Principe :
Une entête de contrôle facture est créée pour un fournisseur et un numéro de facture fournisseur donné. Il lui est attribué un numéro afin de pouvoir le gérer avant la validation en facture.
Une fois l'entête de contrôle créée, les BLs issus des commandes et qui correspondent à la sélection, sont affichés afin que l'utilisateur puisse choisir les pièces qui concernent la facture. Il est possible de sélectionner plusieurs pièces, mais également de sélectionner certaines lignes des pièces cochées.
Le contrôle facture dispose d'un assistant de rapprochement permettant de proposer des lignes de commandes et/ou de BL qui correspondent au montant de la facture fournisseur. Ceci afin d'affiner au mieux le résultat. Des paramètres de tolérances de rapprochement minimum et maximum pourront être saisis afin d'arrêter le traitement dès que des lignes correspondantes sont trouvées.
Il sera également possible de mettre une facture en litige. La mise en litige affecte un code règlement de type litige à la facture.
Le contrôle facture fournisseur a été créé pour une utilisation avec la fonctionnalité DataHub, mais on peut également l'employer en dehors.
Paramétrage du contrôle facture : fiche dossier
Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers / Onglet COMPTABILITE
Une facture peut être mise en litige dans le cadre du contrôle facture. On devra, dans ce cas prévoir un code règlement litige, dans le champ « Code règlement dans le cas de facture fournisseur en litige ».
Le champ « pourcentage de tolérance de rapprochement contrôle facture » sera utilisé en première instance par l'assistant de rapprochement. Le traitement de rapprochement s'arrête si une combinaison respectant cette tolérance de rapprochement est trouvée.
Si les traitements de rapprochement n'ont rien donné avec le champ «pourcentage de tolérance de rapprochement contrôle facture », on utilise en deuxième instance, le champ « pourcentage de tolérance d'acceptation contrôle facture » pour trouver une meilleure combinaison : si une meilleure combinaison est trouvée, elle sera admise comme juste.
Paramétrage du contrôle facture : fiche Fournisseur
Commerce & Logistique / Fichiers / Fournisseurs / Onglet FACTURATION ET MARCHANDISES
La tolérance d'acceptation peut être individualisée par fournisseur sur la fiche fournisseur. Cette dernière doit être supérieure à celle positionnée sur la fiche dossier. La tolérance d'acceptation positionnée sur la fiche fournisseur prime sur la tolérance d'acceptation positionnée sur la fiche dossier.
Paramétrage du contrôle facture : fiche Utilisateur
Seuls les utilisateurs possédant un certain profil, peuvent accorder la validation du contrôle factures. Le type de profil est indiqué sur la fiche utilisateur
Administration / Utilisateurs / Utilisateurs communs / Onglet ACHAT-VENTE
Les utilisateurs ayant le profil Datahub "selon affectation", doivent être déclarés en tant que valideur dans le DataSet correspondant à la facture fournisseur.
Les utilisateurs ayant le profil Datahub "Mono établissement" peuvent valider les contrôles de leur établissement
Les utilisateurs ayant le profil Datahub "Multi établissement" peuvent valider les contrôles de leur dossier
Les utilisateurs ayant le profil Datahub "Multi dossiers" peuvent valider tous les contrôles
Paramétrage du contrôle facture : actions et processus
Administration / Paramètres / Actions / Actions.
Divalto fourni en standard un certain nombre de code action pré paramétrés. Il s'agit des codes actions DH* pour le Data Hub.
Ces processus doivent être activés.
Processus / Définition des processus / Processus.
Filtrer sur dhb et « génèrer les masques »* si les processus ne sont pas actifs. On active ainsi uniquement les processus consacrés au contrôle facture :
Dhb_visa : pour les demandes de visa
Dhb_dh2 : pour les demandes d'informations de rapprochement concernant le contrôle facture.