Le programme d'administration des BP gère toutes les fonctionnalités liées aux bons de préparation :
- Génération des BP à partir d'une liste de commandes
- Affectation d'un préparateur à des bons de préparation
- Transformation d'un BP pour le passer à l'état "Actif"
- Modification d'un BP :
- Éclater des lignes de BP
- Supprimer des lignes de BP avec ou sans libération des réservations
- Modifier le mode de génération des BL
- Modifier les quantités préparées, les emplacements, le préparateur…
- Impression d'un BP
- Saisie du résultat de la préparation
- Achèvement d'un BP (bascule en statut Prêt)
- Validation d'un BP en BL
On accède au traitement par l'option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Bon de préparation / Administration.
Pour cela ce traitement propose 2 modes de travail par « Type de pièce » :
- Commande,
- BP.
Mode par BP (administration des BP)
Le mode BP affiche la liste des BP selon le ou les états sélectionnés.
Le bouton « Affecter un préparateur » associe un préparateur en simple ou multi-sélection.
Le bouton « Détail » affiche le détail du BP.
Le bouton « Créer » crée un BP en repassant par une fenêtre de sélection de commandes.
Le bouton « BP Activer » complète un ou des BP proposés « incomplets » et les bascule en « Actif ».
La modification d'un BP
La fenêtre de modification de BP, accessible par le bouton « Modifier » , propose de visualiser et d'intervenir sur les lignes de BP.
Il est possible :
- De supprimer une ligne de BP en conservant les réservations associées en non affectées.
De supprimer une ligne de BP en libérant les réservations associées par [Supprimer et libérer les réservations].
D'activer un BP proposé, c'est-à-dire changer son état en état Généré par [BP activer].
- Un BP proposé correspond à une livraison partielle non acceptée.
De régénérer les BP proposés par [BP Générer]. Cela consiste à piloter le programme de génération des BP qui assurera l'actualisation des réservations puis l'affectation. Le BP peut ainsi être complété et basculé automatiquement en statut Généré s'il est complet.
- De saisir la quantité préparée, le numéro de colis, l'emplacement, etc.
Le traitement alloue automatiquement un nouveau N° de colis (compteur géré dans la fiche dossier).
Pour attribuer un N° de colis, il faut utiliser la touche de fonction « F3 ».
Pour utiliser un même N° de colis sur une autre ligne il est possible de :
- Ressaisir le numéro
- Faire un drag and drop d'un N° de colis déjà attribué sur une autre ligne du BP.
- D'éclater une ligne afin de :
- Supprimer une partie de la quantité réservée affectée
- Modifier les numéros de lot ou série attribués
- Scinder les emplacements
- Livrer moins pour satisfaire un autre client
Attention : En cas de changement de la quantité préparée par rapport à la quantité réservée :
- Quantité préparée supérieure : il n'y a pas de réservation supplémentaire de générée.
- Quantité préparée inférieure : la différence est repositionnée en réservation non affectée.
- De modifier sur le bas de l'écran le mode de génération des BL
Attention : En cas de problème de regroupement de BP (même adresse de livraison - hors adresse manuelle) sur un BL, il faut absolument vérifier que le paramètre est correctement positionné sur l'adresse de livraison.
Ce paramètre est remonté dans le BP en respectant l'ordre suivant :
- De l'adresse de livraison
- De la fiche client ou à défaut d'une adresse de livraison codifiée
- Du dossier, si le paramètre client est positionné à "Implicite"
Il peut être modifié au niveau du BP de manière exceptionnelle.
- D'imprimer le BP en cliquant sur le bouton « Imprimer ».
Grâce à la barre de boutons il est possible d'enchaîner les traitements suivants :
- Colisage
- Achèvement du BP (passage à l'état "prêt à livrer". Ceci est possible sur un BP en statut « En cours de Saisie »
- Validation du BP en BL. Possible sur un BP en statut « Prêt »
- Annulation du BP. Possible sur un BP en statut « Prêt »
Attention : Cette opération doit être exceptionnelle et permet de repositionner le statut du BP a Généré, afin soit de le modifier ou de l'effacer.
Si seules les informations de bas de page sont modifiées (regroupement, poids, transporteur, etc…) le statut du BP bascule automatiquement de « Généré » à « En cours de saisie » même si aucune quantité préparée n'a été saisie. De ce fait le BP peut être achevé et peut être traité par l'achèvement BP en positionné en statut « Prêt » et Le risque existe alors de générer un BL sans ligne.
Mode par commande
Le mode commande affiche de manière dynamique la liste des commandes. Un indicateur en première colonne propose de visualiser :
- si la commande possède un BP associé total avec l'icône
, - si la commande possède un BP associé partiel avec l'icône
.
S'il n'y a pas d'indicateur, cela signifie qu'aucun BP n'est lié à cette commande.
Le bouton « Générer BP » génère des BP en simple ou multi-sélection. C'est le programme standard de génération des BP qui est appelé, les règles de génération sont celles définies dans la fiche dossier y compris le fait d'actualiser et de générer les réservations AVANT la génération des BP en respectant les horizons.
Le bouton « Voir BP » propose de visualiser les BP associés à une ou plusieurs commandes et donc de les modifier.
Le bouton « Lignes à préparer » affiche les lignes qui ne sont pas encore associées à un BP pour les commandes qui n'ont été affectées que partiellement à un ou plusieurs BP.
Le bouton « Détail » permet de visualiser le détail de la commande en mode pièce.