On accède à l'arbre de points d'une affaire via l'option de menu : Divalto Affaire / Affaires / Points d'affaires / Points
Dans le cadre du suivi de projets, à chaque commande est associée une affaire.
Une affaire peut regrouper plusieurs commandes, notamment dans le cas d'avenants successifs ou d'opérations complémentaires devisées à part.
Contrairement à la commande, l'affaire est, de par sa nature, évolutive, c'est pourquoi dans Divalto Affaire, elle est représentée sous la forme d'un arbre aux branches plus ou moins étoffées et aux ramifications plus ou moins nombreuses. Ces branches sont appelées des points. On parle d'Arborescence des points.
Depuis l'arborescence vous pouvez :
Créer ou modifier vos différentes arborescences par affaire
Affecter les ressources concernées
Saisir ou consulter les temps prévisionnels
Les points sont structurés en niveaux et sous-niveaux, au sein d'une arborescence, le niveau principal (ou racine) étant l'affaire.
Vous pouvez décomposer une affaire en descendant jusqu'à 10 niveaux.
Du nombre de points et de sous-niveaux va dépendre le degré de précision en termes de saisie des temps et de facturation.
Un assistant de création se lance automatiquement en l'absence d'arborescence, ou encore lorsqu'un projet est converti en affaire.
Description de l'arbre de points affaire
Le détail de chaque ligne s'affiche à droite, sur l'onglet « Généralités ».
Note : par défaut, les caractéristiques du niveau supérieur sont héritées par le niveau inférieur. Elles restent modifiables.
Code du point
Il est important car repris dans les différents tableaux (affectation des ressources par point, saisie des temps, etc.).
Réf. complète
C'est la référence du point. Elle reprend automatiquement le code du point courant précédé des codes des points parents (du point racine seulement si c'est un point de niveau 2).
Désignation
Libellé du point.
Affaire
La zone grisée reprend l'affaire racine de l'arbre, la première zone permet d'associer le point courant à une autre affaire. Rappelons que l'affaire doit autoriser la saisie des temps passés pour être affectée à un point.
Remarque : un point peut appartenir à plusieurs affaires. Exemple : le point « Réunion de chantier » est une constante dans le domaine du BTP, il va donc se retrouver dans toutes les affaires, et à plusieurs reprises.
Domaine
Le point peut être rattaché à l'un des domaines existant depuis la table « Domaine ».
Exemples : achats, ADV, finances, production, etc. Le domaine désigné va suivre tous les points de niveau inférieur. Le domaine pourra être utilisé comme critère de sélection en phase de facturation.
Activité
Le point peut être rattaché à l'une des activités existante depuis la table « Activité ».
Exemples : formation, assistance technique, installation, étude, etc. L'activité désignée va suivre tous les points de niveau inférieur. Elle pourra être utilisée comme critère de sélection en phase de facturation.
Le choix de l'activité induit la méthode de valorisation des temps (taux horaire du collaborateur, coût d'utilisation de l'article ou taux horaire + coût d'utilisation).
Statut
Par défaut, le point est « En préparation ». Il peut également être « Actif », « Rejeté » ou « Terminé ».
Facturable
Cette information a une incidence directe sur l'étape de facturation. Vous avez trois possibilités :
« Oui »: les temps saisis sur ce point seront repris lors de la facturation périodique.
« Non » : les temps saisis sur ce point ne seront pas facturés. Ils pourront en revanche apparaître ou non sur la facture, selon les options de facturation.
« Champ vide » : le choix sera laissé au collaborateur au moment de la saisie de ses temps, ou à défaut, au moment de la facturation.
Temps du point / Temps des sous-niveaux
Ces champs reprennent les temps déjà saisis. Ils sont exprimés en heures et en jours. Le temps du point inclue celui de ses sous-niveaux s'il en a.
Dates du point
Elles seront utilisées pour l'ordonnancement.
Affectations directes / Affectations héritées
Il s'agit du collaborateur chargé de la tâche. L'affectation héritée correspond à la ressource affectée au point supérieur.
Pertinence
Le point peut être indispensable, pertinent ou de confort.
Les affectations de l'arbre de points affaire
L'accés aux affectations peut être réalisé par l'option de menu : Affaire / Affaires / Points d'affaires / Points - Bouton « Affectation ».
Le zoom des affectations est également accessible par l'option de menu : Affaire / Affaires / Points d'affaires / Affectation.
Vous allez pouvoir désigner les ressources (les collaborateurs ou groupes de collaborateurs) affectées aux différentes tâches de l'affaire, c'est-à-dire aux points.
La grille des affectations permet d'avoir une vue globale et croisée (activité / domaine) des utilisateurs à qui des points ont été attribués.
La grille dépend du point préalablement sélectionné : elle croise les niveaux -1 et -2 qui se trouvent sous le point sélectionné.
Attention : si le point sélectionné contient des points (-1) qui n'ont pas de sous-niveaux (-2), la grille des affectations sera vide puisque le niveau -1 ne pourra pas être croisé avec le -2.
Double-cliquez dans une cellule du tableau pour accéder au zoom des affectations.
Procédure de saisie des affectations
Remarque : si vous êtes dans l'écran de la liste de toutes les affectations (menu Affaires - Affectations), passez directement à l'étape 3 puis sélectionnez le point concerné dans la liste accessible par F8).
1/ Sélectionnez le point auquel vous souhaitez affecter un collaborateur.
2/ Cliquez sur le bouton « Affectations ».
3/ Dans la fenêtre « Collaborateurs du point XXX » qui s'affiche, cliquez sur le bouton « Créer » ou touche « Inser » pour désigner un collaborateur.
4/ Pour afficher la liste des utilisateurs, cliquez sur la loupe ou touche de fonction « F8 » du champ « Collaborateur ». Vous pouvez choisir un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs.
5/ Validez ou touche de fonction « F10 ».
Remarque : le collaborateur est associé à un point ainsi qu'à tous les sous-points éventuellement créés, y compris ceux qui sont ajoutés a posteriori.
Les temps prévisionnels de l'arbre de points affaire
L'accès à la saisie des temps prévisionnels peut être réalisé par les options de menu :
Affaire / Affaires / Points d'affaires / Points Bouton « Temps prév. ».
Affaire / Affaires / Points d'affaires / Temps prévisionnels.
Procédure de saisie des temps prévisionnels
Remarque : si vous êtes dans l'écran affichant tous les temps prévisionnels saisis (menu Affaires - Affectations), passez directement à l'étape 3, puis sélectionnez le point concerné dans la liste accessible par la touche de fonction « F8 ».
1/ Sélectionnez le point sur lequel vous souhaitez saisir une prévision.
2/ Cliquez sur le bouton « Temps prév. ».
3/ Dans la fenêtre « Temps prévisionnels » qui s'affiche, cliquez sur le bouton « Créer » ou touche « Inser ».
4/ Indiquez la date de l'ajout et la durée prévue, en heures ou en jours selon votre paramétrage.
5/ Validez ou touche « F10 ».
6/ Libellez l'opération correspondante.
7/ Validez ou touche « F10 ».
L'assistant de création de l'arbre de points affaire
L'Assistant permet de créer l'arborescence de points de l'affaire en quatre étapes et se lance automatiquement en l'absence d'arborescence (ou arbre à points), ou encore lorsqu'un projet est converti en affaire.
Voici le message apparaissant en cas d'inexistence d'arbre de points liée à une affaire, dans le zoom des affaires, si l'on clique sur le bouton « points » :
Etape 1 : Choix d'un modèle
« Affaire » : Une arborescence est toujours rattachée à une affaire, c'est pourquoi ce champ est obligatoire. Il est garni automatiquement et non modifiable par le code de l'affaire.
« Code de la racine de l'arbre » : La racine correspond à la première ligne de l'arbre à points. Par défaut le code affaire alimente ce champ.
« Désignation de la racine » : Vous permet d'expliciter le code racine sur deux fois cent caractères alphanumériques.
« Choix d'un modèle » : Vous pouvez réutiliser un arbre modèle et ses différentes ramifications, et l'adapter.
Sélectionnez « Modèle simple » par exemple (1 seul niveau de points) ou « Modèle standard » (plusieurs niveaux et sous-niveaux de points).
Puis cliquez sur le bouton « Charger le modèle » pour le visualiser et le modifier. Pour modifier une ligne (code et désignation du point, domaine, etc.), sélectionnez-la puis appuyez sur la touche de fonction « F4 » ou cliquez sur le bouton « Modifier » .
Pour supprimer une ligne, il suffit de la sélectionner et d'utiliser le bouton « SUPPR ».
Vous pourrez ajouter des points plus tard, en dehors de l'Assistant, car cela n'est possible à ce stade.
Vous pouvez également sauvegarder vos opérations à tout moment en enregistrant ou touche à l'aide de la touche de fonction « F10 » et ceci sans quitter l'Assistant.
Pour passer à l'étape suivante, cliquez sur le bouton « Suivant ». Vous pourrez toujours revenir à cette étape grâce au bouton « Précédent ».
Remarque : toutes les modifications que vous effectuez ne remettent pas en cause le modèle initial. Vous pourrez le réutiliser ultérieurement, dans sa première version.
Attention : Si vous supprimez des lignes de l'arbre (étape 1) après avoir saisi des temps prévisionnels (étape 2), ceux-ci seront perdus.
Etape 2 : Temps prévisionnels
Il s'agit, ici, de saisir les temps prévisionnels par point de type activité que sont les lignes et classés par domaine que sont les colonnes.
Si un point de type domaine n'abrite pas de point de type activité, le domaine n'apparaît pas dans le tableau des temps prévisionnels.
Seuls les points de type activité présents dans l'arbre précédemment défini sont accessibles à la saisie des temps prévisionnels. Les cellules surlignées du tableau ne correspondent à aucune activité.
Pour accéder à la saisie, sélectionnez la ligne puis cliquez sur le bouton « Modifier » ou la touche de fonction « F4 ».
Pour passer à l'étape suivante, cliquez sur le bouton « Suivant ». Vous pourrez toujours revenir à cette étape grâce au bouton « Précédent ».
Etape 3 : Affectations
Vous allez pouvoir désigner les ressources (Collaborateurs) affectées aux différentes tâches de l'affaire, c'est-à-dire aux points.
Pour accéder à la saisie, sélectionnez la ligne puis cliquez sur le bouton « Modifier » ou la touche de fonction « F4 ».
Pour afficher la liste des utilisateurs, cliquez sur la touche de fonction « F8 » ou « F9 » pour accéder au zoom des utilisateurs.
Etape 4 : Confirmation du traitement
Toute votre arborescence s'affiche et un symbole vous signale si le point a été affecté et/ou que des temps prévisionnels ont bien été saisis.
Pour valider votre création, il faut cliquer sur le bouton « Valider ».
Vous retrouvez votre arbre dans le zoom affaires et en cliquant sur le bouton « Points » ou via l'option de menu : Affaire / Affaires / Points d'affaires / Points.