Qu'est-ce qu'un éphémère
Il s'agit d'un article, créé « à la volée », en saisie de pièce client ou fournisseur, pour répondre rapidement à une demande ponctuelle d'un client.
Cette fonctionnalité permet de ne pas passer par tout le processus de paramétrage d'un article non référencé, en proposant un formulaire simplifié de création basé sur un modèle d'article.
Un éphémère est identifié par un code fournisseur et une référence article chez le fournisseur.
L'éphémère est néanmoins géré en stock puisqu'il va faire l'objet d'un achat pour assurer une vente.
Paramétrage du dossier pour les éphémères
La fiche dossier intègre les options de paramétrage (Commerce et logistique/Fichiers/Organisation/Dossiers, onglet ARTICLES pavé Ephémères).
Les paramètres disponibles sont les suivants :
gérer les éphémères : la gestion des éphémères n'est disponible que si cette option est activée,
compteurs éphémères : à la création de l'article éphémère, une référence article est attribuée, soit à partir du compteur article, soit à partir d'un compteur propre aux éphémères (par exemple, les éphémères sont numérotés sous la forme « zzzzz00001 ») ; ces deux compteurs sont paramétrables à partir du dossier par le bouton Numérotation,
substitution de référence sur les impressions : permet de ne pas faire apparaitre la référence interne de l'article sur les éditions de pièces, mais uniquement la référence de l'article chez le fournisseur,
Maj catalogue : cette option permet d'activer la création automatique d'une ligne dans le catalogue du fournisseur lorsqu'un éphémère est créé,
création d'article à partir du catalogue : si l'option est cochée, la création d'un éphémère n'est réalisable qu'à partir du catalogue fournisseur, sinon, le formulaire de création est proposé directement en saisie de pièce,
réapprovisionnement : un éphémère devant être acheté, cette option permet de définir sa méthode de réapprovisionnement.
La fiche dossier permet de définir un caractère spécial qui servira de préfixe d'appel, commun aux éphémères et au catalogue fournisseur (Commerce et logistique/Fichiers/Organisation/Dossiers onglet PIECE2).
Création directe d'un éphémère en saisie de pièce
En saisie d'une ligne de pièce, la demande de création d'un éphémère se fait en saisissant sur la zone référence, le préfixe choisi sur le dossier suivi de la référence article chez le fournisseur (par exemple : @41.7 où «41.7 » est la référence article chez le fournisseur) ; cette action entraîne l'ouverture d'un écran de création d'un éphémère.
Le formulaire contient les données de base nécessaires à la vente et l'achat de l'article.
Pour toutes les autres données de la fiche article (codes statistiques, comptes comptables, code TVA, etc…), un modèle article est demandé qui est, soit une autre référence issue de la table article, soit un modèle article.
Après validation du formulaire, un article est créé associé à un tarif d'achat, un tarif de vente, une fiche référencement fournisseur et une fiche réappro. si demandée sur le dossier.
L'article est simplement marqué comme étant « éphémère ».
Si le dépôt (Commerce et logistique/Fichiers/Tables/Tables liées au stock/Dépôt) gère les emplacements, il sera possible d'affecter un emplacement par défaut pour les éphémères en renseignant la donnée « Emplacement éphémères » sur la fiche dépôt Onglet DEFINITION. Cet emplacement est proposé, en saisie de pièce, si aucune fiche Info dépôt n'est trouvée pour l'éphémère.
La ligne est saisie comme toute autre ligne.
Réutilisation d'un éphémère en saisie de pièce
En saisie d'une ligne de pièce, lors de l'appel d'un éphémère par le préfixe suivi de la référence article chez le fournisseur, si l'éphémère existe déjà et figure dans le catalogue fournisseur, alors, le système va ramener l'éphémère existant sur la ligne.
Cette fonctionnalité impose de gérer les options du dossier « Maj catalogue » (Commerce et logistique/Fichiers/Organisation/Dossiers onglet ARTICLES pavé Ephémères) et Activer la recherche à partir du catalogue fournisseur (Commerce et logistique/Fichiers/Organisation/Dossiers onglet PIECES 2 pavé Critères d'accès à la référence article).
Création d'éphémère via le catalogue fournisseur
Le catalogue fournisseur (Commerce et logistique/Fichiers/Catalogue référence externe) contient des articles gérés dans la base et d'autres non gérés, l'identifiant la référence fournisseur renseignée dans le référencement fournisseur.
Le catalogue est aussi accessible en saisie de pièce par un clic droit puis « Catalogue Fournisseur ».
La sélection d'un article géré ramène la référence interne ; on est alors sur une saisie standard.
La sélection d'un article non géré passe en création d'un éphémère en reprenant les données renseignées sur le catalogue.
Gestion des décompositions sur les articles éphémères
En création de l'éphémère, le formulaire propose de créer une décomposition et reprend les paramètres possibles pour une décomposition « Lier les lignes de décomposition » et « Rechercher le prix de vente pour l'article composé » :
A la validation, un écran permet d'ajouter les composants qui sont ajoutés à la décomposition.
La saisie de ligne est ensuite conforme à la saisie d'une décomposition gérée.
Prise en compte des éphémères sur les listes
Le menu Listes (Commerce et logistique/Listes) propose différentes éditions basées sur les mouvements articles.
Toutes les listes proposant un filtre article permettent de prendre en compte ou ignorer les éphémères en activant l'option « Prise en compte des articles éphémères ».
Création d’un article éphémère et tarif de référence (V10.9)
En saisie de pièce, lors de la création à la volée d’un article éphémère avec un tarif d’achat, un tarif de référence est automatiquement généré.