Principe général
Ce programme permet d’enregistrer et de sauvegarder une écriture partielle non terminée, non équilibrée sur un journal d'achat ou de vente. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité.
Elle, alors, est transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est supprimée.
Le programme utilise de nouvelles tables :
[CAT] : entête de l'écriture en attente
[CATC8] : ligne de l'écriture en attente
[CATCX] : imputation analytique de l'écriture en attente
[CATCP] : ventilations pièces/échéances de l'écriture en attente
[CATCTAX] : ventilations de TVA de l'écriture en attente
Remarque :
Un contrôle est effectué empêchant de mettre en attente deux saisies identiques. (Par exemple deux utilisateurs saisissant la même facture fournisseur).
C'est dans le cadre de la dématérialisation des factures fournisseurs que ce programme a été écrit même s'il est complètement générique et peut servir à d'autres usages.
Pour la dématérialisation des factures fournisseurs, les écritures en attentes sont alimentées par le «DataSet » qui suit ce circuit direct vers la comptabilité. Si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
On accède à la saisie des écritures en attente par l'option de menu : Comptabilité / Saisie / Saisie des écritures en attente
Cette saisie permet :
De saisir de nouvelles écritures directement sans rapport avec un « DataSet » provenant du « Data-Hub » ;
De Créer, modifier et enregistrer des écritures non équilibrées ;
D’effectuer des demandes de vérifications comptables ou analytiques à des responsables ;
D'appliquer ou de débrayer un modèle de saisie ;
De consulter la facture au format PDF ;
De demander un visa de validation ou de viser directement l'écriture ;
De mettre l'écriture en litige ;
De basculer le « DataSet » dans l'état « Attente » ;
D'intégrer l'écriture en comptabilité.
Entête de l'écriture en attente
Si l'écriture provient du « Data-Hub », le champ « N° DataHub » est renseigné et il ne sera pas possible de modifier le compte Tiers, ni la date d'échéance.
Le champ « Modèle » indique le code du modèle à appliquer à l'écriture. Pour rappel le code modèle provient soit :
Du journal comptable ;
Du compte comptable ;
Du mode de règlement.
Si un modèle est présent pour les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement.
Si un modèle est appliqué à l'écriture et que cette dernière provient du « DataHub », on ne pourra pas modifier les comptes comptables.
L'option de menu « Débrayer le modèle » permet de débrayer le modèle et donc de modifier les comptes comptables.
L'option de menu « Appliquer le modèle » permet d'appliquer un modèle après avoir modifié le modèle par exemple. Dans ce cas l'ensemble des lignes et ventilations analytiques saisies seront supprimées et régénérées. Un message d'alerte préviendra l'utilisateur, lui demandant s'il souhaite poursuivre .
L'entête pourra être complétement cachée en cliquant le bouton
, ceci afin de libérer de la place pour l'espace de saisie. Ce bouton est également disponible sur la saisie des lignes et en pied.
Lignes de l'écriture en attente.
La zone de saisie des ventilations est découpée en trois onglets :
L'onglet des lignes d'écritures comptables ;
L'onglet des lignes de ventilations analytiques ;
L'onglet des ventilations par échéance.
Un clic droit sur une ligne permet d'accéder au menu contextuel permettant :
D'interroger le compte de charge ou de produit ;
D'interroger le compte du tiers.
Contrairement au programme de saisie classique, l'écriture comptable, les ventilations analytiques ainsi que les ventilations par échéance n'ont pas obligation d'être équilibrées pour être enregistrées.
Les options de menu « Info comptes » et « Info ventilations » permettent d'exécuter une demande d'information complémentaire à un utilisateur. Ces deux boutons exécutent également un test de conformité sur l'ensemble de l'écriture et signalent si cette dernière est conforme aux tests de base.
L'option de menu « Info comptes » fera seulement des vérifications basiques.
L'option de menu « Info ventilations » vérifie si l'écriture comptable est correcte et si les ventilations analytiques correspondantes sont conformes.
Si des erreurs sont présentes au niveau de l'écriture purement comptable, il conviendra de corriger l'écriture comptable avant d'envoyer une demande d'information sur les ventilations analytiques.
La présentation des lignes est différente par rapport à la saisie d'écritures classique. En effet quatre onglets sont présents :
Lignes d'écritures ;
Ventilations par axe ;
Ventilations de TVA ;
Ventilations par échéance.
Exemple de traitement
L'option de menu « Info comptes » indique que l'écriture comptable est conforme aux tests de bases. L'utilisateur en sera averti mais pourra tout de même saisir une demande d'éléments complémentaires de renseignement en répondant « Oui ».
Si oui ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :
La demande sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ « Transférer la demande à » : par exemple DEMO. C'est dans le champ « Demandes manquantes » que l'on pourra saisir en détail l'objet de la demande.
Puis cliquer sur le bouton « Envoyer la demande ». Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus. Notre utilisateur DEMO pourra ensuite, en cliquant sur la ligne correspondante, se positionner sur l'écriture en attente afin de réaliser les corrections éventuelles.
Lorsque l'utilisateur DEMO double clique sur la ligne, il accèdera à la demande et à partir de la demande, il pourra accéder à directement l'écriture comptable.
Widget Processus de l'utilisateur DEMO
A partir de la demande, l'utilisateur pourra :
Accéder à la modification de l'écriture, bouton « Modifier écriture » ;
Transférer la demande à son responsable, bouton « Transférer la demande » ;
Mettre fin à la demande, une fois que l'écriture aura été traitée, par le bouton « Ecriture complète ».
Pour les demandes concernant les ventilations analytiques, les traitements sont identiques.
Onglet « Ventilation de TVA » de l'écriture en attente.
Vous trouverez, ici, la présence des champs suivants concernant les ventilations de TVA :
Taux de TVA Brut (Calculé et non modifiable) ;
Coefficient d'assujettissement (Modifiable) ;
Coefficient de taxation (Modifiable) ;
Coefficient d'admission (Modifiable) ;
Coefficient de déduction (Calculé et non modifiable) ;
Montant TVA Brut (Calculé et non modifiable) ;
TVA Brut - TVA Net (Calculé et non modifiable).
Génération automatique des lignes de TVA de l'écriture en attente.
L'option de menu « Générer ligne de TVA » permet de créer automatiquement les lignes de TVA et de charge non déductible associée (si le taux de déductibilité est inférieur à 1) en fonction des informations présentes dans les ventilations de TVA de l'écriture.
S'il existe plusieurs lignes de HT sur l'écriture, le calcul génère les lignes de TVA et de charges non déductibles, le cas échéant, pour toutes les lignes de HT de l'écriture.
Attention : les codes de TVA de la ligne d'écriture générale sur le compte HT ne doivent pas être modifié. Il convient de les changer dans les lignes TVA comme précisé précédemment.
Un message d'erreur (normal) vient bloquer la saisie pour que la TVA soit cohérente.
Saisie des périodes de début et fin de contrat (V10.11)
Deux colonnes ont été ajoutées « Début période » et « Fin période » (concerne la gestion des contrats). Elles sont accessibles en saisie/modification.
Les champs étaient déjà existants en saisie d’écriture et cela correspond donc à une harmonisation avec cette dernière.
Homogénéisation des raccourcis clavier (V10.4)
Les raccourcis de la saisie d'écritures ont été reportés dans la saisie des écritures en attente :
« F2 » permet d'inverser les montants débit/crédit ;
« CTRL+B » permet de se positionner sur les ventilations TVA. ;
« CTRL+F4 » permet de se positionner sur les imputations axe ;
« CTRL+SHIFT+F4 » permet de se positionner sur les ventilations pièces et échéances ;
L'Option « Rester en création » peut être positionnée par défaut sur le journal.
Gestion des visas – Saisie des écritures en attente
Pour intégrer les écritures en comptabilité, il faut les viser. Pour cela vous disposez des options de menu :
« Viser l'écriture » qui permet de positionner le visa afin d'intégrer l'écriture en comptabilité. L'utilisateur doit posséder le droit « CEv » pour viser l'écriture (droit positionné en standard).
« Demander le visa » qui permet de faire une demande de visa à un utilisateur. Dans ce cas un message d'alerte demande à l'utilisateur s'il souhaite réaliser une demande de visa pour ce numéro d'écriture.
Si « Oui » ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :
La demande de visa sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ « Collaborateur » : DEMO (dans notre exemple).
Puis cliquer sur le bouton « Demander le Visa » de la barre d'outils. Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus.
Notre utilisateur DEMO pourra ensuite en cliquant sur la ligne correspondante donner une suite à la demande.
A partir de la demande, l'utilisateur pourra :
Accorder le visa via le bouton « Accorder le visa » ;
Réaliser une demande à son manager par le bouton « Demander au manager ».
Il sera également possible de réinjecter l'écriture concernée dans le « DataHub « via le choix ci-dessous :
Cette opération permettra, par exemple, de relancer l'ensemble des étapes composant le processus et d'intégrer l'écriture en comptabilité.
Remarque :
Pour les écritures saisies directement, c'est-à-dire sans passage par le « DataHub », la demande de visa n'est pas obligatoire. En effet l'option « Intégrer en comptabilité » est active et accessible par défaut.
Intégration comptable de l'écriture en attente
Une fois que notre écriture a été visée, on pourra l'intégrer en comptabilité via l'option « Intégrer en comptabilité ».
Lors de l'intégration un test de cohérence est systématiquement réalisé sur la partie comptable et analytique. En cas d'incohérence l'utilisateur est alerté et l'intégration est rejetée.
Visa des écritures en attente – Traitement en masse
Nous mettons également à disposition une option permettant de « viser » les écritures en masse à l'aide d'un traitement accessible à partir du menu.
L'option de menu est la suivante : Comptabilité / Saisie / Visa des écritures en attente.
Pour le traitement en masse, il suffira de sélectionner un ensemble de lignes puis de cocher-décocher la sélection à l'aide des boutons « Cocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « F5 »
et « Décocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « Shift + F5 »
ou manuellement en cliquant la case « Visa », pour chaque lignes concernées.
Pour appliquer votre choix, il conviendra de valider l'ensemble et de confirmer la mise à jour.
Attention : Les écritures provenant du DataHub seront automatiquement intégrées en comptabilité, après avoir été visées.
A partir du traitement, l'utilisateur pourra également :
Rechercher une chaîne de caractères, par le bouton
« Rechercher » ou touche de raccourci « Ctrl F »
Consulter, modifier l'écriture via le bouton
« Détail » ou touche de raccourci « F6 »
Visualiser le fichier joint principal via le bouton
Consulter la note du « DataSet » et de l'écriture par les boutons
Consulter les pièces jointes via le bouton
Modifier le regroupement au niveau présentation des écritures par le bouton
qui indique le regroupement actuel. Cette option est également accessible par le menu Regroupement.
D'interroger la fiche du fournisseur et la fiche qualité fournisseur via le menu Interrogation.