Classer un document

Généralités : Classement

Tout document a au moins un exemplaire original qui est la source de toute diffusion :
Un original papier est détenu dans un emplacement physique.
Un original numérique est stocké dans un emplacement virtuel (répertoire fichiers ou archive GEIDE).
Divalto Documentation propose la fonction de classement qui vous permet de déclarer cet emplacement , et de l'utiliser comme critère de recherche.
Il s'agit alors de définir la localisation pour chaque exemplaire détenu.
Si le document est inclus dans un dossier, il prend la localisation de celui-ci.
L'accès aux classements se fait alors par le menu Documents - Mise à jour de Divalto Documentation
Une fois le document chargé, le bouton  donne accès au Zoom des classements.

 Pour les originaux numériques, il est plus intéressant de rapprocher la notion de localisation des entités organisationnelles de l'entreprise, plutôt que de lieux physiques.
 Pour les originaux physiques, vous avez la possibilité de gérer les emprunts .

Le classement est un critère de tri dans l'interrogation :
 Documents par localisation

Zoom des classements

Vous disposez d'un zoom des classements du document qui permet de consulter, modifier, créer, supprimer les exemplaires du document .
La liste des classements peut être ordonnée par :
Numéro exemplaire
 pour accéder au mode fiche.
pour déclarer le prêt de l'exemplaire du document à un tiers.
pour déclarer la restitution de l'exemplaire emprunté.
 pour accéder à la fiche descriptive du dossier conteneur .

Fiche classement

Numéro exemplaire

Divalto Documentation attribue un numéro sur 5 chiffres maximum, à chaque exemplaire du document.
Un exemplaire correspond à un original physique ou à une clé sur le document dans un plan de classement.

Une norme détenue en trois exemplaires dans l'entreprise sera classée dans trois lieux physiques différents;
Une fiche d'instruction rattachée au poste de travail 1012 et à l'activité tissage, peut être classée dans les localisations "PT1012" et "TISSAGE".

Etat de disponibilité

Indique le statut de l'exemplaire d'un document vis à vis de la gestion des emprunts :

Conteneur

(si document inclus dans dossier)
Type dossier

Numéro dossier

Classement

Localisation

Vous choisissez le code localisation, parmi ceux autorisés comme lieu de classement.