La facture est un document qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services. C'est une pièce comptable par laquelle un fournisseur établit une créance vis-à-vis de son client en vue de déclencher le paiement d'une dette qui correspond à la rétribution de la fourniture du bien ou du service livré au client.
La manipulation des factures fournisseurs est très proche de celle des factures client.

Mode de règlement: définir la date d'échéance

C’est au niveau de la table des modes de règlements (Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Mode de règlement), onglet “Echéance”), que l’on définit, par code de règlement, son mode de calcul d'échéance (échéance qui apparaîtra en bas de facture à l’impression).

*La Base de calcul reprend soit la date de facture, soit la date du BL comme date de départ du calcul d'échéance.

*Jour au-delà duquel la base de calcul est reportée au 1er du mois suivant: date à partir de laquelle il est décidé de reporter au 1er du mois suivant.

*Le Nombre de jours est le nombre de jours incompressibles que le client a pour régler (c’est également une base de calcul).

*Le cadencement indique le nombre de jours “multiple de” à partir du reste des paramétrages. Exemple: si 10 est garni, c’est un multiple de 10 jours qui s’applique. Si la facture est datée du 11, le calcul va arrondir à 20, par exemple.

*Les options de “Traite fin de mois” s’entendent ainsi: reporte-t-on la date à la fin de mois avant le calcul (à partir du nombre de jours) ou après le calcul (ou “Aucune”: pas de report en fin de mois)?

*Reporté au: jour fixe de mois (mois suivant, mais tenant compte des éventuels autres paramétrages, notamment le “Nombre de jours”)

💡 Réfléchir au paramétrage selon le calcul souhaité, i.e. ne pas cumuler tous les paramétrages

Saisie directe d'une facture de vente

La saisie des factures de vente est accessible par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des factures.
La colonne « quantité livrée » peut contenir une valeur différente de la colonne « quantité facturée ».

• La quantité livrée est déstockée,

• La quantité facturée détermine le montant facturé et donc la comptabilisation.

Facturation différée : validation de BL en facture

La facturation différée des BL est accessible par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Facturation différée des BL.

L'activation de l'option Pointer les bons de livraison du menu Outils affiche les bons de livraison à traiter et permet de sélectionner ceux qui sont à facturer.

Ce traitement valide les bons de livraisons en facture(s) avec différents critères de sélection :

• Par client,

• Par numéro de bon de livraison,

• Par période,

• Avec sélection par code commercial,

• Par code opération,

• Par mode de facturation.

Facturation différée : optimisation des temps d’exécution par parallélisation du traitement (V10.11)

La coche Paralléliser le traitement présente dans le fenêtre de sélection, permet d’optimiser les temps de traitement, en réalisant des sous-groupes de BL à traiter par tiers et en traitant ces sous-groupes de façon parallèle.

Ce qu’il faut comprendre:

• Si le nombre total de BL à traiter est <= 2500

1. Pourquoi 2500?

2500/5 = 500; on respecte les contraintes posées en standard dans le programme gttt240.

2. Algorithme appliqué au cas où 1000 BL sont à traiter: 200 BL pour les clients C1 à C5, 350 pour les clients C6 et C7 et 450 pour les clients C8 à C10.

Le programme découpe les appels de validation selon la rupture par tiers. Ainsi, les BL d’un tiers ne peuvent pas être éclatés dans 2 “paquets”. Un “paquet” contient au minimum 500 BL.

Le programme va donc créer:

-Un premier “paquet” contenant les BL des clients C1 à C5 (soit 200) et les BL des clients C6 et C7 (soit 350). Ainsi, ce premier “paquet” contient 200+350 = 550 BL, pour répondre à la contrainte du nombre minimum de 500 BL à traiter par sous-groupe.

-Un second paquet contenant les BL des clients C8 à C10, soit 400 BL est créé. Ici, la contrainte du minimum de BL à traiter ne s’applique pas, car c’est le reste à traiter.

• Si le nombre total de BL à traiter est > 2500

1. Le programme recalcule la taille d’un “paquet” pour ne pas dépasser les 5 appels parallèles.

2. Algorithme appliqué au cas où 20 000 BL sont à traiter

Le nombre maximal d’appels est de 5. 20 000/5 = 4000. Le programme va donc créer des “paquets” de 4000 BL minimum, en respectant la rupture par tiers, comme expliqué ci-dessus. Un “paquet” peut ainsi contenir plus que 4000 BL, mais pas moins, sauf pour le dernier qui contient le reste à traiter.

Mode de facturation
Le mode de facturation et la périodicité peuvent être paramétrés sur chaque client dans Commerce & Logistique / Fichiers / Clients – Onglet "Livraison et facturation", groupe « Facturation », champ « Mode de facturation ».

• Un BL par facture : 1 BL génère une facture.

• Une commande par facture : tous les BL d'une même commande génèrent une facture.

• Regroupement de bons de livraisons : cas de la facture récapitulative.

Le regroupement des BL s'opère si toutes les conditions suivantes sont respectées :

• Même devise de transaction,

• Même mode de règlement,

• Même taux d'escompte,

• Même périodicité de facturation,

• Même code opération,

• Même régime TVA,

• Même régime TPF,

• Même adresse de facturation,

• Même code RIB,

• Même transitaire et lieu Incoterm

• Option « pièce assurée » identique,

• Mêmes natures de pied de pièce,

• Même type de tarif (HT ou TTC).

Périodicité de facturation

Commerce & Logistique / Fichiers / Clients – Onglet "Livraison et facturation"
Cette donnée réalise des filtres lors de l'exécution du traitement :

• A la demande,

• Semaine,

• Décade,

• Quinzaine,

• Mois.

Facturation de vente différée : validation de BL en facture (V10.5)

La facturation différée des BL a été entièrement réécrite en mode SQL et le mode de facturation est étendu d'une valeur pour le regroupement par Service/Engagement Chorus.

Mode de facturation

Tri des BL dans la facture en cas de regroupement (V10.8)

Programme Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Facturation différée des BL.

Jusqu'à la version 10.4, le tri appliqué d’office était celui sur Tiers, mode facturation, devise, code hors taxes, règlement, taux escompte, période de facturation, code opération, régime TVA, régime TPF, Adresse, code transitaire, lieu incoterm, franco port, RIB, encours assurance, pied de pièce, No de commande, No de BL.

Ce critère de tri a été remplacé en version 10.5 par un tri sur mode facturation, tiers, référence pièce, marché, projet, code service, engagement, devise, code hors taxes, règlement, taux escompte, période de facturation, code opération, régime TVA, régime TPF, Adresse, code transitaire, lieu incoterm, franco port, RIB, encours assurance, pied de pièce, No de commande, No de BL.

A partir de la version 10.8, lors du regroupement de BL, la liste déroulante Regroupement pièces permet de choisir le tri qui doit s’appliquer entre les BL à l’intérieur de la facture, lors de son impression.

Deux options sont disponibles, permettant de choisir l’ordre de présentation des BL à l’intérieur de la facture:

• Tiers, mode facturation, devise… :

Tri des BL sur Tiers, mode facturation, devise, code hors taxes, règlement, taux escompte, période de facturation, code opération, régime TVA, régime TPF, Adresse, code transitaire, lieu incoterm, franco port, RIB, encours assurance, pied de pièce, No de commande, No de BL (tri par défaut jusqu'à la version 10.4)

• Mode facturation, tiers, référence pièce, marché, projet, service, devise… :

Tri des BL sur mode facturation, tiers, référence pièce, marché, projet, code service, engagement, devise, code hors taxes, règlement, taux escompte, période de facturation, code opération, régime TVA, régime TPF, Adresse, code transitaire, lieu incoterm, franco port, RIB, encours assurance, pied de pièce, No de commande, No de BL (tri par défaut à partir de la version 10.5)

Facturation différée des BL: exécution par processus (V10.7)

La facturation différée des BL est accessible par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Facturation différée des BL.

Le programme de facturation des BL peut être lancé par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

La notion de traitement différé historique n’est plus maintenue après la version 7, cette notion étant remplacée par l'éxécution par processus décrite ici pour les générations V10 du logiciel.

Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus

Dans les programmes d’impression des pièces, l'utilisateur paramètre ses critères de sélection, puis il clique sur l'icône 

, correspondant à la gestion des paramètres.

Une fenêtre intitulée Paramétrage masque apparaît. Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône 

, puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.

Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Les programmes d’impression vont être lancés en application des critères de sélection définis et sauvegardés.

Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrement de données variables (V10.7)

Cumul des frais de port en facturation dans le cas de regroupement de BLs (V10.4)

Les frais de port se cumulent à la facturation différée des BL (Commerce & logistique / Administration ventes / Facture Client / Facturation différée des BL), c'est-à-dire lorsque plusieurs BLs sont regroupés pour être validés en une seule et même facture. Exemple de cas: si pour une quantité inférieure à 10 pièces commandées, les frais de port sont de 10€ (forfait), et que l'expédition s'est faite en 2 fois (3 puis 7 unités), la facture reprendra 2 fois les conditions de frais de port; soit 10€ pour la première livraison puis 10€ pour la seconde.

Validation de pièce de vente en facture

Ce traitement est accessible par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Validation de pièces en factures.
Le principe est identique à la validation de devis en commande ou de commandes en BL.
Néanmoins, les quantités à saisir sont multiples :

• Quantité livrée,

• Quantité facturée,

• Quantité en reliquat. Lorsque les quantités livrées et facturées sont différentes, la quantité en reliquat lève l'ambiguïté entre un reliquat de facturation et des articles offerts.

La gestion des reliquats doit être activée dans le paramétrage dossier et client.
Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet "Pièces", groupe « Gestion des reliquats »: on coche les pièces sur lesquelles les reliquats doivent être gérées.
Commerce & Logistique / Fichiers / Clients – Onglet "Pièces" groupe « Reliquats »: on coche les pièces sur lesquelles les reliquats doivent être gérées pour le client courant.

Saisie d'un avoir client

Ce traitement est accessible par : Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des avoirs.



La saisie d'un avoir est strictement identique à la saisie de facture, seul le traitement (Code opération) est différent :
Ce même traitement autorise la saisie des avoirs :

• Avec retour : la quantité retournée est saisie dans la colonne "Quantité livrée"

• Sans retour : la quantité livrée sera égale à 0, seul un flux financier est généré.

La numérotation automatique des avoirs utilise le même compteur que les factures.
Remarque : Il n'existe pas de mémorisation automatique d'un numéro de facture dans un avoir.
L'avoir peut être généré à partir d'une facture par duplication de celle-ci.

Lien Avoir - facture d'origine (V10.6)

Il est possible de saisir un avoir directement grâce au menu Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des avoirs.

Un avoir peut aussi être généré par duplication de la facture d'origine, en cochant Créer une pièce d'avoir lors de la duplication.

Lors de la création d'un avoir par saisie directe ou par duplication de facture, le lien avec la facture d'origine est gardé et garantit la traçabilité.

Si l'avoir est saisi directement par le menu Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des avoirs, il est possible de saisir en entête d'avoir, dans l'onglet Complément, le numéro de la facture d'origine dans le champ Facture associée.

Si l'avoir est généré par duplication d'une facture, le numéro de la facture d'origine est automatiquement reporté dans le champ Facture associée de l'onglet Compléments de l'entête de l'avoir.

On accède à la facture d'origine à partir de l'avoir par le menu Interrogation, choix Facture d'origine.

Les avoirs associés à une facture sont consultables à partir de la facture grâce au menu Interrogation, choix Avoirs. Si plusieurs avoirs existent, ils sont listés ici et accessibles par un clic sur le numéro d'avoir souhaité.

L'impression de l'avoir mentionne le numéro de la facture d'origine:

Ne pas pouvoir réaliser un avoir supérieur à la facture (V10.8)

Le principe est d’interdire la réalisation d’un avoir d’un montant supérieur à celui de la facture .

Pour ce faire, plusieurs contrôles sont réalisables au moment de la création d’un avoir associé à une facture.

Paramétrages Dossier

Onglet ‘Pièces’, pavé “Gestion des avoirs”: différentes case à cocher concernent la gestion des avoirs, déclenchant des contrôles au moment de la création de ceux-ci.

 Fonctionnement

Menu: Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des avoirs.

ou: Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des factures.

Lorsqu'un nouvel avoir est saisi, soit à partir de la saisie de l’avoir ou de la duplication d’une facture d’origine, et si l’option suivante est cochée :

• Contrôler le montant TTC de la pièce :

Si le montant TTC de l’avoir dépasse celui de la facture d’origine, l’utilisateur ne pourra pas valider la pièce et sera alerté par un message comme ci-dessous :

• Contrôler les frais de pieds de la pièce:

Si les frais de pied de l’avoir dépassent ceux de la facture d’origine , cette alerte est affichée:

• Contrôler l’existence de la Ref :

Si l’avoir contient une référence inexistante sur la facture d’origine, l’utilisateur sera alerté par ce message :

• Contrôler la quantité facturée de la ligne :

Si on veut contrôler la quantité facturée de la ligne sur l’avoir, l’option “Contrôler l’existence de la Ref “ doit aussi être cochée.

Si la quantité facturée est supérieure à celle de la facture d’origine , l’utilisateur sera averti comme suis :

• Contrôler le montant de la ligne :

Egalement pour ce contrôle, l’option “Contrôler l’existence de la Ref “ doit aussi être cochée.

Si le montant de la ligne est supérieur à celui de la facture d’origine, l’alerte suivante sera affichée :

Activer la recherche d’avoir dans la saisie des factures (V10.10)

Dans C&L / Administration ventes/ Facture client/ Saisie de factures, le menu Affichage, choix Afficher les avoirs associés, permet d’activer la recherche systématique des éventuels avoirs liés aux factures, afin de les proposer dans le menu pour visualisation directe.

Attention : l’activation de cette option impacte négativement les performances d’affichage. Ainsi, par défaut , cette option est décochée et la recherche des avoirs est inhibée.

Remarque : Cette coche ne sert qu'à activer ou désactiver l’affichage des avoirs associés à une facture. Pour visualiser les avoirs associés à la facture, on utilise le menu Interrogation, choix Avoirs. Si l’option Afficher les avoirs associés n’est pas cochée, le menu Interrogation, choix Avoirs est indisponible.

Saisie d'un retour client avec mise au rebut

Lorsque l'on saisit un retour client, l'article peut être défectueux et donc destiné à la destruction ou remis en stock s'il est en bon état.
Pour la mise au rebut, un code opération qui ne mouvemente pas le stock est nécessaire. Lors de la création du code opération, il faut cocher la case « Ne pas mettre à jour le stock » et paramétrer comme suit:

Le script SQL gt_11338.sql est à lancer.

Une entrée de menu est dédiée à la saisie des retours clients : Commerce & logistique/ Administration des ventes/ BL client/ Saisie retour client .

A la saisie de la ligne, on peut décider de ne pas remettre l'article en stock : pour ce faire, avant validation de la ligne, il convient de changer le code opération de la ligne et de positionner celui qui a été prévu pour les retours sans mouvement de stock. La case « Mettre à jour le stock » va se décocher automatiquement dans la ligne.

A la validation du BL en avoir, un avoir qui comportera les lignes de produits remis en stock et les lignes de produits rebutés sera généré.

Dématérialisation facture client

La dématérialisation fiscale sous forme de fichier PDF est cadrée par le code général des impôts.
L'émetteur signe la facture électronique émise (pour en garantir l'authenticité) et le destinataire l'accepte en la signant en retour. Cette acceptation doit être formalisée pour servir de preuve.
Dans Divalto, il est possible de mettre en œuvre ce process sous forme d'une facture sous forme d'un PDF signé à un client.

Mise en œuvre de la dématérialisation des factures clients

Pour mettre en place ce système, il faut, en premier lieu, paramétrer les chemins de dépose et de retour des factures PDF (Commerce & logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Pièces, groupe « Chemin pour pièces dématérialisées »). Il est possible de coder le fichier à envoyer en saisissant un chemin de type joint dans la codification du fichier PDF.

Pour les clients concernés par la dématérialisation, le paramètre du support concernant les factures (Commerce & logistique/ Fichiers/ Clients, onglet Document, groupe « Présentation des documents commerciaux) doit être positionné à « PDF signé ».
Une fois le paramétrage en place, lorsque l'impression de la facture sera demandée, le PDF correspondant sera placé dans le répertoire de dépose. Le nom du fichier est généré conformément au contenu du champ Codification du fichier PDF.
L'organisme chargé de la signature pourra alors le récupérer, le traiter et le restituer dans le répertoire de retour.
Le scrutateur production (Production/ OF/ Utilitaires/ Scrutateur) une fois lancé, récupère le PDF signé et l'enregistre en tant que fichier joint dans la facture.

Calcul des commissions

Dans la facture, les données concernant le commissionnement des commerciaux sont visibles dans Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des factures, Entête, onglet « Tarification/Commissionnement » et pour les lignes dans Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Saisie des factures, Ligne, onglet « Commercial ».

Le croisement des classes de commissionnement Commercial, client et articles sont définis dans Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Classe de commission. A chaque croisement est associé un taux de commission.

La commission est déterminée à chaque ligne de pièce. Pour chaque ligne de pièce et chaque commercial, le taux provient d'un croisement entre la classe de commissionnement du commercial, celle du tiers et celle de l'article.

La classe de commissionnement du commercial
La classe de commissionnement du commercial se positionne sur la fiche Commercial, dans Commerce & Logistique / Fichiers / Commerciaux – Onglet "Comptabilité et confidentialité", groupe « Calcul des commissions ».

La classe de commissionnement du tiers
Elle se positionne sur la fiche client : Commerce & Logistique / Fichiers / Clients - Onglet "Tarification", groupe « Commission ».

La classe de commissionnement de l'article
Elle se positionne dans Commerce & Logistique / Fichiers / Articles - Onglet "Tarification", groupe « Tarification achat ».
Lorsqu'au moins une des trois classes est renseignée, le traitement réalise une recherche dans la table. Si une correspondance est trouvée, le taux en référence est appliqué.
Sinon, c'est le taux global du commercial qui est appliqué. Ce taux se trouve sur la fiche commercial : Commerce & Logistique / Fichiers / Commerciaux Onglet généralités, groupe « Calcul des commissions », champ « Taux de commission ».
On accède à la fiche commercial par Commerce & logistique/ Fichiers/ Commerciaux.

Onglet Généralités :
Code commercial
Il s'agit d'un code sur 8 caractères alphanumériques au maximum.

Commercial principal en statistique
L'indicateur « Commercial principal en statistique » est utilisé en tant que filtre dans les listes statistiques. Remarque : le commercial 1 doit être impérativement un « commercial principal en statistique ».

Collaborateur
Lorsque le commercial est salarié de la société, le code collaborateur est renseigné et il faut lier la fiche collaborateur à la fiche commercial.

Autres données du commercial
Les autres informations de la fiche commercial sont informatives, y compris les sous-fiches RIB du commercial. Il n'y a pas de comptabilisation du commissionnement calculé, ni de règlement automatique.
Divalto infinity CRM exploite les coordonnées et les sous-fiches projets et événements.

Onglet Comptabilité et confidentialité :
Date de fermeture
Il est possible d'invalider un commercial en renseignant la date de fermeture. (Voir aussi : date de fermeture du client).

Code de confidentialité
Lorsqu'un commercial a un code de confidentialité qui est renseigné, alors sa fiche n'est accessible que pour les utilisateurs ayant ce code dans leur liste de droits. De plus les ventes liées à ce commercial sont également masquées.
Remarque : La liste de commissionnement de Divalto infinity Commerce & Logistique calculera le commissionnement d'un commercial sur une période donnée. Elle est accessible par Commerce & Logistique / Listes / Commissionnement.

Impression des factures de vente

Edition directe : selon le paramétrage du dossier, une pièce est éditée immédiatement après sa saisie ou en différé en activant la fonction édition des pièces.
L'impression de la pièce est disponible dans l'écran de saisie par le bouton Imprimante .

Si le mode de règlement le prévoit, la traite est imprimée directement en pied de facture. Le mode de règlement se définit dans Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Mode de règlement. Dans l'onglet « Définition », groupe « Caractéristiques », champ « Traite » on spécifie les modalités d'impression des traites liées à la facture courante.
Remarque : La maquette d'impression n'existe pas en standard.

Réimpression des factures (V10.10)

L’impression définitive d’une facture génère un fichier joint au format pdf ou dhvw, conformément au paramétrage implémenté dans la zone Support de l'onglet Documents de la fiche client. Par exemple, le choix Support papier génère un fichier joint au format dhvw, alors que le choix PDF génère un fichier joint au format pdf.

Lors de la réimpression d’une facture au format pdf, et pour que la réimpression génère une version strictement identique à la première impression (pour éviter par exemple, la mise à jour d’une adresse qui aurait changé entre la première impression et la réimpression) :

• Si un fichier joint existe déjà en format pdf, celui-ci est gardé et le programme ne fait rien de plus.

• S’il existe uniquement un fichier joint au format dhvw, ce dernier sera converti au format pdf, et le fichier obtenu sera rattaché aux fichiers joints. Dans ce cas, la pièce aura deux fichiers joints au contenu identiques : un au format dhvw et un second au format pdf.

Facture comptoir à encaisser - Lien pour le TPV (V10.5)

Vous avez la possibilité de définir un type de paiement au niveau de la facture afin d'indiquer qu'elle soit réglable via le TPV (Point de vente). Cette indication se trouve dans l'entête - onglet facturation/Impression. Le type de règlement sera mis à jour dans le module TPV lors du paiement en caisse.

L'impression avec un logo permet d'afficher un QR code avec les informations de la facture afin que celle-ci soit rapidement retrouvée en caisse.

Le QR Code sur l'édition :

Impression des factures contrats (V10.4)

A l'impression en masse des factures, il est possible de différencier l'impression des factures contrat des factures clients de ventes.
Menu: Commerce & logistique / Administration ventes / Facture Client / Impression des factures.
Dans l'écran de sélection, partie "Status", il est possible de cocher "Sans les factures contrats", "Uniquement les factures contrats" ou par défaut, "Toutes les factures".

Impression des traites

Les factures dont le mode de règlement est caractérisé par une impression de traite séparée sont gérées par le traitement Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Impression des traites.

Attention ! Une traite est imprimable uniquement si la facture a été préalablement imprimée.
Par défaut, le programme ne réédite pas les traites déjà imprimées. Dans le programme d'impression des traites l'option « Réimpression des traites » provoque leur réédition.

Exécuter le programme d’impression des traites par processus (V10.8)

Le programme d’impression des traites (Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Impression des traites)  peut être lancés par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus

Dans les programmes d’impression des traites , l'utilisateur paramètre ses critères de sélection (Facture, client, période, type de traite etc.), puis il clique sur l'icône 

, correspondant à la gestion des paramètres.

Une fenêtre intitulée Paramétrage masque apparaît. Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône 

, puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.

Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Le programme d’impression des traites va être lancé en application des critères de sélection définis et sauvegardés.

Particularités

Les critères de sélection contiennent des dates (Période du… au). Pour que le processus tourne de façon cyclique, et pas seulement à des dates données en dur, il est judicieux de mettre en place une fonction de date comme la date du jour ou le premier du mois par exemple. Pour ce faire, on met une date en dur dans les critères de sélection du programme d’impression des traites, puis on clique sur l'icône 

. Dans la fenêtre qui apparaît, on se positionne sur le champ correspondant à la date (période du ou au):

Puis on fait F4 pour faire apparaître la fenêtre suivante:

Dans le champ Type, on choisit Date d'exécution du programme . Les groupes Opérations sur date de référence et Valeur du champ permettent de codifier le critère de sélection Les factures sont à intégrer jusqu'au  :

Puis on valide.

Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrement de données variables (V10.7)

Les messages liés à l’intégration des pièces en comptabilité (V10.7)

L’utilisateur est informé du résultat de l'intégration comptable de pièces commerciales.

En provenance d’une application tierce

Plus d’informations sur l’intégration de pièces commerciales à partir d’une application tierce : /wiki/spaces/UDI107/pages/460425747

Un processus d’envoi de mail est utilisé pour pousser l’information (intégration OK ou KO) vers l’utilisateur.

L’action MAIL_ECR est appelée à la fin de l’intégration.

Cette action lance le processus Mail_intégration_ecr:

Exemple de mail à destination de l’utilisateur :

En interactif

L’intégration lancée en interactif à partir du programme d’intégration comptable produit des alertes pour notifier le nombre de pièces intégrées ou non:

Accéder à l'écriture après intégration comptable de la facture (V10.10)

En saisie des factures client ou fournisseur, le menu Outil, choix Visualiser l'écriture ainsi que le bouton Ecriture disponible dans la barre d’outils ouvrent le zoom des écritures comptables, sur l'écriture comptable correspondant à la facture courante.

Remarque : ces deux accès à l'écriture comptable à partir de la saisie des factures seront opérationnels uniquement si la facture est intégrée en comptabilité. A contrario, si la facture n’est pas encore intégrée en comptabilité, les deux accès sont grisés.

Impression et annulation d'un relevé de factures client

Lorsque des modes de règlements sont gérés avec relevé de facture, le traitement d'impression des relevés de facture va imprimer les relevés avec ou sans traite en pied. Ce même traitement édite les traites de relevés séparées. Ce programme est accessible par Commerce & Logistique / Administration des ventes / Facture Client / Impression des relevés de facture.
Dans Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Mode de règlement, onglet « Définition », groupe « caractéristiques », champ « Relevé avec traite », on fixe les modalités d'impression des traites liées au relevé de factures.

Blocage de la modification de facture après impression et mode "brouillon" (V10.4)

Lorsque la facture a été imprimée, sa modification est rendue impossible.
Un pop-up apparaît en cas de tentative :

Deux modes d'impression sont à distinguer:

• Le mode normal qui correspond aux éditions qui existaient, qui sont archivées, comptabilisables cependant qui ne sont plus modifiables (pour les factures),

• Le mode brouillon qui correspond à une édition de contrôle qui désactive l'archivage et ne permet pas la comptabilisation mais à contrario autorise la modification (pour les factures).

Zones modifiables malgré le blocage (V10.10)

Cependant, tant que la facture n’est pas intégrée en comptabilité et dans le but de pouvoir intégrer les factures en comptabilité dans de bonnes conditions, il est toutefois possible de modifier:

• le compte d’achat ainsi que les axes analytiques, pour les factures fournisseur

• les commerciaux ainsi que les axes analytiques, pour les factures client

La modification est soumise à confidentialité. Une confidentialité dédiée ( Autoriser la màj restreinte des factures imprimées non intégrées) est disponible dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ dossier, onglet Confidentialités.

Mode "brouillon" des factures (possibilité de les modifier) (V10.4)

Deux cases sont à cocher sur la fiche dossier permettant de définir le mode brouillon comme mode d'édition par défaut pour les factures et de forcer le mode brouillon pour les factures dématérialisées.
Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers.

A l'impression de la facture, le choix "Impression brouillon" est initialisé en fonction du paramètre dossier :

Ce paramètre dossier est toutefois ajustable pour le contexte des programmes suivants :

• Facturation différée des BLs

• Impression des factures

• Explorateur de pièces

Le mode brouillon a désormais pour effet

• De ne plus archiver la pièce générée,

• D'ajouter un filigrane "brouillon" sur la page de fond,

• De ne plus positionner l'indicateur d'édition de l'entête à "oui".

Remarque : Pour imprimer une facture en mode brouillon à partir de la pièce par activation de l'icône "imprimante", il faut cocher "impression immédiate" ET "impression brouillon"

Facture intégrée : impression avec recalcul (V10.7)

Une facture imprimée n’est plus modifiable.

A la réimpression, l'utilisation de l'option Réimpression de facture, avec recalcul lorsque celle-ci a été déjà imprimée (version réelle, non brouillon) pourrait modifier potentiellement la date d'échéance de la facture, voire même les montants.

Pour cette raison, si la facturé a déjà été imprimée en réel, l'option de réimpression sera forcée à Original sans possibilité de modifier l'option, le pavé Réimpression restant grisé.

Mentions obligatoires sur les factures de biens et services depuis le 22/10/2022 (V10.8)

Le décret n. 2022-1299 du 7 octobre 2022, relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction, publié au JORF n°0235 du 9 octobre 2022-Texte n° 3, impose l’entrée en vigueur de 4 nouvelles mentions sur facture:

• le numéro SIREN du client facturé (s’il est établi en France),

• l’adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse du client,

• l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou bien sont constituées de ces deux catégories d’opérations,

• la mention “Option pour le paiement de la taxe d’après les débits” lorsque l’entreprise qui facture a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits.

Ne sont concernées que les factures ne mentionnant aucun article dont le fait générateur de la TVA est l’encaissement, donc les factures de biens, de services ou de biens et services.

Pour rappel, le numéro SIREN est constitué des 9 premiers caractères du SIRET. Cette donnée ne nécessite pas de paramétrage particulier.

Pour établir une telle facture, il sera nécessaire d’utiliser une référence article, telle que:

• pour les biens, la nature de produit devra renvoyer vers un type de nature Biens, à choisir dans le menu déroulant Type de nature accessible à partir dans la table des natures de produits. 

• pour les services, la nature de produit devra renvoyer vers un type de nature Services, à choisir dans le menu déroulant Type de nature accessible à partir dans la table des natures de produits:

Exemple de facture constituée de biens uniquement:

Exemple de facture constituée de services uniquement :

Exemple de facture constituée de biens et de services uniquement :

Attention! S’il existe sur la facture, au moins un article dont le fait générateur de la TVA est l’encaissement, alors seul le numéro de siren du payeur sera mentionné:

 Pour rappel, un article dont le fait générateur de la TVA est l’encaissement possède un code TVA codifié, par exemple, comme suit:

Important! Sa nature de produit devra renvoyer vers un type de nature à blanc, à choisir dans le menu déroulant Type de nature accessible à partir dans la table des natures de produits.

L’impression de ces mentions est disponible sur l’ensemble des types d’impression: