Vue d’ensemble de la gestion des taxes aux USA
La taxe ne s’applique que sur la vente au client final. Tous les échanges entre le fabricant, les grossistes, distributeurs, et revendeurs se font donc avec des exemptions.
Généralement, la taxe de vente se définit par rapport au lieu de destination. On rencontre quelques cas ou une taxe s’applique également par rapport au lieu d’expédition. Pour faciliter la gestion dans l’ERP, on considèrera que l’ensemble de ces taxes sera cumulé par rapport au lieu de destination.
Les États disposent d’une grande liberté de définition des taxes sur la vente de produits.
Il n’y a pas de taxe 'nationale’. On rencontre des taxes au niveau des États, des Comtés et des villes.
La typologie des articles est fondamentale pour déterminer le type de taxe applicable. Certaines catégories d’articles peuvent se voir imposer des taxes particulières.
Un article peut se voir taxer différemment selon son code postal de destination. C’est pourquoi on nommera ce mode de gestion des taxes ‘par code postal’
Des périodes spéciales d’exemption, pour certaines catégories d’articles, avec parfois des montants seuils, s’appliquent dans certains États : https://www.avalara.com/blog/en/north-america/2024/01/2024-sales-tax-holidays.html
Devant cette complexité, afin d'éviter des sanctions pour une mauvaise perception des taxes de vente, des fournisseurs de service prennent en charge la vérification des paramètres d'échange. Avalara, par le biais de son service Avatax (page en français), est l’un des ces prestataires.
Avatax dénombre plus de 3 000 typologies d’articles, et les USA comportent plus de 40 000 codes postaux. Ce qui donne potentiellement plus de 120 000 000 de combinaisons !
En rajoutant le niveau de détail (1-État, 2-Comté, 3-Ville, 4-Spécial), on approche le demi-milliard.
Afin de ne pas alourdir inutilement les opérations, il est recommandé de cibler le périmètre des données requises, en fonction des activités de l’entreprise.
Tables liées à la gestion des taxes par code postal
T085
La table centrale des taxes est la table T085, qui synthétise le croisement des codes de taxe article avec le régime tiers.
Autour de cela on va rencontrer :
TAXEART, la table des typologies d’articles
T086, la table des régimes tiers
T097, la table des détails de taxe
T098, la tables des taux de détail
T099, la table des régions-états
T057, la table des codes postaux
C3, la table des comptes comptables
Produit booléen : Si l’un des terme est égal à zéro, le produit est zéro, quel que soit l’autre terme
Code taxe article | Régime tiers | Résultat |
|---|---|---|
0 | 0 | Non taxé |
T | 0 | Non taxé |
0 | T | Non taxé |
T | T | Taxé |
TAXEART
Le code taxe article se retrouve sur toutes les fiches article.
Pour la configuration minimale, on utilisera la codification suivante :
0 - Non taxé
P0000000 - Article tangible ‘générique’
Compléter la table en fonction des articles échangés par l’entreprise : https://taxcode.avatax.avalara.com/
La liste des codes articles est propre à chaque dossier de l’environnement
T086
Le régime tiers se retrouve sur les fiches prospect, client et fournisseur, adresse, site, et projet.
La codification retenue est l’accolement du code postal au code de l'État.
T057
Les codes postaux aux USA comportent 5 digits numériques (code ZIP pour Zone Improvement Plan). Certains destinataires répondent à la norme ZIP+4, le code postal étant prolongé d’un tiret '-' et de 4 chiffres supplémentaires.
Un champ supplémentaire permet d’associer un régime tiers à chaque code postal. Ce régime tiers sera automatiquement repris partout où un code postal est défini, en mode de gestion des taxes par code postal.
Pour les codes postaux hors USA, on utilisera généralement le régime tiers '0' (non taxé)
Pour obtenir la rigueur requise pour ce mode de gestion des taxes, il est requis qu’un code postal saisi dans une adresse existe dans la table T057
T099
Le champ « Compte de comptabilisation des taxes » permet de définir un compte comptable propre à chaque État pour la collecte des taxes.
Il est tout à fait possible de n’utiliser qu’un seul compte pour les taxes de tous les États
T098
La définition du code zone suit 2 règles distinctes :
Une taxe pour le niveau ‘État’ est construite à partir de ‘US’ suivi du code de l'État. Ces taxes évoluent rarement. Leur date d’effet est définie au jour de leur connaissance.
Une taxe pour un Comté, une Ville ou de niveau spécial, est construite à partir du code de l'État (2 digits), suivi de taux de taxe multiplié par 1000 (5 digits). Un pourcentage étant invariable, on lui donne une date d’effet ‘depuis toujours’
T097
La table des détails de taxes T097 est une version détaillée de T085. T097 permet de décomposer le taux total de taxes sous forme d'indices, reliés ou non à un taux de détail.
Exonérations
Une exonération peut s'appliquer à toute une catégorie de tiers (clients, fournisseurs), ou à un tiers précis.
Une exonération s'applique à toutes les typologies d'articles.
Pour être valide, une exonération doit comporter un code correspondant au motif de l’exemption.
A | Gouvernement fédéral |
B | Gouvernement d'État |
C | Gouvernement tribal |
D | Diplomate étranger |
E | Organisation caritative |
F | Organisation religieuse |
G | Revente |
H | Production agricole |
I | Production industrielle ou fabricants |
J | Permis de paiement direct |
K | Courrier direct |
L | Personnalisé ou divers :
|
M | Organisation éducative |
N | Gouvernement local |
Une exonération dispose d’une date d’effet, et d’une date de fin de validité.
L'attestation est la référence d'enregistrement de l'exonération auprès des services compétents.
Mise en œuvre sur les pièces commerciales
À la création d'une pièce, les exonérations valides sont remontées dans l'entête par leur motif d'exemption et leur attestation, en fonction de l'adresse de livraison.
Un persona au sein du service à la clientèle peut modifier (ajouter, supprimer) manuellement une exemption de taxe.
Le calcul de taxe de l’ERP tient compte de ces exemptions.
Certification des taxes
La certification est possible unitairement, depuis la pièce (menu Outils / Certifier les taxes), ou en masse, depuis le menu Commerce et logistique / Traitements / Certification des taxes
Une facture non certifiée ne peut être imprimée qu’en tant que ‘brouillon’. Son état ‘en attente’ ne devient ‘OK’ qu’avec une certification conforme.
Le traitement prévoit plusieurs options, modifiables si lancement à partir du menu.
Un fichier de type JSON est généré avec les données nécessaires pour que l’échange avec Avatax ait lieu.
Pendant le traitement, le statut se change à ‘Pièce en cours de certification‘ au niveau de l’entête de la facture.
Retour de certification
Si Avatax retourne un montant taxé égal au montant taxé calculé par l'ERP, on passe directement à la dernière étape.
Si un écart est détecté, le montant total taxé est forcé par celui retourné d'Avatax.
Il ne s’agit pas d’un simple recalcul dans l’ERP, ainsi le montant arrondi sera celui défini par Avatax.
les taux de taxes actualisés sont déterminés, et les fiches et sous-fiches de taxes nécessaires sont créées, en date de la pièce (exemples à suivre)
le statut de la facture est mis à jour et horodaté, un identifiant de la certification ajouté sur l'entête.
Exemple 1 : Mise à jour d'un taux de détail
En date du 2020-01-01, Les articles de typologie ART1 sont taxés ainsi pour le CP 10550 de l'État de New-York :
4% État de New-York
0% au niveau du Comté
4,5% au niveau de la Ville de Mount Vernon
0,375% de taxe spéciale
Une facture est émise le 2023-05-02 pour un article de typologie ART1, pour 100$. Le montant taxé est calculé à 108,88$ avant certification
Avatax calcule un montant total de 108,38 $ → on a un écart
Le montant de 108,38 remplace le montant ENT.TTCMt de la facture
L’analyse par l’ERP des données renvoyées par Avatax donne pour le couple de taxe ART1-NY10550 :
4% État de New-York
0% au niveau du Comté
3,999% au niveau de la Ville de Mount Vernon
0,375% de taxe ‘spéciale’
Il n’est pas possible de connaître la date de mise en place de ce taux de taxe. On appliquera donc ces taux à partir de la date de facture (2023-05-02)
Le taux de détail 3,999% n’est pas trouvé pour l'état de NY dans T098, il est donc créé automatiquement, avec une date d'effet au 1901-01-01
Dans T097, on crée automatiquement 4 fiches (autant que d'indices) avec une nouvelle date d'effet (date de la pièce)
Dans T085, on crée automatiquement une fiche avec une nouvelle date d'effet
Toutes les factures émises à partir de cette date, pour le couple de taxe ART1-NY10550, utiliserons ce nouveau taux.
Si on calcule rapidement le montant avec taxes à partir du nouveau taux global de 8,374%, on obtient 108,374, arrondi à 108,37 $, et pas 108,38 $, comme mentionné ci-dessus.
Avatax effectue ses calculs et arrondis pour chaque détail de taxe :
100 x 0,04 = 4,00
100 x 0,0399 = 3,999 → arrondi à 4,00
100 x 0,00375 = 0,375 → arrondi à 0,38
100+4+4+0,38 = 108,38 $
Exemple 2 : Taxes partielles
Certains États peuvent rendre non taxable une partie du montant avant taxes (Texas, Virginie)
En date du 2020-01-01, On a défini les taux de taxe des articles de typologie SW054000 pour le CP 75833 de l'État du Texas :
6,25% État du Texas
0,5% au niveau du Comté
1,5% au niveau de la Ville de Centerville
0% de taxe spéciale
Une facture est émise le 2023-05-02 pour un article de typologie SW054000, pour 1000$. Le montant taxé est calculé à 1082,50$, avant certification
Avatax calcule un montant total de 1054 $ → on a un écart
L’analyse par l’ERP des données renvoyées par Avatax donne pour le couple de taxe SW054000-TX75833 :
6,25% État du Texas
0,5% au niveau du Comté
0% au niveau de la Ville de Centerville
0% de taxe spéciale
Mais les taxes ne s'appliquent que sur 80% des sommes taxables
La méthode de calcul sera : taux réel = 80% taux courant soit
5% au niveau de l'État. Le taux réel USTX ne change pas (6,25%), on va donc exceptionnellement appliquer la seconde règle de nommage pour le taux 'indice 1'
0,4% au niveau du Comté
Impression
L’impression des détails de chaque taxe applicable aux article d’une facture n’est pas requise. Seuls les montants sont règlementairement exigés.
La facture ci-dessus est à destination de la Californie, code postal 90001, pour un sous-total avant taxes de 134,10 $ :
un article de code taxe article P0000000, 99 $ (taxé à 9,5% pour le CP 90001)
un article de code taxe article SW019478, 50 $ (non taxé pour le CP 90001)
une remise de 10% applicable aux articles
11 $ de frais de port. Pour ce type de charge on a employé le code taxe article SM020400 (taxé à 9,5% pour le CP 90001)
20 $ de frais d’emballage, avec le code taxe article FR030000 (taxé à 9,5% pour le CP 90001)
L’impression détaille les taux, et les montants de taxes pour chaque typologie d’article (à concurrence de 5)
Le calcul initial de l’ERP donne un montant total de 176,52 $
Le calcul en pied de pièce est effectué et arrondi successivement pour chaque sous-taxe : 6%, 0,25%, 3,25%, ce qui arrondit différemment d’un calcul direct à 9,5%
Le calcul pour l’impression est effectué avec le taux cumulé de la taxe
Des écarts d’arrondis à l’impression restent possibles sur des petits montants. Les montants Avatax font foi.
Tables de paramétrage DAN
Charte de comptes
Pour une bonne répartition des taxes, un ou plusieurs comptes doivent être créés (basés sur le plan comptable français).
L’import de la table se fait par le menu Comptabilité / Import - Export / Import - Export des journaux, comptes et axes
Aucun compte n’est créé pour les États ‘NOMAD’ (New Hampshire, Oregon, Montana, Alaska, Delaware) qui ne perçoivent pas de taxe de vente.