Le traitement “Passage en fusion”

Nous avons renommé le programme intitulé "Mise à jour des écritures à partir de règlement" pour le rendre plus clair. Celui-ci s’intitulera désormais "Passage à la fusion".

On y accède par l’option de menu Règlement NEW / Utilitaires / Passage à la Fusion.

Ce programme est un outil d’accompagnement au passage à la Fusion technique des modules Comptabilité et Règlement, composé des étapes suivantes :

Etape 1 : Traitement des effets

Cette étape permet de charger tous les effets R2 en position En attente actifs (et En portefeuille ayant générés des écritures sans compte de tiers, notamment dans le cas de Dailly/Factor), et de mettre à jour les écritures qui leur sont liées. Lorsqu'une écriture est mise à jour à partir d'un effet, l'effet sera topé comme déjà utilisé (indicateur CEF = '2'). Il ne sera donc plus accessible si on ré-effectue le traitement ultérieurement.

Indispensable aux environnements existants souhaitant “basculer” sur la nouvelle architecture, il permet également de mettre à jour l’option "lié à Divalto Règlement" dans les différents comptes et les journaux.

Cette étape ne sera validée qu'en mode réel, le mode Simulation permet simplement d'éditer un rapport préalable à titre de vérifications.

Etape 2 : Traiter les écritures non lettrées / lettrées

En cas de déphasage entre les modules Comptabilité et Règlement, il se peut que des effets soient “traités” dans le module Règlement tandis que l'écriture n’est pas lettrée en Comptabilité. Dans ce cas, il convient d’appliquer cette option pour assurer la prise en charge de ces écritures dans le nouveau module Règlement.

La prise en charge des écritures lettrées permet de traiter l’historique. Ceci a pour but d’exploiter la balance âgée à date, pour toutes les écritures avant Fusion se trouvant à partir de la date indiquée.

Attention : selon le volume d'écritures concernées, ce traitement peut durer plusieurs minutes.

Cette étape ne sera validée qu'en mode réel.

Etape 3 : Contrôle d'intégrité

Cette étape pilote le programme de Contrôle d'intégrité avec des contrôles spécifiques à la fusion. Les contrôles spécifiques pilotés sont les suivants :

• Lettrages déséquilibrés avec correction manuelle.

• Vérification des ventilations par échéances non associées à une écriture avec correction automatique.

• Contrôle des montants des ventilations par échéances avec correction automatique (création du ventilation qui solde les ventilations par rapport aux écritures).

• Contrôle des indicateurs techniques des ventilations par échéances, avec correction automatique.

• Contrôle des indicateurs techniques des écritures, avec correction automatique.

• Contrôle des dates d'échéances des ventilations avec correction automatique.

• Contrôle sur les journaux non liés à Divalto Règlement avec correction automatique.

On peut lancer les étapes 4 et 5 seulement si l'étape 3 du contrôle d'intégrité est OK (verte).

Etape 4 : Comparaison des soldes

Cette étape consiste à lancer la balance auxiliaire et l'interrogation des échéances en attente à trois reprises (clients, fournisseurs et autres tiers) sur une période globale (du 01/01/1900 au 31/12/2099). En cas d'écart de solde, un fichier Excel est généré avec les différents tiers en erreur, composé de quatre colonnes : compte, compte collectif, solde de la balance, total des échéances en attente.

Cette étape ne sera validée que si aucun écart de solde n'est constaté entre les deux programmes.

Etape 5 : Pilotage du lettrage automatique

Exécution du programme de lettrage automatique sur une période précise. Les dates sont renseignées dans le groupe “Option liée à l'étape 5”.

Etape finale : Activer la Fusion

Déclenchement de la fusion une fois que toutes les étapes sont validées, en cochant automatiquement l'option "Le module Règlement se base sur les écritures comptables" dans le dossier Comptabilité.

Remarques générales :

Des messages de traitement d'étape sont également générés dans le livre de bord, qui permet au programme d'identifier que le traitement a été réalisé, et de passer à l'étape suivante.

Sur chaque étape, l'heure et l'utilisateur qui l'a traitée sont affichés. Par défaut, la couleur est rouge, mais une fois que l'étape est validée et que tout est OK, elle passe au vert.

Petite précision : Si vous supprimez le message lié à l'étape dans le livre de bord, l'étape sera dégrisée.

Si le dossier a été fusionné, toutes les étapes seront grises.