Widget Evolution chiffre d’affaire et Paiement (V10.7)
Ce widget KPI met en évidence l'évolution mensuelle (sur 12 mois glissants) :
du CA, basé sur la date de facture
des paiements attendus, basés sur la date d'échéance
des paiements réels, basés sur le règlement effectif
Le widget permet d'évaluer rapidement l'efficacité de la stratégie de recouvrement. Les montants sont affichés en kiloeuros arrondis au millier supérieur.
Le superviseur d’actions de recouvrement (V10.7)
Une action de recouvrement correspond à la codification d'une procédure à enclencher pour obtenir le paiement d’une créance par le client débiteur. Une action serait de téléphoner au client, de lui envoyer un mail de rappel ou un sms.
Le superviseur est un outil permettant d’avoir une vue d’ensemble de toutes les actions de recouvrement à mener par la personne en charge du recouvrement dans un espace temps.
Le superviseur d’actions de recouvrement est accessible par le menu Règlements/Relances/Superviseur d'action de recouvrement.
Définir l’action à mener pour recouvrer une créance
Les actions de recouvrement se définissent dans Règlements/ Fichiers/ Relances/ Actions de stratégie. La date de déclenchement de l'action est calculée par rapport à la date d'échéance à laquelle on additionne le contenu du champ Retard. Ce champ peut contenir un chiffre positif pour une action après l'échéance ou négatif pour une action avant l'échéance. L’action peut être liée à un mode de règlement. Si le mode de règlement n'est pas garni dans le paramétrage de l'action, l'action sera applicable, tous modes de règlements confondus. Une même stratégie (ou campagne de relances) peut contenir plusieurs actions. Ainsi, lors de chaque action, le superviseur sait trouver l’action suivante.
Dans l’exemple ci-dessous, pour le mode de règlement C, il est prévu un appel téléphonique 10 jours avant l'échéance, puis un mail 5 jours après l'échéance (soit 15 jours après l’appel téléphonique), puis un courrier 10 jours après l'échéance (soit 5 jours après le mail). Pour le mode de règlement V30, la même campagne de rappels prévoit un appel téléphonique 2 jours après l'échéance et pour le mode de règlement N30, un SMS le lendemain de l'échéance.
Fonctionnement du superviseur d’actions de recouvrement
La page de sélection permet de filtrer les échéances par agent, client , collectif , montant de l'échéance, date d'échéance.
Seul l'utilisateur paramétré en tant que responsable de recouvrement peut visualiser les échéances d'un autre agent de recouvrement. Pour rappel, ce rôle se paramètre dans Administration/ utilisateurs/ utilisateurs communs, onglet Comptabilité, groupe Recouvrement, champ Rôle de l’utilisateur (aucun, agent ou responsable).
Débranchements vers d’autres fonctionnalités
A partir du résultat de l’interrogation, il est possible de consulter les informations détaillées de la créance, à l’aide de boutons dédiés dans la barre d’outils :
- Bouton Fiche 360 client : consultation fiche client et fiche 360 client
-Bouton Tiers : consultation fiche client
- Bouton Pièce : consultation de la facture client
- Bouton Interrogation comptable : interrogation comptable
- Bouton Créances tiers : consultation de la vue des créances client
Ces fonctionnalités sont également accessibles grâce au menu Interrogation:
Consultation des créances client
La vue des créances d'un client est divisé en trois parties :
1) Entête : Toutes les informations liées au client. L’entête présente un camembert qui indique le pourcentage des échéances échues, non échues et de l'acompte par rapport au nombre total de créances.
2) Milieu du tableau : ensemble des factures à recouvrir.
Pour chaque échéance, l’action suivante est précisée.
3) Pied du tableau: ensemble des événements CRM générés sur l'échéance.
Un double clic sur l'évènement ou le menu Interrogation, choix Evènement, ou l’utilisation du bouton Evènement permet d’accéder au détail de l'évènement
Choisir le mode de regroupement
Dans la barre d’outils, deux boutons permettent de personnaliser l’affichage des actions correspondant à la sélection.
Ces boutons se nomment : Par client, Action par client, Date d'échéance par client, Par action, Client par action, Date d'échéance par action. Chaque clic sur l’un de ces boutons fait apparaître la présentation des données correspondante et en change l’intitulé, pour un autre type de regroupement.
Bouton Par client : regroupement par client
Bouton Action par client : regroupement par action et par client à l’intérieur d’une action.
Bouton Date d'échéance par client : regroupement par client et tri ascendant par date d'échéance à l’intérieur d’un même client
Bouton Par action : regroupement par action
Bouton Client par action : regroupement par client et par action à l’intérieur d’un client.
Bouton Date d'échéance par action : regroupement par action et tri ascendant par date d'échéance à l’intérieur d’un même client
Les fonctionnalités correspondant aux boutons pré-cités sont également accessibles grâce au menu Affichage:
Classification des échéances à relancer
Les échéances à relancer sont classées à l’aide d’un code couleur:
rouge pour les échéances négatives (avoir, acompte)
bleu pour les échéances non-échues
noir pour les échéances échues positives
Impression des échéances
Les échéances peuvent être pointées. Le bouton Imprimer permet de générer une impression de la ou des échéances sélectionnées.
Les échéances sélectionnées sont regroupées par client ou par date d'échéance, conformément au regroupement choisis.
À la fin de l'impression, un évènement est crée pour chacune des échéances imprimées.
Chaque échéance pointée peut être validée, modifiée ou ignorée à l’aide des boutons correspondants.
Traiter les actions
Bouton Valider action : l’action est traitée, il n’y a plus rien à faire (l’appel téléphonique est par exemple réalisé)
Bouton Modifier action : l’action d’origine est remplacée par une action différente (exemple : envoyer un mail au lieu de téléphoner)
Bouton Ignorer action : l’action est suspendue