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Le traitement de comptabilisation génère les écritures liées aux règlements de décaissements ou d'encaissements dans Divalto Comptabilité.
Selon le choix de gestion, les écritures sont passées directement dans Divalto Comptabilité ou dans un fichier qui pourra ensuite être intégré dans la comptabilité.
L'option est paramétrée dans la fiche dossier et accessible par l'option de menu : Règlement / fichiers / Dossier – bouton « Règlement » - Groupe « Comptabilisation »
Génération des écritures :

  • Non

  • Dans Divalto Comptabilité, Comptabilisation immédiate

  • Déportée par fichier d'intégration

Traitements d'intégration comptable

Le traitement de test de comptabilisation génère un fichier qui ne sera pas intégré en comptabilité mais imprimable. Cette opération est très utilisée en phase d'installation ou en cas de changement de paramétrage.
On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Utilitaires / Comptabilité / Test de comptabilisation
L'impression des écritures de test peut-être réalisée directement depuis ce traitement, mais également à partir de l'option de menu : Règlement / Utilitaires / Comptabilité / Impression des écritures de test si le traitement du test de comptabilisation à été effectué avant.

Intégration Note de frais en comptabilité : prise en compte sous taxes (V10.11)

L’intégration des notes de frais en comptabilité, doit tenir compte du paramètre de gestion des sous-taxes défini au niveau de la fiche dossier :

  • dans un contexte de comptabilité anglo-saxonne (distribution Canada),

  • ventilation de la TVA par code zone.

Fonctionnement

La saisie d’une ligne note de frais est inchangée et doit définir le code TVA global .

Le régime article vient du code frais.

Le régime tiers vient du client à facturer

La saisie du détail TVA de la note de frais reste inchangée et nécessite un paramétrage du code TVA particulier dans lequel on trouve le taux global.

L’intégration en comptabilité recherche le détail par code zone ce qui permet de ventiler l'écriture en imputant aux bons comptes TVA

Paramétrage dossier

Paramètre affaire : Dans onglet ‘Comptabilité', activer le choix

 Paramétrage TVA

On a besoin d’un code TVA global

On définit une ventilation détaillée par code zone

C’est le code zone qui porte la définition des comptes à imputer ainsi que le taux détail à appliquer.

La somme des taux détail doit être égal au taux global

 

 

La comptabilisation des règlements

Le traitement de comptabilisation génère les écritures directement dans DIVALTO COMPTABILITE ou vers un fichier pour intégration manuelle. Une fois les écritures générées les bordereaux ne sont plus modifiables.
On accède à l'intégration des écritures du module des règlement en comptabilité générale par l'option de menu : Règlement / Traitement / Export des écritures comptables
Il existe deux modes d'intégration :

  • Le mode Synchrone,

  • Le mode Asynchrone.

Le mode asynchrone est généralement réservé aux tests de mise en place. C'est le choix du champs « Comptabilisation immédiate » qui indique que la comptabilisation est synchrone. Ce dernier est accessible par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Dossiers - Bouton « Règlement »
Le traitement de comptabilisation génère les écritures liées aux règlements (décaissement ou encaissement) dans Divalto Comptabilité. En mode synchrone aucun traitement n'est à lancer, le traitement de l'export des écritures comptables est exécuté automatiquement.

Paramétrage des règles comptables

Le paramétrage des règles comptables est accessible par les options de menu :

  • Règlement / Fichiers / Comptabilisation

  • Règlement / Fichiers Règle comptable

Les effets sont traités suivant la comptabilisation associée à l'évolution des effets c'est-à-dire au changement d'état. Il est possible de définir jusqu'à 4 règles comptables qui seront appliquées séquentiellement.
Les règles d'intégration

  • Application des règles définies dans l'évolution des états.

  • En cas de différence : si l'effet final est WOD, WDC, ou WDR la génération d'écriture est effectuée grâce aux informations de l'état.

  • En cas d'escompte : si l'état final est WE, pour chaque facture concernée par l'escompte, le montant d'escompte est ventilé par base de TVA en montants HT et TVA. L'escompte est reporté dans la facture.

  • En cas de cession : les conditions sont les suivantes :

  • L'état origine et l'état final sont identiques,

  • Les informations relatives à la cession ont changé,

  • Le changement d'état précise qu'il s'agit d'une cession à comptabiliser,

  • Toutes les cessions de créances à une banque ne sont pas à comptabiliser ; les cessions à titre de garantie donnent lieu à une seule écriture en fin d'exercice,

  • La règle comptable est figée.

Application d'une règle comptable
Le journal provient de la règle, sauf si un compte de banque est concerné. Dans ce cas, c'est le journal de la banque qui est retenu.
Les écritures sont passées selon le paramétrage de la règle comptable :

  • Effet par effet,

  • Globalement pour un numéro de transaction,

  • Globalement sur un bordereau.

Le choix du compte peut être :

  • Le compte de banque,

  • Le compte de tiers,

  • Le compte du changement d'état utilisé.

Attention : Une règle comptable est définie pour le sens encaissement. Elle est implicitement inversée si elle est présente dans la comptabilisation d'un décaissement.
Les règles comptables dépendent de l'évolution des effets
Les couples « ancien état/nouvel état » définissent une comptabilisation, c'est-à-dire l'application de 1 à 4 règles comptables.
Exemple :
quel que soit l'effet « ancien », la réception d'un chèque implique :

  • De solder le tiers initial par le tiers payeur éventuel,

  • De solder le tiers (payeur) par le portefeuille.

Une règle comptable contient le paramétrage utile à la génération d'une écriture complète (débit / crédit).
La date d'écriture est en principe la date d'opération.
Pour les traites à l'encaissement, la date la plus petite (entre la date d'échéance et la date d'opération) sera retenue.
Le compte peut être le tiers, la banque, ou le compte paramétré dans le changement d'état.
Exemple : TB solder le Tiers par le Portefeuille

  • Le compte signalé au crédit est le compte du tiers

  • Le compte signalé au débit est le compte du changement d'état (4130##00)

Les écritures sont générées :

  • Effet par effet, exemple lors du changement d'échéance d'une traite en portefeuille ;

  • Par total de la transaction, lors de la réception d'une traite réglant plusieurs effets ;

  • Par total du bordereau, lors de comptabilisation d'une remise de chèques sur le compte de la banque.

Comptabilisation : Le zoom

Vous accédez au traitement par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Comptabilisation
Etat ancien
Cette zone est facultative.
Vous pouvez utiliser un masquage par « {} » sur le premier caractère. Ainsi « 10 » permet de signaler que cette comptabilisation concerne tous les états se terminant par 10 (C10, T10, N10, …).
Etat nouveau
Vous indiquez le code du nouvel état. Vous pouvez utiliser un masquage par « * » sur le premier caractère. « *50 » pour signaler que cette comptabilisation concerne tous les états se terminant par 50.
Libellé
Ce libellé sur 40 caractères permet de préciser la comptabilisation.
Règle de comptabilisation
A un couple « Ancien état / Nouvel état », vous pouvez associer jusqu'à quatre règles comptables pour les opérations de :

  • Encaissement

  • Décaissement

Règle comptable : Le zoom

Règle comptable
Vous définissez toutes les règles comptables appelées par les comptabilisations. Par exemple :

  • PB – Solder le portefeuille par la banque

  • TP – Solder le tiers par le portefeuille

La codification standard utilise des mnémoniques simples : T pour tiers, B pour banque, P pour portefeuille, I pour impayé.
Libellé
Ce libellé permet de préciser la règle comptable et vous disposez de 40 caractères.
Journal
Le code journal des écritures générées sera en principe celui de la règle comptable.
Remarque : Si un des comptes est un compte de banque, les écritures seront passées sur le journal correspondant à la banque.
Libellé
Ce libellé permet de générer le libellé des écritures générées. Il peut contenir un des symboles suivants :

  • Le caractère inférieur sera remplacé par l'intitulé du compte

  • Le caractère égal sera remplacé par la date de la pièce suivi de l'intitulé du compte

  • Dièse sera remplacé par la date d'échéance suivi de l'intitulé du compte

  • Supérieur sera remplacé par le nom du tiré

Effet
C'est l'évolution d'un effet dans un état « ancien » vers un état « nouveau » qui provoque l'application d'une comptabilisation. Vous précisez si les éléments nécessaires, le compte de tiers en particulier, sont à rechercher dans l'effet « ancien » ou dans l'effet « nouveau ».
Compte
Vous indiquez le compte à mouvementer, au débit et au crédit. Ce compte peut être :

  • Le compte du changement d'état (lorsque des traites sont mises en portefeuille)

  • Le compte de la banque (lorsque les chèques sont remis en banque)

  • Le compte du tiers (ancien ou nouveau)

Compte collectif
Trois cas possibles :

  • « Nouvel Effet » : le compte collectif de l'écriture associée sera celui du nouvel effet de la transaction.

  • « Ancien Effet tiers payé » : le compte collectif de l'écriture associée sera celui de l'ancien effet du tiers payeur.

  • « Ancien Effet tiers payeur » : si le tiers payeur est le tiers payé on prend le compte collectif de l'ancien effet donc du payé. Si le tiers payeur n'est pas le tiers payé on prend le compte collectif du nouvel effet donc du payeur.

Total
Suivant l'option choisie, le programme génère une écriture :

  • Pour chacun des effets,

  • Globale pour la transaction : Lors de la réception de traites réglant plusieurs effets,

  • Globale pour le bordereau : pour une remise à la banque on peut passer une seule écriture sur le compte de banque.



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