Affaires - Zoom Affaire
La gestion d'une affaire commence par le zoom d'affaires.
C'est aussi un accès central à toutes les fonctionnalités permettant de gérer une affaire donnée.
Une fois les affaires créées, vous pourrez structurer chaque affaire avec ses différents éléments en cliquant sur le bouton [Administration de l'affaire].

Onglet Définition

Code affaire : il se retrouvera à la racine de l'arborescence.
Etat : contrairement à la gestion d'affaire classique, dans la gestion des affaires industrielles, il n'y a pas de tables de données distinctes pour les opportunités et les affaires. On considère en effet l'affaire comme un tout, avec des états d'avancement différents.
Une affaire peut donc être :

1. En phase d'opportunité.

2. En phase d'affaire.

3. Désignée comme un modèle, c'est-à-dire une bibliothèque d'arborescences et d'éléments qui n'auront pas d'incidence réelle mais pourront être dupliqués vers des affaires existantes (projets ou affaires).

Votre sélection aura une incidence directe sur la liste des étapes d'affaires disponibles. Ainsi par exemple, si l'affaire est en situation d'opportunité, seules les étapes associées à une situation de ce type seront proposées.
A noter que sur une affaire modèle, les fonctions suivantes ne sont pas possibles :

• Générer des pièces (devis, commande, facture) ;

• Saisir des temps ;

• Créer des ordres de fabrication.

Et sur une affaire encore en « opportunité », il n'est pas possible de générer des pièces autres que devis.
Libellé abrégé : à mi-chemin entre le code et le libellé, le libellé abrégé pourra faciliter vos recherches. Les espaces ou autres caractères spéciaux que vous aurez saisis seront automatiquement supprimés.
Libellé : nom explicite de l'affaire.
A noter : le code, le libellé abrégé et le libellé de l'affaire peuvent être identiques. C'est le cas des sigles par exemple.
Liste du type de tiers : Choix « vide », « client » ou « prospect ».
Client : selon le choix de la liste déroulante du type de tiers, cette zone s'active sur le choix « vide » ou « client ». Le zoom client est alors accessible pour saisir un code client.
Prospect : selon le choix de la liste déroulante du type de tiers, cette zone s'active sur le choix « vide » ou « Prospect ». Le zoom prospect est alors accessible pour saisir un code prospect.
Important : à l'issue de la saisie des données de l'affaire dans le zoom affaire, un contrôle de cohérence est mené. En effet, il n'est pas autorisé de créer une affaire à l'état « affaire » sur un prospect.
Famille d'affaire : rattacher une affaire à une famille facilitera vos recherches mais surtout, permettra de respecter une certaine organisation lorsque des dépendances ont été configurées pour cette famille.
Classe d'affaire : pour spécifier la classe de gestion de l'affaire. Elle peut être héritée de la famille d'affaire si elle y est paramétrée.
Etape d'affaire : pour savoir où en est l'affaire dans le processus - généralement en phase de projet au début. La liste est liée au choix de la "Etat d'affaire". A partir de la version 10.11, a ouverture du zoom des étapes d’affaire, celui-ci sera filtré selon le paramétrage de dépendance avec la famille d’affaire.
Motif de l'étape d'affaire : si le projet n'aboutit pas, vous pouvez indiquer pourquoi ici. Les motifs sont créés depuis Divalto CRM.
Niveau de criticité : il peut avoir plusieurs significations selon la problématique à traiter. Il peut s'agir d'un niveau de difficulté ou d'intérêt. La valeur, numérique, est libre.
Devise : devise de l'affaire.
Pourcentage de réussite : taux de réussite d'une opportunité. Une opportunité avec 100 % de réussite est une affaire. Le pourcentage de réussite a une incidence sur le prévisionnel de chiffre d'affaire et sur le plan de charge.
Priorité : permet de piloter l'attribution de stocks, et d'une façon générale, d'ordonner les affaires par priorité. Valeur numérique, de 0 (prioritaire) à n (priorité n). Si, par exemple, deux affaires requièrent un même article dans les mêmes délais, l'affaire prioritaire sera servie en premier sur le stock. Le traitement de génération des réservations affectées transverse exploite cette priorité pour l'ordre des affectations. Cette priorité sera à nouveau visible dans le superviseur logistique.
Statut : il est verrouillé et figé à 'Confirmé' si la gestion des affaires industrielles est activée.

Onglet Chiffre (V10.10) 

Montant : ce champ peut être renseigné manuellement, ou s'auto-alimenter avec les éléments chiffrés de l'affaire. Le champ est, dans ce dernier cas, grisé.

La rubrique "Chiffres clés" synthétise les principaux résultats de l'affaire.

Onglet Complément

Zone « Interlocuteurs » :
Ces champs permettent de renseigner les personnes concernées par l'affaire.

1. Chef de projet client : lié au tiers principal, est le destinataire par défaut des pièces commerciales générées

2. Chef de projet interne : liste des collaborateurs

3. Equipe : équipe projet affectée à cette affaire / ce projet.

Zone « Dates » :
Elles vont permettre de calculer la durée de l'affaire, planifiée ("Date de réception prévue") et réelle ("Date de réception réelle"), et éventuellement servir au déclenchement manuel de pénalités de retard si elles ont été définies.
La « Date de fin de validité de l'offre » permet d'indiquer la date à laquelle une offre émise depuis une affaire ne sera plus valide. Cette précision, à caractère purement informatif, est reprise sur des impressions.
La date « ouverture saisie des temps » permet de contrôler les imputations de temps passés.
Zone « Stock » :
Dépôt : dépôt principal de l'affaire. Correspond au dépôt de l’utilisateur qui crée l’affaire (V10.11).
Nature de stock : nature de stock à utiliser pour le calcul des besoins d'affaire et les pièces générées. Correspond à la nature de stock principale du dossier (V10.11).
Emplacement : emplacement de l'affaire dans les ateliers de l'organisation. Utilisé dans la génération de pièce d'achat afin de réceptionner sur l'emplacement de l'affaire.
Zone « pénalités de retard » :
Gestion des pénalités de retard : case à cocher si les pénalités de retard sont gérées. Permettra d'anticiper les montants engagés en cas de dépassement de la date de réception de travaux prévue.
Les champs suivants sont accessibles lorsque la case est cochée.
Date d'application : date à partir de laquelle les pénalités vont démarrer, généralement au lendemain de la date de réception prévue.
Taux de pénalité / Montant journalier : renseignez l'un de ces deux champs.
Montant maximum de pénalités.
A noter : il n'y a pas d'automatisation de gestion des pénalités en standard. Ces informations sont positionnées ici à des fins d'utilisation en paramétrage spécifique.
Zone « facturation » :
Type de Commande et type de Facturation : si elle est de type "Global", les commandes/factures générées par le plan de facturation ne présenteront qu'une ligne globale ; si elle est de type "Détaillé", l'ensemble des postes du plan (postes = jalons ou éléments du plan de facturation) seront précisés.
A noter : que la facturation soit globale ou détaillée, le détail sera toujours visible sur le document imprimé.

A partir de la version 10.11, le type de facturation est initialisé à partir du paramétrage dossier, zoom “Affaire”, onglet “Facturation”.

A partir de la version 10.12, le type de commande est initialisé à partir du paramétrage dossier, zoom “Affaire”, onglet “Facturation”.
Régime TVA : régime de TVA du tiers.

Onglet Adresse

Adresse du tiers : permet d'indiquer un tiers destinataire des pièces commerciales. Différent du tiers principal, porteur de l'affaire.
Code adresse : adresse à utiliser sur les pièces commerciales. Soit l'une des adresses du tiers principal, soit l'une des adresses du tiers secondaire, si indiqué.
Si aucune adresse n'est renseignée, c'est l'adresse du tiers qui est prise en compte. Si aucune adresse n'est renseignée, la création de pièces commerciales sera impossible.
Code site : permet de sélectionner un site paramétré au niveau du tiers. Selon les paramétrages du site, les données tiers sont rappelées et affichées en dessous du code.

Onglet Commerciaux

Cet onglet permet de paramétrer des données commerciales liées à l'affaire.
Zone « commerciaux » :
Les commerciaux et/ou groupes de commerciaux sont initialisés depuis le tiers principal de l'affaire et sont repris sur les pièces commerciales.
Zone « Liens » :
Marché : permet d'associer un code marché et permettra d'exploiter la logique tarifaire associée.
A noter : cette logique tarifaire est exploitée sur les lignes de besoins qui travaillent avec des données des articles et donc par prolongement, c'est le traitement de génération des lignes de budget qui bénéficie en dernière instance du paramétrage du code marché.
Zone « Divers » :
Questionnaire : un questionnaire est un ensemble de champs Métier (les "rubriques") qui viendront s'ajouter à la fiche affaire.
URL de l'espace projet : un espace projet partagé sur un serveur vous permettra d'échanger des documents et toute information relative au projet. Cette donnée est corrélée à l'exploitation de la solution Divalto Portail.
Image : pour illustrer l'affaire.

Onglet Identifiants / Confidentialités

Pour protéger l'affaire, vous avez la possibilité d'en interdire l'accès à ceux qui ne sont pas concernés.
De même, il est possible de bloquer la saisie des temps aux collaborateurs sur l'affaire avec la case à cocher appropriée.
A noter : l'indice fonctionnel de l'affaire est ici remonté à titre d'information. Cet indice évolue par les traitements accessibles via l'administration d'affaire.

Les boutons et icônes fonctionnels

[Administration de l'affaire]
Accès à l'administration de l'affaire sélectionnée, afin de pouvoir notamment structurer l'affaire (créer l'arborescence avec les éléments de l'affaire), lancer le calcul du CBA, procéder à des regroupements, etc.
Lorsque vous sélectionnez une affaire qui n'a pas encore d'arborescence, vous êtes invité(e) à créer la racine de la structure.

Cliquez sur "Oui" si vous souhaitez configurer l'affaire et ses éléments.
A noter : cette proposition de création de la racine de l'affaire n'est active que si la gestion d'affaires est activée dans les paramètres de dossier.
[Tiers]
Accès à la gestion des clients lorsque le champ "Client" a été renseigné sur l'onglet "Définition".
[Prospect]
Accès à la gestion des prospects lorsque le champ "Prospect" a été renseigné sur l'onglet "Définition".
[Avenants]
Une affaire peut faire l'objet d'avenants successifs. Ceux-ci se créent via ce bouton.
[Collaborateurs]
Ce bouton vous permet de consulter / sélectionner les collaborateurs de l'affaire. Vous pouvez également rattacher une ou plusieurs activités à chacun des collaborateurs.
[Événements]
Ce bouton vous permet de consulter les événements (action commerciale, visite des locaux, etc.) liés à l'affaire et éventuellement d'en ajouter.
[Externe]
Ce bouton vous permet de donner une référence externe, un autre identifiant de l'affaire nécessaire pour par exemple, les besoins d'identification pour la facturation électronique.
[Mouvements]
Ce bouton permet de consulter les pièces commerciales (devis, commandes, BL, facture) et le détail des mouvements associés à l'affaire.
[Lots]
Accès à la saisie des arborescences d'affaire pour vous permettre de créer autant d'éléments d'affaire qu'il y a de lots de facturation.
[Suivi budgétaire]
Accès au suivi budgétaire des factures pour suivre l'avancement de la facturation par rapport aux commandes.
[Points]
Pour consulter ou créer une structure de points (via l'assistant de création).
[Planning]
Accès rapide au planning Gantt de l'affaire.
A noter : Cet accès s'opère par tunnel avec des options présélectionnées. Pour davantage d'options de visualisation du planning, il convient de l'exécuter par lancement au menu.
[Reste à faire]
Pour déclarer rapidement un reste à faire à la date du jour.
[Transformer prospect en client]
Accès au traitement de transformation d'un prospect en client. Disponible si le tiers est un prospect.

Contrôle d'encours sur affaire

Afin de proposer un contrôle de l'encours client au moment de la création/modification de l'affaire, un dispositif de blocage de l'affaire est associé au moteur Divalto processus. Il est paramétrable et permet de se rapprocher du mode opératoire disponible sur les pièces de gestion commerciale.
Le détail du paramétrage est vu dans le paragraphe 5.1.