Axe d'analyse en comptabilité analytique

Pour chaque dossier il est possible de créer jusqu'à 4 axes d'analyses.

On accède à la définition des axes par le menu : Comptabilité / Fichiers / Organisations / Dossiers - Onglet "Axes"

« Libellé »
Le libellé est obligatoire pour utiliser un axe. Il sera repris dans les écrans et les éditions. Le type de « Ventilation » et sa valeur peut être peut être :

• Aucune lorsque l'axe n'est pas utilisé.

• Totale si le montant doit être ventilé dans sa totalité.

• Partielle si le montant peut être partiellement ventilé.

« Report antérieur »

Si la case est cochée, cela permet de suivre un axe sur plusieurs exercices comme pour un chantier par exemple.

Découpage du code axe

Les axes sont définis sur 8 caractères alphanumériques et peuvent être découpés en un maximum de 4 niveaux. Ce découpage sera utilisé comme critère de rupture par les éditions analytiques.

Vous indiquez la longueur de chaque partie sachant que l'on part toujours du début. Vous pouvez associer un libellé descriptif à chaque partie du découpage. Ceci permet de préciser la signification du découpage (Section, sous-section, ...). Ce découpage peut correspondre aux familles et sous-familles.

Exemple 
Pour obtenir le découpage suivant de l’axe : 12345678
XX 1ère partie = positions 1 à 2
XXXXX 2ème partie = positions 1 à 5
XXXXXXX 3ème partie = positions 1 à 7
XXXXXXXX 4ème partie = positions 1 à 8

Vous indiquerez :

Zone 1 : 2
Zone 2 : 5
Zone 3 : 7
Zone 4 : 8

La section analytique correspond au premier caractère. La sous-section correspond aux huit premiers caractères (incluant la section).

Valeurs d'axe en comptabilité analytique

Ce zoom permet de créer, modifier, interroger et supprimer les codes axes. On y accède via le l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Axes de ventilation

Il s'agit de la liste des valeurs de compte analytique. Les codes respectent le découpage de l'axe défini dans les options du dossier.
Le montant d'une écriture peut être ventilé sur plusieurs codes axe d'un même axe ou sur des axes croisés.

L'icône indique que la valeur d'axe est utilisée dans une arborescence (cf. interrogation des axes en lot).

« Code axe »
La codification des codes axe est libre sur 8 caractères alphanumériques.

« Libellé du code axe »

Le libellé du code axe est défini sur 40 caractères alphanumériques. Cet intitulé sera repris lors des éditions et des interrogations.

« Type »

Les axes sur lesquels sont ventilées les écritures sont de type « Normal ». Les axes de type « Texte » permettront de traiter les ruptures lors des éditions statistiques.

La ventilation est interdite sur un axe de type « Texte ».

« Section à redéverser »

Cette option permet de spécifier si la section est à redéverser. Lors du traitement de redéversement analytique, seule les sections à redéverser sont prisent en compte.

Le groupe “ Gestion des établissements “ est disponible si la gestion des établissement est activée, et on définit ici le périmètre d'utilisation de l'axe en renseignant :

• « Axes autorisés sur »
  Un établissement. L'axe n'est utilisable que pour l'établissement renseigné, et donc il faudra renseigner la zone « Etablissement autorisé »,

• Une sélection d'établissements. Dans ce cas il est nécessaire de renseigner la sous fiche via le bouton « Infos établissement »,

• Tous les établissements.

« Date de fermeture de l'axe » On pourra préciser à partir de quelle date, et la saisie d'écriture ne sera plus autorisée sur ce code axe.

Remarque : Le détail des écritures ventilées sur des axes fermés sera centralisé par le programme d'épuration.

« Confidentialité de l'axe» Chaque axe peut être protégé par un code de confidentialité.

Le groupe “Liens”

• Axe principal : indique le numéro de l'axe principal auquel est rattaché l'axe. Un axe principal n'a pas de numéro d'axe principal.

• Axe père : indique le numéro de l'axe auquel l'axe est directement rattaché. Dans une structure à 2 niveaux le père est l'axe principal.

• Numéro d'ordre : indique le numéro de l'axe en tant que fils.

Arborescence d'axe en comptabilité analytique

Une arborescence d'axe organise les valeurs d'axe indépendamment de la structure principale, pour offrir une analyse différente des données. Cela n'a aucune influence sur la saisie.
On accède au traitement par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Arborescence des Axes
Chaque arbre est identifié par un nom et est construit avec les valeurs d'axe existantes au moment de la création. Puisque les arbres sont déconnectés de la structure de l'axe, l'ajout d'une valeur d'axe n'a pas d'influence sur les arbres créés sur l'axe. Il faudra ajouter les nouvelles valeurs pour les voir apparaître dans les restitutions.
La saisie de l'arbre suit les étapes suivantes :

• Création de l'axe par l'utilisation de la touche « Inser » ou via le bouton « Créer une fiche ».

• Création des feuilles : positionnement sur le niveau souhaité en se positionnant à l'aide des indicateurs de niveaux

  

  puis via le bouton « Créer une fiche ».

Attention : Par défaut, tous les axes qui ne sont pas en état « fils » sont en état « principal ». Il n'est pas nécessaire d'ajouter un axe principal, ils sont en état « principal » dès la création de l'axe.

Le bouton propose de consulter les vecteurs de l'axe.
L'icône permet d'identifier les valeurs d'axe rattachées à un axe principal. Toutes les informations sur les liens de parenté sont visibles depuis l'onglet " Identifiant ".

Ventilation analytique en saisie d'écriture

Lors de la saisie des écritures, vous pouvez ventiler les montant de la ligne sur un ou plusieurs axes. Le montant sur une ligne de ventilation peut être affecté à :

• Un seul des quatre axes,

• Plusieurs axes croisés.

Rappel : Dans la fiche dossier, vous avez précisé pour chaque axe, si le mode de ventilation est « total » ou « partiel ». En fonction de ce paramètre, le total des montants ventilés sur un axe représente :

• Le montant exact de la ligne (ventilation totale)

• Un montant inférieur au montant de la ligne (ventilation partielle)

Si le compte comptable est paramétré avec une ventilation axe, les axes autorisés sont accessibles. Si un code axe est renseigné dans la fiche du compte, ce dernier sera reporté dans la ligne de saisie.
Lors de la saisie d'une ligne d'écriture, le bouton ou Ctrl+F4 permet d'ouvrir la fenêtre de ventilation analytique de la ligne.
Hors saisie d'une ligne, la fenêtre ne s'ouvrira que si l'indicateur est positionné en regard de la ligne.
La fenêtre comporte une barre de boutons, un en-tête rappelant le numéro d'ordre et le numéro de la ligne de l'écriture ainsi que son montant, un tableau des lignes de ventilation et un pied contenant les soldes de la ventilation.
Les boutons permettent d'afficher la ventilation suivante et précédente de l'écriture.
Le comportement du traitement est différent selon que le montant de la ligne est déjà connu ou non :

• Si le montant est connu, il est impossible de valider la fenêtre tant que ce montant n'est pas entièrement réparti.

• Si le montant de la ligne est à zéro, ce sont les lignes de ventilation qui, additionnées, y seront reportées à la validation de la fenêtre.

Le montant peut être introduit directement ou, si le montant de la ligne d'écriture a été renseigné avant d'ouvrir la fenêtre, par une formule n/d ou p% ou s ou shift+f10 ou r ou shift+f9.

• n/d permet de calculer le montant de la ligne de ventilation par rapport au montant de la ligne

d'écriture en multipliant ce dernier par n puis en le divisant par d (exemple : 2/3).

• p% permet de calculer le montant de la ligne de ventilation par rapport au montant de la ligne

d'écriture en multipliant ce dernier par p puis en le divisant par 100 (exemple : 15%).

• S reporte le "reste à ventiler" dans le montant de la ligne.

• R ouvre la fenêtre de recherche du solde d'une pièce.

Le tableau comporte une colonne « montant » exprimée en devise de l'écriture et une autre colonne "montant" exprimée en devise principale du dossier (sauf si la monnaie de l'écriture est la devise principale). Ces colonnes peuvent toutes deux être saisies, l'une étant toujours calculée par rapport à l'autre.

Clé de répartition analytique

Une table permet de définir les taux de répartition des comptes dans les axes. Une clé est définie pour un compte et peut être liée à une autre clé de répartition. Ceci en facilite la maintenance.
On accède au zoom via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux comptes / Clés de répartition
L'imputation axe s'opère de plusieurs façons :

• Manuellement, en saisie d'écritures, vous pouvez indiquer un ou plusieurs axes (d'un même type ou de types différents croisés).

Dans ce cas, il n'y a pas lieu de définir de « clés de répartition » pour ce compte.

• Répartition manuelle (avec possibilité de modification manuelle).

Vous désirez ventiler le montant d'une écriture d'un compte sur plusieurs axes avec calcul en pourcentage. Ce programme permet d'indiquer des pourcentages, des fractions ou des montants.

• Répartition générique

Si plusieurs comptes sont à ventiler de manière identique, il est également possible de créer une répartition générique. Les comptes concernés par cette répartition commune sont rattachés à la répartition générique. Celle-ci commence obligatoirement par le signe “ = “.

Exemple :
Quand on saisie une écriture sur le compte 60100000, automatiquement il y a une répartition du montant qui est faite :

• 50% dans la section 11

• 30% dans la section 12

• 20% dans la section 13

Ces taux et les sections analytiques ont été définis pour ce compte à l'avance à l'aide de clés de répartitions.

Dans le champ « Date d'effet » , vous pouvez indiquez la date d'application concernant cette clé. Ainsi si la clé de répartition change, vous créer une nouvelle clé de répartition sur le même compte, mais avec une nouvelle date d'effet. C'est la date de l'écriture qui sera comparée à la « Date d'effet » afin de déterminer quelle clé de répartition appliquée.

« Clé modèle »
Vous pouvez ici indiquer une clé d'imputation de deux façons :

• Vous indiquez un numéro de compte dont les coefficients appliqués son sont identiques à ceux que vous souhaitez appliquer dans vos futurs traitements analytiques par le biais de cette nouvelle clé.

ou

• Vous indiquez une clé de répartition générique qui doit dans ce cas commencer par « = ».

« Coefficient »
Vous indiquez le taux de répartition du compte dans l'axe ou les axes croisés que vous saisirez ensuite.
Plusieurs possibilités de saisie :

• Un pourcentage (10%)

• Une fraction (1/3)

• Un montant

Puis « Tab » et « Shift+Tab » pour changer de colonne.
Il est possible de mélanger des fractions et des pourcentages. Par axe (1 à 4), le total des pourcentages doit être :

• Inférieur ou égal à 100 si la ventilation de l'axe est déclarée partielle dans le dossier,

• Égal à 100 si la ventilation de l'axe est déclarée totale.

Une répartition en montant est ventilée totalement en montant. Dans ce cas, le programme de saisie ventilera le montant de l'écriture au prorata des montants de la répartition.

« Code axe de répartition »
Vous indiquez le code axe sur lequel vous souhaitez répartir les montants en saisie des écritures. Un coefficient peut être associé à un axe ou à plusieurs axes croisés.
« Tab » et « Shift+Tab » pour changer de colonne.

Exemple Répartition unique

Si un compte à une répartition unique vous saisissez dans « Compte ou clé », le numéro de compte comptable, puis indiquez une d'effet et laissez le champ « Clé d'imputation » vide.
Renseignez ensuite les colonnes « Coefficient » et « axe »

Exemple Répartition identique

Si le compte 70710000 à la même répartition que le compte70700000, créez la répartition pour le compte 70700000 en indiquant une date d'effet puis renseignez les coefficients et les différents axes.
Créez ensuite la clé de répartition pour le compte 70710000, indiquez une date d'effet puis dans le champ « Clé d'imputation » saisissez 70700000.

Répartition générique
Dans le champ « Compte ou clé », vous indiquez une clé de répartition générique dont le premier caractère commence « = ». par exemple : =ACHAT. Renseignez ensuite les coefficients et les différents axes.

Clé de répartition analytique (V10.8)

La saisie d’une nouvelle clé se fait directement depuis le zoom des clés de répartition avec ajout d’un accès (bouton cible) vers le détail des répartitions de la clé.

Ajustement analytique en modification des écritures (V10.12)

En cas de paramétrage des axes par défaut pour un compte, les axes sont recalculés à partir de la règle de la clé de répartition dès que l'on modifie le montant.

Fonctionnement

Mais s'il n'y a pas de règle, les axes sont recalculés à l’aide d’une règle de proportionnalité entre l'ancienne et la nouvelle valeur.

Dans ce cas, un message précise que l’on a recalculé le montant des axes et demande si on veux modifier les axes. Si la réponse est oui, le tableau des axes est présenté.

"Les montants des axes analytiques saisis manuellement ont été recalculés en automatique.

Souhaitez-vous modifier les montants ainsi recalculés ?"

Si on change de compte, en cas paramétrage des axes sur ce nouveau compte, les axes sont recalculés à partir de la règle, sinon on garde les axes.

Si il y a une différence d'arrondi et si on est en répartition totale, on affecte l'arrondi à l’axe dont le montant est le plus important.

Déversement analytique

Ce traitement permet de réaliser des redéversements d'écritures analytiques :

• De sections analytiques sur un même axe

• De sections analytiques d'un axe vers les sections d'un autre axe

En utilisant des clefs de répartition génériques ou en calculant automatiquement les clefs de répartition.
Le déversement analytique traite toutes les écritures n'ayant jamais été déversées, puis comptabilise une écriture pour chaque déversement, à la date indiquée dans un nouveau journal. Cette écriture contient une ligne d'écriture initiale en négatif et une nouvelle ligne qui applique la clé de répartition. Ce traitement permet l'intégration en mise à jour réelle ou en mode simulation avec ou sans impression (.csv).
À chaque exécution d'un traitement de déversement, l'application attribue un numéro de transaction. Toutes les écritures générées et les écritures d'origine déversées sont marquées avec ce numéro.
La suppression du dernier déversement d'un journal est également possible.

Fiche dossier comptable: Paramétrage du redéversement 

Un premier niveau de paramétrage est réalisé à partir du dossier par l'option de menu : Comptabilité / Fichier / Organisation / Dossiers / Onglet AXES
Date début :
Vous pouvez indiquer une date de début pour les traitements de déversements analytiques. En effet, si le déversement n'a jamais été effectué, le traitement démarre à la première date d'écriture. Cette date permet donc d'éviter de traiter trop de lignes d'écritures.
Remarque : Cette date peut rester vide
Répertoire des CSV :
Lors du traitement vous avez la possibilité d'afficher des simulations de vos déversements dans des fichiers (.csv). Cela fonctionne aussi pour les traitements réels. Indiquer ici le répertoire où vous souhaitez stocker vos fichiers CSV.
Axes analytiques : Paramétrage du redéversement

Au niveau de la définition des axes dont l'accès est réalisé par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Axes de ventilation / Onglet « PARAMETRES »
Section à redéverser
Cette option permet de spécifier si la section est à redéverser. Lors du traitement seule les sections à redéverser sont prisent en compte.
Les règles de calcul du redéversement analytique.

Pour réaliser vos traitements de déversement analytique, vous devez paramétrer deux tables :

• Les périodes de calcul.

Vous définissez la périodicité de l'application de vos règles de calcul. Ce code période peut être utilisé dans les règles dont la période est de type "Modèle".

• Les règles de calcul.

Les règles de calcul paramétrées seront utilisées pour générer des clés calculées. Vous définissez ainsi les critères concernant le calcul automatique des clés.
En effet, les clés de répartition représentent des répartitions arbitrairement fixées à l'avance. Les clés calculées suivent les règles établies dans cette table. La première partie du traitement de déversement va être de prendre les écritures de la période que l'on est en train de traiter et, à partir de ces écritures, faire des calculs de ventilation.
Donc, au lieu de suivre la même logique des clés de répartition standard, ces nouvelles règles appliquent le calcul au moment même du déversement.
On accède aux règles par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux axes / Règles de calcul pour le déversement analytique
La table Règles de calcul permet de paramétrer une plage de comptes et de sections analytiques pour un axe. Ces règles seront utilisées pour calculer les clés de répartition sur une période.
Lors du paramétrage de votre règle, vous définirez la période ou un code période préétabli dans la table de périodes de calcul.
Code clé
Vous disposez jusqu'à 8 caractères et il doit commencer par "=".
Ensuite, à l'aide du sélecteur, définissez l'axe d'application de cette règle. Les axes proposés sont ceux que vous avez paramétrés dans la fiche du dossier (Fichiers/Organisation/Dossiers).
Saisissez également le libellé et le "niveau". Le libellé n'est pas obligatoire mais peut vous être utile lors d'une recherche.
Niveau
Permet de définir l'ordre de traitement du déversement analytique. Le déversement appliquera d'abord les règles de niveau 1, puis de niveau 2, et ainsi de suite, pour les règles appliqués à l'écriture. Il est possible de traiter jusqu'à 99 niveaux.
Après l'exécution de la règle de dernier niveau, le traitement sera terminé.
Période de calcul
Vous pouvez définir deux types de période lors de la création de votre règle :

• modèle

• saisie.

Le type de période "Modèle" vous permet de rajouter le "Code période". Code période que vous avez paramétré dans la table de Périodes de calcul pour déversement analytique.
Compte – Section analytique
Définissez les fourchettes de comptes et les sections analytiques pour lesquels cette nouvelle clé s'appliquera.
Périodes de calcul des redéversements analytique

La création de modèles de périodes facilite la création d'une règle de calcul . On accède au zoom par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux axes / Périodes de calcul pour le déversement analytique
Cette table vous sera utile et nécessaire lors du paramétrage des règles de calcul pour les déversements analytiques. Vous avez jusqu'à 8 caractères pour le code période.
Le libellé n'est pas obligatoire mais peut vous être utile lors d'une recherche de la période souhaitée pour un déversement analytique.
Si la périodicité sélectionnée est « Mois », la période sera par défaut celle du mois précédent. Si vous choisissez la périodicité "Autre", vous définirez les champs « Dates début » et « Date fin ».
Paramétrage du traitement des déversements analytiques

Pour paramétrer les déversements vous définissez tout d'abord le « Type écriture » :

• Comptable

• Budgétaire

• Extracomptable

Ensuite, vous définissez le « Journal de déversement » et le « Nombre de niveaux ». C'est dans ce journal que l'on retrouvera les écritures redéversées.
On accède au traitement par l'option de menu : Comptabilité / Déversement analytique / Paramétrage des déversements
Axe d'origine :
Les axes proposés dans le sélecteur ont été définis à partir de la fiche dossier.
Section origine :
Renseignez la section analytique à l'origine du déversement sous 8 caractères maximum. Le libellé est indiqué automatiquement.
Clé calculée :
Cochez cette case pour indiquer que vous utiliserez une clé calculée. Vous indiquerez dans ce cas, le code de la règle à appliquer (code commençant par « = »).
Ne cochez pas cette case si la règle que vous souhaitez appliquer pour le calcul du déversement doit être similaire à celle utilisée dans le cas d'un compte. Dans ce cas, vous indiquerez le numéro du compte. La règle de calcul paramétrée pour ce compte sera alors appliquée.
Axe destination :
Comme pour l'axe d'origine, vous devez indiquer l'axe de destination. Vous le choisissez à l'aide du sélecteur.
Niveau :
Le niveau va définir l'ordre de traitement de la ligne de déversement que vous êtes en train de paramétrer.
Traitement des déversements analytiques

Le déversement analytique réalise les traitements suivant :

• Traite toutes les écritures n'ayant jamais été déversées.

• Comptabilise une écriture pour chaque déversement effectué, à la date indiquée. Cette écriture contient une ligne d'écriture initiale en négatif et une nouvelle ligne qui applique la clé de répartition pré-calculée.

• Applique le traitement avec calcul des clés uniquement sur les écritures validées, si l'option est cochée.

• Permet de réserver le dossier en cours pour éviter la saisie d'écriture par d'autres utilisateurs pendant le traitement.

• Permet l'intégration en mise à jour réelle ou simulation avec ou sans impression (.csv ou open office).

L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Déversement analytique / Déversement analytique
Type d'écriture :
Le traitement sera fait par type d'écriture.
Journal :
Les déversements doivent être enregistrés dans un journal compatible avec le type d'écriture dans lequel vous lancez votre traitement de déversement : comptable, budget, extra-comptable. Vous devez indiquer donc un code journal cohérent.
Dates :
« Les écritures sont à traiter jusqu'au » : c'est la date limite de traitement. Les écritures saisies au-delà de cette date ne seront pas prises en compte par le traitement.
« Date d'écriture souhaitée » : pour chaque traitement de déversement, une écriture sera comptabilisé à cette date.
« Date d'effet des clés de répartition » : les clés de répartition prendront comme date d'effet, celle que vous allez indiquer ici.
Calcul des clés uniquement sur les écritures validées
Décochez cette option si vous souhaitez que le calcul soit également effectué sur les écritures non encore validées.
Réserver le dossier :
Permet de bloquer l'utilisation du dossier en cours pendant le déversement, puisqu'on n'a pas intérêt à avoir des saisies d'écriture par d'autres utilisateurs au même moment.
Il est donc conseillé de réserver le dossier pendant le traitement.
Intégration :
Permet d'indiquer si le traitement doit générer une mise à jour réelle ou une simulation. Pour une simulation, vous devez cocher l'option Sortie fichier pour pouvoir vérifier le résultat.
Impression
Les éditions proposées sont celles au format .CSV et le chemin de stockage des fichiers doit être indiqué dans la fiche dossier. Voir : Comptabilité / Fichier / Organisation / Dossiers - Onglet « AXES »
C'est ainsi que vous automatisez le stockage de vos tableaux de déversement.
Consulter le statut du déversement analytique

Vous pouvez consulter le statut des déversements sur les écritures d'origine dans le menu Interrogations.
Dans les interrogations comptables ou analytiques, cliquez sur le bouton « F7 » ou « Ventilations – Ventilations par axe ».
A partir de l'onglet « DEVERSEMENT ». Vous visualiserez les informations sur le déversement de l'écriture :

• La date,

• le numéro de transaction,

• le niveau du traitement de déversement,

• le niveau clé et le code règle.

Numéro de transaction :
A chaque traitement de déversement, l'application attribue un numéro de transaction. Toutes les écritures générées et les écritures d'origine déversées sont "marquées" avec ce numéro.
Suppression des déversements analytiques

Le traitement annule la dernière transaction de déversement d'un journal. La suppression "démarque" les écritures d'origine qui pourront alors être à nouveau traitées dans un prochain déversement.
En effet à chaque fois que vous lancez un traitement de déversement, l'application attribue un numéro de transaction. Toutes les écritures générées et les écritures d'origine déversées sont "marquées" avec ce numéro.
Supprimer un déversement revient à traiter toutes les écritures associées à la même transaction :

• Suppression des écritures générées

• Démarquage des écritures d'origine

On accède au traitement par le menu : Comptabilité / Déversement analytique / Suppression déversement
Fonctionnement
Vous choisissez le type d'écriture et ensuite le journal à supprimer (selon le type d'écriture). Une liste avec les lignes d'écriture s'affiche. Les lignes d'écritures d'origine (niveau 0) n'auront que les données du déversement effacées. Les lignes déversées (niveau différent de 0) seront supprimées.
Remarque : Les clés calculées ne seront pas supprimées par ce traitement. Vous pouvez effectuer une suppression manuelle.
On trouvera les messages de suppression de déversement dans le livre de bord.