Le fichier des fournisseurs est accessible par Commerce & Logistique / Fichiers / Fournisseurs.
Le fournisseur est le tiers au centre de la gestion des achats. Il a accès à tous les types de pièces : devis, commande, BL et facture.
Dans la fiche fournisseur, on trouve :

Code fournisseur
Le code est géré sur 8 positions alphanumériques. Un code incomplet, est automatiquement complété par des zéros à droite lorsque le dernier caractère est un chiffre.
Les caractères autorisés dans le code sont :

les chiffres de 0 à 9
les lettres majuscules (A à Z)
les lettres minuscules (a à z).

Si ce code est déjà affecté à un autre tiers (client, fournisseur ou prospect), le programme vous le signale.
Attention ! Le code doit être unique dans la base tiers (Clients, fournisseurs, prospects …). Il est d'usage de commencer le code fournisseur par "F".
La gestion de la numérotation des codes fournisseurs, avec notamment le dernier numéro de fournisseur attribué par programme est accessible par Commerce & Logistique/Fichiers/ Organisation/Dossiers – Bouton Numérotation.

Onglet « Généralités » de la fiche fournisseur

Nom et Nom abrégé
Le nom abrégé est utilisé dans les recherches par nom (index sur la table).
Le nom abrégé est déterminé automatiquement en fonction du nom en appliquant les règles suivantes :

Conversion en majuscule,
Suppression de tous les caractères autres que A à Z et 0 à 9, y compris les tirets et les espaces.

Le nom abrégé est modifiable par l'opérateur. Dans tous les cas, la conversion en syntaxe 'abrégée' s'effectue lors de la sortie du champ.
Catégorie fournisseur
La catégorie fournisseur correspond à une classification libre du fournisseur. On pourrait par exemple préciser que le fournisseur est également fabricant. La possibilité de filtrer sur la catégorie fournisseur dans le zoom fournisseur se trouve sur l'onglet Sélection 2.
Coordonnées
Le format de l'adresse correspond à la norme AFNOR.
Le titre et le pays font référence à une table.
Plafond de direction et plafond assuré
Exprimés en devise principale du dossier.
Le plafond de direction est l'encours maximum autorisé. Cet encours peut être supérieur au plafond assurance. La différence entre les 2 encours signale le risque que l'entreprise accepte de courir vis-à-vis du fournisseur.
Attention ! Un plafond nul signale que la gestion d'encours n'est pas active.
Acheteurs
La fiche fournisseurs dispose de 3 champs "acheteurs".
En saisie de pièces, seul le premier est exploité en standard. Les deux champs supplémentaires sont optionnels et permettent d'enrichir la base de données.
Chaque acheteur peut être associé à une compétence du fournisseur. Cette association se fait à l'aide du bouton « compétences » de la fiche fournisseur.
Cette donnée est présente uniquement à titre d'information.

A partir de la version 10.9, la fonction de l'“acheteur” est visible à côté de son nom.

Onglet « Statistiques » de la fiche fournisseur

Codes statistiques
Il est possible de définir jusqu'à trois codes statistiques pour les tiers (client et fournisseur). La gestion des axes statistiques se réalise au niveau dossier, accessible par Commerce & Logistique/Fichiers/ Organisation/ Dossiers – Onglet "Statistiques"
Statistiques
La partie statistique est renseignée automatiquement par le traitement de génération des statistiques et la gestion des règlements. La gestion des statistiques est accessible par Commerce & Logistique / Traitements / Génération des statistiques.
Les statistiques annuelles utilisent le paramètre « Mois début de calcul récapitulatif statistique » de la fiche dossier, qui fait coïncider le premier mois de ces cumuls avec le premier mois de l'exercice fiscal :
Ce paramètre se trouve dans Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier - onglet « Statistiques ».

Onglet « Facturation et Transport » de la fiche fournisseur

Mode de transport
Il s'agit du mode de transport habituel du fournisseur. Il sera repris par défaut en saisie de pièces, mais vous pourrez ponctuellement le modifier.

Les frais de port sont automatiquement pré-calculés en fonction du mode de transport.
Cette zone est également nécessaire à la déclaration des échanges de biens intra-communautaires.

Durée du transport
Cette durée est exprimée en nombre de jours.
Valeur du franco
Vous indiquez si le fournisseur vous livre FRANCO de port et la valeur maximum du FRANCO de port. Un multi-choix vous propose :

pas de Franco,
sur le poids,
sur le montant ou sur le volume,
sur le nombre de pièces.

Délai moyen de réapprovisionnement
Il s'agit du délai moyen de réapprovisionnement du fournisseur, exprimé en jours. Ce délai est exploité par les programmes de calcul des besoins.
Délai de sécurité
Il s'agit d'une marge supplémentaire par rapport au délai moyen de réapprovisionnement.
Demander un accusé réception de la commande
Cette option permet de gérer les accusés de réception de commande.
Si vous optez pour la gestion des accusés de réception, les commandes en attente d'accusé de réception seront clairement identifiées dans Divalto infinity - IZY.
Dès réception de l'A.R. du fournisseur, il suffira de cocher la case d'option "Accusé de réception reçu" en entête de commande.
Attention ! Cette option permet également d'activer des filtres supplémentaires au niveau des impressions des portefeuilles et des éditions de bons de commandes ("Accusés de réception en attente" et "Accusés de réception reçus").
Effectuer un contrôle qualité de la marchandise
Le contrôle qualité est une option du dossier. Au niveau de chaque fournisseur, vous précisez si le contrôle est demandé.
Dans l'affirmative, la marchandise réceptionnée ne sera pas disponible à la vente avant d'avoir été contrôlée. Vous préciserez également dans les fiches conditions fournisseur des articles concernés que le contrôle qualité est à effectuer. Le contrôle qualité est également accessible par le référencement fournisseur.
Une entrée en stock dont le contrôle n'a pas été réalisé ne peut être déstockée. Elle apparaît dans le stock physique, mais elle est comptabilisée dans un compteur à part, le stock non contrôlé, qui n'est disponible ni pour une vente, ni pour une sortie interne (consommation, etc.).
La gestion de stock et le contrôle du disponible tiennent compte de cet indicateur.
L'article en stock non contrôlé apparaît dans les inventaires, mais il reste bloqué (vente, consommations, etc.). Lorsque le contrôle a été effectué, il faut le signaler sur le bon d'entrée (BL fournisseur), ce qui libère cette quantité en stock.
NB : Les lignes de pièces comportant au moins une ventilation à contrôler sont visibles par l'icône .

Plafond commande

Il est possible de bloquer une commande lorsque cette dernière dépasse le plafond autorisé pour le fournisseur. Pour mettre en place ce blocage, il faut renseigner un montant de plafond commande.
Une fois la commande bloquée, il n'est plus possible de l’imprimer. Par contre, cet état apparaît sur la pièce, sur l'explorateur de pièces et l'état des commandes.

Une action codifiée « PCE_CDE_FOU_BLOCAGE » est déclenchée lors du blocage commande. Il existe un modèle de processus standard qui peut être associé à cette action ( cf processus).

Remarque : Le montant doit être exprimé en devise principale et en HT.

Onglet « Documents » de la fiche fournisseur

La présentation des pièces peut être gérée comme pour les clients par fournisseur en appliquant un code présentation. La liaison entre le code impression et le masque correspondant se fait dans le zoom des impressions accessible par Administration / Paramètres / Masques d'impression/ Gestion des masques d'impression.

Onglet « Adresses » de la fiche fournisseur

Code adresse
La sous-fiche "Adresses" (accessible par le bouton du même nom) propose de gérer plusieurs adresses qui seront ensuite utilisées pour les différentes pièces.
Adresse d'une fiche tiers
Pour utiliser l'adresse principale d'un autre tiers sur les pièces ou d'un tiers interne pour livrer toujours au même endroit.
Attention ! Par défaut, les adresses de livraison et de facturation sur les pièces fournisseur correspondent à l'adresse de la société dans le dossier.

Onglet « Relations » de la fiche fournisseur

Commercial
On stocke dans ce groupe, de l'information libre et complémentaire sur un fournisseur. Les données libres se définissent dans le dossier (Commerce & Logistique/ Fichiers / Organisation / Dossier – onglet "Zones libres") et peuvent être numériques ou alphanumériques.
Code groupement centrale
Le code groupement-centrale contient le code fournisseur de la centrale d'adhésion du fournisseur. La gestion des décaissements dans Divalto Règlement exploite cette information.
Code tiers statistique
Le code tiers statistique cumule les achats vers un fournisseur unique dans le module des statistiques.
Code tiers Règlement
Lorsque le code tiers Règlement est renseigné, la gestion des décaissements intègre les factures et les effets à payer pour cet autre fournisseur.
Attention ! Dans ce cas, la gestion des règlements n'a plus aucune trace du fournisseur d'origine. Un déphasage est créé entre le portefeuille des factures de la gestion commerciale et celui des règlements.
De plus, pour conserver une cohérence entre les règlements et la comptabilité, il est souhaitable d'ajuster le compte comptable du fournisseur avec le compte du fournisseur tiers Règlement.

Onglet « Comptabilité et confidentialité » de la fiche fournisseur

Comptabilité
Cette section contient les informations qui serviront à la comptabilisation des factures.
Paiement
Cette section est utilisée dans Divalto Règlement. En renseignant le Tiers payeur, les effets seront toujours imputés au fournisseur. La comptabilisation se fera toujours sur le compte du fournisseur, mais l'adresse et le RIB de la traite seront celui du tiers payeur.
Le Signataire du Bon à payer fait référence à la table des collaborateurs. Dans la gestion des décaissements, une option permet d'activer la gestion des bons à payer.
TVA Intracommunautaire
Utilisée pour l'établissement de la déclaration d'échanges de biens (DEB).

Les sous-fiches de la fiche fournisseur

Les sous-fiches sont accessibles par des boutons.
Bouton Adresse
Gestion des adresses du fournisseur qui seront utilisées par exemple pour les pièces.
Bouton RIB
Zoom des RIB du fournisseur (suit les mêmes règles que le RIB client).
Bouton Contact
Zoom des contacts rattachés au tiers. Les contacts peuvent être affectés à des adresses et qualifiés par des fonctions.

A partir de la 10.9, il est possible d’automatiser la numérotation du code contact selon le paramétrage dossier.
Bouton Evénements
Zoom des événements rattachés au tiers.
Bouton Marché
Zoom des marchés passés avec le fournisseur.
Bouton Derniers achats
Zoom des mouvements du fournisseur (devis, commande, BL, facture).
Bouton Pièces
Accès au traitement d'interrogation du tiers
Commerce & Logistique / Interrogations / Tiers
Bouton Stats
Accès au traitement d'interrogation des statistiques liées aux tiers
Commerce & Logistique / Interrogations / Statistiques
Boutons Rubriques et Questionnaires
Zoom des questionnaires et rubriques implicites du fournisseur.
Bouton Compte
Accès au traitement d'interrogation du compte comptable du fournisseur.
Comptabilité / Interrogation / Interrogation comptable
Bouton Encours
Accès au traitement d'interrogation détaillé de l'encours des règlements auquel on accède également par Règlement / Interrogation / Encours

Initialisation du code acheteur dans la fiche fournisseur (V10.10)

Si l’utilisateur est déclaré en tant qu’acheteur dans la fiche collaborateur,

son code collaborateur est reporté dans le groupe Acheteurs de l’onglet Généralités de la fiche fournisseur.

Remarque : ce code peut être contredit manuellement.

Mise en place d'un feu sur le fournisseur (V10.4)

Comme pour les clients, les fournisseurs pourront être qualifiés à l'aide d'un feu : feu rouge (pour un blocage des commandes, des devis et des validations de devis), feu orange pour une alerte).

Mise en place du feu sur la fiche fournisseur (V10.4).

Le champ « Feu » se trouve dans l'onglet Comptabilité et confidentialités de la fiche fournisseur (Commerce & logistique / Fichiers / Fournisseur). Une liste déroulante permet de choisir blanc (pour aucune signalétique), rouge ou orange.

Exploitation de la notion de feu de la fiche fournisseur (V10.4)

Le feu entre en jeu lors de la saisie des devis ou des commandes et de la validation des devis en commande.

Si le champ « Feu » ne contient aucune donnée, le fournisseur est sans particularité.

Si le champ « Feu » contient « orange », un message d'alerte non bloquant sera affiché.

Si le champ « Feu » contient « rouge », un message bloquant sera affiché.

Affichage du feu de la fiche fournisseur dans la visualisation des pièces du tiers (V10.4) 

La notion de feu fournisseur est répercutée en marge, à l'affichage des pièces du fournisseur, quand on visualise les pièces du fournisseur à partir de la fiche fournisseur (activation du bouton Pièces sur la fiche fournisseur).

Commerce & logistique / Fichiers / Fournisseur, bouton Pièces

Mais attention.

Il ne s'agit pas de l'état du feu au moment de la saisie de la pièce, mais de l'état du feu du fournisseur au moment de la consultation des pièces.

Ce feu ne doit pas être confondu avec le feu qui s'affiche en marge de l'explorateur de pièces et qui lui, correspond au verrouillage d'une ligne par le traitement des BPs.

Réapprovisionnement fournisseur de l'article.

On accède au réapprovisionnement fournisseur de l'article par : Commerce & Logistique / Fichiers / Fournisseurs, Bouton Référencement ou Commerce & Logistique / Fichiers / Articles – Bouton Fournisseur.
La fiche "Réapprovisionnement fournisseur" est définie pour un article, décliné éventuellement en sous-références, pour un fournisseur et optionnellement pour un dépôt.
Il est possible de paramétrer une unité d'achat par défaut par le biais du paramétrage des unités logistiques. Ce point est vu au paragraphe « unités logistiques ».
En complément, la fiche référencement fournisseur se voit renforcée de deux paramètres exploités en saisie de pièce : quantité minimale et quantité multiple en unité d'achat (fiche article). Lorsqu'une unité d'achat fournisseur est définie (zoom unités logistiques), une conversion est présentée.

Réapprovisionnement fournisseur de l'article, onglet « Condition de réapprovisionnement »

Sa référence

La référence chez le fournisseur est disponible en saisie de pièce. La référence et la désignation du fournisseur sont imprimées sur les documents (commandes) destinés au fournisseur.

Approvisionnement

Le délai et le délai de sécurité sont exprimés en jours. Ils sont pris en compte dans le calcul des besoins nets.
La quantité minimale et la quantité multiple sont exploitées à la saisie des commandes fournisseur et dans le calcul des besoins. Des messages d'alerte sont affichés lorsque la quantité saisie ne correspond pas aux critères.
Le pays d'origine est utilisé dans la DEB.

Comment est calculé le coût de revient d'un article acheté ?

A l'achat, le coût de revient est déterminé par l'expression suivante :
Coût = Prix d'achat + % sur le prix d'achat (1) + Montant fixe (2) + Frais (3)
(1) Le coût de revient est déterminé par le code pourcentage CR de la fiche. Celui-ci fait référence à la table des pourcentages coût de revient.
(2) Le montant fixe est déterminé par le code montant CR de la fiche. Celui-ci fait référence à la table des montants de coût de revient. Le montant dans cette table est exprimé en devise principale du dossier.
(3) Les frais correspondent aux frais de la ligne. Ils sont saisis ligne à ligne (le champ "FraisMt» doit être rajouté sur les écrans de saisie)

Réapprovisionnement fournisseur de l'article, onglet « Compléments »

Qualité
Utilisé à la réception de marchandise (BL ou facture).

Réapprovisionnement fournisseur de l'article, onglet « Textes préenregistrés »

Ces textes seront imprimés automatiquement sur les pièces correspondantes.

Tarif d'achat

La gestion des tarifs et des remises d'achat est très proche de la gestion des tarifs et des remises de ventes.
Dans le cas général, le prix est lié à la relation article / fournisseur. C'est alors la mécanique des prix particuliers qui est utilisée (code tarif 99). Tous les mécanismes des tarifs de ventes sont également applicables aux tarifs d'achat.

En savoir plus sur les tarifs : Les tarifs

Import du tarif d'achat

Le programme d'import des tarifs d'achat est accessible par Commerce & Logistique / Fichiers / Tarification / Tarification achat / Génération des tarifs d'achats par tableur.

Référencement dans le catalogue externe

Le catalogue externe permet de faire le lien entre la référence article et la référence correspondante chez le fournisseur. Il est accessible par le menu Commerce et logistique/ Fichiers/ Catalogue références externes.

En saisie de pièces, pour les articles de type service (nature de produit 4, service), gérés en extérieur, la colonne Référence du fournisseur donne directement accès au catalogue des références externes.