L'inter-agence va permettre un partage, entre plusieurs agences ou sociétés, d'un même référentiel sans redondance des données.

Avant l'inter-agence (versions antérieures à la V10.4)

Avant la version 10.4, on connaissait l'inter-compagnie pour gérer des entités ayant le même métier, la même base article, et les mêmes tiers. Dans le cadre de l'inter-compagnie, les données sont dupliquées de façon synchrones et donc redondantes.
Dans le cas du multi-établissement, c'est la base article qui est commune; les tiers peuvent être communs ou non, selon un paramètre dossier.
L'inter-agence permet de partager un même référentiel sans redondance de données.

Objectifs de l'inter-agence (V10.4)

Une organisation inter-agences partage toutes les données des bases tiers, articles et stocks entre ses agences.

L'objectif de la fonctionnalité est de pouvoir définir des agences dans un même dossier Commerce et Logistique de l'ERP, qu'elles soient des structures juridiquement indépendantes ou simplement des établissements rattachés à la société principale (dossier ERP). Ces agences vont pouvoir se dépanner sur leurs dépôts réciproques pour servir leurs commandes clients.

Afin de respecter l'organisation fiscale de la structure, chaque établissement peut être rattaché à son dossier comptable. Ainsi, les écritures comptables issues de Commerce et logistique sont déversées dans le dossier comptable correspondant.

L'inter-agence permet des échanges commerciaux simplifiés entre chaque entité par le biais des affectations multi-dépôts (fluidité des flux) ; une commande client va pouvoir réserver du stock figurant dans plusieurs agences.
L'encours du client pourra être suivi par établissement si ce dernier est une société.
La fonctionnalité permet le paramétrage de tarifs et remises achat ou vente par établissement
Le module gère l'axe analytique établissement (facultatif) de façon à assurer un résultat analytique par établissement.

Paramétrage de l'inter-agence au niveau de la fiche dossier (V10.4)

Le paramétrage de la fonctionnalité s'opère au niveau de la fiche dossier accessible par Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, dans les onglets Options, Stocks et Inter-agences.

Paramétrage de l'inter-agence : onglet Options (V10.4)

• Pour activer la gestion inter-agence, il faut cocher la case « Gérer échanges inter-agence »
• Chaque agence est matérialisée par un établissement. La coche « Gérer des établissements » doit donc également être positionnée.
• Les tiers sont communs aux agences matérialisées par des établissements. En conséquence, la coche « Gérer les tiers par établissement » et « Gérer les autres tiers par établissement » ne doivent pas être positionnées.
• Les dépôts sont communs aux agences matérialisées par des établissements puisque l'objectif est de pouvoir puiser de la marchandise dans le ou les dépôts d'une autre agence. La coche gérer les dépôts par établissement ne doit pas être positionnée.

Paramétrage de l'inter-agence : onglet Stocks (V10.4)

• Le dossier et les dépôts doivent gérer les réservations de stock ; la coche « Gérer les réservations » doit être positionnée.
• La réservation automatique en saisie de pièce doit être activée afin de gérer l'affectation d'une quantité de marchandise à plusieurs dépôts ; la coche « Réserver automatiquement à la saisie de pièce » doit être positionnée.

Paramétrage de l'inter-agence : onglet Inter-agences (V10.4)

Le bloc « Facture client » contient des paramètres utilisés lors du traitement périodique de la facturation.

• Bloc « Facture client », champ « Etablissement facturation » : si ce champ est vide, chaque agence facture ses propres livraisons, sinon, seul l'établissement renseigné est habilité à lancer la génération de la facturation différée des BLs.
• Bloc « Facture client », champ « Dépôt facturation » : C'est le numéro de dépôt qui apparaîtra dans l'entête de facture, si le champ « Etablissement facturation » est renseigné.

• Bloc « Facture client », champ « Gérer les établissements en tant que société » :

Une agence peut être un établissement rattaché à une société principale (matérialisée par le dossier dans Divalto infinity). Dans ce cas de figure, le dossier comptable de l'établissement est également celui de la société principale. 

Une agence peut également être une entité juridique à part entière (et ayant donc sa propre comptabilité), mais pouvant partager les ressources (bases tiers, article, stocks) avec d'autres agences. Pour ce faire, les agences seront rattachées en tant qu'établissement au même dossier Commerce et logistique, mais devront avoir chacune, son propre dossier comptable. Si au moins une agence a sa propre comptabilité, la coche « Gérer les établissements en tant que société » doit être positionnée et il faudra définir le dossier comptable de chaque agence dans la fiche établissement correspondante.
 

• Bloc pièces inter-agences :

Ces paramètres sont organisés en deux colonnes : Pièces client et Pièces fournisseur. Dans le cas où l'agence A puise du stock dans l'agence B, l'agence A est considérée comme cliente de l'agence B et l'agence B est considérée comme fournisseur de l'agence A. L'échange de marchandise entre les deux agences va générer une commande fournisseur dans l'agence A et une commande client dans l'agence B.

Lorsque les agences font comptablement partie de la même société, le fait de puiser dans le stock d'une autre agence n'est pas refacturé d'une agence à l'autre. Les commandes client-agence et fournisseur-agence seront générées avec le code opération contenu dans les champs « Code opération non facturable » .

Lorsque les agences font partie de sociétés différentes, le fait de puiser dans le stock d'une autre agence est refacturé d'une agence à l'autre. Les commandes client-agence et fournisseur-agence seront générées avec le code opération contenu dans les champs « Code opération facturable » .

Les pièces inter-agences générées seront portées par un tiers client et un tiers fournisseur (qui seront déclarés dans la fiche Dépôt) qui pourront être qualifiés par une catégorie. Le champ « Catégorie tiers agence » permettra de préciser le code catégorie utilisé pour les tiers concernés utilisés dans le cadre des échanges inter-agences. Ce code catégorie permettra d'isoler aisément les codes tiers dans les sélections.
De la même façon, les pièces matérialisant les échanges inter-agences pourront être catégorisées également de façon à être repérables facilement lors des recherches. La catégorie qualifiant les pièces inter-agences sera indiqué dans le champ « Catégorie pièce ».

Arbitrage multi-dépôt en saisie d'une commande inter-agences (V10.4)

En saisie des commandes clients, l'objectif de l'inter-agence est d'affecter la quantité commandée sur différents dépôts. La coche "Gérer plusieurs dépôts" doit donc être active dans l'onglet Stock de Commerce et logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier). 
Pour avoir accès à la fenêtre permettant de choisir à quel endroit on va puiser la marchandise, la coche « Arbitrage multi-dépôt en saisie des commandes » doit être positionnée sur la fiche dossier, onglet Pièces 2, bloc « Ouvertures automatiques ». 
Le fait de prendre de la marchandise dans un dépôt va générer des réservations non affectées. Le dossier devra donc gérer les réservations.

Gestion des BPs dans le cadre de l'inter-agences (V10.4)

Pour permettre à chaque agence d'effectuer ses propres préparations, il est nécessaire d'activer une rupture par dépôt, lors de la génération des BPs, en cochant la case Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet BP/PREPARATIONS, groupe Génération BP, option « générer un BP par », choix « dépôt ».

Paramétrage des dépôts dans le cadre de l'inter-agences (V10.4)

 Même si l'option du dossier "gérer les dépôts par établissement" ne doit pas être positionnée, chaque dépôt doit cependant être lié à un établissement. Ainsi il sera nécessaire de renseigner le champ « Etablissement » dans la fiche Dépôt (Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées au stock/ Dépôt, onglet Définition). On déclare également, au niveau de la fiche Dépôt, dans l'onglet Inter-agence, le numéro de tiers client et le numéro de tiers fournisseur qui seront utilisés dans la génération de pièces inter-agence.

Inter-agences : coût de revient, coût moyen pondéré, DEB, DES (V10.4)

Important : Les données de CR et CMP sont communes à tous les établissements et c'est le dernier établissement qui a réalisé l'achat qui impose son coût d'achat à tous les autres.
Les données de DEB et de DES ne sont pas non plus stockées par établissement.
Pour une gestion rigoureuse (liée à l'établissement) de ces données, il convient de surcharger la version 10.4.

Evolution prioritaire en version 10.5

Utilisation de l'inter-agences (V10.4)

L'utilisation de cette fonctionnalité a été déclinée sur plusieurs cas d'utilisation décrits ci-après, correspondant à des configurations courantes rencontrées sur le terrain.

Pour une meilleure compréhension, ces cas sont déroulés sur l'exemple de structure suivant :

On est dans une structure qui comporte 3 agences : le siège social et 2 agences complémentaires.

Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Etablissements

Chaque établissement possède un dépôt dans lequel on peut puiser de la marchandise : AB pour l'établissement 1 (qui correspond au siège), RD pour l'établissement 2 et ABL pour l'établissement 3.

Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées au stock/ Dépôts

Inter-agences : Cas d'une structure mono-société avec livraison directe et établissement de facturation unique (V10.4)

Dans ce cas d'utilisation, chaque établissement livre directement le client.
Il n'y qu'une seule facture qui regroupe tous les BLs et seul le siège social peut facturer.

• La fiche client ne doit par contredire le dossier au niveau de la génération des Bps :

Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet PIECES ET LIENS TIERS

• Seul le siège peut facturer. On veille donc à ce que, dans la fiche dossier, onglet INTER-AGENCES, le champ « Etablissement facturation » soit correctement renseigné.
• L'utilisateur est positionné sur l'établissement 1 et le dépôt AB qui correspondent au siège de la société.

F3 sur l'interface d'accueil

• On un article, dont les quantités sont suffisantes sur les 3 dépôts.

Commerce et logistique/ Fichiers/ Article, onglet DISPONIBLE

• En saisie de commande, lorsque la fenêtre d'arbitrage multi-dépôt s'ouvre, on affecte des quantités dans les 3 dépôts. La colonne « Livraison par dépôt » (dans la fenêtre d'arbitrage) reste à « directe », chaque dépôt effectuant la livraison vers le client. On génère un BP : menu Outils, Générer et éditer un BP (ou générer un BP si on ne veut pas visualiser le BP).

On se retrouve à ce stade avec 3 BPs, un pour chaque dépôt :

• Chaque agence va traiter son BP grâce à l'administrateur de BPs : Commerce et logistique/ Stocks/ Bons de préparation/ Administration des BPs, bouton « BP saisir », « Accepter les quantités proposées», « BP achever », « BP valider ». A ce stade, le BL est produit dans chaque agence. La marchandise est prête à être expédiée.
• La facturation est effectuée par le siège, une fois par jour, à l'aide du traitement de facturation différée : Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Facture client/ Facturation différée des BLs.

Si l'utilisateur est positionné sur une agence autre que le siège et tente de lancer la facturation différée des BLs, un message bloquant apparaît :

En effet, dans ce cas d'utilisation, il est défini que seul le siège peut facturer. Seul le traitement de facturation différée des Bls est bloqué. Les autres possibilités de facturation sont disponibles au sein de chaque agence, permettant à l'agence d'avoir sa propre activité.

Si l'utilisateur est positionné sur le siège, il peut lancer la facturation différée des BLs :

Remarque : on peut borner à la bonne période de traitement. La coche « Afficher en tableau avant impression » permet de visualiser les BLs qui seront ramassés par le traitement .

Dans notre exemple, les 3 BLs concernés seront traités par la facturation :



La facture obtenue mentionne les 3 BLs à l'origine de l'expédition de la marchandise :

• On intègre la facture en comptabilité : se positionner sur la facture, puis menu Outils, Intégrer en comptabilité
• L'interrogation comptable (Comptabilité/ Interrogation/ Interrogation comptable, recherche sur numéro de compte paramétré pour l'inter-agence dans le dossier Comptable), permet de visualiser les résultats analytiques par agence.

Inter-agences : Cas d'une structure mono-société avec livraison directe, sans établissement de facturation unique (V10.4)

Dans ce cas d'utilisation, chaque établissement livre et facture directement le client.

La fiche client ne doit par contredire le dossier au niveau de la génération des Bps :

Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet PIECES ET LIENS TIERS

• Chaque agence peut facturer. On veille donc à ce que, dans la fiche dossier, onglet INTER-AGENCES, le champ « Etablissement facturation » soit vide.

• L'utilisateur est positionné sur l'établissement 1 et le dépôt AB qui correspondent au siège de la société.

F3 sur l'interface d'accueil

• En saisie de commande, on affecte des quantités sur les 3 dépôts,  à partir de la fenêtre d'arbitrage multi-dépôt. La colonne « Livraison par dépôt » (dans la fenêtre d'arbitrage) reste à « directe », chaque dépôt effectuant la livraison vers le client. On génère un BP : menu Outils, Générer et éditer un BP (ou générer un BP si on ne veut pas visualiser le BP).

On se retrouve à ce stade avec 3 BPs, un pour chaque dépôt :

• Chaque agence va traiter son BP grâce à l'administrateur de BPs : Commerce et logistique/ Stocks/ Bons de préparation/ Administration des BPs, bouton « BP saisir », « Accepter les quantités proposées», « BP achever », « BP valider ». A ce stade, le BL est produit dans chaque agence. La marchandise est prête à être expédiée.
• Chaque agence peut facturer et notamment lancer le traitement de facturation différée des BLs: Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Facture client/ Facturation différée des BLs. Chaque agence obtiendra sa propre facture.

Remarque : on peut borner à la bonne période de traitement. La coche « Afficher en tableau avant impression » permet de visualiser les BLs qui seront ramassés par le traitement .

• Chaque agence pourra ensuite intégrer sa facture en comptabilité.

On intègre la facture en comptabilité : se positionner sur la facture, puis menu Outils, Intégrer en comptabilité
L'interrogation comptable dans chaque agence (Comptabilité/ Interrogation/ Interrogation comptable, recherche sur numéro de compte paramétré pour l'inter-agence dans le dossier Comptable), permet de visualiser les résultats analytiques par agence.

Inter-agences : Cas d'une structure mono-société avec livraison indirecte, sans établissement de facturation unique (V10.4)

Dans ce cas d'utilisation, on se trouve dans le cas d'une livraison indirecte, ce qui veut dire que l'agence qui commande la marchandise auprès d'une autre agence est celle qui va livrer le client final. C'est celle qui a saisi la commande du client.

• Toutes les agences peuvent facturer en masse. On veille donc à ce que, dans la fiche dossier, onglet INTER-AGENCES, le champ « Etablissement facturation » soit vide.

• L'utilisateur est positionné sur l'établissement 1 et le dépôt AB qui correspondent au siège de la société.

F3 sur l'interface d'accueil

• En saisie de commande, lorsque la fenêtre d'arbitrage multi-dépôt s'ouvre, on affecte des quantités dans dépôts des établissements 1 et 2. La colonne « Livraison par dépôt » (dans la fenêtre d'arbitrage) doit être mise à « indirecte » pour les lignes correspondant aux quantités provenant du dépôt 2 ; c'est l'établissement 1 qui procédera à l'expédition de la marchandise.
• Dans le cadre d'une livraison indirecte, on a la possibilité d'expédier la marchandise au fil de son entrée en stock.

Illustration : Le client commande un article A, disponible dans l'agence 1 et un article B que l'agence 1 va faire rapatrier à partir de l'agence 2. L'agence 1 peut envoyer immédiatement un premier colis contenant l'article A, puis un deuxième colis contenant l'article B à réception de celui-ci. Pour ce faire, on utilise l'option « BP si commande incomplète » (disponible dans l'entête de la commande, onglet LIVRAISON) positionnée à « Générer un BP ».

On a également la possibilité d'attendre que tous les articles soient disponibles pour ne faire qu'une seule livraison contenant tous les articles. Pour ce faire, on utilise l'option « BP si commande incomplète » (disponible dans l'entête de la commande, onglet LIVRAISON) positionnée à « ne pas traiter ».

Pour rappel, cette option peut être positionnée de façon générale, au niveau du dossier (Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet BP-PREPARATIONS, groupe « Génération BP », champ « En cas de commande incomplète », puis affinée par client (Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet PIECES ET LIENS, groupe « Bon de préparation », champ « Si commande incomplète » et enfin par adresse Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, bouton ADRESSES, onglet « bon de préparation », champ « Si commande incomplète »).

Nous positionnons « BP si commande incomplète » à « ne pas traiter » dans l'entête de la commande.

Il faut maintenant générer les commandes inter-agences. Il existe 2 possibilités :

1. Directement à partir de la commande par le menu Outils, choix « générer les commandes inter-agences »
2. A partir du menu : Commerce et logistique/Administration des ventes/ Commandes clients/ Génération commandes inter-agences. Ce traitement de masse va permettre de ramasser, selon une périodicité définie, toutes les commandes inter-agences en suspens dans le système.

Le programme présente les articles à commander chez les fournisseurs de type « agences » :

La validation de cette proposition génère, pour chaque couple établissement demandeur-établissement fournisseur, 2 commandes :

1. Dans l'agence demandeuse de marchandise (dans notre exemple, le siège AB), une commande vers le fournisseur « agence » correspondant. Le code fournisseur est recherché sur le dépôt dans lequel on puise la marchandise :

1. Dans l'agence à laquelle on demande de la marchandise, une commande client provenant du client « agence » correspondant. Le code client est recherché sur le dépôt demandeur :

Les pièces sont générées avec les codes opération « Code opération client (versus fournisseur) non facturable » définis dans la fiche dossier (Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ dossier, onglet Inter-agences). En effet, on se trouve d'un point de vue comptable, dans la même société. Il y a simple transfert de marchandise.


Le programme génère des réservations affectées à ces commandes fournisseurs pour les mouvements de la commande d'origine :

Commerce et logistique/ Stocks/ Réservations/Administration des réservations

• L'agence à laquelle on a demandé de la marchandise prépare la commande du client « agence » et produit le BL par clôture du BP :

• L'agence demandeuse réceptionne la marchandise et effectue la génération finale du BP et procède à la facturation.

Inter-agences : Cas d'une structure mono-société avec livraison indirecte, avec établissement de facturation unique (V10.4)

Cas identique au précédent avec une variante : on définit un établissement de facturation seul habilité à lancer la facturation différée des Bls.

Inter-agences : Cas d'une structure multi-société avec livraison directe, sans établissement de facturation unique (V10.4)

Le multi-sociétés est caractérisé par des dépannages entre des établissements rattachés à des numéros de dossiers comptables différents.
Dans ce cas d'utilisation, l'agence est une entité juridique à part entière (et ayant donc sa propre comptabilité), mais pouvant partager les ressources (bases tiers, article, stocks) avec d'autres agences. Pour ce faire, les agences seront rattachées en tant qu'établissement au même dossier Commerce et logistique, mais devront avoir chacune, son propre dossier comptable. 

Inter-agences : Définir le dossier comptable de chaque agence

L'agence a sa propre comptabilité, il faut préciser le dossier comptable qui lui est associé dans la fiche établissement. Si on ne met rien dans le champ « dossier comptable » de la fiche établissement, le dossier comptable par défaut, est celui du dossier Commerce et logistique. 
   
Commerce et logistique/ Fichier/Organisation/ Etablissements 

 

Inter-agences : Se positionner sur le bon établissement et le bon dossier comptable. 

A partir des menus Commerce et logistique et des options de l'utilisateur 

 Lorsque l'utilisateur est positionné sur « Commerce et logistique » dans le menu principal et actionne ses options par F3, il peut se positionner sur l'établissement d'un dossier. Le dossier comptable associé par le paramétrage précédent est ramené automatiquement. 
 

F3sur l'IA, Options de l'utilisateur sur Commerce et logistique 
 

A partir des menus Comptabilité et des options de l'utilisateur 

 Lorsque l'utilisateur est positionné sur « Comptabilité » dans le menu principal et actionne ses options par F3, c'est la combinaison numéro de dossier comptable et numéro d'établissement qui permettra la génération automatique du numéro de dossier Commerce et logistique. Si plusieurs numéros de dossier correspondent à la combinaison numéro de dossier comptable et numéro d'établissement, c'est le premier trouvé qui sera proposé. L'utilisateur pourra le modifier manuellement si nécessaire. 
 
 
F3 sur l'IA, Options de l'utilisateur sur Comptabilité 

On n'oublie pas que si au moins une agence a sa propre comptabilité, la coche « Gérer les établissements en tant que société » doit être positionnée dans Commerce et logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet Inter-agences.

Préparation et livraison de la marchandise au client

S'agissant d'une livraison directe, chaque agence génère son propre BP. Chaque agence prépare et livre directement le client.
Chaque agence facture son propre BL. Le modèle de facture reprend les données légales de l'établissement.
Au moment de l'intégration comptable, chaque agence intègre sa facture sur le dossier comptable qui lui est associé.

Inter-agences : Cas d'une structure multi-société avec livraison indirecte, sans établissement de facturation unique (V10.4)

Comme dans le cas précédent, le paramétrage de la fiche établissement (Commerce et logistique/ Fichier/Organisation/ Etablissements ) correspondant à chaque agence doit faire mention du dossier comptable auquel l'agence est rattachée.
Ce cas d'utilisation correspond à de l'approvisionnement : on puise du stock sur une autre société du groupe auquel on appartient.
C'est un cas de livraison indirecte : l'agence qui saisit la commande du client est celle qui livre et facture son client.
S'agissant d'entreprises indépendantes avec un lien fournisseur-client, on note deux particularités lors de la génération des commandes inter-agences:

• Les pièces sont générées avec les codes opération « Code opération client (versus fournisseur) facturable » définis dans la fiche dossier (Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ dossier, onglet Inter-agences). En effet, il y a cession de marchandise entre les deux sociétés indépendantes.
• Il y a refacturation de la marchandise entre les deux sociétés. Le prix de cession est défini sur le client-agence qui demande de la marchandise en tant que tarif de vente standard. Ce prix de cession devient le prix d'achat dans la commande destinée au fournisseur-agence qui va fournir la marchandise.