par l'option de menu : Affaire / Fichiers / Fichiers liés à la facturation / Facturation – Lien temps-Article.
Les critères de sélection pour un code article avec ou sans sous-référence sont définis suivant les combinaisons :
Client,
Affaire,
Activité,
Domaine,
Collaborateur,
Groupe de collaborateurs.
Remarque : Aucun champs n'est de type obligatoire.
L'assistant de facturation périodique des affaires
Les 4 étapes de l'assistant sont :
Etape 1 – Périmètre de la facturation
Etape 2 – Arbitrage des saisies
Etape 3 – Rapprochement avec les commandes
Etape 4 – Confirmation du traitement
Etape 1 : Périmètre de la facturation
Il s'agit dans cette première étape de délimiter l'environnement de facturation. Vous avez la possibilité de faire une sélection sur les affaires :
Par borne de période,
Par borne de code affaire,
Par borne de classe d'affaire,
Par borne de code client,
Par borne de code commercial,
Par borne de code chef de projet.
Ainsi que par sélection des temps et des différents éléments facturables :
Par point et sous-niveaux,
Par code de collaborateur,
Par groupe de collaborateurs.
Une sélection sur les statuts des points est également disponible :
En préparation,
Actif,
Terminé,
Rejeté.
Les statuts « Actif » et « Terminé » sont cochés par défaut.
Il est également possible d'accéder aux options de facturation afin de les modifier pour la session en courante via le bouton « Options » .
En cliquant sur le bouton « Suivant », vous passez à l'étape suivante.
Etape 2 : Arbitrage et modifications
Dans cette deuxième étape trois onglets sont à votre disposition par code affaire :
Temps individuels,
Eléments facturables,
Bons de livraisons.
L'onglet « Temps individuels » reprend l'ensemble des temps réalisés par collaborateur. la modification des données est possible, si l'option « Autorise la modification des saisies » est cochée.
Vous pourrez modifier pour chaque ligne :
L'indication « Facturable » (Non, Oui, Nsp),
Le temp réellement facturable,
Le code du point,
La désignation du point,
Le code « Activité »,
Le code « Domaine »,
La référence et la sous référence du code article.
L'onglet « Eléments facturables » reprend l'ensemble des données issues de la saisie manuel des éléments facturables.
L'onglet « Bons de livraisons » contient la liste des BLs qui seront facturés en même temps que les temps individuels. Il faut que l'option « Facturation des bons de livraison Achat/Vente » soit cochée pour pouvoir facturer les BLs.
En cliquant sur le bouton « Suivant » pour passer à l'étape suivante ou « Précédent » pour revenir sur à étape précédente.
Etape 3 : Rapprochement des commandes
L'écran est divisé en deux parties :
Le tableau du haut récapitule la synthèse des temps saisies et les bons de livraisons pris en compte pour la facturation,
Le tableau du bas, vous signale les rapprochements effectués avec les commandes.
En sélectionnant une commande ou un bon de livraison dans le tableau du bas, vous pouvez, visualiser le détail de la pièce existante en cliquant sur le bouton « Détail » ou la touche de fonction « F6 »,
Un clic droit dans le tableau du bas sur une ligne de prestation permet :
De déplacer l'élément dans le groupe « Elément en sus ». Ceci permet de mettre l'élément en attente et l'arbitrage n'est finalisé empêchant le passage à l'étape suivant,
De déplacer l'élément dans le groupe « Facturer ultérieurement » s'il se trouve dans le groupe « Elément en sus »,
De déplacer l'élément dans le groupe « Elément non-facturé ». Ce dernier ne sera donc pas facturé.
De déplacer l'élément dans le groupe « Facturation immédiate » ou « Facturation à établir »,
De déplacer l'élément dans le groupe « Ligne indépendante ». Ce qui créera une nouvelle commande,
De réaliser de « l'affectation partielle ».
pour passer à l'étape suivante, cliquer sur le bouton « Suivant ».
Etape 4 : Résumé - Confirmation de traitement
Affiche un écran de synthèse de la facturation qui sera réalisée. Vous pouvez encore cliquer sur le bouton « Précédent » pour revenir à étape précédente.
Le bouton « Valider » lance le traitement et génère les factures.
Une fois le traitement terminé, un écran vous indique l'ensemble des factures qui ont été générés avec possibilité de consultation.