Bouton Devis Travaux

Créer le dossier devis travaux via le bouton « Devis travaux » présent dans le paramétrage du dossier « Gestion commerciale et logistique ».

Onglet Devis travaux

Dans cet onglet, on paramètre les différents éléments nécessaires à l'utilisation du devis travaux.
Ces paramètres permettent d'initialiser les valeurs par défaut qui sont présentes dans l'entête du devis travaux et tout autre paramètre pour les éléments qui vont découler du devis travaux : génération de la commande opérationnelle, génération des interventions, génération des équipements, facturation à l'avancement, génération de la facture finale par exemple.

Tableau Généralités

Par ordre d'apparition dans l'écran ci-dessus :

• On paramètre le préfixe qui est utilisé pour la numérotation des devis travaux. La numérotation des devis travaux utilise la fonction standard présente dans le dossier gestion commerciale et logistique sous le bouton « Numérotation et préfixe ».
• Activation de la recherche d'ouvrages à partir des références : Cette fonctionnalité permet, en saisie de ligne de devis travaux, de rechercher des ouvrages (et non des articles) depuis le champ référence.
• On précise le préfixe pour la recherche des ouvrages : Cette fonctionnalité permet, en saisie de ligne de devis travaux, de rechercher des ouvrages (et non des articles) depuis le champ référence en saisissant le préfixe défini puis en lançant la recherche.
• On précise si, par défaut, on souhaite faire la copie des textes liés à l'ouvrage dans le devis travaux : Cette fonctionnalité permet, en saisie de ligne de devis travaux, de rapatrier les textes définis dans les ouvrages dans le devis travaux devenant des textes de lignes modifiables.
• Calcul dynamique des totaux : cette fonctionnalité permet d'activer le calcul dynamique des totaux au niveaux des chapitres en ajout de ligne.
• Activation de la Génération de la commande opérationnelle en validation de devis travaux sans situation (V10.6) : ce paramétrage indique de générer la commande opérationnelle à partir du devis travaux en validation de devis sans situation (pour continuer dans un flux Gescom);
  sinon, il sera possible de générer une ou plusieurs commandes opérationnelles par le menu Validation / Génération de commande du devis travaux.
• Méthode de calcul du prix : On précise la manière dont le prix de vente est déterminé entre :
  • Achat / CR multiplié par le coefficient de vente (initialisé dans le tableau coefficients de cet onglet)
  • Tarif de vente : Utilisation de l'algorithme standard de Divalto gestion commerciale.
• Méthode de valorisation du déboursé (V10.6) : On précise la méthode de valorisation du 'prix d'achat' pour les articles sans fournisseur habituel et sans tarif d'achat entre ; 
  • Prix d'achat
  • CR
  • CMP
  • Coût standard
  • Aucune
• Unité main d'œuvre synthèse et affaire : On précise l'unité dans laquelle la main d'œuvre doit être exprimée dans le tableau de synthèse (notion de « débours » ou « déboursé »)
• Nombre de jours de validité : On précise le nombre de jour de validité par défaut d'un devis travaux. Date de validité = Date du devis travaux + nombre de jours.
• Postes complémentaires : On précise le code table des postes complémentaires qui est utilisé dans le tableau de synthèse pour un devis travaux. (Voir chapitre « Table postes complémentaires)
• Code opération pour commande flux GESCOM : On précise le code opération que l'on veut utiliser lorsque l'on ne travaille pas avec une facturation à l'avancement. Ce code opération est paramétré comme pouvant être facturé dans un flux « classique » : devis travaux / commande / BL / facture.

Tableau Coefficients

On précise les différents coefficients qui sont utilisés dans un devis travaux lors de l'utilisation de la méthode de calcul du prix « Achat / CR multiplié par le coefficient de vente »
Par ordre d'apparition dans l'écran :

• Coefficient de vente de la main d'œuvre : mettre le coefficient souhaité
• Coefficient de vente de la fourniture : mettre le coefficient souhaité
• Coefficient de difficulté : mettre le coefficient souhaité
• Coefficient frais généraux : mettre le coefficient souhaité (on retrouve ce paramètre à un niveau plus fin dans la table des natures de produits)

Tableau Impression

On précise les différents masques d'impressions à utiliser pour le devis travaux. On utilise ici le paramétrage de la table des titres de pièces comme suit :

• Titre devis prospect
• Titre devis client
• Titre confirmation de commande (impression réalisée à partir du devis travaux)
  
• Code Texte GCV : On peut préciser ici le code texte pré enregistré (voir table dédié) qui va être imprimé en dernière page du devis travaux. Ce code texte CGV est propagé sur l'entête du devis travaux. On peut alors facilement modifier ce code texte au niveau de l'entête du devis travaux pour imprimer des CGV différentes selon les cas de vente (travaux, SAV, autre…)

Onglet Intervention

Dans cet onglet, on paramètre les différents éléments nécessaires à la gestion opérationnelle dès lors que le devis travaux a été validé.

Tableau Généralités

• Code op commande opérationnelle : On précise le code opération qui est utilisé pour la génération de la commande de vente issue du devis travaux.

Précisions importantes :

• • Le code opération ne doit pas être facturable dans son paramétrage. En effet, la facturation d'un devis travaux passera par la gestion de la facturation à la situation.
  • Dans le paramétrage du code opération, on précisera un code titre commande dédié à cette commande dite « opérationnelle ».
• Regroupement main d'œuvre commande : On précise la méthode de génération des lignes de main d'ouvre prévues dans le devis travaux pour la commande opérationnelle. Trois possibilités :
  • Aucun : Pas de génération des lignes de main d'œuvre dans la commande opérationnelle.
  • Par chapitre : la main d'œuvre incluse dans les lignes du devis travaux est générée et regroupée par chapitre.
  • Par pièce : la main d'œuvre incluse dans les lignes du devis travaux est générée et regroupée pour le devis entier.
• Gestion des quantités / prix sur la commande (V10.6) : On précise l'option de génération des prix unitaires en commande opérationnelle, parmi trois possibles : 
  • Utiliser le prix par : seule cette méthode garantit que le montant ligne ne sera pas affecté par un arrondi et sera égal au montant ligne devis travaux
    • pour la part fourniture 
      • quantité = quantité du mouvement de devis travaux
      • PUB = Montant HT total de la part 'Fourniture' (devis travaux / onglet cout article)
      • prix par = quantité du mouvement de devis travaux
      • Montant = PUB
    • pour la part Main d'Œuvre
      • quantité = 
      • PUB = Montant HT total de la part 'Main d'oeuvre' (devis travaux / onglet cout article)
      • prix par = quantité
      • Montant = PUB
  • Utiliser la quantité et le Pub du devis travaux : cette méthode peut introduire un écart lié à l'arrondi du PUB 
    • quantité = quantité du mouvement de devis travaux
    • PUB = Montant unitaire article 
    • prix par : non renseigné
  • Selon type de ligne : à compléter
• Unité des temps d'intervention dans l'administration Intervention (V10.6) : on précise ici l'unité de gestion du temps dans l'administration intervention ; l'unité est maintenant décorrélée de l'unité de temps utilisée en CRM Web
• Activer le contrôle du contrat sur les équipements : Permet de gérer des interventions 'sous contrat'. 
  On active dans l'ERP le même contrôle que dans le module métier, à savoir que tous les équipements impliqués sur une même intervention de type 'maintenance' doivent être
  • soit liés à un même contrat 
  • soit non liés à un contrat

Tableau Back office SAV

• Unité d'intervention : On précise l'unité de gestion des temps d' intervention utilisée lors de la génération des interventions.
• Ouvrage par défaut (V10.6) : On précise l'ouvrage à utiliser par défaut à la création d'un devis travaux par webservice, si l'ouvrage n'est pas transmis. (en particulier, pour la création du devis travaux depuis une demande ou une intervention depuis la CRM Web)
• Genre matériel par défaut : On précise le genre de matériel (équivalent au type d'équipement) pour la génération des équipements dans la back office SAV  Obsolète pour la version 10.5, conservé pour compatibilité 10.4.
• Code op commande intervention : On précise le code opération qui est utilisé pour la génération des bons de livraison issues des interventions réalisées par les techniciens sur le terrain, lorsqu'ils créent leurs bons d'intervention.
• Proposer la génération des interventions / équipements en validation de devis travaux : On précise ici l'on souhaite proposer à l'utilisateur de générer les interventions / équipements dès la validation du devis travaux. Si cette case n'est pas cochée, aucune proposition de sera faite. In conviendra alors de passer par les menus dédiés ou par l'administration des interventions (voir chapitre dédié).
• Référence pour la facturation au km : On précise la référence article à utiliser lors de la facturation des déplacements liés à une intervention préventive ou curative. C'est cette référence article qui sera utilisée pour apparaitre dans les bons de livraison issues des interventions réalisées par les techniciens sur le terrain, lorsqu'ils créent leurs bons d'intervention.
• Activer la sélection des équipements depuis la CRM (V10.6) : dans la sélection des équipements dans le devis travaux, interroge les équipements de la CRM Web. Si non cochée, interroge les matériels

Onglet Facturation/Situation

Dans cet onglet, on paramètre les différents éléments nécessaires à la facturation de situation.

Tableau Généralités

• Référence de facturation groupée : On précise l'article qui sera utilisé sur la facture de situation groupée en dépendance pour la méthode de facturation groupée. Pour la désignation de la ligne générée, il est possible d'utiliser des caractères « jocker », #TVA# et #FACTURE#, qui seront substitués au libellé de l'article lors de la génération de la facture de situation.
• Code op facturation groupée : On précise le code opération qui est utilisé pour la génération de la facture de situation, pour la méthode de facturation groupée. Il sera obligatoire de paramétrer le code opération « avoir » lié à ce dernier.
• Code op facturation détaillée : On précise le code opération qui est utilisé pour la génération de la facture de situation, pour la méthode de facturation détaillée. Il sera obligatoire de paramétrer le code opération « avoir » lié à ce dernier.
• Code op facturation finale : On précise le code opération qui est utilisé pour la génération de la facture « finale » issue de la situation finale.
• Facturation groupée ou détaillée : On précise la méthode que l'on souhaite utiliser par défaut pour la génération de la facture de situation.
• Option de saisie : On précise la méthode souhaitée de saisie de l'avancement :
  • Cumulé sur montant initial (saisie de pourcentage)
  • Relatif sur montant initial (saisie de pourcentage)
  • Quantité cumulée (saisie de quantité)
  • Quantité relative (saisie de quantité)
• Référence acompte : On précise la référence article que l'on va utiliser pour la génération d'une facture d'acompte depuis le devis travaux. Il est possible d'utiliser un caractère « jocker », #TVA#, qui sera substitué au libellé de l'article lors de la génération de la facture de situation.
• Code op acompte : On précise le code opération qui est utilisé pour la génération d'une facture d'acompte depuis le devis travaux.
• Eclatement des acomptes (V10.6) : en version 10.5, l'acompte était éclaté dans la facture par Régime TVA, Dépôt, Affaire, avenant, axes analytiques. La 10.6 propose un nouveau mode  
  • par tva, dépôt, affaire, avenant, axe (seul fonctionnement jusqu'en V10.5)
  • par tva, dépôt (à partir de la version V10.6
• Message si méthode 'Saisie de la déduction d'acompte' (V10.6) : On précise l'information souhaitée en accompagnement de la méthode manuelle de saisie de la déduction d'acompte : 
  • Possibilité d'activer un message d'information ou d'alerte si déduction d'acompte non saisie : en validation de situation
  • Possibilité d'indiquer un pourcentage d'avancement de la situation pour message d'alerte :
    si le message est activé, il s'affichera sous forme de message d'information.
    si un pourcentage est renseigné, il s'affichera sous forme de message d'alerte lorsque le pourcentage d'avancement dépassera le pourcentage paramétré.
• Nature de produits pour les révisions : On précise la nature de produit que l'on souhaite utiliser pour les actualisations/révisions de prix d'une facture de situation.
• Nature de produits pour les retenues contractuelles : On précise la nature de produit que l'on souhaite utiliser pour les retenues contractuelles d'une facture de situation.

 Point de vigilance : Pour chaque code opération créé précédemment, il faut OBLIGATOIREMENT créer le code "OP pour avoir" équivalent dans l'onglet "traitement spécifique" de la table des codes opération.

Tableau Impression

On précise le titre et le masque d'impression à utiliser pour la facture de situation. On utilise également le paramétrage de la table des titres de pièces comme suit :

• Imprimer le récapitulatif des situations : On initialise sur le devis travaux si l'on souhaite imprimer sur les situations à venir un récapitulatif des situations précédentes. Ce récapitulatif s'imprime après le pied de situation/facture.
• Rang calculé à l'impression du récapitulatif : On précise si l'on souhaite calculer le rang dans l'impression du récapitulatif. Cela peut être le cas si l'on coche la case suivant :
• Ne pas imprimer les situations annulées sur le récapitulatif : On précise ici si l'on ne veut pas imprimer les situations sur le récapitulatif.
• Récapitulatif (V10.6) : On précise comment est gérée la situation en cours dans l'impression du récapitulatif entre :
  • Situation en cours exclue
  • Situation en cours inclue

Onglet Affaires

Dans le cadre de Divalto IM, et suivi les contextes de l'entreprise, il est possible de générer une arborescence d'affaire (affaire dite « industrielle ») pour créer les éléments d'affaire tant en terme de budget que de suivi d'activité. On précise ici les éléments de base qui vont permettre la création de cette arborescence, à savoir :

• Code arborescence : Le code arborescence à utiliser pour la génération de l'arborescence d'affaire.
• Type d'élément d'affaire : Le type d'élément d'affaire à utiliser pour la génération de l'arborescence d'affaire.
• Code statut par défaut : Le statut par défaut de l'élément d'affaire à utiliser pour la génération dans l'arborescence d'affaire.
• Code budget : Le code budget d'affaire à utiliser pour la génération des budgets dans l'arborescence d'affaire
• Préfixe Codification budgets fils : Le préfixe à utiliser pour la codification automatique des budgets d'affaire.
• Type d'élément chapitre : Le type d'élément d'affaire à utiliser pour la génération des éléments d'affaire pour le niveau chapitre du devis travaux
• Type d'élément ouvrage : Le type d'élément d'affaire à utiliser pour la génération des éléments d'affaire pour le niveau ouvrage du devis travaux

Onglet Confidentialités

On précise les codes confidentialités pour la gestion des droits sur certaines actions :

• Transformation d'un devis actif en validé
• Rollback d'un devis validé
• Suppression d'une facture de situation
• Suppression information acompte
• Trace en synthèse (V10.6)