Si différentes sociétés effectuent des opérations entre elles et se les refacturent, comme par exemple :
Le dossier 996 passe commande d'une prestation au dossier 998,
Ce qui entraine que le dossier 996 va réaliser un achat auprès du dossier 998,
Ce qui génèrera une vente dans le dossier 998.
L'inter-compagnie permet d'automatiser les flux "miroirs" pour des opérations de gestion commerciale. Il est intéressant de disposer de cette même fonctionnalité pour la partie règlement.
Ainsi, si on prend comme exemple le cas suivant :
Un décaissement du dossier 996 génère un encaissement dans le dossier 998.
S'agissant du module règlement, ceci doit être exploitable dans un environnement de type Inter-compagnie et Inter-agence.
Paramétrage général
Il faut que l’inter-compagnie soit activée. Pour cela, il faut accéder au menu Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / dossiers.
L’inter-compagnie s’active dans les tables communes. Utiliser, pour ce faire, les touches de fonction « MAJ+F7 » et dans l'onglet « Tables communes 2 » cocher la case d'option « Gestion inter-compagnies » du groupe “ Compléments ”.
Paramétrage dossier.
Il est nécessaire que chaque dossier règlement ait l’option traitement des règlements inter-compagnies d’activée. On accède à la fiche dossier via le menu :
Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers - Bouton « Règlement »,
Règlement NEW / Fichiers / Dossier - Bouton « Règlement ».
Dans le groupe “Inter-compagnies“, il faut cocher la case « Traitement des règlements inter-compagnies ».
Liens dossier - Tiers interne
L’accès à cette table est réalisé via l’option de menu :
Administration / Inter-compagnies / Liens Dossiers-Tiers règlement
Règlement NEW / Fichiers / Tiers interne inter-compagnies
Cette table permet de faire le lien entre un dossier et un tiers (Client, Fournisseur ou Interne).
Le tiers représente le dossier associé dans les autres dossiers.
Un tiers interne ne peut être lié qu’a un seul dossier / établissement. donc présent une seul fois dans la table des liens dossier / tiers interne.
Attention : Pour saisir un lien entre les tiers internes et un dossier il faut être positionner sur un autre dossier.
Exemple : Sur le dossier 996, on crée le client C0000998 et le fournisseur F0000998 qui correspondent au dossier 998. Il faut rester sur le dossier 996 pour créer les liens entre
le dossier 998 et le client C0000998
le dossier 998 et le fournisseur F0000998
Dans le cadre des règlements inter-compagnies (ICP), on utilise cette table de lien Dossier / tiers interne pour :
Rechercher le dossier destination à partir du tiers de la transaction d’origine
Recherche le tiers de la transaction de destination à partir du dossier / Établissement de la transaction d’origine
Définition des flux de type règlement
On accède au zoom permettant de définir les flux de règlement par l’option de menu Administration / Inter-compagnies / Flux.
Les flux sont de type “Règlement”.
« Actif »
Pour activer ou désactiver cette règle de synchronisation. En phase de recherche, vous pouvez cocher ou décocher la case d'option « Uniquement les liens actifs » pour utiliser ce critère comme filtre.
Groupe « Règlement d’origine (décaissement) »
« Dossier » : Est valable pour tous les dossiers, si vide.
« Établissement » : Si vide, est valable pour tous les établissements.
« Dossier comptable » : Calculé à partir du dossier et établissement d’origine si non vide.
« Type de tiers » : Filtre les transactions en fonction des types de tiers sélectionnés.
« État final » : Filtre les transactions avec cet état. L’état doit avoir une position « Remis » ou égal à « WLE ».
Groupe « Règlement de destination (encaissement) »
« Dossier » : Si vide, valable pour tous les dossiers.
« Établissement » : Si vide, valable pour tous les établissements.
« Dossier comptable » : Calculé en fonction du dossier et établissement destination si non vide.
« Changement d’état » : Détermine le changement d’état utilisé pour les transactions destinations.
« État final » : Calculé à partir du changement d’état destination.
Trace des opérations
L'historique des opérations de trace des règlements inter-compagnies est accessible par l’option de menu :
Administration / Inter-compagnies / Trace des règlements inter-compagnies
Règlement NEW / Fichiers / Journal de transaction / Trace des règlements inter-compagnie
On historise les règlements inter-compagnies effectués avec la transaction d’origine et la transaction créée (destination).
Il n’est pas possible de créer, de modifier ou de supprimer une trace. Il s’agit uniquement d’une consultation.