Attention : Les traitements décrits dans cette section, ne sont nécessaires depuis l'apparition de la caisse en mode autonome.
Cette procédure consiste à pouvoir transmettre au serveur l'ensemble des tickets qui auront été saisis pendant l'interruption de communication entre un poste client et le serveur.
Exemple :
Lorsque la coupure intervient, il s'agit pour l'utilisateur de se mettre dans l'environnement local, qui aura été précédemment créé :
Application DIVALTO et connexion sous l'utilisateur LOCAL
L'utilisateur peut alors poursuivre ses encaissements (tout est transparent)
En consultation des en-têtes, les tickets non transférés sur le serveur sont identifiés par le champ « Dégradé » à oui dans l'onglet « IDENTIFIANT ».
Transfert et intégration de tickets dégradés (mode manuel)
Il s'agit de la création d'un fichier de type texte zippé que l'on retrouvera dans divalto/sys/ et dont la dénomination reprend « TicDeg + le code caisse et la date-heure ». Il s'agit ensuite de récupérer ce fichier pour l'exploiter sur le serveur.
Le traitement est à exécuter sur le poste client par l'option de menu : Point de vente / Utilitaire / Gestion des tickets dégradés / Extraction des tickets dégradés.
Intégration des tickets dégradés (mode manuel)
Il faut au préalable copier, le fichier précédemment constitué, sur le serveur dans le répertoire divalto/sys.
Puis accéder au traitement, sur le serveur, par l'option de menu : Point de vente / Utilitaire /Gestion des tickets dégradés /Intégration des tickets dégradés.
Envoi des tickets dégradés en mode piloté MAIL
On accède au traitement par l'option de menu : Point de vente / Utilitaire / Gestion des tickets dégradés / Envoi des tickets dégradés par mail.
L'adresse mail d'envoi est définie dans les paramètres du menu lié du traitement.
Pilote : Extract. Et envoi des tickets par mail
Cette option inclut le transfert et l'intégration des tickets dégradés. L'intérêt de cette option est de n'avoir qu'une manipulation.
On accède au traitement via l'option de menu : Point de vente / Utilitaire / Gestion des tickets dégradés / Pilote : Extrac. et envoi des tickets par mail.
C'est le fichier de type txt indiqué dans les paramètres du menu qui contient les actions à exécuter.
Exemple de fichier pilote pvpprecomail.txt:
; Ceci est un fichier pilote
;nom hop;mot cle {Fichier txt cree sauve dans zechange}
pvppreco1.dhop,reco1
pvppsendmail.dhop,SENDMD
Envoi des tickets dégradés en mode piloté LAN
On accède au traitement par l'option de menu : Point de vente / Utilitaire / Gestion des tickets dégradés / Pilote : Extrac. et Intégr. des tickets LAN.
Le fichier pilote est indiqué dans les paramètres du menu
Exemple de fichier pilote
;ceci est un fichier pilote
;nom dhop;mot clé {Fichier txt crée sauvé dans zechange}
pvppreco1.dhop,reco1
pvpplib.dhop,implicitestpv.txt
;nom hop;mot clé
pvppreco2.dhop,reco2
;restitue l'implicites de l'utilisateur
pvpplib.dhop,,
Copie des tickets non transférés
Cette option est basée sur le même principe que l'utilitaire des tickets dégradés, mais concerne un environnement multiserveur et non plus client-serveur.
Principe : création d'un fichier de type texte zippé que l'on retrouvera dans divalto/sys/ et dont la dénomination reprend ticdep + le code caisse et la date. Il s'agit ensuite de récupérer ce fichier pour l'exploiter sur le serveur.
Intégration des tickets non transférés - à lancer sur le serveur
Principe : identique à l'intégration des tickets dégradés et à exécuter sur le serveur .
Transfert des tickets en mode piloté
Principe : identique à l'intégration des tickets dégradés en mode piloté mais le pilotage se fait à partir d'un « PVPPTRANST .TXT » .
Envoi des tickets à transférer par mail
Cette option est pilotée par « PVPPTRANSTMAIL .TXT » dans lequel il faut renseigner l'adresse mail.
Copie des fichiers de base
Copie Fichiers
Principe : cette option va nous permettre de mettre à jour les fichiers de notre environnement LOCAL afin d'avoir toutes les informations nécessaires à la poursuite d'un encaissement lors d'une coupure réseau et pour qu'il n'y ait pas de disfonctionnement lors des transferts et intégrations des tickets.
Les fichiers mis à jour sont : tarif article ; tiers ; article ; dossier ; table ticket ; ou fichiers spécifiques.
Deux configurations de connexion s'offre à nous :
1er cas de configuration en mode client-serveur :
Poste client : lancer l'utilitaire Copie fichiers Client Serveur: copie_serveur_caisse.txt ; copie des données compressées et régénération des clés des différents fichiers du serveur vers la base LOCAL.
2ème cas de configuration connexion distante
Poste Serveur : les fichiers doivent être envoyés par mail, il est préférable de comprimer les fichiers. Pour cela lancer l'utilitaire Copie Fichiers TSE: compress_serveur_caisse.txt. Seuls les fichiers de données sont comprimés dans un répertoire /divalto/fcomp
Envoi par mail des fichiers précédemment traités : manipulation transparente pour l'utilisateur ; deux fichiers texte sont à gérer dans cette option :
pvpplstmail.txt : ce fichier txt devra toujours commencer par DEBUT LISTE et terminer par FIN LISTE. Il doit contenir la ou les adresses mail des personnes destinataires des fichiers compressés pour leur exploitation sur le poste LOCAL ;
pvpplstfic.txt : ce fichier txt devra toujours commencer par DEBUT LISTE et terminer par FIN LISTE. Il doit contenir le nom et l'emplacement physique des fichiers à envoyer ;
Poste Client /divaloc/ : à réception du mail, enregistrer les fichiers joints dans un répertoire /divaloc/fcomp. Puis lancer l'utilitaire Recopie Fichiers local : dcompress_local_caisse.txt. Ce pilote décompresse les fichiers se trouvant dans /divaloc/fcomp vers l'environnement réel de travail et régénération des clés.
Intégration et comptabilisation du point de vente
L'intégration comptable peut être réalisée de deux manières :
La comptabilisation directe : Intégration des tickets dans le module « Commerce et logistique » et mise à jour de la comptabilité et des règlements à partie du point de vente.
La comptabilisation classique : Intégration des tickets dans le module « Commerce et logistique » et mise à jour de la comptabilité via l'intégration comptable classique de « Commerce et logistique ». L'intégration des paiements sera réalisée à partir du point de vente.
C'est le champ « Les factures du point de vente sont générées "intégrées en compta" », dans l'onglet « COMPTABILITE » qui conditionne la méthode d'intégration.
Le traitement d'intégration dans « Divalto Achat Vente » est lancé, généralement, en fin de journée, après les clôtures. Ce traitement a pour effet de générer les factures ou BL dans la gestion commerciale.
C'est le même programme d'intégration qui est utilisé pour les deux méthodes avec simplement des options actives ou non.
Le client comptoir peut être intégré isolément par le filtre client dans l'écran de sélection. Il est recommandé de ne pas cocher l'intégration comptable des écritures de règlement lorsque la procédure prévoit l'intégration directe en règlement.
Les tickets sont regroupés pour former une seule facture (ou un seul BL) par :
Client
Jour
Caisse
Facture ou BL
C'est le mode de règlement qui détermine si la pièce générée est une facture ou un BL par l'option du champ « Générer un BL dans DAV ».
Rappel : C'est le paramétrage de la caisse qui indique à partir du groupe « Divalto Achat-Vente », les codes opérations de la pièce générée.
A l'issu du traitement, le numéro de facture est renseigné dans le ticket.
En cas d'anomalie, les erreurs sont tracées dans le livre de bord. Seuls les tickets en erreur ne sont pas intégrés.
Comptabilisation directe des tickets (V 10.4)
Pour pouvoir utiliser l'intégration comptable directe du point de vente, il faut que le paramétrage du dossier Commerce et Logistique soit à « Oui » pour le champ « Les factures du point de vente sont générées "intégrées en compta" ».
Principe et déroulement
La première étape consiste à intégrer les tickets dans commerce et logistique. Tous les tickets intégrés sont tagués dans le module « Achats – Ventes » comme étant intégrés en comptabilité.
La deuxième étape consiste à intégrer les tickets en comptabilité afin de générer directement les écritures comptables et seuls les tickets intégrés en « Commerce et Logistique » seront traités.
Intégration des tickets dans « Divalto Commerce et Logistique »
On accède au traitement par l'option de menu : Point de vente / Point de vente / Intégration / Intégration ticket Divalto Commerce et Logistique.
Ce traitement permet d'intégrer les tickets du point de vente dans le module « Commerce et Logistique »en générant des factures de vente. L'ensemble des factures traitées sont marquées comme « Intégré en comptabilité ».
Attention : Seuls les tickets déjà intégrés dans le module « Commerce et Logistique » seront traités.
Les filtres et les options
Le traitement opère par « code dossier » et le dossier est sélectionné automatiquement en fonction du dossier auquel l'utilisateur est connecté.
« Intégration jusqu'au » : Permet de saisir la date limite pour l'intégration.
« N° caisse au » : Permet de renseigner une fourchette de numéro de caisse à pour en compte.
« Client au » : Vous pouvez restreindre le traitement à une fourchette de code client. Par exemple uniquement le client comptoir.
Le groupe « Intégration comptable », vous permet d'enchainer immédiate l'intégration comptable en cochant la case « Lancer automatiquement l'intégration vers Divalto comptabilité ». Dans ce cas, vous aurez la possibilité de sélectionner un type de regroupement :
Par client,
Par compte.
L'option « regroupement par compte » : permet d'avoir une seule écriture pour l'ensemble des client associé au même compte comptable. Cette option est vue en détail dans le traitement d'intégration comptable.
Après validation, une confirmation du traitement est demandée
Intégration des tickets dans « Divalto comptabilité »
Le traitement est accessible via l'option de menu : Point de vente / Point de vente / Intégration / Intégration ticket Divalto Comptabilité.
Le traitement permet d'intégrer les ventes et les règlements en comptabilité et de :
Générer une seule écriture pour l'ensemble des clients associés au même compte comptable,
Lettrer les comptes de tiers sur les écriture de ventes et de règlement intégrées,
Lettrer l'écriture de vente existante en cas du règlement de la facture depuis la caisse,
Traiter un règlement de facture dans Divalto règlement,
Traiter une vente à crédit dans Divalto règlement,
Créer des acomptes dans Divalto règlement.
Les filtres et les options
Le traitement opère par « code dossier » et le dossier est sélectionné automatiquement en fonction du dossier auquel l'utilisateur est connecté.
« Intégration jusqu'au » : Permet de saisir la date limite pour l'intégration.
« N° caisse au » : Permet de renseigner une fourchette de numéro de caisse à pour en compte.
« Client au » : Vous pouvez restreindre le traitement à une fourchette de code client. Par exemple uniquement le client comptoir.
« Ticket du au » : Permet de renseigner une fourchette de numéro de ticket à traiter.
Le groupe « Regroupement des écritures » permet :
De regrouper « Par client » : Génère une seule écriture pour un même code client.
De regrouper « Par compte » : Génère une seule écriture pour les client rattachés au même compte comptable. Dans ce cas, on va créer un numéro de facture fictif en prenant le premier numéro de ticket traité avec le préfixe spécifique « *TPVxx » ou xx est égale au numéro de caisse. Dans l'écriture de vente au niveau du TTC du tiers, on créé une ventilation par facture générée dans « Commerce &* Logistique ».
Lettrage des écritures
A la fin du programme d'intégration, les écritures de vente sont lettrées avec les écritures de trésoreries et le lettrage est réalisé par numéro de pièce.
Si sur le point de vente on a fait un règlement de facture, on va réaliser un lettrage a l'aide du numéro de facture saisie dans le point de vente.
Exemple de lettrage
Soit deux tickets factures en gestion commerciale 10001432 ayant pour montant 159.90 € et 10001433 avec un montant de 200,00€, soit un total de 359,00 €. Le lettrage est réalisé automatiquement avec le compte de trésorerie.
On retrouve en consultant les ventilations, le détail des factures.
Les paramétrages à mettre en place pour la comptabilisation directe
Règlement partiel d'une facture à partir du point de vente
Soit la facture numéro 10001434 de 248,69, intégrée en comptabilité et en règlement depuis « commerce et Logistique ».
Le client règle une partie de la facture lors du passage en caisse soit 100,69 €.
La facture présente dans le module des règlement :
Lors du passage en caisse, le client règle en plus de son achat, partiellement la facture pour un montant de 100,69€.
La comptabilisation et le lettrage partiel est fait lors de l'intégration directe de TPV vers la comptabilité, comme illustré ci-dessous.
Il ne reste bien que 148,00 € à régler sur cette facture et la somme est identique dans le module des Règlements.
Ainsi, la comptabilisation directe a permis de créer les nouveaux effets, comme indiqué ci-dessous.
Un effet avec le code état « BPV » pour la partie réglée et partiellement lettrée,
Un effet en position « *10 » pour le montant restant dû.
Pour ce faire, le paramétrage suivant doit être mis en place.
Il faut renseigner le champ « Etat » présent dans l'onglet « COMPLEMENT » du mode de règlement du point de vente. Divalto livre en standard les états :
« APV » pour les acomptes
« BPV » pour les règlements par carte bleue,
« CPV » pour les règlement par chèque,
« EPV » pour les règlements en espèce.
Tous ces états sont en position « Remis » et associé à une comptabilisation sans règle comptable. Pour l'exemple décrit ci-dessous, le champ « Etat » , pour le règlement par carte bleue, en renseigné avec la valeur « BPV ».
La comptabilisation associée est : Etat initial « {}*{} » - Etat final « {*}PV » sans aucune règle comptable.
Traitement d'une vente à crédit
Le code de règlement fournit par Divalto est « CRED » et la case « Règlement à crédit » doit être cochée. Le champ « Etat » est renseigné par une valeur en position 10, par exemple « C10 » pour « Chèque attendu ».
Après la saisie d'un ticket avec un règlement à crédit en utilisant le bouton « Cred » et intégration dans « Commerce et Logistique », puis une « Intégration directe en comptabilité », on obtient le résultat décrit ci-dessous :
En comptabilité, l'écriture de vente est non lettrée et présente une ventilation rattachée à la facture générée dans « Commerce et Logistique »,
Dans le module « Règlement », créance est également présente pour le même montant.
Traitement d'un acompte
Le code de règlement fournit par Divalto est « ACP » pour bon d'acompte. Sans définition de compte pour la comptabilisation (champ « Compte » non renseigné). Dans ce cas lors de l'intégration des tickets vers la comptabilité, le mode de règlement a pour effet de diminuer le montant à régler.
Ce mode de règlement doit être définit comme « Lettrable », donc avec la case « Non lettrable » non cochée.
Etape 1 : On saisit ensuite dans « Commerce et Logistique », une commande client pour le client C0000002 en TTC avec un acompte de 100,00 €. Le montant total de la commande numéro 10001651 est de 664,00 € TTC.
Etape 2 : Dans le point de vente, on enregistre le règlement de l'acompte en recherchant la commande 1000161 du client C0000002.
Etape 3 : On réalise l'intégration du ticket dans « Commerce & Logistique » et dans le module « Comptable ». Au niveau des écritures, on retrouve l'acompte dans le journal de trésorerie associé à la caisse.
Etape 4 : On retrouve également l'acompte dans Divalto règlement.
Etape 5 : Validation de la commande en facture.
Etape 6 : Intégration comptable de la facture générée. En compta on retrouve l'écriture de vente avec une ventilation pour l'acompte et une pour le reste à payer.
Dans règlement, on retrouve l'acompte attendu et le solde de la facture à régler.
Etape 7 : Dans le point de vente, on règle la facture en faisant un ticket avec règlement total de la facture et utilisation du bon d'acompte comme moyen de paiement.
Dans le viseur saisir le montant total de la facture : 664,00€
Sélectionnez le bouton « Autres opérations » et l'opération « Règlt facture » et valider
Saisissez ou recherchez la facture et valider la saisie de la pièce
Appuyez sur le bouton « Total »
Saisissez dans le viseur le montant de l'acompte à déduire : 100,00€
Sélectionnez le mode règlement « RAcpte »
Réglez le restant dû : 564,00€ en indiquant le mode de règlement, par exemple « CB » pour carte bleue
Confirmez la validation du ticket
L'écran suivant, vous permet ensuite de réaliser le pointage avec l'acompte déjà versé lors de la prise de commande
Valider le pointage pour terminer la saisie du ticket.
Etape 8 : Après intégration du ticket dans « Commerce et Logistique » et dans le module de la « Comptabilité », les traitements réalisés sont :
Le lettrage de l'acompte de la commande provenant de point de vente,
Le lettrage de la facture provenant de « Commerce et Logistique »,
Le lettrage du règlement de la facture avec le bon d'avoir provenant du point de vente
Dans le module « Règlements », il n'y a plus d'effets à régler.
Comptabilisation classique du point de vente
Après avoir exécuté, le traitement d'intégration, des tickets dans « Commerce et Logistique » par l'option de menu : Point de vente / Point de vente / Intégration / Intégration ticket Divalto Commerce et Logistique.
Il convient, ensuite, d'exécuter l'intégration comptable à partir de la gestion commerciale par l'option de menu : Commerce et logistique / Administration ventes / Facture client / Intégration comptable.
L'intégration des tickets du point vente en comptabilité n'est pas nécessaire car cela a été réalisé par le traitement de la gestion commerciale. Un message, comme indiqué ci-dessous, en informe d'ailleurs l'utilisateur si celui-ci utilise l'option : Point de vente / Point de vente / Intégration / Intégration ticket Divalto Comptabilité.
Intégration des règlements du point de vente
L'intégration dans « Règlement » consiste en l'intégration des opérations d'encaissement. L'intégration des factures dans le module « Comptabilité » est un préalable obligatoire. Le paramétrage du mode de règlement permet de définir l'état de l'effet dans « Règlement ».
Il s'agit du champ « Etat » présent dans l'onglet « COMPLEMENT » du mode de règlement du point de vente accessible via l'option de menu : Fichiers / Paramètres Point de Vente / Mode de règlement.
Exemple pour le mode de règlement « ESP » espèce :
Dans tous les cas, les opérations de remises en banque sont à faire manuellement.
La comptabilisation du règlement passe par le changement d'état nommé « RCP029 » et la comptabilisation comptable : « {*}10 vers E30 ».