La vie d'un appel d'offre se déroule en 4 phases :

• Création, par transformation de demandes d'achat ou par saisie directe.
• Emission des demandes de prix auprès des fournisseurs.
• Saisie ou import des réponses
• Génération des commandes d'achat (une pièce par fournisseur).

Note : l'écran de saisie des appels d'offre est identique à l'écran de saisie des demandes d'achat, par conséquent, en cas de création par saisie, reportez-vous aux descriptions du chapitre consacré aux demandes d'achat.
Saisie des appels d'offre

• Administration achats – Appels d'offre Fournisseur – Saisie des appels d'offre

Vous avez la possibilité de créer un appel d'offre sans passer par une demande d'achat.
Cliquez sur le bouton +.
L'écran est identique à celui de la saisie des demandes d'achat :

• Dans le tableau supérieur : les références qui font l'objet de l'appel d'offre.
• Dans le tableau inférieur : les fournisseurs à qui s'adresse l'appel d'offre (pour l'article sélectionné dans le tableau supérieur).

Voir aussi la partie« Saisie des demandes d'achat ».
Boutons supplémentaires :

• Demande d'achat d'origine : concerne uniquement les appels d'offre issus des demandes d'achat.
• Export : permet de générer une version tableur de l'appel d'offre. Voir aussi la partie export
• Import des réponses : pour rapatrier les versions tableur renseignées par les fournisseurs.

Supervision des appels d'offre

• Administration achats – Appels d'offre Fournisseur – Supervision des appels d'offre

Les appels d'offre sont représentés sous forme arborescente : lorsque vous cliquez sur le «  » à gauche de la ligne, vous dépliez son arborescence (le «  » se transforme en « -« ) et pouvez visualiser tous les articles à deviser.

Lorsque vous double-cliquez sur une ligne (principale ou références), ou cliquez sur , vous ouvrez l'appel d'offre dans l'écran de saisie.
Pour que les différents boutons d'action soient accessibles, vous devez marquer une ou plusieurs lignes : touche F5 ou pictogramme .

Symboles

 : appel d'offre transmis.
 : appel d'offre provisoire.
Note : un appel d'offre issu d'une demande d'achat est d'emblée à l'état « actif ». Les appels d'offres sont en revanche provisoires en cas de création par saisie directe.
 : appel d'offre périmé (traité ou refusé). Il ne peut plus être utilisé.
 : ligne marquée, à laquelle va s'appliquer l'action à venir.

Actions possibles

Depuis l'écran de supervision des appels d'offre vous pouvez :

• Accepter ou refuser un appel d'offre.Bouton Accepter ou Refuser.
• Associer une note , un fichier , un texte à imprimer sur l'en-tête ou le pied de l'appel d'offre.
• Créer un appel d'offre sans passer par une demande d'achat.

Bouton Nouvel appel d'offre.

• Transmettre un appel d'offre aux fournisseurs.Boutons Export ou . Voir aussi « Emission des appels d'offre ».Les AO transmis sont symbolisés par l'icône .
• Saisir ou importer les réponses des fournisseurs.Bouton Réponses appel d'offre ou Import des réponses. Voir aussi « Récupération des réponses fournisseurs ».
• Transformer un ou plusieurs appels d'offre, partiellement ou dans leur totalité, en commande(s) fournisseur(s).Marquage des lignes concernées, puis bouton Valider en commande.
• Regrouper les références articles, quel que soit leur appel d'offre d'origine, selon d'autres critères (numéro de demande d'origine, demandeur d'origine, article, fournisseur, affaire).Bouton Visualisation.
• Accéder au détail de l'appel d'offre.Double-clic sur la ligne ou . De cet écran Saisie des appels d'offre – Consultation, vous accèderez à d'autres fonctionnalités (demande d'achat d'origine, stock, article, fournisseur, etc.). Voir « Détail d'un appel d'offre ».
• Accéder à la liste des commandes issues de cet appel d'offre.Bouton Pièce.
• Accéder au stock et disponible de l'article sélectionné.Menu Interrogation – Consultation du stock.

Critères de sélection

• Administration achats – Appels d'offre Fournisseur – Supervision des appels d'offre – Bouton

Détail d'un appel d'offre

• Administration achats – Appels d'offre Fournisseur – Supervision des appels d'offre – Bouton .

Vous pouvez depuis cet écran Saisie des appels d'offre – Consultation :

• Associer une note à une lignes de référence : .
• Joindre des fichiers à une ligne : .
• Ajouter un texte à imprimer au niveau de la ligne .
• Accéder à la Demande d'achat d'origine.
• Consulter toutes les commandes fournisseurs générées depuis cet appel d'offre : bouton Liste des commandes.
• Accéder aux fiches articles et fournisseurs : boutons Article et Fournisseur.
• Consulter le stock disponible des articles : bouton Disponible.

Et de la même façon que depuis l'écran de supervision, vous avez toujours accès à :

• La commande fournisseur liée à la ligne sélectionnée.
• La création du formulaire version tableur à émettre aux fournisseurs sollicités.
• L'import des formulaires complétés.

Validation

Pour pouvoir être émis et traité, un appel d'offre doit d'abord être accepté :

• Marquez la ligne : sélection puis F5.
• Cliquez sur le bouton Accepter.

Note : à l'inverse, pour sortir un appel d'offre, ou une ligne d'appel d'offre du circuit, cliquez sur Refuser.

Emission des appels d'offre

Lorsqu'un appel d'offre a été accepté, il peut être transmis aux fournisseurs.
Deux méthodes sont à votre disposition :

• L'impression puis l'envoi par courrier, fax ou email.Sélection de la ligne, puis bouton .
• La génération des demandes de prix au format tableur. Cette méthode est la plus pratique car elle vous permettra ensuite d'importer les réponses sans avoir à les ressaisir.Ouverture du tableur, sélection de la ligne, puis bouton Export.Une notice intégrée au fichier permet aux fournisseurs de compléter facilement le formulaire (les champs à renseigner sont surlignés en jaune).

Dans les deux cas, les lignes sont alors considérées comme « émises » et sont signalées par le symbole .
Récupération des réponses fournisseurs à l'appel d'offre
Il y a deux façons de procéder :

• Vous recevez la réponse par fax ou fichier scanné : vous devez saisir les réponses. Un assistant de saisie est à votre disposition.
• Vous recevez la réponse par retour de la version tableur de l'appel d'offre : il vous suffit d'importer le fichier.

Note : après saisie ou import des réponses, vous constaterez, dans le détail de l'appel d'offre, deux nouveaux états. « Partiellement répondu » lorsqu'il manque encore des réponses. « Totalement répondu » lorsque toutes les réponses fournisseurs ont été complétées.

Saisie assistée

• Administration achats – Appels d'offre Fournisseur – Assistant de saisie des réponses aux AO
• Superviseur des appels d'offre – Bouton Réponses Appel d'offre

Si aucun appel d'offre n'est affiché, utilisés les flèches de navigation ou faites une recherche par numéro.

Les principales informations de l'appel d'offre sont reprises en en-tête.
Le tableau liste toutes les lignes articles. Pour chaque article, il y a autant de colonnes que de fournisseurs consultés.
En bas de l'écran, deux lignes de totalisation :

• Le montant total à commander, tous fournisseurs confondus.
• Le montant total à commander par fournisseur.

Vous pouvez depuis l'écran appel d'offre :

• Saisir les valeurs que vous ont communiquées les fournisseurs.Bouton Fournisseurs.
• Consulter ou modifier l'appel d'offre, pour ajouter un nouveau fournisseur sur le marché par exemple.Bouton AO.
• Procéder à des modifications en rafale (délai, fournisseur, valeur, etc.), c'est-à-dire sur plusieurs lignes. Menu - Outils – Modification globale

• Comparer les propositions. Menu contextuel (clic droit) sur une ligne Détail et comparaison des propositions des fournisseurs.
• Sélectionner la meilleure propositionMenu contextuel (clic droit) sur une ligne Sélection du fournisseur pour la ligne.
• Accéder à une fiche article.Bouton Fiche article.
• Ouvrir une fiche fournisseur.Bouton Fiche fournisseur.
• Consulter la fiche qualité d'un fournisseur et le classement des fournisseurs (si vous disposez du module Divalto Qualité).Boutons Fiche qualité fournisseur et Classement fournisseurs.
• Transformer les lignes références en commandes une fois la meilleure réponse fournisseur choisie.Bouton Valider en Commande.

Note : il peut y avoir autant de commandes qu'il y a d'articles dans l'appel d'offre si les fournisseurs sont tous différents, mais une commande suffit parfois lorsque toutes les références sont plus intéressantes à l'achat chez un même fournisseur.

Saisie du prix et des conditions fournisseurs

1. Cliquez sur le bouton de modification .
2. Sélectionnez la ligne de l'article concerné.
3. Cliquez dans la colonne du fournisseur dont vous devez enregistrer les informations.
4. Cliquez sur le bouton Fournisseur choisi.
5. Saisissez les différentes valeurs : prix unitaire, unité de prix, prix forfaitaire ou non, délai accepté.
6. Validez.
7. De retour dans l'écran principal, cliquez sur la colonne d'un autre fournisseur et réitérez les points 4 à 6.

Note : alors que cette méthode part d'un article, vous pouvez également partir d'un fournisseur et saisir les valeurs qu'il a données pour plusieurs articles. Dans cas, passez plutôt par le bouton Fournisseurs.

Signalétique

Date en rouge : délai non conforme (par rapport aux conditions renseignées dans la fiche fournisseur).
Cellule à fond vert : fournisseur sélectionné pour passer la commande de l'article.

Comparaison des prix et des conditions fournisseurs

Le logiciel surligne en vert le fournisseur le plus intéressant en termes de prix et délai.
Vous pouvez néanmoins en choisir un autre.
Pour pouvoir comparer les conditions du fournisseur surligné en vert avec celles d'un autre fournisseur :

1. Sélectionnez le fournisseur à comparer.
2. Dans le menu contextuel (clic droit), sélectionnez l'opération Détail et comparaison des propositions des fournisseurs.

Les propositions sont alignées verticalement pour vous permettre une comparaison rapide entre les deux fournisseurs sur les critères de prix, délais, quantités proposées, etc.

Choix du fournisseur final

Le fournisseur à qui sera adressée la commande est celui dont la cellule est en fond vert.
Si le logiciel fait un premier choix en fonction des délais et du prix, vous pouvez en décider autrement :

1. Sélectionnez la ligne.
2. Faites un clic droit et choisissez Sélection du fournisseur pour la ligne.

Import du fichier tableur

• Administration achats – Appels d'offre Fournisseur – Import-Export des réponses aux AO
• Superviseur des appels d'offre – Bouton Import des réponses

Commencez par ouvrir le fichier de réponses depuis votre tableur. Seul le fichier excel actif sera importer.
Attention à ne pas en ouvrir plusieurs en même temps.
Assistant de saisie des réponses aux appels d'offre

Intégré dans l'appel, il est possible de réponse directement dans cet écran, soit part import soit par saisie manuelle.
Import – export des réponses aux appels d'offres

Ce programme vous permet trois possibilités :

• Génération de la structure du fichier

Génération du fichier vide avec uniquement la structure des appels d'offre

• Export des appels d'offre

Export des appels d'offre en fonction des paramètres sélectionnés. Ce programme permet l'export des données sans être dans l'appel d'offre en question.

• Import des réponses

Import des appels d'offre en fonction des paramètres sélectionnés. Ce programme permet des imports de données sans être dans l'appel d'offre en question.

Structure du fichier :
1^er onglet d'explication

2eme onglet avec les données

Impression des appels d'offre et des réponses fournisseur

Impression des appels d'offre

Impression ou réimpressions des appels d'offre en fonction des paramètres saisies.

Impression des réponses fournisseurs

Impression ou réimpressions des réponses fournisseurs en fonction des paramètres saisies.