Le recouvrement de créances regroupe toutes les actions légales, amiables ou judiciaires, pour obtenir d’un débiteur, le règlement de ses impayés. 

Cette nouvelle fonctionnalité est disponible uniquement pour les environnements exploitant la nouvelle architecture “Fusion Comptabilité/Règlement”. Les environnement conservant l’ancienne gestion du module Règlement (par les “effets”), pourront continuer à utiliser les programmes de Relance historiques.

Les tables de paramétrage associées au recouvrement

Paramètres par défaut de la fiche dossier

Dans le dossier Règlements, on accède à l’option via le menu Règlement NEW / Fichiers / Dossier, bouton « Règlement », onglet « Recouvrement », il est possible de mettre en place :

• un code Stratégie par défaut (groupe Stratégies) qui s’appliquera aux clients n’ayant pas l’information sur leur fiche,

• des codes action par défaut (groupe Actions par défaut) en lien avec les différentes actions de recouvrement disponibles (appel téléphonique, mail, envoi d’un courrier, mise en litige, contentieux etc.).

Une gestion d’intérêts de retard par défaut au niveau du dossier. Vous avez également la possibilité de mettre l’option en place au niveau des stratégies.

Le type de taux d’intérêt :

• Aucun,

• BCE,

• Fixe.

On pourra rajouter une éventuelle indemnité forfaitaire.

La formule est calculé comme suit : Montant x Taux de retard x (Nbj de retard / 365) + Indemnité

On indiquera via la case à cocher « Prendre en compte les intérêts dans les e-mails et courriers » si les intérêts de retard doivent figurer sur les documents.

Option de regroupement par niveau le plus élevé (V10.10)

La case à cocher « Regroupement par niveau d’action le plus élevé » permet de d’indiquer si par défaut on gère ou non le regroupement. Si la case est cochée, la politique de relance consiste à ramener l’ensemble des factures à relancer au niveau le plus élevé. Ainsi si un client a plusieurs échéances à relancer avec des dates différentes, on applique le niveau le plus élevé (date la plus éloignée) à l’ensemble des échéances.

Table des actions de recouvrement

La table est accessible par le menu Règlement NEW / Fichier / Recouvrement / Actions de recouvrement

Une action de recouvrement correspond à la codification d'une procédure à enclencher pour obtenir le paiement d’une créance par le client débiteur. Une action serait de téléphoner au client, de lui envoyer un mail de rappel, un sms…

• Exemple d’enchaînement d’actions de recouvrement:

  • Action N° 1 : A Échéance - 5 jours, envoi d'un mail rappelant le prélèvement qui va être présenté.

  • Action N°2 :  A date de prélèvement + 3 jours, si prélèvement refusé, il faut appeler le client et obtenir une promesse de règlement

La table contient différents paramètres:

• le code action de recouvrement,

• la case à cocher Statut final, permettant d’exclure du Recouvrement les échéances faisant l’objet de l’action concernée,

• un libellé,

• le Type d’action,

• la case à cocher Action multi-tiers permettant de lancer une action en masse distinguant les différents tiers concernés (mail et courrier : en validant ce type d’action, l’ERP génèrera autant de mails/courriers que de clients sélectionnés),

• la Fréquence de relance, permettant de reproduire une action déjà effectuée, avant la prochaine étape prévue,

• la fonction du contact concerné pour l’envoi du mail,

• l’Action à exécuter, reprenant le processus disponible pour les types Contentieux, Irrécouvrable et Litige,

• et l'éventuel Texte de relance associé, pour les types Mail et Courrier.

Contrôle lors de la suppression d'action (V10.9)

Un contrôle s’effectue lorsqu’on essaye de supprimer une action depuis le zoom des actions de recouvrement.

Le contrôle va regarder si l’action est utilisée dans les éléments suivants :

• Détail de stratégie de recouvrement (l’action est utilisée dans une stratégie de recouvrement)

• Dossier règlement (l’action est utilisée pour comme paramètre dans l’onglet recouvrement du dossier règlement)

• Changement d'état (l’action est paramétrée sur un changement d'état)

• Détail d’historique de recouvrement (l’action a été utilisée dans le recouvrement)

Si l’action est présente dans un ou plusieurs de ces éléments, un premier message s’affiche invitant l’utilisateur à consulter tous les éléments utilisant cette action.

Exemple 1 :

On peut voir que l’action « Mise au contentieux » est utilisée dans le changement d'état « ZCONT » et que cette action a directement été utilisée dans le recouvrement.

Exemple 2 :

On peut voir que l’action « Courrier » est utilisée dans plusieurs stratégies et qu’elle a été directement utilisée dans le recouvrement.

Exemple 3 :

On peut voir que l’action « Annulation » est utilisée dans le paramétrage du dossier comptable « 998 » et qu’elle a été utilisée directement.

Table des stratégies de recouvrement

Une stratégie matérialise un enchaînement d’actions de recouvrement. Une stratégie est identifiée par un code et un libellé, paramétrés dans cette table.

Les montants seuil pour feu orange/rouge, permettent d’automatiser la mise en place des feux sur les fiches Clients, dès dépassement de l’encours (encours comptable de la fiche Client) par rapport aux seuils indiqués.

La case à cocher Exclus du calcul du DSO permet de préciser si les clients qui sont rattachés à cette stratégie sont inclus ou non dans le calcul du DSO (Plus d’informations sur le DSO : Le DSO (V10.7) )

Rajout de la gestion des intérêts de retard (V10.8)

La gestion peut provenir :

• Implicite (De la fiche dossier)

• Spécifique à la stratégie

Le paramétrage des taux au niveau du dossier permet d’avoir un paramétrage par défaut au niveau des stratégies de recouvrement. Ainsi ce paramétrage sera repris par défaut lors de la création d’une nouvelle stratégie de recouvrement et sera visible de la manière suivante :

• La source sera a « Implicite »,

• Le taux d’intérêt sera identique à celui du dossier.

Paramétrage avec source « Implicite »

Il est possible de modifier le type de taux tout en gardant les valeurs issues du dossier. Ainsi si on décide de prendre le taux « Fixe », il suffit de le choisir dans la liste déroulante. Le taux qui sera appliqué alors sur les échéances de cette stratégie sera le taux fixe du dossier donc 2,75% ici.

Ce paramétrage permet de modifier le taux à un seul endroit (le dossier) pour qu’il soit pris en compte automatiquement sur toutes les stratégies paramétrées avec ce taux.

Paramétrage avec source « Spécifique stratégie »

Il est possible de décider pour une stratégie donnée d’appliquer un taux différent de celui renseigné dans le dossier. Ainsi si l’on souhaite avoir un taux BCE à la carte pour une stratégie par exemple, il suffit de passer en « Spécifique stratégie » dans la source et de sélectionner « BCE » dans le type de taux. Maintenant les champs associés au taux BCE et à l’indemnité forfaitaire sont rendus saisissables. C’est ce taux saisi manuellement qui sera appliqué sur les échéances concernées par cette stratégie.

Précisions techniques

Le montant des intérêts de retard est calculé selon la formule suivante :

(Montant TTC x Taux retenu x (Nombre de jours de retard / 365)) + Indemnité forfaitaire)

Option regroupement par niveau d’action le plus élevé (V10.10)

Cela permet de préciser pour une stratégie :

• si on reprend le paramétrage implicite du dossier,

• si on ne fait pas de regroupement,

• si on fait le regroupement pour cette stratégie.

Table des détail de stratégie

L’enchaînement des actions de recouvrement se définit dans Règlement NEW / Fichiers / Recouvrement / Détails de stratégie.

L’action peut être liée à un mode de règlement. Si ce champs n'est pas garni dans le paramétrage de l'action, l'action sera applicable, tous modes de règlements confondus.

La date de déclenchement de l'action est calculée par rapport à la date d'échéance à laquelle on additionne le contenu du champ Retard. Ce champ peut contenir un chiffre positif pour une action après l'échéance ou négatif pour une action de rappel avant l'échéance (par exemple, prévenir le client qu’il sera prélevé).

Une même stratégie (ou campagne de relances) peut contenir plusieurs actions. Ainsi, lors de chaque action, le superviseur sait trouver l’action suivante.

Dans l’exemple ci-dessous, pour le mode de règlement N10 (Traites non-acceptées attendu), il est prévu:

• un rappel 10 jours avant l'échéance par mail,

• puis un second 5 jours avant l'échéance.

Par la suite, l'échéance suivra les différentes étapes prévues par la campagne, communes à tous modes de règlement:

• un appel téléphonique 2 jours après l'échéance,

• un mail “simple” 4 jours après l'échéance (soit 2 jours après l’appel téléphonique),

• un courrier “simple” 7 jours après l'échéance (soit 3 jours après le mail “simple”),

• un courrier AR 12 jours après l'échéance (soit 5 jours après le courrier “simple”),

• un courrier de Mise en demeure 18 jours après l'échéance (soit 6 jours après le courrier AR),

• un courrier de Mise en contentieux 25 jours après l'échéance (soit 7 jours après le courrier de Mise en demeure).

Rôle de l’utilisateur

Afin de pouvoir exploiter ce nouveau module, l’utilisateur doit disposer d’un rôle Recouvrement: Agent ou Responsable. Celui-ci se paramètre dans Administration / utilisateurs / utilisateurs communs, onglet Comptabilité, groupe Recouvrement, champ Rôle de l’utilisateur (aucun, agent ou responsable).

Seul l'utilisateur paramétré en tant que Responsable de recouvrement peut visualiser l’intégralité des échéances, que le client soit affecté à un autre agent ou à aucun agent précisément.

Fiche Clients

Certains paramètres sont également disponibles sur la fiche Client, dans Commerce & Logistique / Fichiers / Clients, onglet Comptabilité et confidentialité, groupe Relance, permettant de d’adapter la gestion du recouvrement sur un tiers défini. Trois éléments sont disponibles:

• Stratégie de recouvrement

• Client à relancer (si l’on souhaite différencier le différencier du Tiers payeur)

• Agent de recouvrement (si vide, la Stratégie par défaut indiqué dans les paramètres par défaut du module Règlement sera appliquée)

Le superviseur d’actions de recouvrement (V10.7)

Le superviseur est un outil permettant d’avoir une vue d’ensemble de toutes les actions de recouvrement à mener par la personne en charge du recouvrement dans un espace temps.

Le superviseur d’actions de recouvrement est accessible par le menu Règlement NEW / Recouvrement / Superviseur d'action de recouvrement.

Fonctionnement du superviseur d’actions de recouvrement

Le superviseur d’actions de recouvrement est pourvu des filtres Action de recouvrement et Stratégie de recouvrement dans l’onglet Sélection 1.

Dans l’onglet Sélection 2, on trouve le filtre Encours qui permet la sélection d’un intervalle de valeurs d’encours.

A l’affichage des résultats de la sélection, les colonnes Stratégie de recouvrement, Montant de l’encours et DSO reprennent ces données, client par client.

Remarques:

• Seul l'utilisateur paramétré en tant que Responsable de recouvrement, peut visualiser les échéances d'un autre agent de recouvrement. Pour rappel, ce rôle se paramètre dans Administration / utilisateurs / utilisateurs communs, onglet Comptabilité, groupe Recouvrement, champ Rôle de l’utilisateur (aucun, agent ou responsable).

• Les acomptes et les avoirs sont exclus du calcul du nombre d'échéances, du pourcentage et des totaux.

Gestion des acomptes / avoirs (V10.10)

Nouvelle gestion des acomptes et des avoirs en mode « Toutes les échéances à recouvrer » (Si cette option est choisie).

Fonctionnement :

• Les acomptes et les avoirs sont toujours affichés;

• Ils sont regroupés dans un code action spécifiques. Sauf si la stratégie est paramétrée avec regroupement sur le niveau d'action le plus élevé;

• En présence d'un filtre par code action, on affiche les échéances dont l'action à mener est choisie, mais aussi tous les acomptes et les avoirs;

• Les acomptes / avoirs ne sont pas impactés par la présence d'un filtre sur les montants;

• Les acomptes / avoirs ne sont pas impactés par la présence d'un filtre sur les dates d'échéances;

• La présence d'acompte / avoirs ne déclenche pas l'indicateur (présences d'autres actions pour le client);

• Si sélection d'Acomptes / Avoirs et traiter « Action » demandée : les acomptes / avoirs seront traités avec le code action correspondant à l'action la plus forte parmi les actions sélectionnées du tiers;

• Quand un acompte / avoir est traité dans une action de recouvrement il disparait du superviseur. Il est à nouveau présent dans les mêmes conditions que l'échéance la plus ancienne traitée lors de cette action.

Précisions techniques

Règles générales d'affichage des échéances à recouvrer, si l’on déjà réalisé une action :

• Les échéances avec dernière action de type finale, ou exclusion sont ignorées;

• Les autres échéances sont ignorées sauf si  :

  • Si la dernière action est une action préparée,

  • L'action précédente (ni promesse ni litige) a été faite à une date ou le retard correspondait à une action de niveau inférieur à l'action calculée à la date du jour,

  • L'action précédente était une promesse et la date d'échéance est dépassée,

  • L'action précédente (ni promesse ni litige) est la même que l'action a réaliser et on a dépassé la fréquence de relance,

  • On est sur un acompte / avoir et on a dépassé la fréquence de l'action relance précédente.

Classification des échéances à relancer

Les échéances à relancer sont classées à l’aide d’un code couleur:

• rouge pour les échéances négatives (avoir, acompte)

• bleu pour les échéances non-échues positives

• gris pour les échéances échues positives

Choisir le mode de regroupement

Dans la barre d’outils du Superviseur d’action de recouvrement, deux boutons permettent de personnaliser l’affichage des actions correspondant à la sélection.

Le premier bouton permettra d’adapter le premier niveau de tri, avec les deux choix suivants: Regroupement par action, ou Regroupement par client

Les fonctionnalités correspondant aux boutons précités sont également accessibles grâce au menu Affichage:

La recherche

Le but de cette fonctionnalité de recherche permet de rechercher facilement un numéro de pièce dans le superviseur de recouvrement. Le raccourci « Ctrl+F » ne permettant pas de rechercher dans une colonne particulière, cela pouvait entrainer de nombreux résultats non souhaités.

Cette recherche est accessible soit :

• Via le menu contextuel. Lors d’un clic droit dans le tableau, un menu contextuel apparaît, il comprend désormais une nouvelle entrée « Rechercher dans la colonne » qui ouvrira la fenêtre de saisie de la chaîne à rechercher.

• Via un clic droit sur l’entête d’une colonne, une fenêtre de saisie s’ouvre permettant la saisie de la chaîne à rechercher.

Dès lors que l'on est passé par l’une de ces deux méthodes, la recherche s’effectuera sur la colonne qui était ciblée au moment du clic droit. Les raccourcis de navigation de la recherche « F3 » pour suivant et « Shift+F3 » pour précédent sont également disponibles dans ce mode de recherche.

Débranchements vers d’autres fonctionnalités

A partir du résultat de l’interrogation, il est possible de consulter les informations détaillées de la créance, à l’aide de boutons dédiés dans la barre d’outils :

• Bouton

Tiers : consultation fiche client

• Bouton

Fiche 360 client : consultation fiche client et fiche 360 client

• Bouton

Pièce : consultation de la facture client

• Icône

(Trombone) : accès direct à l'édition de la facture client

• Bouton

Interrogation comptable : interrogation comptable

• Bouton

Créances tiers : consultation de la vue des créances client

Ces fonctionnalités sont également accessibles grâce au menu Interrogation:

Impression des échéances

Les échéances peuvent être pointées. Le bouton Imprimer permet de générer une impression de la ou des échéances sélectionnées.
Les échéances sélectionnées sont regroupées par client ou par date d'échéance, conformément au regroupement choisis.

À la fin de l'impression, une action historisée est créée pour chacune des échéances imprimées.

Chaque échéance pointée peut être validée, modifiée ou ignorée à l’aide des boutons correspondants.

Demande de E-paiement (V10.9)

L’affichage et la disposition de certains éléments ont été modifiés, le fonctionnement reste inchangé.

Écran avant

Écran actuel

Consultation des créances client

La consultation des créances client est accessible à partir de l’option de menu : Règlement NEW / Recouvrement / Interrogation / Créances client.

L’accès est également disponible depuis le superviseur d’action de recouvrement et on dispose des mêmes fonctionnalités.

Depuis le Superviseur, le bouton Créances client permet d’accéder à une seconde vue plus complète, reprenant l’encours total du client, et divisé en trois parties :

• 1) Entête : Toutes les informations liées au client. L’entête présente un camembert qui indique le pourcentage des échéances échues, non échues et de l'acompte par rapport au nombre total de créances.

• 2) Milieu du tableau : ensemble des échéances à recouvrir.

Pour chaque échéance, l’action suivante est précisée.

• 3) Pied du tableau: ensemble des actions de recouvrement historisées sur l'échéance.

Un double clic sur l’action historisée permet d’accéder à la fiche de l’En-tête historique de recouvrement.

Annulation demande de e-règlement (V10.9)

Lorsqu’on a effectué une demande de e-paiement depuis le recouvrement, on voit apparaître dans l’historique de recouvrement la ligne associée :

Si on consulte la demande depuis le menu Outils / Dématérialisation / Consultation des e-règlements, on obtient l’affichage ci-dessous et on constate que la demande est en attente.

On a la possibilité d’annuler cette demande si besoin.

Si on annule effectivement la demande, on constate dans l’historique que la demande a été effectivement annulée. Les données de recouvrement sont rétablies sur l'échéance selon les mêmes règles appliquées lors de l’annulation d’action.

Accès à l’explorateur de transaction (V10.9)

Si la ligne d’historique contient un numéro de transaction, le bouton « Explorateur de transaction » s’active afin de permettre de consulter directement la transaction.

historisation des actions avec changement d'état (V10.9)

Si l’on réalisais une action de type mail configurée avec le changement d'état « ZCONT » permettant de mettre l'échéance au contentieux tout en envoyant un mail au client.

• Affichage dans l’historique AVANT amélioration. On avait 3 lignes dans l’historique

  • 2 lignes avec l’action déclenchée dans le recouvrement (1 pour la nouvelle écriture et 1 pour l’ancienne écriture)

  • 1 ligne avec l’action déclenchée par le changement d'état

• Affichage dans l’historique APRÈS amélioration. On affiche une seule ligne correspondant à l’action déclenchée dans le recouvrement. Attention même si toutes les lignes d’historique ne sont pas affichées, elles existent toujours mais sont considérées comme masquées pour le recouvrement.

Précisions techniques

Nous avons ajouter un indicateur « Masqué recouvrement » dans les détails d’historiques de recouvrement afin de savoir lesquels ne seront pas affichés dans le tableau d’historique de la vue Créance client.

Cet indicateur est également pris en compte dans les statistiques de recouvrement afin de pas compter trop de fois une même action.

Autre précision, si on réalise une action avec un changement d'état dans le recouvrement, cette action sera affichée dans l’historique. En revanche, si on réalise le changement d'état sans passer par le recouvrement, c’est cette action associée au changement d'état qui sera affichée.

Navigation sur les tiers (V10.8)

Les boutons de navigation (Précédent, Suivant, Premier, Dernier) de la vue Créances client pilotent les tiers. La navigation est effectuée sur les tiers rattachés à l’agent de recouvrement et aux agents qu’il remplace. De la même façon, l’appel au zoom des clients à partir de ce programme est limité aux tiers rattachés à l’agent de recouvrement et aux agents qu’il remplace.

Statistique vue détaillée client (V10.8)

Les avoirs et les acomptes sont exclues du calcul des différents taux.

Il est possible d’afficher un ensemble de statistiques dans la consultation des créances client en appelant le menu contextuel à partir du graphe  :

• Répartition des créances

• L'évolution du DSO via un graphique à courbe

• Le taux de retard, le taux de recouvrement et le taux d'activation

• L'évolution de l'encours comptable

Il est possible d'afficher le graphe en plein écran en cliquant sur l’icône des «trois petits points » .

Précisions techniques

Traiter les actions

Les différentes actions de recouvrement sont exploitables dans les deux vues : le Superviseur de recouvrement ainsi que les Créances client.

Historisation par type d’action

Les actions disponibles dans le superviseur d’actions de recouvrement sont :

• Appel

• Mail

• Courrier

• Contentieux

• Irrécouvrable

• Promesse

• Litige

• Exclusion

• Réintégration

L’intégralité de ces actions génère l’historique lié à une échéance, consultable dans la vue Créances client.

En complément, les actions de type Contentieux, Irrécouvrable et Litige génèrent un évènement associé au processus de traitement.

Alternative à l’utilisation des boutons dans le superviseur d’actions de recouvrement

Un clic droit sur une action de recouvrement permet d’accéder facilement , dans un premier pop-up, à l’impression de la facture.

Les choix Outils et Interrogations ouvrent chacun un deuxième pop-up donnant accès facilement aux différentes fonctionnalités de recouvrement, et aux différents programmes d’interrogation.

Déploiement après pointage de niveau (V10.8)

Si l’utilisateur pointe une ligne d’entête de l’arbre qui est replié, l’arbre se déploie automatiquement pour lui permettre de voir l’ensemble des échéances pointées.

Exemple :

Si l’on pointe l’entête de l’arbre

l’arbre se déploie automatiquement

S’il y a plusieurs lignes d’entête sélectionnées, elles se déploient toutes.

Valider action

Le bouton Valider action : génère l’action de recouvrement prédéfini par rapport au Détail de stratégie.

Dans le champ Action, la types d’action est non-modifiable.

Le statut de l’action permet de différencier l'étape de traitement:

• Réaliser l’action : génère immédiatement l’action concernée (mail, courrier…)

• Préparer l’action : permet de modifier et remplacer l’action prévue par défaut dans la stratégie de recouvrement (par exemple: une échéance qui devait faire l’objet d’un courrier “simple” et que l’on veut mettre en AR).

Le champ Commentaire permet de saisir, au format RTF, un texte descriptif associé à l’action.

La coche Ouvrir l’action à la fin du traitement permet de visualiser l’action créée dès sa génération, si l’on souhaite rajouter un commentaire après traitement par exemple.

Lorsque l’on valide, l’action est immédiatement historisée, et le contenu va se positionner dans la vue Créances client.

Dans le zoom des ventilations, les champs Code et Date de la dernière action sont mis à jour après chaque action créée.

Exclure action

Le bouton Exclure permet d’exclure une échéance du circuit de recouvrement. Aucune action ne pourra être effectuée sur celle-ci. Il sera possible de la réintégrer depuis la vue Créances tiers.

Visualisation des échéances exclues non-réintégrées

Un bouton radio a été ajouté dans le superviseur de recouvrement afin de voir les échéances exclues. La case à cocher permettant de voir les actions préparées a été intégrée à ce bouton radio puisque les 2 choix s’excluent mutuellement.

Ce bouton radio permet ainsi d’afficher :

• Toutes les échéances à recouvrer,

• Les échéances ayant une action préparée,

• Les échéances ayant été exclues.

Par défaut ce bouton radio est positionné sur l’option « Toutes les échéances à recouvrer ».

Lorsqu’on a choisi d’afficher les échéances exclues, les possibilités sont différentes selon le rôle de l’utilisateur connecté :

• Responsable : Un responsable du recouvrement peut effectuer des actions de relance directement sur les échéances exclues sans avoir a passer par la réintégration. Attention toute fois, l’historique des actions ne mentionnera pas de réintégration et on constatera une exclusion suivie directement d’une action.

• Agent : Un agent de recouvrement devra passer par la réintégration de l'échéance avant de pouvoir effectuer une action.

Appel téléphonique

On sélectionne une ou plusieurs échéances du même client, puis on clique sur l'icône du téléphone. Un CTI est généré et la fenêtre Vue détaillée du client s'ouvre directement ainsi que l’Action créée pour prendre note de l'échange en direct.

Envoi d’un mail

On sélectionne les échéances pour lesquelles on désire envoyer un mail de relance, et on utilise le bouton Mail.
Un mail est envoyé à chaque client sélectionné.
Le mail contient un tableau avec la liste des échéances relancées.
Un fichier .zip contenant l'ensemble des factures concernées est joint au mail.

Le mail est toujours envoyé via un processus.
Un code action associé à un processus d'envoi de mail doit être associé à l'action de recouvrement choisie.
Le processus doit être à l'état actif et le scrutateur des processus doit en marche.

Exemple de chaîne de paramétrage associée au processus dans le code action :
[Form.cli][R3XZ.Tiers];;[form.actrec][R3XZ.RelActionCod];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp];;[FICJOINT][R3XZ.NOMFIC]

1. [Form.cli][R3XZ.Tiers] : permet d'associer le tiers au processus

2. [form.actrec][R3XZ.RelActionCod] permet d’associer un code d'action de recouvrement au processus. On pourra ainsi dans le processus récupérer le code fonction et le code texte de relance associé au code d'action de recouvrement

3. [TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp] : permet de récupérer un tableau avec la liste des échéances relancées. Pour insérer le tableau dans le mail utiliser la balise [Proc.Tab]. Le nom du fichier passé en paramètre ([R3XZ.NomTabTmp] dans notre exemple) doit être un nom de table temporaire définie à partir du recordSQL TabTemp (TmpRecordSql rcrsrcdtmp.dhoq TabTemp TabTemp ). Ce recordSQL est basé sur la table TmpTab du fichier RcfRcdTmp.dhfi. Cette table permet de définir des tableaux avec 10 colonnes maximum. La ligne “1” du tableau correspond à la ligne d'en-tête du tableau.

4. [FICJOINT][R3XZ.NOMFIC] : permet de récupérer le fichier .Zip avec l'ensemble des factures concernées. Cocher l'option “attacher les fichiers joints” dans la tâche d'envoi de mail du processus pour joindre le fichier .zip au mail de relance.

Remarque : Dans les exemples que nous fournissons, on peut utiliser le code action “MAIL_RECOUVRE” qui est associé au processus 'mail_recouvr'.
Il faut vérifier qu'il existe un code action de recouvrement de type 'mail“ associé au code action “MAIL_RECOUVRE” pour lequel on a bien positionné un code de texte de relance et un un code fonction de contact.

Si le client relancé n'a aucun contact avec la fonction demandée, on récupère l'adresse mail de la société.
Dans l'exemple correspondant à l’exemple précédent, on a choisi comme destinataires les interlocuteurs financiers “ifin”.

Signature du mail
Dans le pied du texte de relance utilisé dans une relance par mail, il est possible d'utiliser des balises spécifiques pour gérer une signature personnalisée en fonction de l'agent de recouvrement.
Exemple :

• Raison sociale de l'entreprise : [SOC.Nom]

• Nom de l'agent qui à traiter l'action de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.nom]

• N° de téléphone de l'agent de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.tel] (Si pas de téléphone défini au niveau de l'utilisateur on récupère le n° de téléphone de la société)

• Adresse mail de l'agent de recouvrement : [MotCle.Collaborateur.mail] (Si pas d'adresse mail définie au niveau de l'utilisateur on récupère l'adresse mail de la société)

Reprise des observations dans les mails internes (V10.10)

Pour les actions de recouvrement à destination internes comme :

• demande de mise en litige,

• mise en contentieux,

• déclaration d’irrécouvrabilité

on retrouve dorénavant dans le mail, les informations saisies par l’agent de recouvrement lorsqu’il valide le déclenchement de l’action.

Ceci n’est possible que si dans le paramétrage des actions de recouvrement liées à ces demandes, on a bien une action à exécuter qui est associé à un processus d’envoi de mail et / ou de génération d'évènement CRM.

Ainsi si l'on a saisi un commentaire, lors de l’exécution de l’action de recouvrement, on retrouve ce commentaire dans les processus générés par cette action.

Précisions techniques

Pour une utilisation avec les processus livrées dans la visite guidée (standard) :

• « demande_contentieux »

• « demande_crea_irrecou »

• « demande_litige »

Si les processus ne contiennent pas les champs « note » et « obs », il faut supprimer les processus modèles existants et les réimportés depuis les modèles livrés avec la version X.10.

Le N° de la note associé à l’entête de l’action de recouvrement est passé en paramètre au processus avec la chaîne « [form.note][R3XZ.note] » .

La fonction initialisation (initialisation_note) associé au champ « obs « de ces processus permet de faire une copie de la note de l’action de recouvrement dont le N° est enregistrée dans le champ « note » .

Envoi d’un courrier

On sélectionne les échéances pour lesquelles on désire envoyer un courrier de relance, puis on utilise le bouton Courrier.
Un courrier est imprimé pour chaque client sélectionné.
Le courrier contient un tableau avec la liste des échéances relancées.

Envoi de courrier de relance (V10.9)

Un agent de recouvrement peut envoyer des courriers de relance à l’adresse de facturation d’une facture au lieu de l’envoyer au client à relancer.

Une case à cocher est disponible dans la fenêtre de validation de l’action. Si cette case est cochée les échéances sélectionnées seront alors regroupées par adresse de facturation et éditées sur un courrier par adresse.

Initialisation par défaut de la case à cocher des nouvelles action de type “Courrier”

Un paramétrage a été ajouté dans le dossier afin de définir la valeur par défaut qui sera affectée lors de la création d’une action de type “Courrier”.

Initialisation par défaut de la case à cocher dans la fenêtre de validation d’action

La reprise automatique des adresses de facturation sera cochée si celle-ci a été cochée dans le paramétrage de l’action sélectionnée.

Par exemple :

1 - Ici mon action “Courrier” n’est pas configurée pour reprendre automatiquement les adresses de facturation, la case n’est donc pas cochée par défaut dans la fenêtre de validation d’action.

Paramétrage de l’action “Courrier”

Résultat obtenu dans la fenêtre de validation de l’action “Courrier”

2 - Ici mon action “CourrierFac” est configurée pour reprendre automatiquement les adresses de facturation, la case est donc cochée par défaut dans la fenêtre de validation d’action.

Paramétrage de l’action “CourrierFac”

Résultat obtenu dans la fenêtre de validation de l’action “CourrierFac”

Automatisation des envois de mail/courrier (V10.10)

Afin de gagner du temps opérationnel, vous pouvez automatiser l'envoi des courriers et des mails de recouvrement par processus.

De plus, en interactif, il est possible de déclencher manuellement un envoi de mails ou de courrier pour l’ensemble des échéances chargées répondant aux critères de sélection sans faire de sélection préalable.

Pour mettre cela en œuvre, il faut enregistrer les filtres associés au superviseur et définir un processus automatique. Ce dernier ne fonctionnera que sur le type d’action “mail” ou “courrier”. Tous les messages d’erreurs seront enregistrés dans le livre de bord.

Prise en compte des intérêts de retard dans mails/courriers

Pour pouvoir afficher les intérêts de retard dans les mails et courriers de recouvrement, il faut au préalable avoir configuré et sélectionné un taux d’intérêts de retard sur les stratégies de recouvrement associées au clients.

Dans le superviseur de recouvrement lorsqu’on réalise une action de type “mail” ou “courrier” une case à cocher dans la fenêtre de validation d'action permet de choisir si on applique ou non les intérêts de retard dans les mails et courriers de recouvrement.

Il est possible lors de la validation des actions d’envoi de mail ou de courrier d'ajouter les intérêts de retard dans les tableaux d'échéances. Deux colonnes supplémentaires apparaissent alors afin d’indiquer pour chaque échéance le montant des pénalités ainsi que le total de l'échéance en comptant ces pénalités.

Exemple de mail avec pénalités prises en compte

Exemple de courrier avec pénalités prises en compte

On peut choisir de pré-cocher par défaut l’application des intérêts dans les différentes stratégies de recouvrement.

Précisions techniques

Attention : On se base sur le paramétrage du tiers à relancer dans tous les cas.

Affichage de la case à cocher dans la fenêtre de validation d’action

La case à cocher pour l’application des intérêts de retard apparaît uniquement pour les actions de type mail/courrier si au moins un des tiers à relancer pointés appartient à une stratégie de recouvrement avec un taux configuré.

Valeur par défaut de la case à cocher

Celle-ci est pré-cochée si dans la stratégie on a choisi de la pré-cocher par défaut.

Spécificité de la sélection multi-tiers/multi-stratégies

Commun à tous les cas : Si la sélection comprend plusieurs tiers à relancer avec des stratégies différentes pas configurées de la même manière l’application des intérêts de retard se fait uniquement pour les clients concernés de par leur stratégie. De ce fait un client qui n’appartient pas à une stratégie avec des taux d’intérêts applicables ne se verra pas appliqué d’intérêts.

Dans le cas d’une sélection multiples avec des tiers à relancer appartenant à des stratégies de recouvrements différentes c’est le paramétrage le plus fort qui l’emporte pour la gestion de la case à cocher ainsi:

• La sélection comprend uniquement des tiers à relancer avec des stratégies sans taux d’intérêts configuré :

  • La case à cocher ne s’affiche pas du tout

• La sélection comprend au moins un tiers à relancer appartenant à une stratégie avec un taux d’intérêt configuré mais ne souhaitant pas pré-cocher par défaut l’application des intérêts :

  • La case à cocher apparaît non cochée

• La sélection comprend au moins un tiers à relancer appartenant à une stratégie avec un taux d’intérêt configuré mais ET souhaitant pré-cocher par défaut l’application des intérêts :

  • la case à cocher apparaît cochée.

Rajout et modification du Code adresse (V10.8)

Le code adresse est désormais disponible dans le superviseur de recouvrement et la vue détaillée client (bouton « Créances client ») . Il est également modifiable lors de l’envoi d’un courrier.

Dans le zoom des adresses, une nouvelle case à cocher a été ajoutée pour notifier que l'adresse est étant une adresse de recouvrement :

Lorsque l’on est dans le superviseur ou la vue détaillée, le code adresse apparaît dans le tableau pour chaque échéance. S’il y a plusieurs adresses de recouvrement cochées, la première adresse trouvée est affichée.

Lors de l’envoi d’un courrier ce code adresse par défaut est affiché dans la fenêtre de l’action et Il peut-être modifié à ce moment-là, ce qui impacte l’adresse de l'édition.

Gestion des e-paiements

On sélectionne les échéances pour lesquelles on désire envoyer une demande d' e-paiement et on utilise le menu Outils, choix Dématérialisation.

Le fonctionnement est ensuite identique à celui de la Gestion commerciale via la saisie de pièces.

Plus d’informations sur l’e-paiement : Paiement électronique (V10.5)

La promesse de règlement

On sélectionne les échéances concernées par la promesse de règlement, puis on utilise le bouton Promesse de règlement.
On rééchelonne ensuite les échéances initiales en indiquant une ou plusieurs nouvelles échéances.
Un indicateur dans le tableau indique si l'échéance est promise :

Reprise de la date d'échéance initiale sur promesse de règlement non tenue

Afin de calculer le retard de paiement réel du client, la date d'échéance initiale est automatiquement reprise sur une échéance ayant fait l'objet d'une promesse de règlement ou d’un nouvel accord concernant l'échéancier et dont la ventilation est dépassée.

Par exemple, une facture devait être payée au 30/06/2021.

Non-réglé à l'échéance, une relance est effectuée et le client indique qu'il a des difficultés de trésorerie. Il est convenu d'un paiement en trois mensualités: 30/07/2021, 31/08/2021 et 30/09/2021.

Et 01/08/2021, le paiement de la première mensualité prévue au 30/07/2021 n’est pas intervenu.

A ce moment, on considère que l'échéance n'est pas en retard de 1j, mais bien de 31j car elle aurait dû être payée initialement au 30/06/2021.

C’est donc la date d'échéance initiale qui est prise en compte pour calculer le retard, lorsque l'échéance générée par un rééchelonnement ou une promesse de paiement ou un nouvel échéancier, est dépassée.

Demande de Mise en contentieux

On sélectionne les échéances concernées, puis on utilise le bouton Demande de mise en contentieux.
L'action DEMANDE_CONTENTIEUX est ensuite déclenchée. Par défaut, elle pointe sur le processus demande_contentieux. Ce processus envoie un mail au service comptabilité (= Groupe d'utilisateurs “val_compta”) et génère un événement CRM de statut “à traiter”, avec le tableau des différentes échéances en note.

D’un point de vue technique, lancer au préalable le script sp_21514.sql, puis importer le processus demande_contentieux.xml

Créer l'action CRM :
DEMANDE_CONTENTIEUX avec les paramètres : [Form.cli][R3XZ.Tiers];;[form.actrec][R3XZ.RelActionCod];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp]

Si l'action de recouvrement est définie comme étant “Statut final”, des échéances liées à cette action ne remontent plus dans le Superviseur de recouvrement et le Détail des créances.

Au niveau du zoom de changement d'état, le champ code action permet de définir l'action de recouvrement associée, permettant de confirmer le traitement de l’opération.

Demande de mise en Créance irrécouvrable

On sélectionne les échéances concernées, puis on utilise le bouton Demande de créance irrécouvrable.
L'action DEMANDE_CREA_IRRECOU est déclenchée.
Par défaut, elle pointe sur le processus demande_crea_irrecou. Ce processus envoie un mail au service comptabilité et génère un événement CRM de statut “à traiter” avec le tableau des différentes échéances en note.

Au niveau du zoom de changement d'état, le champ code action permet de définir l'action de recouvrement associée, permettant de confirmer le traitement de l’opération.

Trans-actionner les mises en contentieux et les mises en créances irrécouvrables (V10.8)

Il est possible de paramétrer un changement d'état pour les actions de mises en contentieux et les mises en créances irrécouvrables.

Ainsi lors de l’exécution d’une action de ce type, si un code de changement d'état est paramétré, la transaction et la comptabilisation est effectuée.

Demande de Mise en litige

Une échéance (ou une sélection de plusieurs échéances) peut être mise en litige suite à un refus de paiement.

Le bouton Demande de litige permet de générer un événement de type Mise en litige et de saisir le motif du litige sur une échéance. Le symbole En litige est positionné sur les échéances faisant l'objet d'une demande de mise en litige et sont bloquées avec impossibilité pour l’agent qui a demandé la mise en litige, de faire une autre action.

Lorsqu’une échéance est mise en litige, la ou les factures de la Gestion commerciale concernées, apparaissent comme étant en litiges et ne peuvent plus faire l'objet d'actions de recouvrement.

L'évènement permet d'avertir un autre Utilisateur/service (Commercial, Qualité par exemple) que le client doit être contacté pour négociation.

Quand un autre Utilisateur/service (Commercial, Qualité... ) traite le litige, la ou les factures de Gestion commerciale concernées n'apparaissent plus comme étant en litiges et les échéances concernées sont débloquées et peuvent à nouveau faire l'objet d'actions de recouvrement.

Actions conditionnées au solde positif par tiers

Avant d’enclencher une action, le programme confronte le montant total des créances sélectionnées et les paiements déjà reçus, par client. Si le montant des paiements est supérieur ou égal au montant des créances, il ne sera possible d’enclencher aucune action.
Exemple:

Sélection d'une facture de 300,30 euros avec 2 acomptes, un premier de 65,22 euros et un second de 277,99 euros pour le client C0000001. Le total des acomptes est supérieur à la créance à couvrir. En effet, 300,30-65,22-277,99 = -42,91 (solde négatif). Il ne sera donc pas possible d’enclencher une action.

Si l’utilisateur tente d’exécuter une action , le message suivant apparaît:

Les messages d'erreurs apparaissent directement, si 1 à 3 clients sont concernés. Les messages s’affichent l'un après l'autre.

Si plus de 3 clients sont concernés, un message global s’affiche, renvoyant l’utilisateur au livre de bord dans lequel il pourra trouver les messages au détail.

Livre de bord :

Gestion d’actions multi-tiers

Dans le superviseur de recouvrement, on entend par multi-tiers la sélection d'échéances concernant des tiers à relancer différents.

Par Exemple :

• Pointage d'une échéance pour le tiers C0000001 et une autre pour le tiers C0000004; C’est une sélection multi-tiers

• Pointage de deux échéances pour le tiers C0000001; ce n’est pas une sélection multi-tiers.

Afin d'identifier plus facilement les actions qui permettent la gestion multi-tiers, la case à cocher Action multi-tiers présente dans le zoom des actions de recouvrement, permet d’activer la gestion d’actions multi-tiers.

Attention : l’accès à cette case à cocher est autorisée uniquement pour les actions de type <Mail> et <Courrier>.

Si cette case est cochée, l'action pourra être sélectionnée en cas de sélection multi-tiers.

Dans l’exemple suivant, toutes les actions d’envoi de courrier (incluant Courrier, CourrierAr et Lettre romantique) doivent être traitées tiers par tiers; la gestion multi-tiers est donc interdite. Pour ce faire, on décoche la case pour les actions Courrier, CourrierAr et Lettre romantique.

Ainsi, dans le superviseur de recouvrement, si on tente de lancer une action d’envoi de courrier en ayant sélectionné des échéances pour un tiers à relancer unique, on pourra choisir parmi les différentes actions qui correspondent à l’envoi de courrier:

En revanche, si on sélectionne des échéances concernant des tiers différents, on obtient un message d'erreur indiquant qu'aucune action n'a été trouvée, puisque toutes les actions correspondant à l’envoi de courrier sont définies comme NON multi-tiers dans notre exemple.

Remarque : si d’autres actions correspondant à des envois de courrier avec possibilité de sélection multi-tiers avaient été disponibles, elles auraient été proposées sous forme de liste par le programme et il n’y aurait pas eu de message d’erreur.

Identification des impayés

Lorsqu'une échéance a fait l'objet d'un impayé, celle-ci est mise en évidence, dans le superviseur et la vue Créance tiers, à l'aide d’une icône spécifique, également présente sur les niveaux supérieurs de l'arbre.

Gestion des regroupements (V10.8)

Lors de la génération d’une promesse de règlement, d’une mise en contentieux ou d’une créance irrécouvrable, la transaction générée effectue automatiquement, la coupure éventuelle entre la créance en cours de traitement et les autres créances auxquelles elle a pu être rattachée (par exemple en cas de relevé de factures).

Annulation d'actions Litige/Contentieux/Créances irrécouvrables (V10.8)

Il est possible de permettre aux personnes chargées du recouvrement de pouvoir annuler la dernière action réalisée sur une échéance de type :

• litige,

• contentieux,

• irrécouvrable.

et ainsi de revenir en arrière en cas d’erreur.

Pour rappel, cette possibilité a été étendue à toutes les autres actions (sauf le e-paiement) et ainsi n’importe quelle action fait que l'échéance est considérée traitée au niveau du recouvrement.

La possibilité d’annuler une transaction liée au recouvrement a été ajoutée. Cette fonctionnalité permet d’annuler les mises au contentieux directes notamment (Action avec changement d'état ZCONT par exemple).

Paramétrage dossier.

Il faut avoir au moins une action de type « Annulation » définie dans les actions de recouvrement.

Un bouton « Annulation » a été ajouté dans la vue Créance client du superviseur de recouvrement.

Celui-ci permet d’annuler la dernière action réalisée sur l'échéance pointée. Suite à l’annulation ce sont les informations de l’action précédente qui sont remise sur l'échéance et une ligne d’historique est ajoutée pour indiquer qu’il y a eu une annulation.

Attention : L’action n’annule pas un mail ou un courrier qui aurait été envoyé.

Cas particulier des actions ayant entrainé une transaction

Si l’action annulée concernait une transaction et que cette même transaction est la dernière ayant modifié l'échéance, au moment de l’annulation l’explorateur de transaction sera ouvert pour chaque transaction différente rencontrée dans la liste des échéances pointées afin de permettre d’annuler la transaction.

Par exemple

Ci-dessous une action de type contentieux avec changement d'état a été réalisée sur l'échéance et a donné lieu à la transaction 304.

Si l’on décide d’annuler cette action et avoir confirmé l’annulation, l’explorateur de transaction s’ouvre pour permettre d’annuler la transaction.

Si on décide de fermer l’explorateur rien ne se passera et dans le cas où on a annulé la transaction, la vue « Créance client » sera rafraîchie pour prendre en compte cette annulation. Et on se retrouvera avec l'affichage suivant : L’action a été annulée sur l'échéance.

Modifications comportementales du programme

Plusieurs modifications ont été faites vis à vis du pointage des échéances. Désormais il est possible de pointer une échéance ayant eu une action de type « finale » ou une échéance étant en litige /demande de litige afin de permettre l’annulation de ces actions. Mais aucune autre action n’est possible sur ce genre d'échéance, les messages d’erreurs suivants s’afficheront :

Prérequis pour l’annulation

Pour pouvoir annuler la dernière action il faut qu’il y en ait une a annuler évidemment et que l'échéance n’ait pas subit d’annulation d’action comme dernière opération. Sinon le message ci-dessous apparaîtra :

Prérequis pour l’annulation suite à une annulation de transaction via l’explorateur

Pour que l’annulation d’action soit prise en compte lorsqu’on annule une transaction liée au recouvrement depuis l’explorateur de transaction, il faut avoir configuré une action par défaut de type annulation dans le dossier comptable.

Historisation globale des actions de recouvrement

Il est possible de consulter l’historique des actions de recouvrement depuis la vue Créances client, pour une échéance en particulier

Il existe également deux tables stockant l’intégralité des actions de recouvrement effectuées, disponible depuis les menus:

• Règlement NEW / Fichiers / Recouvrement / Entête historique de recouvrement

• Règlement NEW / Fichiers / Recouvrement / Détail historique de recouvrement

Prise en compte des champs de recouvrement dans la consultation de la balance âgée

Cette fonctionnalité n’est opérationnelle que si l’on a activé la fusion des modules Comptabilité et Règlements.

Plus d’informations sur la fusion des modules Comptabilité et Règlements : La fusion du module comptabilité et du module des règlements (V10.7)

La consultation de la balance âgée affiche les éléments des dernières relances effectuées.

Parmi les colonnes affichées, on trouve :

• La date de relance qui correspond à la date de début de la dernière action de relance générée sur l'échéance.

• Le numéro de relance qui correspond au numéro de la dernière action de relance générée sur l'échéance.

• Le type de relance qui correspond au code de la dernière action de relance générée sur l'échéance.

• Le contenu de la colonne Relancé par qui correspond à l’utilisateur ayant effectué la dernière action de relance sur l'échéance.

• L’intervenant interne qui est l’interlocuteur chez le créancier

• L’intervenant externe qui est l’interlocuteur chez le débiteur

• La date et le commentaire de contestation

Plus d’informations sur la balance âgée : Balance âgée

Mise à jour des données de règlement de la fiche tiers (V10.7)

Cette fonctionnalité n’est opérationnelle que si l’on a activé la fusion des modules Comptabilité et Règlements.

Plus d’informations sur la fusion des modules Comptabilité et Règlements : La fusion du module comptabilité et du module des règlements (V10.7)

Dans la fiche Tiers, onglet Statistiques, les données de règlement sont mises à jour automatiquement par le programme de génération des statistiques (Commerce et logistique/ Traitements/ Génération des statistiques).

• Délai moyen de règlement : c’est le dernier délai moyen de paiement calculé. Côté client, il est basé sur les données présentes dans le zoom historique DSO. Côté fournisseur, la formule suivante est appliquée : (Échéances non lettrées / Solde des écritures liées aux journaux d’achats et OD) *360

• Montant moyen d’un règlement : par tiers, on applique la formule (Soldes des écritures liées à un journal de trésorerie / nombre d’écriture liées à un journal de trésorerie)

• Montant moyen d'une facture: nombre d’entêtes de factures présentes pour le tiers

• Nombre de litiges: issu du zoom des conflits (Règlement NEW / Interrogation/ Conflits) avec type de conflit Contestation et litige et date de conflit inférieure ou égale à la date de clôture. Dans le zoom des fournisseurs, ce champ s’appelle Nombre de contestations.

• Nombre d’impayés : issu du zoom des conflits (Règlement NEW / Interrogation/ Conflits) avec type de conflit Impayé et date de conflit inférieure ou égale à la date de clôture

• Nombre d'incidents : Nombre d'impayés + Nombre de litige

Recouvrement : Remplacement d'un agent (V10.8)

Paramétrage dossier

Règlement NEW / Fichiers / Dossier / Bouton « Règlement » / onglet Recouvrement

Définition du champ : « Domaine du recouvrement » dans le zoom de paramétrage obligatoire.

Paramétrage zoom

Dans le zoom « Remplaçants de recouvrement » , on peut paramétrer un agent qui va remplacer un autre pour une période définie.

L’option de menu est accessible via Règlement NEW / Recouvrement / Remplaçant.

Dans le programme « Superviseur d'action de recouvrement », on peut voir les écritures de l’agent avec celles de l’agent qui le remplace. Concrètement, ces écritures vont garder l’agent de recouvrement initial, mais on peut les voir avec les écritures de l’agent remplaçant.

Lors de l’exécution d'une action de recouvrement, on peut voir l’agent qui passe cette action ( remplaçant ou initial) dans le zoom « Entête historique de recouvrement ».

Les ouvertures et fonctions de surcharge

Réimpression des courriers de relance (V10.10)

Les courriers générés sont dupliqués sous forme de fichier PDF et rattachés à l’action de recouvrement générée.

Ainsi le nom du fichier PDF et le numéro de l’action de recouvrement est mis à disposition dans la fonction

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